Chiến lược quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp: Mô hình và quy trình triển khai

Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục đòi hỏi các tổ chức phải luôn có chiến lược ứng phó để tồn tại. Do đó, quản trị sự thay đổi là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý điều hành tổ chức, giúp đảm bảo sự thích nghi và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường luôn biến động. Vậy quy trình quản lý sự thay đổi gồm bao nhiêu bước? Những mô hình nào cần được ứng dụng để đảm bảo tổ chức “chuyển mình” thành công? Cùng 1Office tìm hiểu về chiến lược quản trị thay đổi trong doanh nghiệp qua bài viết sau.

1. Quản trị sự thay đổi và vai trò của quản trị sự thay đổi trong tổ chức

Quản trị sự thay đổi (Change Management) là quá trình quản lý và điều hành các thay đổi trong một tổ chức, nhằm đảm bảo rằng các thay đổi đó được triển khai một cách hiệu quả, an toàn và đủ sức mạnh để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Đây là một quá trình quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào khi cần thực hiện các thay đổi nhằm tăng cường khả năng thích nghi với những biến động của môi trường bên ngoài, đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực đến con người và bộ máy hoạt động của tổ chức.

2. Các nguyên tắc cốt lõi của quản trị thay đổi trong doanh nghiệp

• Định hướng mục tiêu rõ ràng

Điều quan trọng nhất trong quản lý sự thay đổi là xác định mục tiêu doanh nghiệp rõ ràng và cụ thể cho quá trình thay đổi. Mục tiêu phải được thiết lập dựa trên nhu cầu, mục đích của tổ chức và phải được tích hợp với chiến lược tổng thể. Quản lý sự thay đổi phải đảm bảo rằng quá trình thay đổi đóng vai trò hỗ trợ và thúc đẩy hiện thực hóa mục tiêu chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

• Tạo nền tảng cho sự thay đổi

Sự thay đổi chỉ có thể thành công khi được phát triển dựa trên một nền tảng vững chắc. Nền tảng này đảm bảo rằng tổ chức đã chuẩn bị đủ kiến thức, kỹ năng quản trị doanh nghiệp và nguồn lực để đáp ứng với các yêu cầu mới.

• Thúc đẩy sự tham gia của nhân viên

Một tổ chức muốn “chuyển mình” thành công đòi hỏi nhân viên phải được tham gia và chủ động đóng góp. Quản lý sự thay đổi cần đảm bảo rằng các nhân viên được thông báo đầy đủ và được khuyến khích tham gia tích cực vào quá trình thay đổi.

>>Xem thêm: Xây dựng mô hình quản trị nguồn nhân lực quốc tế – Những nội dung trong quản trị và lưu ý quan trọng

3. Khi nào doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi

Doanh nghiệp cần quản trị sự thay đổi trong các trường hợp sau:

• Thay đổi chiến lược kinh doanh

Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi chiến lược kinh doanh, đưa ra những sản phẩm mới hoặc mở rộng thị trường, cần có quản trị sự thay đổi để đảm bảo rằng các bộ phận trong công ty đều hiểu và thực hiện đúng chiến lược mới.

• Thực hiện các cải tiến

Khi doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc cải tiến quy trình sản xuất, cần phải áp dụng các biện pháp quản trị sự thay đổi để đảm bảo rằng nhân viên được huấn luyện và thích nghi với các thay đổi một cách hiệu quả.

• Sáp nhập và mua lại

Khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động sáp nhập và mua lại, cần phải có quản trị sự thay đổi để đảm bảo tính hợp nhất và tối ưu hóa hiệu quả sau khi thay đổi.

• Thay đổi quy trình

Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi quy trình làm việc hoặc chuyển đổi sang công nghệ mới, cần phải áp dụng quản trị sự thay đổi để đảm bảo rằng các nhân viên hiểu và thực hiện đúng các quy trình mới.

• Đối mặt với sự cạnh tranh

Khi doanh nghiệp đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt, cần có quản trị sự thay đổi để thích nghi và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh và bảo vệ vị thế trên thị trường.

>> Xem thêm: 6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp

4. Quy trình quản lý sự thay đổi 8 bước

Bước 1: Đánh giá và phân tích

Bước này bao gồm đánh giá tình trạng hiện tại của tổ chức, phân tích môi trường bên ngoài và đặt ra mục tiêu chiến lược cho các thay đổi cần tiến hành trong tổ chức.

Bước 2: Lập kế hoạch

Sau khi đánh giá và phân tích, tổ chức cần lập kế hoạch cụ thể để thực hiện các thay đổi đó. Kế hoạch này bao gồm mục tiêu, ngân sách, lịch trình, các hoạt động cần thực hiện và các nguồn lực cần thiết.

Bước 3: Truyền thông về sự thay đổi

Ban điều hành cần thông báo và giải thích cho các bên liên quan về những thay đổi sẽ diễn ra trong doanh nghiệp, làm rõ mục đích của các thay đổi và lợi ích của chúng đối với sự phát triển của tổ chức.

Bước 4: Đào tạo và phát triển nhân sự

Tiến hành đào tạo và phát triển nhân viên nhằm bảo đảm họ được trang bị đầy đủ kỹ năng và năng lực cần thiết để thích nghi với các thay đổi trong tổ chức.

Bước 5: Thực hiện thay đổi

Tiến hành triển khai thực hiện các thay đổi đã lên kế hoạch, bao gồm thực hiện các cải tiến, áp dụng công nghệ mới, tối ưu hóa quy trình làm việc, tái cơ cấu tổ chức,…

Bước 6: Theo dõi và đánh giá

Tổ chức cần đánh giá hiệu quả của các thay đổi đã thực hiện, phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thay đổi và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Bước 7: Duy trì sự hỗ trợ

Tạo ra một môi trường thoải mái, cởi mở nhằm hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình thích nghi với các thay đổi, tạo điều kiện cho họ thảo luận và chia sẻ ý kiến, tạo ra các cơ chế hỗ trợ trong quá trình thực hiện thay đổi.

Bước 8: Thực hiện cải tiến

Tổ chức cần đánh giá và nâng cao quá trình quản trị sự thay đổi để có thể cải thiện các hoạt động và đạt được kết quả tốt hơn trong các lần thay đổi tiếp theo.

Xem thêm: PDCA là gì? 4 Bước ứng dụng quy trình PDCA hiệu quả trong doanh nghiệp

5. Các mô hình quản trị sự thay đổi hiệu quả trong doanh nghiệp

5.1. Mô hình quản trị sự thay đổi của Kurt Lewin

Mô hình quản trị sự thay đổi của Kurt Lewin được coi là một trong những mô hình đơn giản và hiệu quả nhất để quản trị sự thay đổi trong tổ chức. Mô hình này gồm 3 giai đoạn chính:

• Giai đoạn “Unfreeze” (Rã đông): Giai đoạn này liên quan đến việc chuẩn bị cho quá trình thay đổi bằng cách “rã đông” những quy trình, giá trị hay cấu trúc tổ chức đã cũ, không còn phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh hiện tại. Trong giai đoạn này, nhà quản lý cần tìm hiểu và đánh giá những yếu tố, khía cạnh cần thay đổi trong tổ chức, đưa ra lý do và giải thích về sự cần thiết của thay đổi, sau đó tiến hành chuẩn bị cho quá trình thay đổi.
• Giai đoạn “Change” (Thay đổi): Giai đoạn này bao gồm việc thiết lập các quy trình, cấu trúc, giá trị mới để thay thế cho những yếu tố đã bị “rã đông” trong giai đoạn Unfreeze. Giai đoạn này yêu cầu người quản lý phải có kế hoạch chi tiết về việc thay đổi, thông báo cho nhân viên về những thay đổi này và hướng dẫn họ cách thích nghi với thay đổi.
• Giai đoạn “Refreeze” (Đóng băng lại): Giai đoạn này liên quan đến việc “đóng băng” những thay đổi đã được thực hiện nhằm đưa tổ chức vào khuôn khổ và quay về trạng thái cân bằng. Trong giai đoạn này, người quản lý cần đánh giá lại những kết quả đạt được từ quá trình thay đổi và tiến hành các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo rằng những thay đổi có tác động tích cực và được áp dụng vào các hoạt động, quy trình làm việc đầy đủ

5.2. Mô hình ADKAR của Prosci

Mô hình này tập trung vào việc cung cấp cho các nhân viên những yếu tố cần thiết để thích nghi với sự thay đổi. Các yếu tố đó bao gồm:

• Awareness (Nhận thức): Ý thức về nhu cầu thay đổi và những tác động của nó. Trong giai đoạn này, người quản lý cần phải thông báo đến nhân viên về sự cần thiết của quá trình thay đổi.
• Desire (Mong muốn): Sự mong muốn tham gia và hỗ trợ cho sự thay đổi. Quản lý cần đảm bảo rằng nhân viên thực sự muốn tham gia vào quá trình thay đổi và họ hiểu rõ về những lợi ích mà việc thay đổi có thể mang lại cho họ.
• Knowledge (Kiến thức): Kiến thức cần thiết để tiến hành thay đổi. Nhân viên cần được cung cấp đầy đủ kiến thức về quá trình thay đổi, bao gồm các quy trình, công nghệ, và kỹ năng cần thiết để thích nghi với thay đổi.
• Ability (Khả năng): Khả năng thực hiện sự thay đổi. Để đảm bảo được yếu tố này, cần cung cấp cho nhân viên các tài nguyên và sự hỗ trợ cần thiết để thích nghi với thay đổi và thực hiện công việc mới một cách hiệu quả.
• Reinforcement (Củng cố): Sự củng cố và duy trì thay đổi. Nhà quản lý cần đảm bảo rằng nhân viên đang tiếp tục thực hiện thay đổi một cách hiệu quả và có được sự hỗ trợ cần thiết để duy trì thay đổi trong tương lai.

5.3. Mô hình quản trị thay đổi Bridges Transition

Mô hình Bridges Transition được phát triển bởi William Bridges, tập trung vào việc xác định các giai đoạn trong quá trình chuyển đổi của nhân viên khi đối mặt với các thay đổi. Mô hình Bridges cung cấp cho người quản lý tổ chức một bức tranh toàn diện về sự thay đổi, nhận ra những khó khăn và thách thức của nhân viên khi đối mặt với sự thay đổi và từ đó xác định các hoạt động cần thiết để hỗ trợ nhân viên trong mỗi giai đoạn của quá trình thay đổi.

Theo mô hình Bridges, sự thay đổi bao gồm ba giai đoạn chính:

• Endings (Kết thúc): Giai đoạn này đại diện cho việc kết thúc những gì đã được thực hiện trong quá khứ. Nhân viên cần phải hiểu rằng những thứ họ đã làm trong quá khứ sẽ không còn phù hợp trong tương lai và họ cần phải chấp nhận việc đóng lại những trang cuối cùng và sẵn sàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
• Neutral Zone (Vùng trung lập): Giai đoạn này đại diện cho sự chuyển đổi và sự chấp nhận việc thay đổi. Nhân viên cần phải thích nghi với môi trường mới và với những thay đổi đang xảy ra. Giai đoạn này là giai đoạn khó khăn nhất và có thể gây stress và bất ổn cho nhân viên.
• New Beginnings (Khởi đầu mới): Trong giai đoạn này, nhân viên đã tiếp nhận và làm quen với môi trường mới. Đây cũng chính là giai đoạn đánh dấu sự thành công của quá trình thay đổi.

5.4. Mô hình McKinsey 7S của McKinsey & Company

Mô hình McKinsey 7S được phát triển vào những năm 1980 bởi công ty tư vấn McKinsey & Company, là một trong những mô hình phổ biến nhất trong lĩnh vực quản trị chiến lược và quản trị sự thay đổi trong tổ chức.

Mô hình McKinsey 7S giúp các tổ chức đánh giá và tối ưu hóa các yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời giúp nhà quản trị hiểu rõ về sự tương tác giữa các yếu tố khác nhau trong tổ chức và làm thế nào để thay đổi và cân bằng các yếu tố này để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Mô hình McKinsey 7S bao gồm 7 yếu tố cốt lõi của tổ chức, được chia thành 2 nhóm:

Nhóm yếu tố “cứng” (Hard S):

• Strategy (Chiến lược): Là kế hoạch chiến lược của tổ chức để đạt được mục tiêu và phát triển trong tương lai.
• Structure (Cấu trúc): Cách tổ chức được thiết kế để phân chia trách nhiệm và quyền lực, bao gồm các phòng ban, bộ phận và chức danh.

Nhóm yếu tố “mềm” (Soft S):

• Systems (Hệ thống): Các quy trình và quy định của tổ chức, bao gồm các quy trình kinh doanh, quản lý chất lượng, quản lý nhân sự và quản lý tài chính.
• Skills (Kỹ năng): Khả năng của nhân viên và tổ chức trong việc thực hiện các nhiệm vụ cần thiết, bao gồm kỹ năng cá nhân, kỹ năng quản lý và kỹ năng chuyên môn.
• Staff (Nhân sự): Là các thành viên của tổ chức, bao gồm cả những người đang làm việc trong tổ chức và những người sẽ gia nhập trong tương lai.
• Style (Phong cách): Phong cách quản lý và lãnh đạo của tổ chức, bao gồm các phương pháp quản lý, cách thức giải quyết vấn đề và quyết định.
• Shared Values (Giá trị chung): Là những giá trị cốt lõi của tổ chức, bao gồm các mục tiêu và nguyên tắc mà tổ chức đang theo đuổi.

>> Đọc ngay: 3 Mô hình quản trị hiện đại 4.0 và xu hướng quản trị nổi bật nhà lãnh đạo cần biết

6. Các phương pháp quản lý sự thay đổi hiệu quả

6.1. Quản trị thay đổi tập trung vào con người

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quản lý sự thay đổi là tập trung vào con người, bởi vì thành công của quá trình thay đổi sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc đảm bảo sự hài lòng và hưởng ứng của nhân viên. Để tập trung vào con người trong quản lý sự thay đổi, có thể thực hiện các hoạt động sau:

• Xây dựng một kế hoạch truyền thông rõ ràng: Cần đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt đầy đủ, rõ ràng và thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thể hiểu và hỗ trợ quá trình thay đổi.
• Thực hiện các cuộc họp và đối thoại thường xuyên: Các cuộc họp này sẽ cung cấp một cơ hội để các nhân viên có thể trao đổi ý kiến, đưa ra các câu hỏi và giải đáp mọi thắc mắc về quá trình thay đổi.
• Thực hiện đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Các chương trình đào tạo có thể bao gồm các khóa học, huấn luyện, các cuộc họp và các chương trình hỗ trợ cá nhân.

6.2. Đo lường và theo dõi tiến trình thay đổi

Nhà quản lý cần xây dựng một bộ khung phù hợp để đánh giá khả năng thực hiện và đo lường hiệu quả của quá trình thay đổi. Nhờ đó đội ngũ sẽ đánh giá được tiến độ thực hiện của quá trình thay đổi, đồng thời giúp định hướng lại các chiến lược và kế hoạch nếu cần thiết. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng quá trình thay đổi được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.

6.3. Ứng dụng công nghệ vào quản trị sự thay đổi trong tổ chức

Việc ứng dụng công nghệ là một xu hướng tất yếu của quản lý sự thay đổi trong tổ chức nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành, kết nối liên thông giữa các bộ phận, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho sự thay đổi. Trong đó, Phần mềm 1Office là giải pháp công nghệ cung cấp bộ công cụ chuyên sâu nhất giúp các nhà quản lý có thể tự tin quản lý doanh nghiệp hiệu quả:

• Cung cấp các tính năng giúp quản lý tiến độ dự án, phân chia công việc, giao tiếp và đồng bộ hóa thông tin giữa các thành viên trong đội ngũ, giúp cho việc quản trị sự thay đổi được thực hiện một cách chính xác và đồng bộ.
• Cho phép nhà quản trị quản lý, đo lường và theo dõi quá trình thay đổi, từ đó đưa ra các quyết định và điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu đề ra.
• Giúp cho việc chia sẻ và lưu trữ thông tin, tài liệu và dữ liệu liên quan đến quá trình thay đổi được thực hiện dễ dàng và tiện lợi.

 Nhận tư vấn & Demo phần mềm miễn phí

Qua bài viết trên 1Office đã mang đến cho độc giả góc nhìn toàn diện nhất về công tác quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp, đồng thời mang đến giải pháp quản trị doanh nghiệp 4.0 hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA