Mô hình OKR là gì? Cách đánh giá OKR chính xác nhất

Mô hình OKR được biết đến là một trong những phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả, được nhiều tổ chức áp dụng. Bài viết dưới đây sẽ đi sâu làm rõ về nguyên lý hoạt động của phương pháp quản lý mục tiêu OKR cũng như cách chấm điểm OKR chính xác nhất cho doanh nghiệp.

I – Tìm hiểu chung về phương pháp OKR

Hiện nay, phương pháp OKR được rất nhiều tổ chức hàng đầu thế giới như Google, Uber, Intel,… sử dụng để thiết lập và triển khai các chiến lược kinh doanh của họ.

1. Phương pháp OKR là gì?

OKR (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản trị mục tiêu. Các nhà lãnh đạo sử dụng phương pháp OKR để định lượng và tạo ra những kết quả then chốt (Key results) nhằm thực hiện hóa mục tiêu (Objectives) trong một thời gian nhất định.

2. Thành phần của mô hình quản trị kết quả OKR

Mô hình OKR bao gồm ba yếu tố chính: (1) Mục tiêu, (2) Kết quả chính và (3) Hành động. Yếu tố mục tiêu mô tả mục tiêu chính mà công ty hy vọng đạt được trong dài hạn, yếu tố kết quả là kết quả mong đợi. Kế hoạch thực thi bao gồm những công việc cần thực hiện để đạt được kết quả đã đề ra.

(1) Mục tiêu (Tôi cần đến đâu?)

Việc thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp trong dài hạn giúp nhân sự hình dung được lộ trình phát triển rõ ràng của doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy động lực làm việc ở nhân viên. Nghiên cứu cho thấy hiệu suất làm việc sẽ cao hơn nếu mọi người cam kết với mục tiêu của họ.

(2) Kết quả then chốt (Làm thế nào để biết tôi đang đi đúng hướng?)

Kết quả then chốt chính là tập hợp các chỉ số đo lường kỳ vọng đầu ra của một mục tiêu. Một kết quả quan trọng được ví như quãng đường một người cần đi để đến được đích. Với mỗi mục tiêu, hãy xác định 3 – 4 kết quả chính mới mức kỳ vọng cao và làm tăng thêm giá trị cho mục tiêu của bạn.

(3) Hành động (Tôi sẽ làm gì để đến được đó?)

Yếu tố này bao gồm việc lập kế hoạch với các nhiệm vụ mà mỗi cá nhân, bộ phận phải làm để đạt được mục tiêu. Nếu mục tiêu là một điểm đến và kết quả là quãng đường phải đi, thì kế hoạch ​​chính là phương tiện mà người đó cần sử dụng để đến được đích. Việc áp dụng quy trình quản lý công việc hiệu quả cũng chính là một trong những phương tiện giúp doanh nghiệp tăng tốc để nhanh chóng chạm đích.

Ngoài ba khía cạnh này, phương pháp OKR còn tạo thành một bộ quy tắc nhằm giúp người lao động sắp xếp thứ tự ưu tiên và đo lường kết quả công việc của họ.

Xem thêm: Kanban là gì? Cách áp dụng Kanban trong quản lý công việc

3. Ví dụ về mô hình OKR trong doanh nghiệp:

Giả sử một công ty muốn cải thiện tỷ lệ chuyển đổi, mục tiêu chính của họ là thu hút được nhiều khách hàng hơn. Khi đó, mục tiêu mà công ty muốn đạt đượt chính là: Thu hút khách hàng. Nhưng làm thế nào để đo lường liệu có sự tăng trưởng tiến bộ trong việc thu hút khách hàng hay không, đây là lúc công ty cần thiết lập các Kết quả then chốt.

Mục tiêu: Thúc đẩy khách hàng mua sản phẩm

Kết quả then chốt:

Tăng tỷ lệ mở email từ X% lên Y%

Tăng lưu lượng truy cập Web lên X%

Đạt được X + lượt đăng ký hàng tháng

….

4. Nguyên lý hoạt động của phương pháp OKR

OKR hoạt động dựa trên 4 yếu tố niềm tin:

• Tính tham vọng: Mục tiêu đặt ra phải cao hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường: Các kết quả then chốt phải định lượng và đo lường được
• Tính minh bạch: Mọi thành viên trong cơ cấu tổ chức của công ty đều phải biết và tuân theo các OKR của công ty.
• Tính hiệu suất: OKR không sử dụng để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên.

Bạn sẽ quan tâm: Tổng quan về Phương pháp Agile – Mẹo giúp nhà quản trị thực hiện Agile hiệu quả hơn

II. Lợi ích của mô hình quản trị mục tiêu

Việc ứng dụng phương pháp OKR mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. John Doerr – người phát triển hoàn thiện lý thuyết về OKR, nói rằng phương pháp này đem lại 5 lợi ích chính:

1. Liên kết nội bộ chặt chẽ

Việc áp dụng phương pháp OKR giúp kết nối hiệu suất của nhân viên với các mục tiêu chung của công ty, từ đó tăng mức độ gắn kết đồng thời đảm bảo doanh nghiệp đang cùng hướng đến một mục tiêu chung.

2. Tập trung vào những vấn đề quan trọng

Mô hình OKR sẽ đưa ra 3 – 5 mục tiêu tương ứng với từng cấp độ, giúp công ty và nhân viên tập trung ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng, đồng thời loại bỏ những công việc không quan trọng, có thể ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn.

3. Tăng tính minh bạch

Tính minh bạch là một trong những lợi ích nổi trội nhất của phương pháp OKR, góp phần mang lại một môi trường làm việc mở khi mà mọi thành viên trong tổ chức đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.

4. Trao quyền cho nhân viên

Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc. Khi được trao quyền, nhân viên sẽ trở nên có trách nhiệm với các mục tiêu của mình hơn.

5. Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu

Thông qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh % hoàn thành mục tiêu chi tiết của các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty.

III. 4 Bước xây dựng mô hình OKR trong doanh nghiệp

Đối với những doanh nghiệp lần đầu thiết lập hệ thống quản lý mục tiêu cho quý mới hoặc năm mới, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước đó.

1. Xác định Mục tiêu và Kết quả then chốt của doanh nghiệp

Dựa trên sứ mệnh và tầm nhìn cấp lãnh đạo hoặc các số liệu kinh doanh, ban quản trị sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu chính cho quý mới hoặc năm mới.

Sau khi chốt các mục tiêu, từng phòng ban sẽ đưa ra những kết quả then chốt cần thiết để đạt mục tiêu đó. Mỗi mục tiêu nên có từ 3 – 5 kết quả then chốt. Hay nói cách khác, các cá nhân/phòng ban phải làm việc dựa trên 3 – 5 trục chiến lược chính để đạt được một mục tiêu đã đề ra.

Xem thêm: Mô hình Smart là gì? Cách ứng dụng mục tiêu Smart trong doanh nghiệp

2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Mỗi công ty với quy mô khác nhau sẽ có phương pháp quản lý OKR khác nhau. Một số doanh nghiệp tự xây dựng bộ công cụ nội bộ hoặc sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel.

Tuy nhiên việc xây dựng các công cụ nội bộ hoặc sử dụng Excel sẽ tốn rất nhiều thời gian. Đối với những doanh nghiệp lần đầu thiết lập hệ thống mục tiêu, đòi hỏi một công cụ hiệu quả và nhanh chóng hơn thì đây sẽ là một thách thức lớn.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý công việc có tính năng giám sát tiến độ và chất lượng hoàn thành công việc. Các ứng dụng này có thể giúp doanh nghiệp thực đánh giá chất lượng của mô hình OKR tốt hơn. Một trong những phần mềm có thể giải quyết triệt để quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp chính là 1Office. Với tính năng toàn diện, hệ thống giúp số hóa & chuẩn hóa quy trình mọi quy trình vận hành để từ đó xây dựng hệ thống mục tiêu một cách chính xác và hiệu quả nhất.

3. Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận

Ở bước này, hãy họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty cũng như thảo luận về chiến lược OKR mà công ty mà ban quản trị đã thống nhất (lợi ích, hạn chế, đề xuất…) để lấy ý kiến phải hồi.

Sau khi hoàn thành bước này, các Trưởng phòng sẽ nắm được chiến lược OKR của công ty, đồng thời thiết lập kế hoạch cho các Mục tiêu và Kết quả then chốt của phòng ban họ.

4. Phổ biến OKR tới toàn bộ nhân sự

Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban sẽ là cuộc họp phổ biến OKR đến toàn bộ công ty. Trong buổi họp này, hãy nói về tầm quan trọng của OKR và cách mà công ty thực hiện nó để nhân viên sẽ có những kỳ vọng phù hợp khi làm việc dựa trên hệ thống OKR.

IV. Cách chấm điểm OKR chính xác nhất

Để có thể đạt được lợi ích tối đa từ phương pháp ​​OKR, chúng ta nên đánh giá hiệu quả từ 1 – 3 tháng một lần để từ đó có sự điều chỉnh nếu cần thiết.

Thang điểm của OKR sẽ là 0.0 đến 1.0. Trong đó,

• Điểm 0 là không thực hiện được phần nào của mục tiêu
• Mức điểm 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu
• Điểm 1 là hoàn thành.
• Điểm trung bình của các Kết quả này sẽ được dùng làm thang đo cho mức độ hoàn thành Mục tiêu.

Những lưu ý khi đánh giá OKR:

Có hai loại kết quả then chốt

Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ được đánh giá theo 2 mức điểm cụ thể là: 0-không hoàn thành và 1-hoàn thành; còn các hoạt động đo lường được (như lên 10 bài viết website mới) thì tính điểm theo tỉ lệ hoàn thành.

Mục tiêu	Ra mắt phiên bản mới của dòng sản phẩm chính	0,7
Kết quả then chốt	1) Đạt 10.000 lượt đăng ký nhận tư vấn	0,6
	2) Sản phẩm được review trên các nền tảng liên quan đến ngành hàng	0,6
	3) Lượt đăng ký dụng thử đạt hơn 25%	0,8
	4) Hoàn thiện tài liệu về sản phẩm để phục vụ cho hoạt động quảng cáo & cải tiến về mặt kỹ thật cho sản phẩm trong tương lai	0,9

Ví dụ về bảng đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu trên thang điểm OKR

• 0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn mức này nghĩa là tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa là OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao hơn ngưỡng năng lực có thể sẽ gây ra nhiều áp lực, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ tạo ra động lực giúp nhân viên đạt được những kết quả vượt trội.
• Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể là do mục tiêu quá cao hoặc nhân viên làm việc chưa hiệu quả – dù lý do là gì thì đây vẫn là căn cứ để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện chiến lược trong quý tiếp theo.

Điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc:

OKR có thể là một yếu tố để đánh giá cá nhân (hoặc tổ chức) nhưng chắc chắn không phải là phương án tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Nếu chỉ sử dụng OKR để đánh giá hiệu suất công việc thì sẽ xảy ra tình trạng các cá nhân cố gắng đặt mục tiêu dễ thực hiện để được coi là thành công. Điều này sẽ cản trở hiệu quả của mô hình OKR.

Xem thêm: Top 12+ phần mềm OKR giúp theo dõi, quản lý mục tiêu hiệu quả nhất

V. Phạm vi áp dụng OKR trong doanh nghiệp

Có 3 mô hình áp dụng OKR phổ biến dành cho các doanh nghiệp như sau:

1. Áp dụng OKR cho toàn công ty

Toàn bộ công ty sẽ được phổ biến và áp dụng phương pháp OKR. Mọi thành viên đều được hưởng lợi từ các mục tiêu liên kết, thúc đẩy tăng hiệu suất.

2. Áp dụng OKR cho cấp lãnh đạo, quản lý

Một số doanh nghiệp chỉ áp dụng OKRs cho cấp lãnh đạo. Ví dụ như các công ty bán lẻ, phần lớn nhân viên làm việc tại các chi nhánh, cửa hàng, nên chỉ có thể triển khai OKRs cho cấp lãnh đạo, quản lý hay khối văn phòng.

3. Triển khai OKR cho các phòng ban độc lập

Đây là cách áp dụng ít phổ biến nhất. Khi đó, các phòng ban độc lập, các công ty thành viên của các tổ chức tập đoàn lớn sẽ triển khai OKRs như là một nhánh của tổ chức.

Các mô hình quản trị theo mục tiêu của công ty như KPI, OKR… đang dần trở nên quen thuộc trong quản trị doanh nghiệp. Nó giúp xây dựng được hệ thống mục tiêu khoa học, thống nhất hơn cũng như triển khai chúng hiệu quả hơn trong toàn thể nhân sự. Hy vọng bài viết lần này sẽ giúp doanh nghiệp áp dụng thành công mô hình quản trị mục tiêu và sớm đạt được những mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tận tình nhất.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA