2. Ở góc trên cùng bên trái, chọn Tạo mới Chọn Quy trình tự động > chọn Thêm mới. (Người dùng cũng có thể chọn thêm mới từ thư viện mẫu để lựa chọn áp dụng các quy trình mẫu có sẵn trong thư viện)

3. Điền thông tin, Cài đặt quy trình và Cập nhật

thiết lập quy trình tự động

Bảng mô tả các trường dữ liệu và tác vụ khi thiết lập công việc quy trình:

Trường dữ liệu/ Tác vụ	Mô tả
Trạng thái	Cập nhật trạng thái của quy trình tự động, bao gồm 2 trạng thái: Hoạt động Tạm dừng
Nhóm quy trình	Người quản lý có thể gom nhóm các quy trình có cũng chức năng, nhiệm vụ vào cùng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý. Ví dụ: Nhóm quy trình sản xuất, Nhóm quy trình bán hàng ...
Hoàn tác / Làm lại	Cho phép hoàn lại thao tác đã thực hiện trên các node đã thac tác trước đó
Thêm node	Thêm một node mới và di chuyển đến vị trí mong muốn trên luồng thiết lập quy trình
Di chuyển nhiều	Cho phép chọn và di chuyển nhiều node cạnh nhau trên luồng quy trình
Đường nối	Cho phép thay đổi đường nối giữa các node trên luồng quy trình. Gồm 2 dạng đường nối: Đường nối dạng thẳng Đường nối dạng cong
Toàn màn hình	Cho phép phóng to vùng thiết lập quy trình ra full màn hình
Phóng to/ Thu nhỏ	Cho phép phóng to/ thu nhỏ toàn bộ node trên luồng quy trình

Lưu ý: Người quản lý có thể tạo mới Nhóm quy trình tại Cài đặt quy trình hoặc ấn chọn nút tạo mới trong trường Nhóm quy trình

Node Điều kiện bắt đầu quy trình

Quy trình tự động bao gồm quy trình tự động và quy trình thủ công và được khởi chạy theo 1 trong 3 điều kiện:

Tạo công việc quy trình: Quy trình sẽ được khởi tạo bằng cách tạo thủ công 01 công việc quy trình trên phân hệ Quy trình . Ví dụ: Tại Phân hệ quy trình, người dùng tiến hành tạo mới 01 công việc quy trình, sau khi cập nhật, quy trình sẽ được khởi tạo.
Tạo Sự kiện: Quy trình sẽ được khởi chạy khi có một sự kiện xảy ra trong hệ thống. Ví dụ: sau khi duyệt đối tượng đơn từ, bắt đầu chạy quy trình tự động duyệt đơn từ.
Đặt lịch chạy: Quy trình sẽ được khởi chạy theo một lịch lặp được cài đặt sẵn. Ví dụ: Quy trình tự động nhắc nhở chấm công,...
Quét danh sách: Quy trình tự động được bắt đầu theo số bản ghi lấy được từ lịch sử quét được cài đặt sẵn. Ví dụ: hàng ngày, cuối tháng...
Webhooks: Các quy trình thuộc các nghiệm vụ giống nhau có thể gom vào cùng 1 nhóm. Ví dụ: Nhóm quy trình sản xuất, Nhóm quy trình bán hàng ...

Node điều kiện bắt đầu quy trình tự động

Lưu ý: Sau khi chọn điều kiện Tạo công việc quy trình, node Công việc quy trình sẽ tự động được sinh ra sau node Bắt đầu

Node Công việc quy trình

Node công việc quy trình được sinh ra sau khi chọn điều kiện tạo công việc quy trình. Tại đây người dùng có thể tiến hành cài đặt các thông tin liên quan đến việc quản lý tổng hợp luồng vận hành quy trình.

Node công việc quy trình

Ấn chuột trái vào node công việc quy trình để tiến hành thiết lập các cài đặt liên quan.

Bảng mô tả các trường dữ liệu trong node công việc quy trình:

Trường dữ liệu	Mô tả
Phạm vi áp dụng	Chỉ những nhân sự thuộc phạm vi áp dụng trong cài đặt mới có thể nhìn thấy và sử dụng quy trình này. Những người không thuộc phạm vi áp dụng khi tạo Quy trình công việc sẽ không thể tìm thấy và khởi tạo quy trình này.
Người quản lý công việc sinh ra bởi quy trình	Là người có toàn quyền đối với công việc quy trình được khởi chạy
Cho phép thay đổi người quản lý khi tạo công việc	Cài đặt này cho phép thay đổi người quản lý của công việc sinh ra bởi quy trình khi khởi tạo công việc
Người quản lý quy trình mẫu	Là người có thể thay đổi, điều chỉnh hoặc xóa quy trình mẫu này
Người theo dõi	Là người theo dõi luồng vận hành quy trình khi quy trình được khởi chạy
Cho phép thảo luận và tải file đính kèm khi công việc đã hoàn thành	Có 3 lựa chọn: Cho phép Không cho phép Biến động theo cài đặt: Khi cài đặt này thay đổi, công việc quy trình này sẽ tự động áp dụng theo cài đặt mới
Tùy chỉnh quyền	Cho phép cài đặt các quyền liên quan đến công việc quy trình khi khởi chạy: Cho phép người thực hiện, người theo dõi các công việc con trong quy trình xem công việc cha Cho phép người thực hiện, người theo dõi/phối hợp thực hiện được xem chéo công việc của nhau: Nếu tích chọn thì trong công việc quy trình áp dụng quy trình mẫu này thì người thực hiện, người theo dõi/phối hợp thực hiện công việc bước này sẽ được xem được công việc ở bước khác. Tự động tạo công việc dự kiến: Công việc dự kiến là những công việc trong quy trình có thể xảy ra hoặc không. Khi chọn cài đặt này, hệ thống sẽ tự động sinh ra công việc dự kiến để ng lao động có kế hoạch thực hiện

Thiết lập công việc cho quy trình

Mỗi bước công việc sẽ gắn liền với trạng thái của công việc hoặc 1 hành động liên quan đến công việc

Thiết lập công việc cho quy trình

Node	Mô tả
Công việc	Có ý nghĩa tương tự như 1 công việc thường. Cho phép cài đặt những người liên quan đến công việc cũng như thời gian thực hiện cho công việc: Người thực hiện: Danh sách người hoặc bộ phận thực hiện công việc Người quản lý công việc: Là người có toàn quyền đối với bước công việc này, có thể giao việc cho danh sách người thực hiện Người theo dõi/phối hợp: Là người có thể theo dõi các thông tin liên quan đến bước công việc Người nhận việc: Trường hợp không có người thực hiện, nhân sự có thể tự vào nhận thực hiện công việc đó Người được phép xem: Cài đặt người có thể xem bước công việc này
Hành động chuyển trạng thái	Là node cập nhật trạng thái cho bước công việc phía trước. Có 3 trạng thái: Hoàn thành Tạm dừng Hủy
Hành động	Cho phép cài đặt các hành động liên quan đến công việc phía trước. Ví dụ: hành động duyệt, không duyệt,...
Duyệt hành động	Cho phép duyệt thông tin từ hành động trước đó

Lưu ý: Mỗi node công việc đều được gắn liền với 1 hành động hoặc 1 trạng thái

Thiết lập form báo cáo trên quy trình

1Office cho phép cấu hình các form báo cáo (form mẫu) cho quy trình. Tại đó người thực hiện có thể cập nhật các thông tin cần thiết cho việc thực hiện công việc.

1. Tại cửa sổ cài đặt node quy trình

2. Chọn tab Tùy chỉnh form/Trường báo cáo Tạo form

Thiết lập form mẫu trên quy trình

Bảng mô tả các loại ký tự đặc biệt và trường dữ liệu trong thiết lập form:

Loại ký tự/ Trường dữ liệu	Mô tả
Công thức	Cho phép cấu hình các công thức tính toán cho các trường dữ liệu trong form cấu hình
Danh sách hàng	Cho phép cài đặt 1 danh sách có nhiều hàng của nhiều trường dữ liệu cần cập nhật. Người dùng có thể chọn danh sách hàng và kéo loại ký tự khác vào để cấu hình lên các trường cần cập nhật trong danh sách.
Tên form	Là tên được cấu hình cho form báo cáo
Form alias	Là từ khóa của form, dùng để liên kế với form khác hoặc lấy từ khóa ra 1 biểu mẫu chung
Tên trường	Là tên của trường dữ liệu muốn người thực hiện cập nhật. Ví dụ: Họ và tên,...
Bắt buộc nhập	Nếu bật tùy chọn này, người thực hiện bắt buộc phải cập nhật thông tin này trong form mới được chuyển bước
Placeholder	Là thông tin văn bản hiển thị ở ô nhập dữ liệu, thông tin này giống như một ví dụ cần nhập cho trường thông tin
Chiều rộng	Là phần trăm chiều rộng của trường dữ liệu đang cài đặt
Từ khóa hiển thị	Từ khóa này có thể gán vào biểu mẫu để xuất ra file
Gợi ý	Là gợi ý cập nhật cho trường dữ liệu này

Lưu ý:

Kéo loại dữ liệu cần cấu hình ra khung cài đặt để cấu hình form
Người dùng có thể copy từ khóa trong form và gán vào vị trí cần lấy thông tin trên file biểu mẫu để có thể link thông tin cập nhật và xuất biểu mẫu
Để lấy từ khóa từ danh sách cần lấy từ khóa dưới dạng từ khóa danh sách.từ khóa cần lấy
Trong loại dữ liệu danh sách, muốn lấy từ khóa số thứ tự có thể sử dụng từ khóa ord. Vd: {product.ord}
Để tính tổng của 1 cột trong danh sách hàng, sử dụng hàm @SUMPLUS. Vd: @SUMPLUS(product.price)

Các node thiết lập quy trình khác

Bảng mô tả các node trong thiết lập quy trình công việc:

Trường dữ liệu	Mô tả
Trình và ký	Cho phép cấu hình bước trình ký và ký số ngay trong quy trình. Với điều kiện anh chị sử dụng dịch vụ tích hợp ký số của 1Office
Gửi email	Có thể thêm tính năng cho phép người thực hiện gửi Email trực tiếp thông qua phần mềm trên quy trình công việc
Thêm đối tượng	Có thể tạo phiếu thu, tạo phiếu chi, tạo đơn hàng mua, tạo đơn phiếu nhập kho… ngay trên quy trình
Đồng thời	Là ràng buộc cho các hành động phải đồng thời hoàn thành thì mới chuyển sang bước công việc tiếp theo
Hoàn thành quy trình	Là trạng thái thể hiện hành động dẫn đến kết quả hoàn thành của quy trình công việc và không còn công việc nào kế tiếp
Tạm dừng quy trình	Là trạng thái thể hiện hành động dẫn đến trạng thái hủy quy trình và không còn công việc nào kế tiếp
Hủy bỏ quy trình	Là trạng thái thể hiện hành động dẫn đến trạng thái tạm dừng quy trình và không còn công việc nào kế tiếp
Quy trình	Cho phép lồng một quy trình công việc con bên trong
Các nút tự động	Tìm hiểu thêm về Phân hệ BPA

Lưu ý:

Node Đối tượng chỉ được tạo mới sau Hành động hoặc Trạng thái công việc
Một quy trình công việc luôn phải có trạng thái Hoàn thành để có thể xác định tiến độ hoàn thành tất cả các bước
Một quy trình công việc chỉ lồng được một cấp độ quy trình con bên trong

Tìm hiểu thêm tại trung tâm hỗ trợ 1Office

1Office là phần mềm đa chức năng dành cho quản trị doanh nghiệp, giúp tối ưu hoá quy trình làm việc vả nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức.

Node HTTP

Tự động

Quy trình duyệt

Thiết lập quy trình duyệt