Quy trình quản lý thực hiện công việc bài bản từ A-Z giúp doanh nghiệp X2 hiệu suất

Trong quản trị doanh nghiệp, quản lý thực hiện công việc là một bước đệm quan trọng trong việc hiện thực hóa các mục tiêu chiến lược của tổ chức, đồng thời là nghiệp vụ trọng tâm trong công tác quản trị nguồn nhân lực. Bởi vậy, làm thế nào để tối ưu công tác quản trị thực hiện công việc, từ đó thúc đẩy hiệu suất và nâng cao chất lượng công việc cho nhân sự luôn là yếu tố được ưu tiên hàng đầu. Trong bài viết sau 1Office sẽ giới thiệu đến bạn đọc Quy trình quản lý thực hiện công việc bài bản nhất cho doanh nghiệp.

1. Khái quát chung về quản lý thực hiện công việc

Quản lý thực hiện công việc là gì

Thực hiện công việc là quá trình đội ngũ nhân sự thực hiện các nhiệm vụ được giao theo một trình tự cụ thể, khoa học nhằm hướng tới đạt được mục tiêu đề ra.

Vậy theo đó, quản lý thực hiện công việc là quá trình thiết lập và củng cố các mục tiêu cần đạt được trong công việc cho nhân viên, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc và đưa ra những phản hồi, hỗ trợ kịp thời nhằm cải tiến chất lượng công việc và năng suất lao động của đội ngũ nhân sự.

Vai trò của quản lý thực hiện công việc

Đối với tổ chức

• Giúp đảm bảo hiệu suất thực hiện công việc của các cá nhân, nhóm và toàn bộ tổ chức
• Gia tăng hiệu quả công tác quản trị nguồn nhân lực, góp phần xây dựng đội ngũ lao động chất lượng
• Cung cấp căn cứ cho công tác đánh giá nhân viên chuẩn xác, minh bạch, đồng thời hỗ trợ cho các quyết định về nhân sự
• Cơ sở để cải tiến bộ máy vận hành của tổ chức, giúp nhà quản lý nhìn nhận được toàn bộ quá trình thực hiện công việc và đo lường được mức độ hiệu quả của công tác quản trị

Đối với nhân sự

• Nắm rõ vai trò, trách nhiệm cũng như kỳ vọng của tổ chức đối với quá trình thực hiện công việc của bản thân.
• Có mục tiêu phấn đấu, động lực và sự cam kết với công việc.
• Được hỗ trợ và định hướng trong quá trình thực hiện, giúp cải thiện kết quả và hiệu suất làm việc.

Tham khảo ngay: Mẫu phân công công việc chuẩn form mới nhất cho doanh nghiệp

2. Quy trình quản lý thực hiện công việc từ A-Z cho doanh nghiệp

Tùy vào đặc thù, điều kiện và mục đích, mỗi doanh nghiệp sẽ thiết lập các quy trình quản lý thực hiện công việc riêng biệt để áp dụng vào bộ máy vận hành. Tuy nhiên, một hệ thống quy trình bài bản sẽ bao gồm 3 giai đoạn, tương ứng với 3 nội dung chính sau đây:

Giai đoạn 1: Thiết lập mục tiêu công việc

Quy trình quản lý thực hiện công việc sẽ được tiến hành theo mỗi chu kỳ kinh doanh hoặc chu kỳ công việc. Ở đầu mỗi chu kỳ, nhà quản lý sẽ chịu trách nhiệm định hướng và hướng dẫn nhân sự thiết lập mục tiêu công việc và phân bổ nhiệm vụ cụ thể đến từng cá nhân. Việc thiết lập mục tiêu cần phải được thực hiện trên 3 cấp độ: tổ chức – bộ phận – cá nhân. Quá trình này sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1. Xác định thông tin cơ sở để thiết lập mục tiêu

Các mục tiêu công việc được thiết lập cần phải dựa trên căn cứ thực thế về tình hình hoạt động của bộ phận và năng lực chuyên môn của nhân sự, đồng thời cần được gắn kết chặt chẽ với tầm nhìn chiến lược và giá trị cốt lõi của toàn thể công ty. Để đảm bảo được điều này, nhà quản trị sẽ cần sử dụng các tài liệu, biểu mẫu sau làm cơ sở thông tin đầu vào phục vụ cho quá trình thiết lập mục tiêu:

• Chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ
• Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ trước
• Kế hoạch hoạt động của bộ phận, đơn vị
• Hệ thống mô tả công việc theo chức danh
• Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
• Dự báo về điều kiện thực hiện công việc

Bước 2. Lựa chọn phương pháp thiết lập mục tiêu

Phương pháp thiết lập mục tiêu chính là kim chỉ nam đảm bảo cho công việc đi đúng hướng và cộng hưởng với mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức. Nguyên tắc quản trị mục tiêu phổ biến được áp dụng rộng rãi trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay là mô hình SMART. Theo đó, một mục tiêu “thông minh” cần đáp ứng được 5 tiêu chí sau:

• S – Specific – Cụ thể: Mục tiêu cần làm rõ các kết quả cần đạt được của công việc, không diễn đạt chung chung mơ hồ.
• M – Measurable – Đo lường được: Mục tiêu cần phải định lượng được và cho thấy rõ giá trị cụ thể mà các kết quả công việc cần chạm đến.
• A – Achievable – Tính khả thi: Mục tiêu cần phải phù hợp với năng lực của người thực hiện và trong phạm vi nguồn lực cho phép.
• R – Relevant – Tính liên quan: Mục tiêu phải liên quan đến nhu cầu, tình hình hoạt động của cá nhân người lao động cũng như tổ chức.
• T – Timebound – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần được thực hiện trong một khung thời gian cụ thể, có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Bước 3. Hướng dẫn nhân sự thiết lập mục tiêu

Hướng dẫn thiết lập mục tiêu là việc nhà quản lý hỗ trợ nhân viên tự đánh giá năng lực của bản thân, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu, những rào cản và thách thức trong quá trình thực hiện công việc, từ đó đưa ra định hướng để nhân viên tự thiết lập và đăng ký mục tiêu công việc của mình.

Bước 4. Thống nhất mục tiêu và giao nhiệm vụ

Sau khi đã thiết lập và tổng hợp được mục tiêu công việc từ các cấp (tổ chức – bộ phận – cá nhân), nhà quản trị sẽ có những điều chỉnh, góp ý với nhân sự để có sự phù hợp và nhất quán giữa các mục tiêu.

Sau đó, các mục tiêu sẽ được phân bổ đến từng cá nhân phụ trách thực hiện công việc và thông báo trách nhiệm đến các bên có liên quan (người giám sát, người hỗ trợ,…). Trong quá trình này cần đảm bảo nhân sự hiểu rõ vai trò và các tiêu chuẩn công việc cần đáp ứng.

Xem thêm: Review 8+ app quản lý lịch làm việc nhân sự giúp X2 năng suất

Giai đoạn 2: Quản lý tình hình thực hiện công việc

Đây là giai đoạn thứ 2, đồng thời cũng là giai đoạn trung tâm của quy trình quản lý thực hiện công việc. Trong giai đoạn này cần có sự “vào cuộc” sát sao của đội ngũ quản lý giám sát trực tiếp là trưởng, phó các bộ phận. Để quản lý tình hình tiến độ thực hiện công việc của nhân viên hiệu quả, nhà quản trị cần nắm bắt được những nội dung chính sau:

Bước 5. Phân tích quy trình thực hiện công việc của nhân viên

Việc phân tích quá trình thực hiện công việc của người lao động sẽ giúp nhà quản trị hiểu rõ các nội dung, quy trình và điều kiện thực thi nhiệm vụ. Đây chính là cơ sở để nhà quản lý đưa ra sự hỗ trợ kịp thời để tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc cho nhân viên trong quá trình làm việc, đồng thời cải tiến hiệu quả công việc. Trong quá trình phân tích, cần làm rõ được các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên, bao gồm:

Từ phía nhân viên: 

• Năng lực thực hiện công việc
• Động lực làm việc

Từ phía tổ chức: 

• Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật và tổ chức lao động
• Văn hóa lãnh đạo trong tổ chức, phong cách quản lý
• Hệ thống chính sách nhân sự

Bước 6. Các phương pháp quản lý nhân sự trong thực hiện công việc

Phương pháp	Mô tả	Ưu điểm	Nhược điểm
Quản lý bằng mệnh lệnh	Phương thức quản lý dựa trên quan hệ quyền lực, theo đó nhà quản lý sẽ giao chỉ tiêu như một mệnh lệnh và nhân viên có trách nhiệm thi hành mệnh lệnh đó.	– Giúp quá trình triển khai công việc nhanh hơn, nhất quán hơn – Thể hiện rõ vai trò của nhà quản lý	– Mang tính áp đặt, tạo thế bị động cho nhân viên – Hạn chế phản hồi 2 chiều – Không khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên
Quản lý hành chính	Phương thức quản lý dựa trên nguyên tắc thể chế hóa. Các nhiệm vụ được triển khai qua một hệ thống văn bản được ban hành đầy đủ về quy trình triển khai, trách nhiệm thực hiện,…	– Khả năng lưu trữ và cụ thể hóa thông tin công việc – Tính tập trung cao – Kiểm soát được quá trình thực hiện	– Hạn chế sự tương tác giữa cấp trên – cấp dưới – Cứng nhắc và thiếu linh hoạt – Hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên
Quản lý bằng lợi ích	Phương thức quản lý dựa trên mối quan hệ tác động giữa hành vi và lợi ích mà nhân viên kỳ vọng.	– Tạo động lực và thúc đẩy sự nỗ lực ở nhân viên – Người lao động sẽ chủ động thực hiện công việc để đạt được các lợi ích mà họ mong muốn	– Nhân viên sẽ có xu hướng chỉ thực hiện những công việc đem lại lợi ích cho bản thân họ, ít quan tâm đến công việc chung – Sự thành công của phương pháp phụ thuộc nhiều vào năng lực phân tích nhu cầu và phỏng đoán hành vi nhân viên của nhà quản lý
Quản lý bằng mục tiêu	Nhân viên tiến hành thiết lập các mục tiêu thông qua sự tham vấn của nhà quản lý, sau đó sử dụng các mục tiêu này làm cơ sở để đánh giá quá trình thực hiện công việc.	– Nhấn mạnh sự tham gia của nhân viên trong quá trình quản trị thực hiện công việc – Tăng cường động lực và sự cam kết với công việc	– Ít đề cập đến quá trình thực hiện công việc và sự hỗ trợ của người quản lý
Quản lý dựa trên năng lực	Quá trình giao việc, theo dõi và đánh giá thực hiện công việc được liên kết chặt chẽ với năng lực của nhân viên.	Chú trọng yếu tố năng lực – nguồn tài nguyên con người trong công tác quản lý thực hiện công việc, lấy năng lực làm nền tảng cốt lõi cho sự phát triển	Khó khăn trong quá trình chi tiết hóa và lượng hóa các loại năng lực nhân sự

Bước 7. Thực hiện theo dõi tình hình thực hiện công việc

Các phương pháp được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình tình thực hiện công việc của nhân viên bao gồm:

• Phương pháp ghi chép – lưu trữ

Với phương pháp này, trong quá trình thực hiện công việc, người theo dõi sẽ ghi chép lại những sự kiện tích cực (kết quả tốt) và tiêu cực (sai phạm, trục trặc) của nhân sự để làm cơ sở đánh giá. Các kết quả công việc bình thường sẽ được bỏ qua.

Phiếu ghi chép các sự kiện quan trọng sẽ được trình bày theo mẫu sau:

Ghi chép các sự kiện quan trọng
Bộ phận	…	Chu kỳ	…
Người quản lý	…	Chức danh	…
Nhân viên	…	Vị trí công việc	…
Sự kiện tích cực		Sự kiện tiêu cực
Thời gian	Nội dung	Thời gian	Nội dung
1/3	Xử lý kịp thời sự cố thiết bị phát sinh	15/3	Vi phạm nội quy thực hiện công việc

• Phương pháp thang đo quan sát hành vi

Là phương pháp theo dõi tình hình thực hiện công việc trên cơ sở xây dựng thang đo ghi nhận tần suất lặp lại của các hành vi trong quá trình thực hiện công việc để làm căn cứ đánh giá. Thang đo quan sát hành vi có thể được trình bày theo mẫu sau:

Năng suất bán hàng	Không bao giờ	Hiếm khi	Thỉnh thoảng	Thường xuyên	Luôn luôn
Bám sát yêu cầu của khách hàng	1	2	3	4	5
Xem xét và chuẩn bị trước những vấn đề khách hàng quan tâm	1	2	3	4	5
…

• Phương pháp danh mục kiểm tra

Một danh sách liệt kê các hành vi cần tiến hành để thực hiện công việc được sử dụng trong quá trình theo dõi. Khi nhân sự thực hiện xong một hành vi trong danh sách, nhà quản lý sẽ ghi nhận kết quả bằng cách tích vào ô (checkbox) để đánh dấu đầu việc đã được hoàn thành. Mẫu danh mục kiểm tra được trình bày như sau:

Năng suất bán hàng	Thực hiện
Bám sát yêu cầu của khách hàng	x
Xem xét và chuẩn bị trước những vấn đề khách hàng quan tâm	x
…

Giai đoạn 3: Đánh giá thực hiện công việc

Đây là giai đoạn cuối cùng, thể hiện tính hiệu quả của quy trình quản lý thực hiện công việc. Tại giai đoạn này, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động sau:

Bước 8. Chuẩn bị cho công tác đánh giá thực hiện công việc

Trong khâu chuẩn bị, nhà quản lý cần:

• Tiến hành tổng hợp các thông tin đầu vào phục vụ cho công tác đánh giá, bao gồm các ghi chép về tình hình thực hiện công việc đã được tổng hợp ở giai đoạn 2, các mục tiêu công việc được đề ra ở giai đoạn 1 và một số tài liệu có liên quan khác.
• Lựa chọn áp dụng phương pháp đánh giá hiệu quả công việc. Cần chú ý phương pháp đánh giá được lựa chọn phải phù hợp với mục đích đánh giá và các phương pháp quản lý thực hiện công việc đã được sử dụng trước đó.

Bước 9. Triển khai đánh giá

• Thông báo triển khai quá trình đánh giá thực hiện công việc đến toàn thể nhân sự và phân công rõ vai trò, trách nhiệm của các bộ phận tham gia đánh giá.
• Thực hiện đo lường, phân tích và so sánh kết quả thực hiện công việc trên thực tế của nhân viên với các tiêu chuẩn, mục tiêu đã đề ra. Căn cứ vào kết quả đó để đưa ra điểm số, thứ hạng hoặc nhận xét về chất lượng thực hiện công việc của từng cá nhân.

Bước 10. Phản hồi thông tin sau đánh giá

Sau khi có kết quả đánh giá, người quản lý cần tiến hành trao đổi thông tin với nhân viên nhằm phản hồi về kết quả thực hiện công việc của họ trong kỳ. Nhà quản trị cần lưu ý phải chỉ rõ cho nhân viên thấy cả những điểm tốt và điểm hạn chế của họ trong quá trình thực hiện công việc, đồng thời đưa ra giải pháp để cải tiến và nâng cao chất lượng công việc trong kỳ tiếp theo.

3. Nâng cao hiệu quả quản lý thực hiện công việc với phần mềm 1Office

Cuộc cách mạng 4.0 đã tạo ra bước nhảy vọt về hiệu suất cho công tác quản trị thực hiện công việc với sự ra đời của các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ. Trong đó, 1Office là phần mềm quản lý công việc toàn diện với hơn 5.000 doanh nghiệp tin dùng trên thị trường hiện nay. Được phát triển dựa trên tư duy khoa học xuyên suốt cùng sự kết tinh từ các mô hình quản trị nổi tiếng, 1Office giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý thực hiện công việc một cách tối ưu, bài bản nhất.

Tính năng nổi bật

• Quản lý mục tiêu công việc của bộ phận phòng ban và cá nhân theo chuẩn khung tiêu chí KPI/OKRs
• Theo dõi tình hình thực hiện công việc realtime với hệ thống báo cáo trực quan, đa dạng
• Thiết lập chỉ tiêu đánh giá quá trình thực hiện công việc khoa học, cho phép người dùng tùy biến nhiều tiêu chí song song
• Module đánh giá nhân sự được liên kết chặt chẽ với chính sách lương thưởng và lộ trình thăng tiến, góp phần tạo động lực và nâng cao tính cam kết của nhân viên với công việc

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc những thông tin hữu ích về Quy trình quản lý thực hiện công việc tối ưu nhất, đồng thời mang đến giải pháp quản lý công việc giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao năng suất. 1Office là giải pháp quản trị doanh nghiệp ưu việt nhất thị trường hiện nay. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

Nhận tư vấn miễn phí

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp