24/11/2025 
5555 lượt xem 
Dù bạn cần nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng hay xin nghỉ không hưởng lương dài ngày, việc chuẩn bị một đơn xin nghỉ phép chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp là thủ tục bắt buộc giúp hồ sơ của bạn được phê duyệt nhanh chóng. Trong bài viết này, 1Office sẽ tổng hợp trọn bộ 7+ mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất (file Word tải miễn phí) cho mọi trường hợp, cùng hướng dẫn chi tiết và các quy định pháp lý về nghỉ phép mà nhà quản lý và HR cần nắm rõ!
Mục lục
- Tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng hiện nay
- Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty đơn giản
- Mẫu đơn xin nghỉ phép 1 ngày / nửa ngày
- Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương (Ngắn ngày)
- Mẫu xin phép nghỉ ốm / nghỉ dưỡng bệnh có xác nhận y tế
- Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
- Mẫu đơn xin nghỉ phép cho Cán bộ – Công chức – Viên chức
- Mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản dành cho thực tập sinh
- Mẫu đơn xin nghỉ phép 1 tháng không lương
- Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn bao gồm những nội dung gì?
- Những kỹ năng viết đơn xin nghỉ phép thuyết phục, duyệt nhanh
- 1HRM: Giải pháp quản lý đơn từ thông minh tích hợp AI & No-code
- Những quy định của Bộ luật Lao động về chế độ nghỉ phép mà doanh nghiệp cần biết
- Những lưu ý quan trọng khi nộp đơn xin nghỉ phép tại doanh nghiệp
- Những câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ phép
- Kết luận
Tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ phép thông dụng hiện nay
Mẫu đơn xin nghỉ phép công ty đơn giản
Mẫu đơn xin nghỉ phép 1 ngày / nửa ngày
Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương (Ngắn ngày)
>>> Có thể bạn quan tâm: 7+ Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn theo quy định pháp luật
Mẫu xin phép nghỉ ốm / nghỉ dưỡng bệnh có xác nhận y tế
Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh
Mẫu đơn xin nghỉ phép cho Cán bộ – Công chức – Viên chức
Mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản dành cho thực tập sinh
Mẫu đơn xin nghỉ phép 1 tháng không lương
Xem thêm:
- Tổng hợp 12+ mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp và thuyết phục
- Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Năm File Word, PDF – Tải Miễn Phí 2026
- Tổng hợp quy định nghỉ phép năm theo Luật Lao động [Cập nhật 2026]
Một mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn bao gồm những nội dung gì?
Một giấy xin nghỉ phép chuẩn hành chính và đáp ứng đúng quy trình quản trị nhân sự (HRM) của doanh nghiệp cần đảm bảo 7 nhóm nội dung cốt lõi sau đây:
Quốc hiệu – Tiêu ngữ & Tiêu đề đơn
Trước hết, một lá đơn hành chính chuẩn mực luôn bắt đầu bằng phần tiêu đề để định hình tính pháp lý và phân loại văn bản ngay từ cái nhìn đầu tiên.
- Quốc hiệu, Tiêu ngữ: (Dành cho cơ quan nhà nước, trường học hoặc mẫu văn bản hành chính chính thức).
- Tên Công ty/Doanh nghiệp: Đặt ở góc trên bên trái.
- Tên đơn: Viết in hoa, nổi bật chính giữa trang: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP (hoặc Đơn xin nghỉ phép không hưởng lương, Đơn xin nghỉ ốm…).
Thông tin nơi gửi (Kính gửi)
Ngay sau phần tiêu đề, đơn xin nghỉ phép cần xác định rõ các cấp quản lý có thẩm quyền xem xét và phê duyệt đề xuất như:
- Ban Giám đốc (đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc thời gian nghỉ dài ngày).
- Trưởng phòng/Bộ phận Nhân sự (HR).
- Quản lý/Trưởng bộ phận trực tiếp.
Thông tin cá nhân của người xin nghỉ
Tiếp theo đó, phần thông tin cá nhân sẽ giúp bộ phận Nhân sự đối chiếu chính xác với hồ sơ lao động và cập nhật dữ liệu chấm công. Bên cạnh đó, các chi tiết này giúp doanh nghiệp chủ động liên hệ với nhân viên trong các trường hợp phát sinh công việc khẩn cấp.
- Họ và tên người làm đơn.
- Mã số nhân viên (nếu có).
- Chức vụ / Vị trí công tác.
