Từ chối là một phần không thể thiếu trong quá trình phỏng vấn, song làm sao để có thể viết một mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và ít “gây đau đớn” nhất có thể? Dưới đây là một số tổng hợp của 1Office về chủ đề này.

1. Mẫu thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối ứng viên được nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng.

Thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu nhà tuyển dụng

Cùng với thư chúc mừng đi tiếp, thư từ chối ứng viên là một phần không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng. Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Còn điều gì tồi tệ hơn việc gửi hồ sơ đi hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không hề nghe được tin tức gì?
Dù có bận “trăm công nghìn việc”, nhà tuyển dụng cũng không nên quên gửi thư từ chối ứng viên bởi:

  • Một thư từ chối ứng viên là bằng chứng cho thấy sự trân trọng của bạn dành cho công sức mà ứng viên bỏ ra để nộp hồ sơ, đi phỏng vấn, tránh tạo ấn tượng xấu cho ứng viên về công ty.
  • Thông báo cho ứng viên để họ không mất công chờ đợi; giúp bạn tiết kiệm thời gian check-in email mà bạn có thể nhận từ những ứng viên này.
  • Nếu ứng viên có năng lực ấn tượng phù hợp với vị trí công việc, tuy nhiên bạn cảm thấy họ chưa phù hợp với văn hóa công ty, bạn có thể mời họ ứng tuyển vào các vị trí khác trong doanh nghiệp.  

2. Làm thế nào để viết mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo mà chuyên nghiệp?

Làm thế nào để viết thư từ chối ứng viên “nhẹ nhàng” nhất?

Để tránh làm tổn thương ứng viên, bạn hãy ghi nhớ nguyên tắc 3 KHÔNG:

  • Không bộc lộ những biểu hiện không hài lòng về ứng viên cũng như từ chối trực tiếp ngay sau buổi phỏng vấn. Hành động này sẽ làm tổn thương cái tôi của họ. Không chỉ là buồn, thất vọng về bản thân, cách từ chối này còn khiến họ nảy sinh ác cảm với công ty bạn. Rất có thể vì điều này mà sau nhiều năm, ứng viên không muốn ứng tuyển lại, cũng không muốn giới thiệu người quen làm việc tại công ty bạn nữa. Thậm chí, một số ứng viên còn có thể chia sẻ những cái nhìn không tốt về doanh nghiệp bạn trên các hội nhóm tuyển dụng, làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.
  • Không nên từ chối ứng viên qua điện thoại. Một cuộc điện thoại từ chối sẽ gây khó xử cho hai bên. Chưa kể việc bạn sẽ không biết được ứng viên lúc đó có thời gian tiếp chuyện hay không, có đang vui vẻ bên gia đình hay bạn bè…
  • Không im lặng, không gửi thư, để họ tự hiểu là bị “đánh trượt”. Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt với ứng viên, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Một thư từ chối lịch sự, rõ ràng là điều cần thiết ngay lúc này.

Hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối ứng viên, bạn đã có lời giải thích được vì sao phải từ chối. Điều này thể hiện được sự tôn trọng của công ty dành cho khoảng thời gian và sự quan tâm của ứng viên.
Ví dụ: tại thời điểm hiện tại, ứng viên đủ kỹ năng cần thiết nhưng thiếu kinh nghiệm, họ có thể cân nhắc việc ứng tuyển đợt sau. Nếu họ ứng tuyển muộn hay thích hợp làm việc ở vị trí khác, bạn có thể liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới.

3. Mẫu thư từ chối ứng viên gồm những phần nào?

3.1 Thông tin cá nhân của ứng viên

Khi viết thư từ chối cho ứng viên, hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian để xem xét, đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.

3.2 Lời cảm ơn

Hãy luôn luôn cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển; vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Cảm ơn không chỉ là lịch sự, nó còn thể hiện rằng bạn trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên. Hành động nhỏ này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tích cực hơn về việc bị từ chối và tăng khả năng tái ứng tuyển, hoặc giới thiệu người quen làm việc cho công ty bạn.

3.3 Đóng góp phản hồi

mau-thu-tu-choi-ung-vien
Hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối, bạn đã có lời giải thích tại sao ứng viên không được nhận

Điều quan trọng là bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Ứng viên thường đánh giá cao những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

3.4 Mời ứng tuyển lại (tùy chọn)

Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc phù hợp với một vị trí việc làm khác, hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội.

4. Mẫu thư từ chối ứng viên

Mẫu #1: Với ứng viên không vượt qua vòng hồ sơ

Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu họ không nhận được phản hồi, họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ của họ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn. Họ không biết liệu họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường. Đa số ứng viên thường không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ, họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới cơ hội được chọn.
Do vậy, một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là cần thiết.
Ví dụ:
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Trước hết, chúng tôi chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến [Tên_công_ty] và vị trí [Tên_vị_trí]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi không thể chọn bạn đi tiếp.
[Bạn có thể tùy chỉnh vào đoạn này để giải thích tại sao hồ sơ của ứng viên không được chọn, những góp ý giúp ứng viên]
Chúng tôi vô cùng trân trọng sự chuẩn bị cũng như thời gian bạn đã dành để ứng tuyển vào [Tên_công_ty]. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]

Mẫu #2: Với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Một quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân hơn.
Hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm một thông báo không trúng tuyển. Tất cả những cố gắng thể hiện sự trân trọng, cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận.
Ví dụ:
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
Gửi [Tên_ứng_viên]
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.
Tuy nhiên, sau quá trình phỏng vấn và cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định đi tiếp với một số ứng viên khác trong thời điểm hiện tại.Tại thời điểm này chúng tôi nhận thấy [Lí do từ chối].
Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp trong tương lai.
Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]

Mẫu #3: Với ứng viên có tiềm năng song chưa phù hợp với hiện tại

Trong quá trình phỏng vấn và làm bài đánh giá, các ứng viên có thể ít nhiều cảm nhận được họ có khả năng được chọn hay không. Do vậy, với ứng viên có năng lực, họ có thể bị thất vọng khi nhận được tin xấu. Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai.
Ví dụ:
Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
Gửi [Tên_ứng_viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [Tên_vị_trí]. Chúng tôi thực sự ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên_vị_trí] và yêu cầu của công việc tại thời điểm này.
Chúng tôi cũng rất ấn tượng với kĩ năng và các thành tích mà bạn đã đạt được [Một số chi tiết về những điểm ở ứng viên khiến bạn chú ý].
Chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với công ty chúng tôi cho những vị trí trong tương lai. Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số_điện_thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]

Mẫu #4: Mẫu thư từ chối ứng viên bằng Tiếng Anh

Email Subject Line: Your application to [Company_name]
Dear [Candidate_name],
Thank you for taking the time to consider [Company_name]. We wanted to let you know that we have chosen to move forward with a different candidate for the [Job_title] position.
[Optionally, include feedback from the hiring process for candidates who may be suitable for future openings:] Our team was impressed by your skills and accomplishments. [It’s best to include something that specifically drew your attention.] We think you could be a good fit for other future openings and will reach out again if we find a good match.
We wish you all the best in your job search and future professional endeavors.
Regards,
[Your name]
[Your email signature]
Trên đây là những gợi ý về những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và chuyên nghiệp. Dù có bận “trăm công nghìn việc” nhưng đừng quên soạn và gửi chúng nhé, ứng viên tuy có đau lòng nhưng vẫn sẽ thoải mái và tự tin với những cơ hội sau.
Xem thêm bài viết tại:
Employer Branding là gì? Ảnh hưởng đến doanh nghiệp ra sao?
EVP (Employee Value Proposition) là gì? Tại sao EVP là chìa khóa xây dựng thương hiệu tuyển dụng?

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888