Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép File Word, PDF – Tải Miễn Phí 2025
Mẫu đơn xin nghỉ phép là biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức. Bộ biểu mẫu này được chuẩn hóa theo quy định, hỗ trợ người dùng thao tác nhanh, chính xác và đầy đủ thông tin.
Mục lục
1. Mẫu đơn xin nghỉ phép là gì?
Mẫu đơn xin nghỉ phép là một biểu mẫu hành chính được nhân viên sử dụng để gửi đến cấp quản lý hoặc phòng Nhân sự nhằm xin nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát ngày công, sắp xếp nhân sự thay thế và đảm bảo quy trình vận hành không bị gián đoạn.
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, mẫu đơn xin nghỉ phép được chuẩn hóa theo quy định nội bộ để đảm bảo:
-
Tính minh bạch trong việc phê duyệt.
-
Lưu trữ hồ sơ đúng quy trình HRM.
-
Đối chiếu dữ liệu công – phép khi tính lương, thưởng.
Dù là nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ kết hôn hay nghỉ việc riêng… thì mẫu đơn xin nghỉ phép vẫn là thủ tục bắt buộc tại phần lớn doanh nghiệp.
2. Mẫu đơn xin nghỉ phép gồm những nội dung gì?
Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn thường bao gồm các nội dung chính sau:
Thông tin cá nhân của người xin nghỉ
-
Họ và tên
-
Chức vụ
-
Bộ phận/Phòng ban
-
Số điện thoại liên hệ
Thông tin này giúp bộ phận HR dễ dàng xác minh và xử lý hồ sơ.
Thời gian xin nghỉ
-
Số ngày xin nghỉ
-
Thời gian cụ thể: từ ngày… đến ngày…
Đây là phần quan trọng để doanh nghiệp nắm được kế hoạch nhân sự.
Lý do xin nghỉ
Có thể là nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn…
Việc nêu rõ lý do giúp cấp quản lý xem xét thỏa đáng và hợp lệ.
Thông tin bàn giao công việc
-
Người nhận bàn giao
-
Nội dung công việc bàn giao chi tiết
Điều này đảm bảo công việc không bị gián đoạn trong thời gian nhân viên vắng mặt, thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm.
Cam kết của người xin nghỉ
Cam kết sẽ cập nhật tiến độ sau khi quay lại hoặc đảm bảo công việc đã được chuẩn bị đầy đủ trước khi nghỉ.
Chữ ký và xác nhận
-
Người xin nghỉ
-
Quản lý trực tiếp
-
Phòng Nhân sự
-
Ban Giám đốc (nếu yêu cầu theo quy định công ty)
Các phần ký xác nhận đóng vai trò phê duyệt chính thức.
3. Người lao động được nghỉ phép hàng năm bao nhiêu ngày?
Theo Luật Lao động 2012, người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho doanh nghiệp sẽ được hưởng chính sách nghỉ phép hàng năm mà vẫn hưởng nguyên lương như sau:
- 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;
- 14 ngày làm việc đối với:
- Người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có có điều kiện sinh sống khắc nghiệt;
- Lao động chưa thành niên;
- Lao động là người khuyết tật;
- 16 ngày làm việc đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người làm việc ở những nơi có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt.
Bên cạnh đó, cứ 5 năm làm việc liên tục trong công ty, người lao động được hưởng thêm 1 ngày nghỉ phép hàng năm.
4. Những trường hợp nào người lao động có thể nghỉ mà vẫn hưởng nguyên lương?
Theo quy định của Bộ luật Lao động 10/2012/QH13, bên cạnh những ngày lễ tết, những ngày phép năm, mỗi năm, người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong một số trường hợp:
- Kết hôn: nghỉ 03 ngày;
- Con cái kết hôn: nghỉ 01 ngày;
- Bố/mẹ đẻ/vợ/chồng chết; vợ/chồng chết; con chết: nghỉ 03 ngày.
Ngoài ra, người lao động còn được nghỉ không hưởng lương 01 ngày và phải thông báo với người sử dụng lao động khi ông/bà nội/ngoại, anh/chị/em ruột chết; bố/mẹ kết hôn; anh/chị/em ruột kết hôn.
