Nội dung

• Giới thiệu Hồ sơ nhân sự
• Hướng dẫn quản lý hồ sơ nhân sự

Giới thiệu Hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin về sơ yếu lý lịch, hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng, thông tin và lịch sử phép... của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

Lợi ích của việc quản lý hồ sơ nhân sự trên 1Office trong quản trị doanh nghiệp

• Trong suốt quá trình người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp và gắn liền với quy trình lao động của công ty
• Căn cứ vào hồ sơ nhân sự mà bộ phận quản lý có thể thực hiện các công việc tính toán như bảng lương, bảng chấm công…
• Hỗ trợ trong việc quản lý nhất quán thông tin nhân sự và có thể tìm kiếm nhanh, chính xác thông tin
• Cập nhật nhanh chóng, chính xác trạng thái hồ sơ nhân sự

Đối tượng sử dụng

Bộ phận nhân sự, quản lý công ty hoặc quản lý chi nhánh, quản lý phòng ban

Hướng dẫn quản lý hồ sơ nhân sự

Để quản lý hồ sơ nhân sự, người dùng thực hiện 2 bước sau:

Bước 1: Cài đặt hồ sơ nhân sự

Bước 2: Tạo mới và quản lý hồ sơ nhân sự

Bước 1: Cài đặt hồ sơ nhân sự

Trước khi bắt đầu sử dụng phần hồ sơ nhân sự, bạn hãy thực hiện cấu hình các cài đặt liên quan. Để thực hiện cài đặt chung, tiến hành thao tác theo các bước sau:

• Truy cập phân hệ Nhân sự tại HRM

• Chọn Cài đặt để cấu hình các cài đặt về mã nhân sự và các thông tin chung liên quan đến hồ sơ nhân sự

• Mục Nhãn nhân sự cho phép tạo ra các nhãn để gắn cho hồ sơ nhân sự để theo dõi hoặc lọc danh sách (có thể dùng để quản lý các trường thông tin chưa có sẵn trên hệ thống)

• Cài đặt và quản lý các danh mục nơi làm việc, chức vụ, vị trí,.. của nhân sự tại các mục tương ứng

Nhấn vào biểu tượng   Tạo mới để tạo mới một chức vụ, vị trí hoặc nơi làm việc. Để chỉnh sửa hoặc xóa, nhấn chuột phải vào một dòng thông tin > Chọn Sửa hoặc Xóa

Lưu ý: Chức vụ và Vị trí công việc có thể được tự động tạo mới khi Import Hồ sơ nhân sự (Xem chi tiết tại mục Import Hồ sơ nhân sự)

Bước 2: Tạo mới và quản lý hồ sơ nhân sự

2.1. Tạo mới hồ sơ nhân sự

Sau khi hoàn thành các cài đặt Hồ sơ nhân sự, thực hiện thêm mới đối tượng Hồ sơ nhân sự

Có 02 cách để thêm mới đối tượng Hồ sơ nhân sự:

Cách 1: Tạo mới 

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng hồ sơ nhân sự. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài nhân sự (số lượng ít)

Các bước cụ thể:

• Chọn biểu tượng    Tạo mới tại góc trên bên trái màn hình > Chọn Hồ sơ nhân sự

• Nhập vào các thông tin nhân sự cần quản lý tại màn hình tạo mới. Chọn các tab Sơ yếu lý lịch, Hợp đồng, Bảo hiểm, Sức khỏe, Tiếp nhận, Đính kèm, Đối tượng liên quan để cập nhật thông tin tương ứng

Lưu ý: Các trường thông tin có dấu * đỏ cạnh tên trường là bắt buộc điền

• Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhấn Cập nhật để lưu lại thông tin hồ sơ nhân sự

Cách 2: Import dữ liệu

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng hồ sơ nhân sự trong 1 lần cập nhật dựa theo dữ liệu có sẵn thông qua upload file Excel dữ liệu có sẵn. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều hồ sơ nhân sự.

Các bước cụ thể xem tại Hướng dẫn Import Hồ sơ nhân sự

2.2 Quản lý hồ sơ nhân sự

Để quản lý thông tin một hồ sơ nhân sự, người dùng sử dụng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Quản lý hồ sơ nhân sự tại màn hình danh sách:

• Tại màn hình danh sách hồ sơ nhân sự > Click chuột phải vào một hồ sơ nhân sự để thực hiện tác vụ quản lý hồ sơ nhân sự

Cách 2: Quản lý tại màn hình chi tiết hồ sơ nhân sự

Tại màn hình chi tiết 1 hồ sơ nhân sự, vào thực hiện các tác vụ quản lý ở góc phải màn hình.

Bảng mô tả các tác vụ quản lý hồ sơ nhân sự:

2.3 Tác vụ khác

Tìm kiếm hồ sơ nhân sự:

• Từ màn hình danh sách hồ sơ nhân sự, gõ thông tin từ khóa tìm kiếm vào ô Tìm kiếm

Lọc danh sách/tạo lối tắt tìm kiếm hồ sơ nhân sự:

• Từ màn hình danh sách, nhấn vào biểu tượng  bên trong ô tìm kiếm

• Chọn trường thông tin cần lọc, chọn giá trị tương ứng với các trường thông tin và nhấn nút Tìm kiếm để lọc danh sách hồ sơ nhân sự (có thể lọc theo một hoặc nhiều trường tùy mục đích sử dụng)
• Đối với các bộ lọc sử dụng thường xuyên, có thể lưu lại thành các lối tắt để sử dụng thay vì phải tạo lại bằng cách nhấn nút Lưu vào lối tắt

Các bộ lọc được lưu vào lối tắt sẽ tự động được hiển thị khi click vào biểu tượng tìm kiếm nâng cao