Hỗ trợ 1Office

Hướng dẫn cơ bản

Bắt đầu Video hướng dẫn Tính năng mới FAQ

Hướng dẫn nghiệp vụ

Workplace HRM CRM Advance

Cam kết SLA

Điều khoản sử dụng

Chính sách bảo mật

Trung tâm hỗ trợ 1Office

Truy cập 1Office

Trung tâm hỗ trợ Câu hỏi thường gặp

Bắt đầu Video hướng dẫn Tính năng mới

Node thủ công

Node HTTP

Bạn muốn truy cập nhanh đến Phân hệ Tự động? Truy cập vào phân hệ Tự động

Nội dung

Giới thiệu Node thủ công
Node Công việc cha
Node Công việc
Node Hành động
Node Duyệt hành động
Node Trình và ký
Node Đồng thời
Node Thêm đối tượng
Node Quy trình lồng
Node Hành động chuyển trạng thái
Node Gửi email
Node Kết thúc quy trình

Giới thiệu Node thủ công

Node Thủ công trong phân hệ BPA là tập hợp các điểm nút (node) yêu cầu sự tương tác trực tiếp của con người để quy trình có thể tiếp tục vận hành. Khác với các node tự động, khi luồng quy trình đi đến các node này, hệ thống sẽ tạm dừng để chờ người dùng (nhân sự được giao việc hoặc quản lý) thực hiện các thao tác cụ thể như: xử lý công việc, đưa ra quyết định phê duyệt, ký số văn bản hoặc nhập liệu bổ sung.

Node Công việc cha

Chức năng: Node này tự động sinh ra khi bạn chọn bắt đầu quy trình bằng phương pháp thủ công (Tạo công việc quy trình). Nó đóng vai trò là "Công việc cha", bao trùm và quản lý toàn bộ các bước tiếp theo trong quy trình .

Ví dụ áp dụng:

Quy trình: Mua bán hàng hóa.
Phạm vi: Được áp dụng cho phòng Kinh doanh.
Cơ chế: Chỉ nhân sự thuộc phòng Kinh doanh mới có quyền truy cập và khởi tạo quy trình này. Khi họ tạo mới, node "Công việc quy trình" sẽ được kích hoạt đầu tiên .

Node Công việc

Chức năng: Khi quy trình chạy đến node này, hệ thống sẽ tự động sinh ra một công việc và giao cho người hoặc bộ phận được chỉ định thực hiện.

Ví dụ áp dụng: Trong quy trình nhập kho, node này tự động tạo công việc "Kiểm tra phiếu" và giao cho Thủ kho thực hiện trong vòng 1 ngày.

Node Hành động

Chức năng: Dùng để xác định các tác vụ cụ thể mà nhân sự cần thực hiện và xác nhận trên hệ thống. Node này nhấn mạnh vào tính tương tác và trách nhiệm giải trình.

Tùy chọn cấu hình quan trọng:

Yêu cầu tất cả người thực hiện xác nhận: Nếu công việc được giao cho một nhóm, tất cả thành viên trong nhóm phải nhấn xác nhận thì quy trình mới chuyển sang bước tiếp theo.
Yêu cầu nhập ý kiến: Bắt buộc người thực hiện phải nhập nội dung ý kiến (text) khi hoàn thành. Điều này giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng theo dõi lịch sử thảo luận sau này.
Xem chi tiết file đính kèm và lịch sử hoạt động: Khi quy trình sinh ra, tại bước duyệt sẽ hiển thị thông tin tab đính kèm và Lịch sử hành động

Ví dụ áp dụng:

Nhân viên BA sau khi viết xong tài liệu SRS sẽ thực hiện node hành động để xác nhận việc chuyển giao tài liệu cho đội Dev.

Khi QTM được cài đặt để "Yêu cầu nhập ý kiến khi thực hiện hành động" và "Xem chi tiết file đính kèm và lịch sử hoạt động của công việc khi thực hiện hành động", ý kiến sẽ hiển thị trong lịch sử hoạt động node như hình nhằm:

Minh bạch: Mọi người nắm rõ ý kiến cho từng hành động, tăng cường trách nhiệm giải trình.
Giao tiếp hiệu quả: Dễ dàng theo dõi thảo luận, đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Node Duyệt hành động

Chức năng: Node này chuyên dùng cho việc phê duyệt. Nó cho phép gắn người có thẩm quyền để xem xét các kết quả của bước trước đó.

Đặc điểm lưu :

Hỗ trợ cấu hình Biểu mẫu duyệt để hiển thị thông tin cần thiết cho người duyệt.
Từ khoá form cho phép gọi các dữ liệu về kiến duyệt, người duyệt, ngày duyệt, .. . ra Biểu mẫu
Có thể sử dụng các từ khóa (form alias) để phân biệt từ khoá của form trong biểu mẫu xuất file.

Ví dụ áp dụng: Khi một đơn hàng mua lớn được tạo, quy trình sẽ chuyển đến node "Duyệt hành động" gán cho Trưởng phòng kinh doanh. Trưởng phòng phải phê duyệt thì đơn hàng mới được xử lý tiếp.

Node Trình và ký

Chức năng: Cho phép thực hiện quy trình trình ký văn bản, tài liệu trực tuyến ngay trên hệ thống.

Tính năng nâng cao:

Tự động tạo hồ sơ ký số: Nếu vị trí ký và mẫu file đã cố định, hệ thống tự động tạo hồ sơ để tiết kiệm thao tác.
Ký qua Email: Cho phép gửi tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng bên ngoài (không dùng 1Office) thực hiện ký số qua email.
Ký đồng thời: Hỗ trợ cấu hình nhiều người cùng ký trên một node (ký nháy, ký duyệt tập thể).

Ví dụ áp dụng: Nhân viên trình "Hợp đồng" qua node này. Giám đốc sẽ nhận được thông báo và thực hiện ký số CA trực tiếp trên phần mềm.

Node Đồng thời

Chức năng: Node này đóng vai trò là điểm đồng bộ hóa các nhánh quy trình chạy song song. Nó yêu cầu tất cả các hành động ở các nhánh trước đó phải hoàn thành xong thì quy trình mới được phép đi tiếp.

Ví dụ áp dụng: Trong quy trình báo cáo, cần cả "Tổ 1 báo cáo" (nhánh 1) và "Tổ 2 báo cáo" (nhánh 2) hoàn thành. Sau node "Đồng thời", quy trình mới chuyển sang bước "Giám đốc duyệt".

Node Thêm đối tượng

Chức năng: Cho phép người dùng tạo thủ công một bản ghi dữ liệu mới của một đối tượng bất kỳ ngay trong luồng quy trình.

Ví dụ áp dụng: Khi quy trình đơn hàng mua được Duyệt, hệ thống hiển thị node này để nhân viên kho tạo "Phiếu nhập kho" tương ứng cho đơn hàng đó.

Node Quy trình lồng

Chức năng: Cho phép gọi và chạy một quy trình mẫu khác bên trong quy trình hiện tại. Giúp tái sử dụng các quy trình chuẩn đã có mà không cần vẽ lại.

Ví dụ áp dụng:

Bạn có một quy trình "Bán hàng" và một quy trình "Chăm sóc khách hàng".:

Quy Trình Bán Hàng: Bắt đầu từ khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm, đến khi giao dịch hoàn tất.
Quy Trình Chăm Sóc Khách Hàng: Bắt đầu sau khi hoàn thành quy trình bán hàng, bao gồm các bước như gửi email cảm ơn, khảo sát hài lòng, hỗ trợ sau bán hàng,....

Node Hành động chuyển trạng thái

Chức năng: Node này cho phép người dùng thay đổi trạng thái của quy trình hiện tại tại một thời điểm nhất định. Các trạng thái thường dùng gồm: Hoàn thành, Tạm dừng, hoặc Hủy bỏ.

Ví dụ áp dụng:

Trong quy trình kiểm kê, khi nhân viên hoàn tất việc kiểm đếm, họ kích hoạt node này để cập nhật trạng thái công việc "Kiểm tra kho hàng" sang "Hoàn thành".

Nếu node của bạn là "Hành động chuyển trạng thái" thay vì 3 trạng thái trên, trạng thái mặc định của công việc sau khi next bước sẽ là hoàn thành.

Node Gửi email

Chức năng: Tuy cùng tên với node tự động, nhưng khi đặt trong luồng thủ công hoặc cần sự kích hoạt của người dùng, node này cho phép gửi email đi theo cấu hình định sẵn khi quy trình chạy đến.

Ví dụ áp dụng: Sau khi đơn hàng được xuất kho (hành động thủ công), hệ thống kích hoạt node gửi email để thông báo mã vận đơn cho khách hàng.