Mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh và cách xây dựng chi tiết

Trong mỗi doanh nghiệp, mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh được xem là thước đo hiệu suất công việc của từng người. Lên KPI không chỉ giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, mà còn giúp nhân viên làm việc có trách nhiệm hơn. Bạn hãy cùng 1Office tham khảo các mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh mới nhất qua bài viết sau nhé!

I. Các chỉ tiêu chính trong KPI nhân viên kinh doanh

1. Số contacts mới (New Leads/Opportunities)

Số contact mới là chỉ tiêu quan trọng hàng đầu trong mẫu KPI của bộ phận kinh doanh. Đây là chỉ số KPI quan trọng mà người quản lý cần thường xuyên nắm bắt.

Nhìn vào các chỉ  tiêu này, nhà quản lý sẽ nắm được tỷ lệ chuyển đổi trong tuần/tháng, con số tăng hay giảm so với đợt trước, đội ngũ nhân viên đã liên hệ khách hàng hay chưa,…

Từ đó sẽ đánh giá được hiệu quả bán hàng và lý do của sự tăng giảm doanh số bán hàng để đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Hầu hết, các nhà quản lý sẽ phải nắm hết được số liệu này để đưa ra giải pháp điều chỉnh phù hợp.

2. Chi phí bỏ ra để tìm kiếm khách hàng mới

Một trong những chỉ số không thể thiếu trong KPI nhân viên kinh doanh đó là chi phí bỏ ra để có được khách hàng mới. Nhà quản lý sẽ dựa vào chi phí này để điều chỉnh và thay đổi cách tiếp cận với khách hàng.

Thông qua các chỉ số KPI cho nhân viên kinh doanh, nhà quản lý sẽ biết được nhân viên nào có thành tích tốt bằng việc so sánh tỷ lệ chuyển đổi giữa các nhân viên với nhau. Từ đó, có thể đưa ra giải pháp điều chỉnh và thay thế nhân sự mới.

3. Doanh số bán hàng theo địa điểm

So sánh doanh số bán hàng ở nhiều địa điểm khác nhau trong cùng giai đoạn sẽ giúp nhà quản lý xác định đâu là khu vực tiềm năng để phát triển kinh doanh.

Trong một vài trường hợp cụ thể, giám đốc và CEO sẽ sử dụng biểu mẫu kpi cho nhân viên kinh doanh để làm căn cứ cho việc kiểm soát nguồn cầu và tìm lời giải cho sự chênh lệch doanh số giữa các thời điểm. 

Tham khảo thêm: Mẫu KPI cho vị trí giám đốc kinh doanh chi tiết nhất

4. Mức giá của đối thủ đưa ra

Trên thực tế, người chủ doanh nghiệp không nên theo dõi hoạt động và sản phẩm của đối thủ, bởi mỗi doanh nghiệp đều có chiến lược kinh doanh khác nhau.

Tuy nhiên, nếu để ý bạn sẽ thấy việc so sánh và tìm hiểu đối thủ cũng giúp bạn nhận biết đâu là thời điểm “vàng” để đưa ra chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng tốt hơn.

5. KPI đánh giá Sale thông qua mức độ tương tác với khách hàng hiện tại

Đối với hoạt động kinh doanh, việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng là điều cực kỳ quan trọng. Bằng việc thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng và đề xuất giải pháp giải quyết khó khăn khi dùng dịch vụ, người bán hàng sẽ nhận được sự tin tưởng của rất nhiều khách hàng.

Việc giữ chân khách hàng quen thuộc bao giờ cũng dễ dàng và đơn giản hơn việc thu hút khách hàng mới. Thế nhưng làm cách nào để giữ được họ ở lại với mình lại là một vấn đề không đơn giản.

Nếu biết cách áp dụng yếu tố này vào bảng KPI cho nhân viên kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt mức độ tương tác của khách hàng. Đồng thời, người quản lý sẽ dễ dàng giữ chân khách hàng của mình bằng cách yêu cầu nhân viên lên lịch trình chăm sóc lại những khách hàng cũ này.

6. Đo lường sự hài lòng của khách hàng

Để “giữ chân khách hàng” cũng như mở rộng thị trường và tăng số lượng khách hàng thì một doanh nghiệp cần phải củng cố và gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Nhờ vào việc đo lường sự hài lòng khách hàng mà các doanh nghiệp có thể nắm được nhu cầu cũng như mong muốn của lượng khách hàng cũ. Bên cạnh đó, tiếp tục phát huy và đưa sản phẩm của doanh nghiệp đến với những khách hàng mới.

Trong mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh, chỉ số quan trọng nhất đó là mức độ hài lòng của khách hàng. Người quản lý có thể đề xuất gửi cho khách hàng các loại phiếu khảo sát nhỏ để đánh giá mức độ hài lòng của họ theo mức từ 1 – 10.

Một khi đã nắm được các chỉ số trên, nhà quản lý có thể xây dựng kpi cho nhân viên kinh doanh. Từ những chỉ số đó sẽ có sự điều chỉnh hợp lý trong chiến lược kinh doanh của công ty.

>> Tham khảo Giải pháp thiết lập và quản lý KPI nhân viên tự động, báo cáo trực quan với:

TOP 12 Phần mềm đánh giá KPI nhân viên hàng đầu hiện nay – Đánh giá chi tiết tính năng

II. Tổng hợp các mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh

Để xây dựng kpi cho phòng kinh doanh bàn bản và chuyên nghiệp nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo 3 mẫu KPI cho vị trí nhân viên kinh doanh được 1Office gợi ý dưới đây.

>> Đọc thêm:

• Mẫu KPI cho vị trí trưởng phòng Marketing chuẩn xác nhất
• Mẫu KPI cho vị trí Giám đốc điều hành được áp dụng phổ biến

III. Quy trình xây dựng mẫu KPI cho phòng kinh doanh hiệu quả

Hầu hết, doanh nghiệp nào cũng có bộ phận sale riêng để tạo một mẫu KPI chung cho tất cả ngành nghề là điều không hề dễ dàng. Hiện tại, quá trình xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh sẽ trải qua 5 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Xây dựng mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

• Trưởng bộ phận kinh doanh

Trưởng bộ phận kinh doanh là người hiểu rõ năng lực, sức khỏe và tính cách của từng người trong bộ phận. Chính vì thế, họ cũng là người trực tiếp hướng dẫn, điều chỉnh và đôn đốc nhân viên làm việc theo đúng tiến độ đã đề ra.

Trong quá trình thực hiện KPI, nếu người lãnh đạo đưa ra chỉ tiêu quá thấp hoặc quá cao khiến nhân viên không thể hoàn thành. Trưởng bộ phận sẽ là người trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và nhân viên để điều chỉnh KPI sao cho hợp lý nhất.

• Bộ phận hành chính Sale – Admin

Thiết lập KPI cho bộ phận hành chính Sale – Admin nhằm đảm bảo tính chất khách quan, công bằng và tránh gây ra xung đột nội bộ giữa các bộ phận liên quan trong công ty.

Giai đoạn 2: Xây dựng nền tảng của mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

KPI của bộ phận kinh doanh được xét duyệt dựa trên ý kiến của nhân viên và tính chất công việc để thiết lập ra các tiêu chí. Nhưng dù xây dựng theo hình thức nào cũng phải đáp ứng các tiêu chí sau đây:

• Đảm bảo duy trì doanh số bán hàng hóa ổn định.
• Tạo được mối quan hệ tốt và duy trì việc chăm sóc khách hàng cũ.
• Tìm kiếm được lượng khách hàng mới ổn định.

Giai đoạn 3: Đưa ra chính sách lương – Thưởng cho bộ phận kinh doanh

Sau khi đã xét duyệt KPI nhân viên sale, nhà quản lý phải có chính sách lương, thưởng phù hợp. Tùy vào hiệu suất làm việc, nhà quản lý sẽ có chính sách khen, chê và thưởng cho những cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong công việc.

Một cơ chế trả lương, thưởng phù hợp sẽ vừa đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng kế hoạch, vừa có thể tạo sự hài lòng và niềm tin của nhân viên làm việc trong doanh nghiệp.

Việc này sẽ góp phần khuyến khích nhân viên kinh doanh hoàn thành tốt công việc của mình và đóng góp gia tăng doanh thu cho công ty.

Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch triển khai cho từng nhân viên kinh doanh

Trong mẫu kpi cho nhân viên kinh doanh thì việc xây dựng kế hoạch triển khai là điều không thể thiếu, các nhà quản lý thường xây dựng dựa trên các yếu tố như:

Thực hiện bước truyền thông: Con người thường có khả năng nắm bắt và phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi. Và công việc cũng không ngoại lệ, khi công việc ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của mình, họ sẽ dần thay đổi để thích ứng với những yêu cầu của người quản lý đặt ra.

Sales: Trên thực tế, công việc của nhân viên kinh doanh có thể làm rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực yêu cầu trình độ khác nhau.

Để thúc đẩy nhân viên làm việc, doanh nghiệp cần có chính sách khen thưởng, đào tạo phù hợp. Bên cạnh đó, nên có những chính sách hỗ trợ nhân viên có tiềm năng được học hỏi và nâng cao trình độ trong công việc.

Thúc đẩy theo chính sách kinh doanh: Trong mỗi thời điểm khác nhau, chủ doanh nghiệp nên có chính sách điều chỉnh về lương, thưởng và phụ cấp phù hợp cho từng nhân viên.

Bước triển khai lộ trình: Mỗi doanh nghiệp sẽ có một số cách tính kpi cho sale và nó sẽ thay đổi tùy thuộc vào quy mô và sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Giai đoạn 5: Giám sát biểu mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh

Thông thường, để quản lý bộ phận kinh doanh các nhà quản lý sẽ sử dụng bộ công cụ phần mềm quản lý KPI. Các giải pháp này sẽ đảm bảo được tính chính xác, minh bạc hơn hình thức ghi chép và thỏa thuận bằng miệng.

Một mẫu KPI cho nhân viên Sale dù tốt đến đâu cũng không thể đánh giá được khi thiếu công cụ giám sát. Do đó, nhà quản lý cần có một công cụ để theo dõi, giám sát công việc và 1Office sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề này.

Với 1Office, bạn có thể thiết lập chỉ tiêu đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.

Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó. Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lương.

Bên cạnh đó, tính năng đánh giá KPI của 1Office giúp phân công và quản lý công việc hàng ngày của nhân viên dễ dàng tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý. Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Từ đó giúp dự án chạy đúng tiến độ, thậm chí vượt tiến độ. Nhà quản lý xác định được nhân viên xuất sắc hoặc yếu kém để khen thưởng hay kỉ luật.

IV. Những sai lầm phổ biến khi xây dựng KPI cho sales

Trong quá trình thiết lập KPI cho nhân viên kinh doanh, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp SMEs hoặc mới triển khai hệ thống đo lường hiệu suất – thường mắc phải một số lỗi nghiêm trọng khiến KPI trở nên vô dụng hoặc phản tác dụng. Dưới đây là các sai lầm phổ biến cần tránh:

1. Đặt KPI quá cao hoặc không phù hợp với thị trường

Đây là lỗi mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi kỳ vọng quá mức vào hiệu suất của đội ngũ bán hàng, dẫn đến việc áp KPI “trên trời”, không phản ánh đúng thực tế thị trường, năng lực sản phẩm hay năng lực bán hàng hiện tại.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp mới tham gia thị trường đã đặt mục tiêu doanh số gấp đôi so với đối thủ lâu năm.

• Yêu cầu mỗi sales phải chốt 30 hợp đồng/tháng trong khi trung bình ngành chỉ đạt 10–15.

Hệ quả:

• Nhân viên cảm thấy áp lực, mất động lực vì mục tiêu phi thực tế.

• Dễ xảy ra tình trạng “báo cáo ảo”, gian dối để đạt chỉ tiêu.

• Mức độ nghỉ việc cao, đặc biệt ở những nhân viên giỏi bị quá tải.

Giải pháp:

• Phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, năng lực đội ngũ và đặc điểm thị trường trước khi thiết lập KPI.

• Tổ chức thảo luận nội bộ để đưa ra chỉ tiêu mang tính khả thi và đồng thuận.

2. Không đo lường thường xuyên, thiếu công cụ theo dõi

Dù KPI được thiết lập tốt đến đâu, nhưng nếu không có hệ thống theo dõi minh bạch, thường xuyên, thì cũng không thể mang lại giá trị thực tiễn.

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ đánh giá KPI cuối tháng hoặc cuối quý, dẫn đến:

• Không phát hiện kịp thời sai lệch để điều chỉnh.

• Nhân viên không biết mình đang “đi đúng hướng” hay không.

• Quản lý mất kiểm soát tiến độ của toàn đội sales.

Giải pháp hiệu quả:

Sử dụng phần mềm quản lý KPI như 1Office để:

• Theo dõi chỉ tiêu từng ngày, từng tuần

• Cảnh báo khi KPI xuống thấp

• Tự động tổng hợp báo cáo, biểu đồ hiệu suất từng nhân viên

3. Giao KPI nhưng không đào tạo cách thực hiện

Đây là một lỗi “chết người” trong quy trình triển khai KPI. Nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu mà không kèm theo hướng dẫn, công cụ hoặc kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu.

Ví dụ:

• Giao KPI về upsell nhưng không đào tạo kỹ năng chốt cross-sell.

• Yêu cầu tăng số lượng cuộc gọi nhưng không hỗ trợ hệ thống CRM phù hợp.

Hệ quả:

• Nhân viên hoang mang, làm theo bản năng.

• Hiệu suất giảm sút do thiếu kỹ năng, công cụ.

• Gây ra tâm lý “đặt gánh nặng” thay vì “đồng hành hỗ trợ”.

Cách làm đúng:

• Tổ chức training định kỳ cho sales về kỹ năng bán hàng, kỹ thuật tư vấn, quản lý thời gian.

• Cung cấp công cụ hỗ trợ như phần mềm CRM, phần mềm đánh giá KPI như 1Office để tối ưu hiệu quả.

4. Bỏ qua các chỉ số phi tài chính

Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến các chỉ tiêu tài chính (doanh số, số hợp đồng) mà quên mất những chỉ số phi tài chính cũng cực kỳ quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh và khách hàng ngày càng đòi hỏi cao hơn.

Các chỉ số phi tài chính thường bị bỏ qua gồm:

• CSAT (Customer Satisfaction Score) – mức độ hài lòng của khách hàng

• Tỷ lệ tái mua, tỷ lệ giữ chân khách hàng (Retention Rate)

• Chỉ số phản hồi nhanh (Response Time)

Tại sao quan trọng?

• Một khách hàng hài lòng có khả năng giới thiệu khách mới cao gấp 2.5 lần.

• Tái mua giúp giảm chi phí marketing, tăng LTV (giá trị vòng đời khách hàng).

Giải pháp:

• Kết hợp KPI tài chính và phi tài chính để có góc nhìn toàn diện về hiệu suất nhân viên.

• Sử dụng phần mềm như 1Office để tự động thu thập, phân tích dữ liệu khách hàng, giúp đánh giá chính xác không chỉ số lượng mà cả chất lượng công việc của nhân viên.

Xây dựng KPI hiệu quả không chỉ là chuyện đặt mục tiêu, mà còn là cả một hệ thống bao gồm:

• Đo lường thường xuyên

• Đào tạo liên tục

• Kết hợp chỉ số tài chính và phi tài chính

• Sử dụng công cụ công nghệ như 1Office để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và chính xác

Tránh được những sai lầm trên chính là bước đầu tiên để xây dựng một đội sales chuyên nghiệp – hiệu quả – bền vững.

V. Tạm kết

Xây dựng mẫu KPI cho vị trí nhân viên kinh doanh là bước tiến mới của doanh nghiệp trong việc quản lý và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

1Office hy vọng bài viết này sẽ giúp ích trong việc xây dựng và áp dụng KPI cho bộ phận kinh doanh tại doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, 1Office liên tục cập nhật những bài viết cung cấp kiến thức bổ ích trong quản trị doanh nghiệp, bạn đừng quên theo dõi nhé!

Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm và tìm hiểu vấn đề xây dựng KPI cho nhân viên của mình, hãy đăng ký dùng thử phần mềm 1Office để hiểu hơn về giải pháp đánh giá KPI trong quản lý công việc nhé!

Thông tin liên hệ Công ty Công nghệ 1Office:

• Hotline: 083 483 8888
• Website: https://1office.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn

Từ khóa liên quan: mẫu kpi cho nhân viên sales, mẫu đánh giá kpi cho nhân viên kinh doanh, cách tính lương kpi cho nhân viên kinh doanh