5 bước quản lý quy trình ngành xây dựng hiệu quả nhất

Bí kíp 5 bước quản lý quy trình ngành xây dựng sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm thời gian, an tâm quản lý, cải thiện vượt trội năng suất của nhân sự trong thời 4.0 đầy cạnh tranh khốc liệt. 

70% doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang làm việc theo cách thủ công dẫn đến hệ thống vận hành ngày càng cồng kềnh mà hiệu suất công việc thì giảm xuống rõ rệt. Covid-19 là “cú hích” chuyển đổi số cho doanh nghiệp, để chủ đầu tư cập nhật những thay đổi mới, cải tiến hệ thống xây dựng của chính mình. Ngần ngại gì mà không áp dụng ngay 5 bước quản lý quy trình ngành xây dựng dưới đây để đi chắc tiến xa, bứt phá mạnh mẽ trong thời gian tới. 

1. Tổng quan ngành xây dựng

• Thông tin chung:

Việt Nam ngày càng phát triển, để đạt được các yêu cầu về cơ sở hạ tầng thì không thể không kể đến vai trò quan trọng của ngành xây dựng. Ngành xây dựng (tiếng anh là “Industry Construction”) là ngành công nghiệp có sự liên quan chặt chẽ giữa hệ thống thiết kế và thi công để tạo ra các công trình, hạ tầng tùy theo mục đích sử dụng. Sự kết hợp giữa kỹ thuật, công nghệ, nghệ thuật và khoa học chính là điểm riêng biệt của xây dựng để phân biệt với các ngành nghề khác.

• Hoạt động chính:

Công việc của người làm ngành xây dựng sẽ tập trung vào các lĩnh vực như tư vấn – thiết kế, thi công – giám sát, nghiệm thu theo từng công trình riêng biệt (dân dụng, xây dựng, công nghiệp) để giải quyết cho nhu cầu về cơ sở hạ tầng trong đời sống như: siêu thị, nhà xưởng, bệnh viện, cao ốc, văn phòng, trường học ….

• Hệ thống nhân sự cơ bản: 

• Đơn vị quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý chung
• Nhà thầu thi công
• Kỹ sư tư vấn thiết kế công trình
• Kỹ sư thi công
• Kiến trúc sư
• Kỹ thuật viên tư vấn giám sát

Tham khảo: Chia sẻ kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả từ A-Z

2. Vì sao cần quản lý quy trình cho dự án xây dựng

Quản lý quy trình ngành xây dựng (management by process) là phương thức quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình. Để quá trình này có hiệu quả phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau.

Thực tế các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đều làm theo thói quen. Đa số không có quy trình cụ thể dẫn đến việc bị chồng chéo công việc. Tệ hại hơn là quên việc thậm chí là sai lệch thông tin nội bộ. Không có quy trình làm việc của dự án xây dựng khiến cho tiến độ bị trì trệ, không có thang đo đánh giá hiệu quả theo kế hoạch quản lý công trình xây dựng và thời gian đề ra. 

Có rất nhiều quy trình khác nhau để chủ đầu tư quản lý: quy trình làm việc, quy trình thanh toán, quy trình quản lý kho- vận, quy trình thi công, quy trình quản lý khách hàng … Đa số các doanh nghiệp đều mặc định việc này không quan trọng, hoặc làm theo phương pháp thủ công giấy tờ cũ, và không đảm bảo được tính minh bạch, kiểm soát truyền thông tin. 

Một hệ thống quản lý quy trình ngành xây dựng rõ ràng sẽ giúp: 

• Quản lý kho bãi, tài sản:

Hệ thống hỗ trợ kiểm soát được hiện trạng của tài sản, vật liệu, trang thiết bị thi công. Đồng thời kiểm soát các thay đổi cập nhật, đề xuất xuất nhập , thu chi liên quan đến vật tư, trang bị thiết bị an toàn lao động, bảo hộ

• Theo dõi tiến độ:

Việc quản lý công việc và tiến độ hoàn thành dự án của nhà thầu để từ đó có căn cứ đánh giá tổng quát chất lượng của dự án. Xem xét thường xuyên sẽ giúp kiểm soát được những phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

• Đánh giá nguồn nhân lực:

Thay vì chỉ đánh giá và kiểm tra dựa trên biểu mẫu rời rạc, thiếu liên kết, thiếu quy chuẩn đánh giá thì khi có quy trình, chủ đầu sẽ kiểm tra chất lượng thiết kế hợp đồng tư vấn thiết kế kiến trúc được ký. Đồng thời hỗ trợ chọn nhà thầu phù hợp, chất lượng dựa trên tiêu chí

• Kiểm soát rủi ro:

Quy trình tư vấn và đầu tư hệ thống kiểm soát tài liệu dự án tốt nhất. Khi chủ đầu tư nắm được các hạng mục công việc, thực tế triển khai sẽ giúp ích tích cực cho việc hỗ trợ giải quyết những rủi ro trong quá trình thi công.

Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án xây dựng, quản lý tiến độ công trình hiệu quả nhất hiện nay

3. 5 bước quản lý quy trình cho ngành xây dựng hiệu quả

Để đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ của công trình, phải có các bước quản lý quy trình ngành xây dựng một cách rõ ràng và cụ thể nhất. Nếu không quản lý quy trình thì sẽ xảy ra nhiều khúc mắc, dẫn đến kế hoạch thi công không được hoàn thành như dự định đặt ra ban đầu.

• Bước 1: Thiết kế ý tưởng

Thiết kế ý tưởng là giai đoạn đầu tiên mà các thành viên cùng đưa ra ý kiến, góp ý để bắt đầu dự án dựa trên mục tiêu cụ thể và tính khả thi. Để thiết kế ra một ý tưởng thực tế, cần đi qua 3 bước: Lên ý tưởng – Thiết kế minh hoạ – Dự trù chi phí cho ý tưởng

• Lên ý tưởng:

Ý tưởng phải xuất phát từ nhu cầu và mục đích sử dụng của công trình: để làm kho bãi, để kinh doanh hay để ở cá nhân. Phạm vi quy mô như nào: dài rộng bao nhiêu, số lượng phòng ốc, thang máy, tầng ..

• Thiết kế minh hoạ: 

Mọi ý tưởng sẽ vô bổ nếu không có hình hoạ trực quan, tóm tắt mà vẫn dễ hiểu nhất. Thiết kế trong công trình xây dựng gồm thiết kế tổng mặt bằng và phong cách kiến trúc đi kèm. Những thông tin này phải phù hợp với sở thích, nhu cầu của chủ đầu tư cũng như được phê duyệt từ cơ quan ban ngành chuyên môn. Người thiết kế sẽ trình bày ý tưởng của mình về mẫu loại, các thông số kĩ thuật, tính khả thi ….

• Dự trù chi phí: 

Chi phí là số tiền phải trả cho các hoạt động khác nhau trong xây dựng và thi công công trình. Đối với dự án xây dựng, cần quan tâm đến các dòng chi phí như: 

• Chi phí trực tiếp
• Chi phí công cụ thiết bị, vật tư
• Chi phí trả cho nhóm quản lý dự án
• Chi phí tư vấn
• Chi phí khác phát sinh

Bước 2: Xin phép chủ trương đầu tư

Dự án xây dựng thuộc quản lý của nhà nước, nên để triển khai xây dựng phải xin phép chủ trương của cơ quan chức năng để phê duyệt. 

• Phân loại giấy phép

• Giấy phép xây dựng: mang tính chất pháp lý thuộc dạng văn bản, được cấp phép để xây dựng, sửa chữa, cải tạo, không giới hạn về mặt thời gian
• Giấy phép xây dựng tạm: mang tính chất tạm thời, được cấp để xây dựng công trình, nhà ở trong khoản thời gian nhất định

• Xin giấy phép xây dựng khi nào là thích hợp?

• Thi công, cải tạo, xây dựng mới nhà ở cá nhân ở nông thôn hoặc thành phố.
• Thay đổi cấu trúc, quy mô, công năng công trình hoặc sửa chữa nhà ở

• Các bước xin cấp giấy phép

• Xây dựng hồ sơ
• Nộp cho cơ quan cấp phép
• Cơ quan chuyên trách duyệt hồ sơ
• Cơ quan chuyên trách cấp phép bản vẽ và giấy phép
• Chủ sở hữu công trình gửi thông báo tới cấp địa phương trước 7 ngày thi công

Bước 3: Chuẩn bị nguồn lực

Nguồn lực là yếu tố quan trọng để có thể triển khai và quản lý quy trình ngành xây dựng. Chiến lược quản trị nhân sự thông minh sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc, đẩy nhanh thời gian hoàn thành. Ngoài yếu tố con người,  không thể không kể đến nguồn lực về  thiết bị, vật tư, bản vẽ mà đơn vị thi công sẽ chuẩn bị để trao đổi với chủ thầu.

Các nguồn lực được chuẩn bị theo từng giai đoạn sau:

• Đơn vị đầu tư chuẩn bị và lập kế hoạch dự án
• Hoàn thiện các bản vẽ thiết kế kỹ thuật và thi công
• Chào thầu để chọn ra đơn vị thi công phù hợp

Bước 4: Triển khai và thực hiện

• Bắt đầu bằng khởi công- thi công

• Triển khai xây lắp theo công đoạn

• Chuẩn bị mặt bằng: khảo sát, tháo dỡ, dọn dẹp đồ bỏ đi
• Xây phần thô: đào móng, xử lý nền, bê tông cốt thép,…
• Hoàn thiện: lát gạch, ốp điện nước, thiết bị vật tư…

• Tiến hành lắp đặt thiết bị công trình

• Lắp đặt trần
• Lắp đặt cửa đi
• Lắp đặt điện nước
• Lắp đặt nội thất

• Quản lý công trình thi công ở phương diện tiến độ, chất lượng, bảo hộ an toàn lao động, vệ sinh môi trường

• Tổng kết chi phí xây dựng và hợp đồng

Bước 5: Nghiệm thu và đóng gói

Khi công trình đã hoàn thành, đơn vị thi công sẽ phải thực hiện việc bàn giao sử dụng. Sau đó tiến hành thanh toán, nghiệm thu chất lượng, xác nhận hoàn thành giữa hai bên. Quá trình này cần có sự so sánh và đối chiếu giữa bản vẽ kỹ thuật và thực tế triển khai để đánh giá tốt nhất. Sau khi đánh giá xong sẽ đóng gói sản phẩm để đưa vào thực tế sử dụng

Tóm lại, ở mỗi giai đoạn của công trình xây dựng, người quản lý hay chủ thầu, chủ đầu tư đều cần theo dõi, giám sát và linh hoạt điều chỉnh công việc, nhân sự, mục tiêu để đạt được kết quả tốt nhất. 

1Office – Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể tự tin giải quyết mọi khó khăn của chủ doanh nghiệp xây dựng, tối ưu và số hóa quản lý quy trình ngành xây dựng trên nền tảng trực tuyến hiệu quả nhất. Liên hệ với Fanpage 1Office ngay hôm nay để được tư vấn và đồng hành trong bài toán quản lý quy trình, tăng trưởng vượt trội cho doanh nghiệp xây dựng. 

Xem thêm: Giới thiệu tính năng BPM – Business Process Management và Quản lý vật tư trong dự án công việc