Kê khai Bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục bắt buộc nhưng có thể tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp, đặc biệt với các đơn vị vừa và nhỏ. Vì vậy, phần mềm kê khai BHXH miễn phí đang được nhiều kế toán lựa chọn để đơn giản hóa quy trình. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí có đáp ứng đầy đủ nhu cầu? Bài viết dưới đây, 1Office sẽ giúp bạn so sánh phần mềm miễn phí và trả phí, đồng thời tổng hợp TOP phần mềm kê khai BHXH miễn phí, dễ sử dụng kèm ưu, nhược điểm.
Mục lục
- Phần mềm kê khai BHXH miễn phí và trả phí khác nhau như thế nào?
- Tổng hợp các phần mềm kê khai BHXH miễn phí, dễ sử dụng hiện nay
- Quy trình kê khai BHXH điện tử bằng phần mềm
- Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ công cụ miễn phí sang phần mềm BHXH chuyên nghiệp?
- Câu hỏi thường gặp về phần mềm kê khai BHXH miễn phí
Phần mềm kê khai BHXH miễn phí và trả phí khác nhau như thế nào?
Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng đưa ra quyết định, dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa phần mềm kê khai BHXH miễn phí và trả phí dựa trên các tiêu chí quan trọng:
| Tiêu chí so sánh | Phần mềm khai bảo hiểm xã hội miễn phí | Phần mềm kê khai BHXH trả phí |
| Chi phí sử dụng | Miễn phí | Tính phí theo gói (hàng năm hoặc theo số lượng lao động) |
| Tính năng kê khai | Cơ bản: Lập hồ sơ, gửi báo cáo và tra cứu kết quả. | Nâng cao: Tự động nhập liệu, quản lý nhân sự, tích hợp phần mềm kế toán/ERP. |
| Độ ổn định & bảo mật | Trung bình, có thể chậm hoặc nghẽn mạng vào cao điểm. | Cao, hạ tầng bảo mật chuẩn ISO, hạ tầng đám mây mượt mà. |
| Hỗ trợ kỹ thuật | Tự tìm hiểu tài liệu hoặc gửi hỗ trợ qua Email (chờ đợi lâu). | Hỗ trợ 24/7 trực tiếp qua Hotline, Zalo, UltraView/TeamViewer. |
| Cập nhật quy định mới | Cập nhật thủ công hoặc chậm hơn khi luật thay đổi. | Tự động cập nhật ngay lập tức theo quy định mới nhất của BHXH. |
| Đối tượng phù hợp | Doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ, ít biến động nhân sự. | Doanh nghiệp vừa & lớn, quy mô nhân sự đông, nhiều chi nhánh. |
Xem thêm: Tỷ lệ đóng BHXH năm 2026 là bao nhiêu? Cách tính tỷ lệ đóng cho doanh nghiệp & NLĐ
Tổng hợp các phần mềm kê khai BHXH miễn phí, dễ sử dụng hiện nay
Để giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn công cụ phù hợp với quy mô và ngân sách, dưới đây là danh sách các phần mềm và cổng thông tin kê khai BHXH được chia thành 2 nhóm giải pháp phổ biến hiện nay:
Nhóm 1: Các cổng thông tin và phần mềm kê khai BHXH miễn phí từ Cơ quan Nhà nước
1. Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam
Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam là hệ thống giao dịch điện tử chính thức do Cơ quan BHXH Việt Nam trực tiếp quản lý và vận hành. Phần mềm khai BHXH miễn phí này cho phép doanh nghiệp thực hiện các thủ tục kê khai bảo hiểm trực tuyến ngay trên trình duyệt web mà không cần tải hay cài đặt phần mềm về máy tính, rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Tính năng nổi bật:
- Kê khai và nộp hồ sơ BHXH trực tuyến ngay trên trình duyệt web
- Tra cứu lịch sử đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp
- Nhận thông báo và kết quả xử lý hồ sơ trực tiếp từ cơ quan BHXH
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
2. Phần mềm KBHXH
KBHXH là phần mềm kê khai bhxh miễn phí dạng ứng dụng cài đặt trên máy tính, do BHXH Việt Nam phát hành. Phần mềm cung cấp đầy đủ các mẫu biểu nghiệp vụ theo chuẩn quy định, hỗ trợ các đơn vị sử dụng lao động lập và nộp hồ sơ bảo hiểm nhanh chóng.
Tính năng nổi bật:
- Lập các bộ hồ sơ kê khai BHXH theo quy chuẩn của Nhà nước
- Ký số và nộp hồ sơ trực tiếp tới Cổng thông tin BHXH
- Lưu trữ dữ liệu kê khai bảo hiểm ngay trên máy tính cá nhân
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
3. Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Cổng Dịch vụ công Quốc gia là kênh tích hợp thông tin và cung cấp các dịch vụ hành chính công trực tuyến của Chính phủ. Doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai BHXH liên thông cùng nhiều thủ tục hành chính khác tại đây, giúp tiết kiệm thời gian giao dịch với các cơ quan quản lý.
Tính năng nổi bật:
- Thực hiện các thủ tục kê khai BHXH liên thông với các cơ quan hành chính
- Tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ bảo hiểm của doanh nghiệp
- Thanh toán tiền đóng BHXH, BHYT trực tuyến qua cổng thanh toán
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Tìm hiểu ngay:
- Quy định & Cách tính mới về mức lương đóng BHXH từ 1/7/2026
- Cách tính bảo hiểm thất nghiệp & Công cụ tính BHTN chính xác
Nhóm 2: Các phần mềm kê khai BHXH chuyên nghiệp có bản Demo/ Dùng thử miễn phí
4. 1-IVAN – Giải pháp quản lý bảo hiểm xã hội điện tử
1Office là nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, trong đó 1-IVAN của 1Office cung cấp giải pháp quản lý và kê khai BHXH toàn diện. Hệ thống tự động kết nối dữ liệu hồ sơ nhân sự với quy trình đóng bảo hiểm, rất phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa thủ tục BHXH và quản trị nhân sự trên một nền tảng duy nhất.
Tính năng nổi bật:
- Tự động tổng hợp danh sách tăng giảm và điều chỉnh mức đóng BHXH từ dữ liệu nhân sự
- Tích hợp kết nối trực tiếp với Cổng thông tin Cơ quan BHXH để nộp hồ sơ
- Quản lý chi tiết lịch sử đóng BHXH và các chế độ thai sản, ốm đau của nhân viên
- Tích hợp chữ ký số 1Sign giúp ký duyệt nhanh chóng trên một nền tảng
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Hỗ trợ đăng ký trải nghiệm bản Demo miễn phí; chi phí chính thức từ 20.000 – 40.000 VNĐ/nhân sự/tháng (tùy gói dịch vụ).
Nhận demo tính năng 1-IVAN miễn phí cho doanh nghiệp bạn
5. Phần mềm MISA AMIS BHXH
AMIS BHXH là giải pháp kê khai bảo hiểm xã hội nằm trong hệ sinh thái quản trị MISA AMIS. Phần mềm hỗ trợ kế toán và nhân sự thực hiện các thủ tục BHXH nhanh chóng, tự động hóa dữ liệu, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Tự động kiểm tra và cảnh báo sai sót dữ liệu trước khi gửi hồ sơ
- Kết nối trực tiếp với Cổng thông tin BHXH và chữ ký số MISA eSign
- Đồng bộ dữ liệu biến động nhân sự từ hệ thống MISA AMIS
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Cung cấp bản dùng thử miễn phí; giá chính thức từ 590.000 VNĐ – 1.950.000 VNĐ/năm.
6. Phần mềm eBH (Thái Sơn)
eBH là phần mềm kê khai BHXH điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn xây dựng, được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ IVAN. Phần mềm thích hợp cho các doanh nghiệp cần hạ tầng kê khai ổn định và có lượng lao động lớn.
Tính năng nổi bật:
- Tự động hóa quy trình lập hồ sơ theo từng nghiệp vụ BHXH phát sinh
- Cảnh báo thông minh khi hồ sơ kê khai bị lỗi hoặc thiếu thông tin
- Quản lý quá trình tham gia BHXH và giải quyết chế độ cho người lao động
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Có gói trải nghiệm dùng thử miễn phí; giá chính thức từ 450.000 – 1.800.000 VNĐ/năm tùy gói.
Đọc ngay: Tổng hợp các loại phụ cấp không đóng BHXH và cách quản lý bảng lương
7. Phần mềm VNPT-BHXH
VNPT-BHXH là giải pháp kê khai BHXH điện tử do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) phát triển. Giải pháp giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH trên toàn quốc nhanh chóng, phù hợp cho mọi đối tượng doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Lập và ký số các hồ sơ thủ tục BHXH trực tuyến trên phần mềm
- Nhận phản hồi kết quả từ Cổng thông tin BHXH qua SMS và Email
- Lưu trữ hồ sơ bảo hiểm an toàn trên hệ thống điện toán đám mây
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Cung cấp gói trải nghiệm dùng thử; giá chính thức từ 400.000 – 1.600.000 VNĐ/năm.
8. Phần mềm vBHXH (Viettel)
vBHXH là phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử do Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel phát triển. Giải pháp đóng vai trò là cầu nối điện tử giữa doanh nghiệp và Cơ quan BHXH, thích hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Tính năng nổi bật:
- Khởi tạo và nộp hồ sơ BHXH nhanh chóng chỉ với một thao tác ký số
- Quản lý danh sách lao động và lịch sử giao dịch BHXH của đơn vị
- Tra cứu thông báo kết quả đóng BHXH hàng tháng từ cơ quan quản lý
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Cung cấp gói dùng thử cho doanh nghiệp; giá chính thức từ 440.000 – 1.500.000 VNĐ/năm tùy gói.
Có thể bạn quan tâm: Cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần mới nhất năm 2026
9. Phần mềm EFY-eBHXH
EFY-eBHXH là phần mềm kê khai BHXH do Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam phát triển. Đây là một trong những nhà cung cấp dịch vụ IVAN uy tín, phù hợp cho các doanh nghiệp, trường học và cơ quan hành chính sự nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Tự động tra cứu mã số BHXH và quá trình đóng bảo hiểm của nhân viên
- Hướng dẫn kê khai từng bước theo đúng phom mẫu nghiệp vụ
- Quản lý biểu mẫu và tra cứu thông báo kết quả trả về từ cơ quan BHXH
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Hỗ trợ bản dùng thử miễn phí; giá chính thức niêm yết từ 450.000 – 1.800.000 VNĐ/năm.
10. Phần mềm iBHXH (TS24)
iBHXH là giải pháp phần mềm kê khai BHXH thuộc hệ sinh thái TS24. Phần mềm hỗ trợ kê khai, lập thủ tục BHXH điện tử và giao dịch trực tuyến, rất thích hợp cho các đơn vị làm dịch vụ kế toán hoặc doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.
Tính năng nổi bật:
- Lập thủ tục kê khai BHXH, BHYT, BHTN theo quy chuẩn dữ liệu
- Tích hợp giải pháp ký số và kết nối trực tiếp với hệ thống BHXH
- Quản lý tập trung dữ liệu bảo hiểm của nhiều công ty trên một tài khoản
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Chi phí: Cung cấp gói dùng thử; giá chính thức từ 450.000 VNĐ – 1.980.000 VNĐ/năm.
Khám phá ngay: Đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp: Ai phải đóng, ai không?
Quy trình kê khai BHXH điện tử bằng phần mềm
Dù doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH miễn phí của Nhà nước (KBHXH, Cổng DVC) hay các phần mềm chuyên nghiệp (1Office, MISA, eBH…), quy trình kê khai BHXH điện tử về bản chất đều tuân theo 5 bước chuẩn hóa dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị tài khoản và chữ ký số
Trước khi cài đặt phần mềm BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tài khoản giao dịch BHXH điện tử đã đăng ký.
- Chữ ký số (USB Token hoặc Cloud CA) còn hiệu lực.
- Cài đặt đầy đủ phần mềm, driver và công cụ hỗ trợ cần thiết.
Bước 2: Chọn thủ tục và lập hồ sơ BHXH
Tiếp theo, kế toán đăng nhập phần mềm và lựa chọn đúng nghiệp vụ cần thực hiện, chẳng hạn:
- Báo tăng, báo giảm lao động.
- Điều chỉnh mức đóng BHXH.
- Giải quyết chế độ ốm đau, thai sản.
- Nhập trực tiếp thông tin hoặc tải dữ liệu từ Excel theo mẫu.
Với phần mềm HRM có tích hợp BHXH, dữ liệu nhân sự có thể được tự động đồng bộ vào hồ sơ, giúp hạn chế nhập liệu thủ công. Đây là một trong những tính năng nổi bật của 1-IVAN của 1Office, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình kê khai và quản lý BHXH trên cùng một hệ thống.
Bước 3: Kiểm tra thông tin trước khi gửi
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát lại các thông tin quan trọng như:
- Mã số BHXH.
- Thông tin cá nhân của người lao động.
- Mức lương và mức đóng BHXH.
- Giấy tờ, biểu mẫu đính kèm.
Tính năng kiểm tra tự động trên phần mềm cũng giúp phát hiện sớm các lỗi định dạng hoặc thông tin còn thiếu.
Bước 4: Ký số và nộp hồ sơ
Khi hồ sơ đã chính xác, doanh nghiệp thực hiện ký số bằng USB Token hoặc Cloud CA, sau đó gửi trực tiếp trên phần mềm đến cơ quan BHXH.
Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả
Cuối cùng, doanh nghiệp theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên phần mềm hoặc email đăng ký:
- Hồ sơ hợp lệ: Nhận thông báo chấp thuận hoặc kết quả giải quyết.
- Hồ sơ chưa hợp lệ: Kiểm tra lý do, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin và gửi lại.
Lưu ý: Thời gian phản hồi có thể khác nhau tùy từng thủ tục và tình trạng hồ sơ, vì vậy doanh nghiệp nên theo dõi trực tiếp trên hệ thống để cập nhật chính xác.
Xem ngay: Bảng tính Bảo hiểm xã hội: Công thức và mẫu bảng tính bảo hiểm xã hội 2026
Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ công cụ miễn phí sang phần mềm BHXH chuyên nghiệp?
Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng Cổng Dịch vụ công hoặc cài đặt phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội miễn phí để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi quy mô nhân sự và số lượng nghiệp vụ tăng lên, cách làm thủ công dễ phát sinh sai sót và gây áp lực cho bộ phận HR.
Doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm BHXH chuyên nghiệp khi xuất hiện các dấu hiệu sau:
- Nhân sự tăng nhanh: Từ khoảng 15-20 nhân viên trở lên, việc nhập và cập nhật hồ sơ thủ công bắt đầu tốn nhiều thời gian.
- Biến động lao động thường xuyên: Phát sinh liên tục các nghiệp vụ tăng/giảm lao động, nghỉ thai sản, ốm đau hoặc điều chỉnh mức đóng.
- Kê khai thường xuyên gặp lỗi: Hồ sơ bị trả về, hệ thống quá tải hoặc khó theo dõi thời hạn xử lý, làm tăng nguy cơ chậm tiến độ.
- Dữ liệu chưa được liên thông: Hồ sơ nhân sự, bảng lương và dữ liệu BHXH nằm trên nhiều hệ thống, khiến HR phải nhập liệu và đối soát nhiều lần.
Để khắc phục những điểm nghẽn trong quá trình kê khai và quản lý BHXH, nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuyển sang giải pháp quản trị tích hợp 1Office, với dịch vụ kê khai BHXH điện tử 1-IVAN được tích hợp trực tiếp trong hệ thống 1HRM. 1-IVAN mang lại sự tiện lợi và tối ưu hiệu quả vượt trội nhờ các tính năng nổi bật như:
- Tự động kế thừa dữ liệu nhân sự: Đồng bộ thông tin từ hồ sơ 1HRM khi lập hồ sơ tăng/giảm lao động, điều chỉnh mức đóng…
- Kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến: Thực hiện các thủ tục BHXH ngay trên 1Office, hạn chế thao tác trên nhiều hệ thống.
- Tra cứu thông tin BHXH: Hỗ trợ tra cứu mã số BHXH và thông tin liên quan, giảm sai lệch khi kê khai.
- Theo dõi trạng thái hồ sơ: Cập nhật tiến độ xử lý và thông báo khi hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh.
- Lưu trữ dữ liệu tập trung: Quản lý lịch sử BHXH của nhân sự trên một hệ thống, thuận tiện cho tra cứu và đối soát.
Đừng để quy trình kê khai thủ công làm chậm trễ quyền lợi của nhân viên và gia tăng rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp!
Nhận tư vấn 1:1 giải pháp BHXH điện tử 1-IVAN trên 1Office
Câu hỏi thường gặp về phần mềm kê khai BHXH miễn phí
1. Phần mềm kê khai BHXH miễn phí có giới hạn số lượng lao động không?
Không giới hạn. Tuy nhiên, phần mềm miễn phí thường thiếu tính năng tự động hóa, bắt buộc người dùng phải nhập liệu thủ công từng trường thông tin, dễ gây sai sót khi quy trình nhân sự mở rộng.
2. Dùng phần mềm BHXH miễn phí có hay gặp lỗi không và xử lý thế nào?
Có. Tình trạng thường gặp nhất là lỗi kết nối chữ ký số, lỗi nghẽn đường truyền giờ cao điểm hoặc hồ sơ bị trả về không rõ lý do. Do không có tổng đài hỗ trợ riêng, HR phải tự mò mẫm hoặc liên hệ cơ quan BHXH để xử lý.
3. Doanh nghiệp bao nhiêu nhân sự thì nên dừng dùng phần mềm BHXH miễn phí?
Khi đạt quy mô từ 15 – 20 nhân sự trở lên, bạn nên ngừng dùng bản miễn phí. Việc chuyển sang phần mềm BHXH điện tử 1Office sẽ giúp tự động hóa toàn bộ khâu lập hồ sơ từ dữ liệu nhân sự có sẵn, giúp tiết kiệm 80% thời gian cho phòng HR.
4. Phần mềm BHXH miễn phí có tự động tính toán tiền đóng BHXH theo bảng lương không?
Không. Bạn phải tự tính toán mức đóng và gõ dữ liệu thủ công. Ngược lại, khi áp dụng giải pháp tích hợp như tính năng 1-IVAN của 1Office, hệ thống sẽ tự động trích xuất bảng lương và tính chính xác số tiền BHXH phải nộp cho từng nhân viên.
5. Thay đổi từ phần mềm BHXH miễn phí sang phần mềm trả phí có bị mất lịch sử đóng không?
Không. Toàn bộ lịch sử đóng BHXH của người lao động được lưu trữ cố định trên CSDL Quốc gia của Cơ quan BHXH. Khi chuyển sang phần mềm mới, bạn chỉ cần kết nối mã số BHXH là dữ liệu sẽ tự động đồng bộ đầy đủ.
Có thể thấy, phần mềm kê khai BHXH miễn phí là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ, giúp thực hiện các nghiệp vụ cơ bản mà không phát sinh chi phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, những hạn chế như nhập liệu thủ công, nghẽn mạng hay thiếu hỗ trợ kỹ thuật có thể trở thành “nút thắt cổ chai” làm giảm hiệu suất HR.
Vì vậy, khi quy mô nhân sự và nghiệp vụ BHXH tăng lên, chuyển sang nền tảng quản trị tích hợp như 1Office với 1-IVAN là bước nâng cấp cần thiết. Dữ liệu nhân sự, bảng lương và BHXH được liên thông trên một hệ thống, giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị.