- Phòng ban/Bộ phận làm việc.
- Số điện thoại & email liên hệ khẩn cấp.
Thời gian và lý do xin nghỉ phép cụ thể
Thời gian xin nghỉ là căn cứ để quản lý chủ động sắp xếp nhân sự thay thế, đồng thời giúp HR tính phép và lương chính xác. Cụ thể phần này nên có những nộ dung sau:
- Tổng số ngày xin nghỉ: (Ví dụ: 01 ngày, 2.5 ngày…).
- Thời gian chi tiết: Từ ngày/tháng/năm … đến hết ngày/tháng/năm …
- Hình thức nghỉ: Nghỉ cả ngày hay nghỉ nửa ngày (ghi rõ buổi sáng hay buổi chiều).
Song song với thời gian nghỉ, lý do xin nghỉ phép cũng cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và trung thực để cấp trên có đủ cơ sở xét duyệt thỏa đáng.
- Nghỉ phép hàng năm (phép năm).
- Nghỉ việc riêng (kết hôn, gia đình có việc hỷ/hiếu…).
- Nghỉ ốm / Khám chữa bệnh (có kèm xác nhận y tế nếu có).
- Nghỉ không hưởng lương.
Đọc ngay: 15+ Lý do xin nghỉ việc hợp lý, khéo léo nhất [Cập nhật 2026]
Thông tin bàn giao công việc chi tiết
Bên cạnh lý do xin nghỉ, bạn cần bàn giao công việc cho các nhân sự liên quan để đảm bảo tiến độ công việc chung của phòng ban. Trong phần này sẽ có một số nội dung sau:
- Họ tên & Chức vụ người nhận bàn giao: (Đồng nghiệp cùng bộ phận hoặc người được quản lý chỉ định).
- Nội dung công việc bàn giao: Danh sách các đầu việc đang xử lý, tiến độ, deadline và các tài liệu/tài sản giao lại.
- Cách thức liên lạc khi cần khẩn cấp: (SĐT cá nhân, Zalo, Email…).
Cam kết và chữ ký xác nhận của các bên liên quan
Cuối cùng, để đơn chính thức có hiệu lực pháp lý, văn bản bắt buộc phải có đầy đủ ngày tháng làm đơn cùng chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp khi có kiểm tra dữ liệu chấm công hoặc phát sinh tranh chấp.
- Lời cam kết: Cam kết thông tin khai báo là đúng sự thật, quay lại làm việc đúng hạn và chịu trách nhiệm về công việc đã bàn giao.
- Ngày… tháng… năm… làm đơn.
- Chữ ký các bên: Người làm đơn, Người nhận bàn giao, Quản lý trực tiếp, Đại diện Phòng Nhân sự / Ban Giám đốc.
Những kỹ năng viết đơn xin nghỉ phép thuyết phục, duyệt nhanh
Để đơn xin nghỉ phép được cấp trên thông qua ngay từ lần trình ký đầu tiên mà không mất thời gian trao đổi lại, người lao động cần nắm vững 3 kỹ năng trình bày quan trọng dưới đây:
Cách lựa chọn lý do xin nghỉ phép hợp lý
Để đơn xin nghỉ phép được cấp trên thông qua ngay từ lần trình ký đầu tiên mà không mất thời gian trao đổi lại, người lao động cần nắm vững 3 kỹ năng trình bày quan trọng dưới đây:
Nên tránh: Viết quá chung chung như “Có việc bận”, “Việc cá nhân”, “Giải quyết việc riêng”… Điều này dễ gây cảm giác thiếu minh bạch hoặc không tôn trọng cấp trên.
Nên viết: Cụ thể hóa lý do ở mức độ vừa đủ, giữ sự riêng tư nhưng vẫn minh bạch:
- Nghỉ phép năm: “Nghỉ phép năm theo chế độ để tái tạo sức lao động / dành thời gian cho gia đình.”
- Nghỉ việc riêng: “Giải quyết thủ tục hành chính gia đình” hoặc “Chăm sóc người thân nằm viện.”
- Nghỉ ốm: “Khám sức khỏe định kỳ” hoặc “Điều trị bệnh theo chỉ định của bác sĩ.”
Tham khảo ngay: Quy định nghỉ phép năm 2026: Cách tính & mẫu đơn xin nghỉ
Cách xây dựng kế hoạch bàn giao công việc chi tiết
Bên cạnh lý do nghỉ phép hợp lý, phương án bàn giao công việc là yếu tố quan trọng giúp quản lý yên tâm phê duyệt đơn. Khi công việc được phân công và bàn giao rõ ràng, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng gián đoạn trong thời gian nhân sự vắng mặt.
Phần bàn giao công việc, bạn hãy đảm bảo có các nội dung sau:
- Người tiếp nhận bàn giao: Ghi rõ Họ tên, Chức vụ và Xác nhận đồng ý hỗ trợ từ đồng nghiệp cùng bộ phận.
- Chi tiết đầu việc & tiến độ: Liệt kê các dự án đang chạy, trạng thái hiện tại (đã xong, đang làm, deadline là khi nào) và vị trí lưu trữ tài liệu/file làm việc.
- Kênh liên lạc khẩn cấp: Cam kết phương thức hỗ trợ trong trường hợp có sự cố phát sinh ngoài dự kiến (ví dụ: “Tôi sẽ kiểm tra email 1 lần/ngày và có thể nghe điện thoại trong trường hợp khẩn cấp”).
Đảm bảo nguyên tắc thời gian và kênh gửi đơn chuẩn quy trình
Cuối cùng, dù đơn có viết thuyết phục đến đâu, việc tuân thủ quy định về thời điểm nộp đơn và kênh gửi đúng chuẩn nội bộ mới là yếu tố đảm bảo tính hợp lệ. Nộp đơn đúng hạn giúp doanh nghiệp chủ động điều phối nhân sự mà không làm xáo trộn vận hành chung.
Quy tắc báo trước về thời gian:
- Nghỉ 1 ngày hoặc nửa ngày: Báo trước ít nhất 1–2 ngày làm việc.
- Nghỉ từ 2–5 ngày: Báo trước ít nhất 1 tuần.
- Nghỉ dài ngày (nghỉ không lương, thai sản, du lịch xa…): Báo trước từ 2–4 tuần để công ty chủ động phương án nhân sự thay thế.
Lựa chọn kênh gửi đơn chính thức: Tuân thủ đúng hình thức mà công ty quy định (gửi qua phần mềm quản lý nhân sự 1Office, gửi Email công vụ kèm file trình ký, hoặc nộp đơn giấy trực tiếp cho HR).
Tránh việc chỉ nhắn tin qua Zalo/Messenger rồi tự ý nghỉ khi chưa có phản hồi chính thức.
1HRM: Giải pháp quản lý đơn từ thông minh tích hợp AI & No-code
Trong kỷ nguyên số hóa quản trị nhân sự, việc quản lý đơn từ và nghỉ phép theo phương thức thủ công bằng giấy tờ hay email không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây sai lệch dữ liệu chấm công.
Phân hệ 1HRM của 1Office mang đến giải pháp quản lý đơn từ toàn diện, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình trình ký – phê duyệt và cho phép tùy chỉnh linh hoạt theo đúng sơ đồ tổ chức và đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp.
Những lợi ích nổi bật của phân hệ 1HRM như:
Số hóa 99% đơn từ – Loại bỏ đơn giấy và rủi ro thất lạc
Tất cả các loại đơn (nghỉ phép, làm thêm giờ, đi công tác, giải trình chấm công…) đều được tạo và lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất. Nhân viên dễ dàng tra cứu quỹ phép, theo dõi tiến độ duyệt đơn, trong khi HR loại bỏ được thao tác nhập liệu thủ công rườm rà.
Phê duyệt tức thì trên app điện thoại
Cấp trên nhận thông báo và ký duyệt đơn mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Điều này giải quyết triệt để tình trạng “ngâm” đơn, giúp nhà quản lý chủ động nắm bắt tình hình quân số và biến động nhân sự theo thời gian thực.
Liên thông dữ liệu tự động
Đặc biệt, sau khi được phê duyệt, dữ liệu đơn từ sẽ tự động cập nhật vào bảng chấm công và liên thông với phân hệ tính lương. Qua đó, HR giảm thời gian tổng hợp dữ liệu cuối tháng, đồng thời hạn chế sai sót khi đối chiếu công – lương.
Không dừng lại ở các tính năng quản lý đơn từ, 1HRM còn tích hợp AI Agents và No-code platform, giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh quy trình và từng bước tự động hóa hoạt động nhân sự.
Nền tảng No-code tùy biến linh hoạt: Cho phép HR tự do kéo – thả để cài đặt kịch bản duyệt đơn từ đa cấp, rẽ nhánh theo nhiều điều kiện phức tạp, đáp ứng trọn vẹn bài toán vận hành của từng mô hình doanh nghiệp.
Trợ lý AI Agents hỗ trợ 24/7:
- 1AI Assistant: Trợ lý ảo hỗ trợ nhân viên tạo đơn và tra cứu quỹ phép tồn qua hội thoại/giọng nói tự nhiên.
- 1AI Process & 1AI Monitor: Tự động giám sát luồng trình ký, phát hiện nút thắt gây chậm trễ và cảnh báo ngay các đơn từ bất thường hoặc vi phạm quy định nội bộ.
Nhờ sự kết hợp giữa số hóa, tự động hóa và AI Agents, 1HRM giúp doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, tăng tính minh bạch và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trên một nền tảng thống nhất.
Ngoài ra, 1Office là phần mềm được nghiên cứu và phát triển nội địa vì thế chúng tôi thấu hiểu sâu sắc những bài toán quản trị đặc thù cũng như văn hóa vận hành của các doanh nghiệp Việt Nam.
Với kinh nghiệm số hóa thành công cho hơn 8.000 doanh nghiệp và 700.000+ người dùng ở mọi quy mô và đa lĩnh vực, kết hợp cùng sự đột phá của công nghệ AI Agents và nền tảng No-code linh hoạt trên 1HRM, 1Office không chỉ giúp xóa bỏ 99% đơn từ giấy phức tạp mà còn xây dựng quy trình quản trị nhân sự minh bạch, hiện đại và chuẩn hóa theo đúng “dấu ấn” riêng của từng tổ chức.
Nhận tư vấn tính năng miễn phí cùng chuyên gia 1Office
Những quy định của Bộ luật Lao động về chế độ nghỉ phép mà doanh nghiệp cần biết
Để giúp HR và Nhà quản lý nắm bắt nhanh các quy định pháp lý hiện hành, giảm thiểu rủi ro tranh chấp lao động, 1Office đã tổng hợp toàn bộ chế độ nghỉ phép theo Bộ luật Lao động 2019 trong bảng tra cứu dưới đây:
| Chế độ nghỉ phép | Thời gian nghỉ quy định | Tiền lương & BHXH | Căn cứ pháp lý |
| 1. Nghỉ phép hằng năm (phép năm) |
|
Hưởng 100% lương theo hợp đồng lao động. | Điều 113, 114 – Bộ luật Lao động 2019 |
| 2. Nghỉ việc riêng hưởng nguyên lương | Thời gian quy định nghỉ phép khi có người thân mất:
|
Hưởng 100% lương. Người lao động cần thông báo cho doanh nghiệp. | Khoản 1, Điều 115 – Bộ luật Lao động 2019 |
| 3. Nghỉ việc riêng không hưởng lương |
|
Không hưởng lương. Trường hợp nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng có thể ảnh hưởng đến việc đóng BHXH theo quy định. | Khoản 2, 3 Điều 115; Điều 168 |
| 4. Thanh toán tiền phép chưa nghỉ |
|
Tính tiền lương theo hợp đồng lao động tại thời điểm thôi việc/mất việc. | Khoản 3, Điều 113 |
| 5. Gộp, dồn phép năm |
|
Theo thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp. | Khoản 4, Điều 113 |
| 6. Nghỉ ốm đau, thai sản |
|
Doanh nghiệp không trả lương trong thời gian hưởng chế độ; BHXH chi trả trợ cấp theo quy định. | Bộ luật Lao động 2019 và pháp luật BHXH hiện hành |
Lưu ý cho HR/Doanh nghiệp:
Doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Lịch nghỉ hằng năm (sau khi tham khảo ý kiến người lao động) và công khai tại nơi làm việc. Việc tự ý cắt giảm ngày phép năm hoặc không giải quyết nghỉ hỷ/hiếu đúng luật có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Đọc ngay:
- 7+ Mẫu đơn xin nghỉ thai sản cho lao động nữ chuẩn quy định
- Top 28+ Phần mềm Quản lý Nhân sự HRM (Cập nhật 2026)
Những lưu ý quan trọng khi nộp đơn xin nghỉ phép tại doanh nghiệp
Để quy trình xin nghỉ phép diễn ra suôn sẻ, hợp lệ và không ảnh hưởng đến công việc chung, người lao động cần lưu ý các nguyên tắc quan trọng dưới đây khi nộp đơn:
- Tuân thủ biểu mẫu và quy trình nội bộ: Sử dụng đúng mẫu đơn mới nhất của công ty, điền đầy đủ thông tin về thời gian nghỉ, lý do và phương án bàn giao.
- Đảm bảo thời gian báo trước: Nộp đơn trước thời gian nghỉ theo quy định của doanh nghiệp. Với trường hợp đột xuất, cần thông báo sớm cho quản lý và bổ sung đơn sau.
- Trình duyệt đúng thẩm quyền: Gửi đơn cho quản lý trực tiếp phê duyệt, sau đó chuyển HR lưu hồ sơ và thực hiện các bước liên quan.
- Duy trì liên lạc và trở lại đúng hạn: Cung cấp thông tin liên hệ khi cần thiết và quay lại làm việc theo thời gian đã đăng ký.
Những câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ phép
Nghỉ phép 1 ngày có cần làm đơn bằng văn bản không?
CÓ. Dù nghỉ 1 ngày hay nửa ngày, nhân viên vẫn phải làm đơn (đơn giấy, email hoặc đề xuất online) để Quản lý chủ động công việc và HR làm căn cứ chấm công. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng tính năng quản lý nghỉ phép online của 1Office để nhân viên tạo đơn trên điện thoại và Sếp duyệt tức thì mà không cần văn bản giấy.
Có được xin nghỉ phép năm khi đang trong thời gian thử việc không?
KHÔNG. Trong thời gian thử việc, người lao động chưa được hưởng chế độ nghỉ phép năm hưởng nguyên lương. Tuy nhiên, nếu có việc đột xuất, bạn có thể thỏa thuận với doanh nghiệp để xin nghỉ không hưởng lương theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019.
Nộp đơn xin nghỉ phép nhưng Sếp không duyệt thì có được tự ý nghỉ không?
KHÔNG. Tự ý nghỉ làm khi đơn chưa được người có thẩm quyền phê duyệt sẽ bị tính là nghỉ việc không phép. Hành vi này vi phạm kỷ luật lao động, nhân viên sẽ bị trừ công và bị xử lý kỷ luật theo quy định công ty.
Doanh nghiệp có quyền từ chối hoặc yêu cầu nhân viên dời lịch nghỉ phép không?
CÓ. Theo Khoản 2 Điều 113 BLLĐ 2019, doanh nghiệp có quyền quy định lịch nghỉ hằng năm. Nếu thời điểm nhân viên xin nghỉ trùng đợt cao điểm kinh doanh hoặc gây thiếu hụt nhân sự nghiêm trọng, công ty có quyền từ chối hoặc thỏa thuận dời lịch nghỉ.
Nhờ tính năng theo dõi biến động nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự 1Office, nhà quản lý có thể nhanh chóng kiểm tra biểu đồ quân số thực tế để đưa ra quyết định duyệt hoặc dời lịch nghỉ hợp lý.
Nhân viên tự ý nghỉ làm mà không nộp đơn (hoặc chưa được duyệt đã nghỉ), Doanh nghiệp được xử lý thế nào?
Doanh nghiệp xử lý theo Bộ luật Lao động 2019 và Nội quy công ty:
- Nghỉ tự ý từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên (không có lý do chính đáng như thiên tai, ốm đau có xác nhận y tế…): Doanh nghiệp có quyền áp dụng hình thức Sa thải (Khoản 4 Điều 125) hoặc Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động không cần báo trước (Điểm e Khoản 1 Điều 36).
- Nghỉ tự ý dưới 05 ngày: Cắt công những ngày nghỉ không phép và áp dụng hình thức kỷ luật (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương…) ghi trong Nội quy lao động.
Kết luận
Tóm lại, đơn xin nghỉ phép không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính thông thường mà còn là mắt xích quan trọng kết nối quyền lợi chính đáng của người lao động với quy trình quản trị vận hành của doanh nghiệp. Khi áp dụng đúng căn cứ pháp lý theo Bộ luật Lao động 2019 và tuân thủ các nguyên tắc báo trước sẽ giúp nhân viên dễ dàng nhận được sự phê duyệt từ cấp trên, đồng thời hỗ trợ bộ phận Nhân sự duy trì tính minh bạch trong công tác chấm công, tính lương.
Bước sang kỷ nguyên chuyển giao công nghệ, việc thay thế đơn giấy thủ công bằng giải pháp quản lý đơn từ tự động trên 1Office chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu 99% quy trình ký, loại bỏ sai sót và nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên.