5. Hướng dẫn cách điền mẫu đơn xin nghỉ phép
Để mẫu đơn xin nghỉ phép được duyệt nhanh, bạn cần điền đầy đủ – chính xác – đúng quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục trong đơn:
Thông tin tiêu đề và nơi gửi
-
Tên công ty: Điền đúng tên đầy đủ theo giấy phép kinh doanh (ví dụ: Công ty Cổ phần 1Office).
-
Kính gửi: Liệt kê các cấp liên quan theo quy định công ty, thường gồm:
-
Ban Giám đốc
-
Trưởng phòng Nhân sự
-
Trưởng bộ phận quản lý trực tiếp
-
Lưu ý: Viết đúng chức danh để đảm bảo quy trình phê duyệt.
Thông tin cá nhân người xin nghỉ
Bạn cần điền đầy đủ:
-
Họ và tên: Viết đúng theo CMND/CCCD.
-
Chức vụ: Ví dụ: Nhân viên Marketing, Kỹ sư Phần mềm, Chuyên viên Nhân sự.
-
Bộ phận: Phòng ban đang làm việc (Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Sản phẩm…).
-
Địa chỉ liên hệ: Địa chỉ đăng ký hoặc nơi bạn sinh sống.
-
Số điện thoại: Số di động để HR hoặc quản lý liên hệ khi cần.
Thời gian xin nghỉ
Đây là phần quan trọng nhất, bạn cần:
-
Ghi rõ số ngày nghỉ (ví dụ: 2 ngày).
-
Ghi thời gian cụ thể từ ngày… đến ngày…
-
Nếu nghỉ nửa ngày, cần ghi rõ: nghỉ buổi sáng/chiều ngày …
Lý do xin nghỉ
Bạn cần ghi ngắn gọn – rõ ràng – đúng lý do. Một số lý do phổ biến:
-
Nghỉ phép năm
-
Nghỉ ốm (có hoặc không có giấy chứng nhận)
-
Nghỉ việc riêng
-
Nghỉ kết hôn
-
Nghỉ đưa người thân đi khám bệnh
-
Nghỉ thai sản hoặc chăm sóc con nhỏ
Không nên viết lý do quá chung chung như: Có việc bận, Việc cá nhân (trừ khi công ty cho phép).
Bàn giao công việc
Cần ghi rõ:
-
Tên người nhận bàn giao (người cùng bộ phận hoặc theo phân công của quản lý).
-
Các đầu việc đã bàn giao, gồm:
-
Công việc đang thực hiện
-
Deadline của từng đầu việc
-
Tình trạng hiện tại (đã hoàn thành, đang làm dở, cần hỗ trợ…)
-
Điền càng rõ thì việc phê duyệt càng nhanh.
Cam kết của người xin nghỉ
Bạn chỉ cần ghi theo mẫu:
-
“Tôi xin cam kết đã bàn giao đầy đủ công việc và sẽ cập nhật tiến độ sau khi trở lại.”
Mục này thể hiện trách nhiệm và tính chuyên nghiệp.
Chữ ký xác nhận
Mẫu đơn sẽ có 4 phần ký:
-
Người đề xuất (bạn)
-
Quản lý trực tiếp
-
Trưởng phòng Nhân sự
-
Ban Giám đốc (nếu quy định công ty yêu cầu)
Bạn chỉ cần ký phần của mình và chuyển cho các bên liên quan ký duyệt.
Kiểm tra lại đơn trước khi gửi
Trước khi nộp, bạn nên rà soát:
-
Thời gian nghỉ đúng – không nhầm ngày
-
Lý do hợp lệ
-
Công việc bàn giao rõ ràng
-
Đơn trình bày sạch sẽ, không viết tắt
6. Mẫu đơn xin nghỉ phép trong doanh nghiệp
Bạn có thể tài mẫu đơn xin nghỉ phép miễn phí [Mới nhất 2025] tại đây
Xem thêm bài viết tại:
