Kho/cửa hàng là nơi lưu trữ hàng hóa khi nhập về, quản lý các lần nhập xuất hàng theo Đơn hàng và Hợp đồng, cung cấp đầy đủ các tính năng để quản lý kho, cho phép tạo nhiều kho trên hệ thống. Tính năng Quản lý kho/cửa hàng, 1Office cho phép người dùng số hóa toàn bộ kho hàng cũng như các nghiệp vụ kho trên hệ thống, cụ thể như:
- Định nghĩa được danh sách kho hàng đang sử dụng
- Đối trừ trực tiếp kho hàng khi có phiếu xuất, nhập kho tương ứng
- Kiểm soát nguồn chứng từ đầu vào như: Đơn hàng,Hợp đồng
- Xuất nhập trực tiếp trên từng công việc, dự án
- Thiết lập các báo cáo tổng quan về kho hàng với dữ liệu được cập nhật realtime

Làm sao để sử dụng tính năng này trên 1Office?

Bước 0. Hãy chuẩn bị file phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chuyển kho của công ty bạn

Bước 1. Cài đặt kho/cửa hàng

Bước 2. Tạo mới phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chuyển kho

Bước 3. Quản lý đối tượng

Bước 0. Chuẩn bị file dữ liệu

Hãy chuẩn bị file phiếu nhập kho theo mẫu, chúng ta có thể tải file dữ liệu tại:

• Dữ liệu phiếu nhập kho mẫu
• Dữ liệu phiếu xuất kho mẫu

Bước 1. Cài đặt kho/cửa hàng

Khi bắt đầu sử dụng kho/cửa hàng, bạn hãy thực hiện những cài đặt trước để ứng dụng có hiệu quả những tiện ích mà quản lý kho/cửa hàng của 1Office mang lại. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thao tác theo các bước sau:

• Chọn vào biểu tượng mũi tên   cạnh biểu tượng avatar (góc trên bên phải màn hình) >> Chọn Cài đặt hệ thống >> Chọn Kho hàng

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Trong màn hình cài đặt Kho hàng  > Chọn mục Danh sách kho > Chọn Cài đặt chung > Thiết lập cài đặt phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chuyển kho theo quy định của công ty bạn (có giải thích cụ thể ở từng cài đặt)

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Cài đặt các Kho/cửa hàng của công ty bạn

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Chọn biểu tượng  Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình)
• Nhập vào các thông tin kho/cửa hàng cần quản lý tại màn hình tạo mới. Điền các thông tin cho kho/cửa hàng

[Mã kho/cửa hàng], [Tên kho/cửa hàng]: Nhập mã và tên của kho/cửa hàng

[Thuộc phòng ban]: Chọn phòng ban quản lý kho. Đối với những đơn hàng tạo phiếu xuất kho tự động hệ thống sẽ căn cứ vào mã phòng ban của người phụ trách đơn hàng đó để tự động chọn kho tương ứng

[Địa chỉ]: Nhập địa chỉ của kho/cửa hàng

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi nhập các thông tin, click nút  Cập nhật để lưu thông tin

LƯU Ý: Những trường dữ liệu có dấu * là trường dữ liệu bắt buộc phải nhập

 

Bước 2. Tạo mới phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chuyển kho

Sau khi cấu hình xong Kho/cửa hàng, bạn trở về màn hình chính của Kho/cửa hàng, ở menu dọc sẽ hiển thị các phân mục riêng gồm: Tồn kho(thể hiện hàng hóa còn trong các Kho/cửa hàng), Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu chuyển kho

Click vào ảnh để xem chi tiết

2.1. Tồn kho

Trong mục [Tồn kho] thể hiện hàng hóa trong các kho, màn hình danh sách thể hiện [Mã hàng hóa], [Tên hàng hóa], [Kho], [Đơn vị], [Số lượng]

Click vào ảnh để xem chi tiết

2.2. Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho giúp bạn ghi lại lịch sử mỗi lần nhập hàng vào kho, số lượng hàng nhập... để đảm bảo theo dõi được số lượng hàng hóa đầu vào.

Bạn có 2 cách để thêm mới đối tượng Phiếu nhập kho:

Cách 1: Tạo mới

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng phiếu nhập kho một. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài phiếu nhập kho (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình)
• Nhập vào các thông tin nhập kho cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Thông tin chung, Nội dung phiếu nhập, Đối tượng liên quan để cập nhật thông tin tương ứng để cập nhật thông tin tương ứng

• [Mã phiếu nhập kho]: là mã phiếu nhập vào và mã này không được trùng với các mã phiếu nhập kho khác
• [Ngày nhập kho]: là ngày nhập hàng hóa vào kho
• [Người giao hàng]: là người dùng chọn người nhận hàng trước khi hàng vào kho
• [Nhập vào kho]: chọn kho để nhập hàng hóa vào kho đó
• [Hàng hóa]: chọn sản phẩn/dịch vụ nào các thông tin như Đơn vị và Đơn giá sẽ hiển thị theo sản phẩm/dịch vụ đó
• [Số lượng theo chứng từ]: là nhập số lượng theo Đơn hàng hoặc Hợp đồng nếu có
• [Số lượng thực]: là số lượng khi nhận hàng hóa có được
• [Giá]: cho sản phẩm/hàng hóa này nếu người dùng muốn thay đổi giá cho sản phẩm
• Tiếp theo để thêm hàng hóa, người dùng click vào để chọn thêm sản phẩm/dịch vụ cho phiếu nhập kho này

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi nhập các thông tin, click nút  Cập nhật để lưu thông tin

LƯU Ý: Những trường dữ liệu có dấu * là trường dữ liệu bắt buộc phải nhập

Cách 2: Import

  Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng phiếu nhập kho trong một lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều phiếu nhập. Cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Import tại góc trên bên phải màn hình
• Đính kèm file excel đã được chuẩn bị

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
• Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm >> Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng   để thêm các trường muốn import
• Tại mục Thông tin khác: Chọn thêm các đối tượng khác cần import Nội dung phiếu nhập
• Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Chúng ta có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng  import góc phải màn hình >> Xem lịch sử import đơn hàng bán. Trên danh sách lịch sử import đơn hàng bán chúng ta sẽ xem được số đơn hàng bán import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

Click vào ảnh để xem chi tiết

2.3. Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho giúp bạn ghi lại lịch sử mỗi lần xuất hàng ra kho, số lượng hàng xuất... để đảm bảo theo dõi được số lượng hàng hóa đầu ra.

Bạn có 2 cách để thêm mới đối tượng Phiếu xuất kho:

Cách 1: Tạo mới

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng phiếu xuất kho một. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài phiếu xuất kho (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình)
• Nhập vào các thông tin xuất kho cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Thông tin chung, Nội dung phiếu xuất, Đối tượng liên quan để cập nhật thông tin tương ứng để cập nhật thông tin tương ứng
• [Mã phiếu xuất kho]: là mã phiếu xuất kho và mã này không được trùng với các mã phiếu xuất kho khác
• [Ngày xuất kho]: là ngày xuất hàng hóa
• [Xuất theo]: chọn xuất hàng hóa theo Đơn hàng/Hợp đồng/Khác- Nếu xuất theo Đơn hàng thì chọn xuất theo Đơn hàng nào (chọn mã đơn hàng).- Nếu xuất theo Hợp đồng thì chọn Hợp đồng (chọn mã Hợp đồng).- Xuất khác: cho phép nhập thông tin phiếu xuất.
• [Người nhận hàng]: ở đây người dùng nhập người nhận hàng khi hàng được xuất đi
• [Xuất từ kho]: chọn kho để xuất hàng hóa từ Kho đó
• Khi chọn xuất theo Đơn hàng/Hợp đồng thì sản phẩm sẽ tự hiển thị theo Đơn hàng/Hợp đồng đó và hiển thị [Số lượng tồn] theo kho đã chọn ở trên
• [Hàng hóa]: chọn sản phẩn/dịch vụ nào các Thông tin như Đơn vị và Đơn giá sẽ hiển thị theo sản phẩm/dịch vụ đó.
• [Số lượng yêu cầu xuất]: nhập số lượng theo Đơn hàng hoặc Hợp đồng nếu có
• [Số lượng thực]: nhập số lượng khi xuất hàng nhập vào
•  Nhập [Đơn giá]  cho sản phẩm/hàng hóa này nếu người dùng muốn thay đổi giá cho sản phẩm.
• Tiếp theo để thêm hàng hóa, người dùng click vào cộng dòng  để chọn thêm sản phẩm/dịch vụ cho phiếu xuất kho này

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi nhập các thông tin, click nút  Cập nhật để lưu thông tin

LƯU Ý: Những trường dữ liệu có dấu * là trường dữ liệu bắt buộc phải nhập

Cách 2: Import

  Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng phiếu xuất kho trong một lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều phiếu xuất. Cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Import tại góc trên bên phải màn hình
• Đính kèm file excel đã được chuẩn bị

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
• Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm >> Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng   để thêm các trường muốn import
• Tại mục Thông tin khác: Chọn thêm các đối tượng khác cần import Nội dung phiếu xuất
• Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

Click vào ảnh để xem chi tiết

Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

Click vào ảnh để xem chi tiết

Chúng ta có thể kiểm tra lịch sử import từng lần bằng cách chọn biểu tượng  import góc phải màn hình >> Xem lịch sử import phiếu xuất kho. Trên danh sách lịch sử import phiếu xuất kho chúng ta sẽ xem được số phiếu xuất kho import thành công từng lần là bao nhiêu, người thực hiện import, thời gian bắt đầu import,…

Click vào ảnh để xem chi tiết

2.4. Phiếu chuyển kho

Phiếu chuyển kho được dùng trong trường hợp các kho có sự luân chuyển hàng hóa sản phẩm với nhau.

Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng  Tạo mới (tại góc trên bên trái màn hình)
• Nhập vào các thông tin chuyển kho cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Thông tin chung, Nội dung phiếu chuyển, Đối tượng liên quan để cập nhật thông tin tương ứng để cập nhật thông tin tương ứng
• [Mã phiếu chuyển kho]: các mã của phiếu chuyển bắt buộc phải được nhập và không được phép trùng nhau, mã phiếu chuyển kho sẽ được sinh theo Cài đặt
• [Ngày chuyển kho]: nhập ngày chuyển kho
• [Chuyển từ kho]: chọn kho để chuyển hàng hóa đi
• [Chuyển tới kho]: chọn kho để hàng hóa về
• [Nội dung phiếu chuyển kho]: [Hàng hóa]  để luân chuyển từ kho, Nhập [Số lượng chuyển].
• Chọn biểu tượng    để thêm hàng hóa sản phẩm chuyển

Click vào ảnh để xem chi tiết

• Sau khi nhập các thông tin, click nút  Cập nhật để lưu thông tin

LƯU Ý: Những trường dữ liệu có dấu * là trường dữ liệu bắt buộc phải nhập

 

Bước 3. Quản lý đối tượng

3.1. Tồn kho

Các tác vụ trên màn hình danh sách Tồn kho (Tại góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

3.2. Phiếu nhập kho

Các tính năng tại màn hình danh sách phiếu nhập kho (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các tính năng tại màn hình chi tiết phiếu nhập kho (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

3.3. Phiếu xuất kho

Các tính năng tại màn hình danh sách phiếu xuất kho (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các tính năng tại màn hình chi tiết phiếu nhập kho (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

3.4. Phiếu chuyển kho

Các tính năng tại màn hình danh sách phiếu chuyển kho (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các tính năng tại màn hình chi tiết phiếu chuyển kho (góc trên bên phải màn hình)

Click vào ảnh để xem chi tiết