Nội dung

• Hợp đồng lao động là gì?
• Hướng dẫn quản lý hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là gì?

Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Hợp đồng lao động được ký kết theo nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, phù hợp với các quy định của pháp luật lao động.

Quản lý hợp đồng lao động giúp ích gì cho doanh nghiệp?

• Thường các doanh nghiệp mới quản lý file cứng của hợp đồng lao động và chưa số hóa để quản lý. Tính năng quản lý hợp đồng cho phép số hóa các thông tin cơ bản của hợp đồng để quản lý. Việc quản lý này giúp cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin nhanh chóng chính xác.
• Ngoài ra, các dữ liệu về lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng lao động sẽ được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân sự. Đây sẽ là cơ sở để tính toán lương, phụ cấp cho người lao động.

Đối tượng sử dụng hợp đồng lao động:

Bộ phận nhân sự và quản lý chi nhánh, phòng ban

Hướng dẫn quản lý hợp đồng lao động

Để quản lý hợp đồng lao động, bạn theo dõi những bước sau:

Bước 1. Cài đặt hợp đồng lao động

Bước 2. Tạo mới và quản lý hợp đồng lao động

Bước 1. Cài đặt hợp đồng lao động

Trước khi sử dụng hợp đồng lao động, bạn hãy thực hiện cài đặt trước để khai thác tối đa những tiện ích mà quản lý hợp đồng lao động của 1Office mang lại. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thao tác theo các bước sau:

• Truy cập phân hệ Nhân sự tại HRM

• Chọn Cài đặt đối tượng > Hợp đồng lao động để cấu hình các cài đặt về hợp đồng lao động

• Click Tạo mới > Hợp đồng lao động

LƯU Ý: Trường thông tin bắt buộc Tên hợp đồng, Loại hợp đồng, Đơn vị, Bảo hiểm (có dấu * đỏ cạnh tên trường)

Bước 2. Tạo mới và quản lý hợp đồng lao động

1. Tạo mới hợp đồng lao động

Sau khi hoàn thành cài đặt Hợp đồng lao động, bạn trở lại phân hệ Nhân sự  > Chọn Hợp đồng 

Bạn có 3 cách để thêm mới đối tượng Hợp đồng lao động:

Cách 1. Tạo mới

Tạo mới là cách để thêm mới từng đối tượng hợp đồng lao động. Cách này thường sử dụng khi cần thêm một vài hợp đồng (số lượng ít).

Các bước cụ thể:

• Click Tạo mới > Hợp đồng lao động

Lưu ý: Các trường thông tin bắt buộc Mã HĐ, Mã nhân sự, Hợp đồng, Hiệu lực từ ngày (có dấu * đỏ cạnh tên trường)

Cách 2. Tạo từ hồ sơ nhân sự

Bạn có thể tạo mới hợp đồng từ hồ sơ nhân sự

• Tại màn hình danh sách nhân sự, click chuột phải vào nhân sự > chọn Tạo hợp đồng

Cách 3. Import

Import là cách để thêm mới nhiều đối tượng hợp đồng lao động trong 1 lần cập nhật. Cách này được sử dụng để cập nhật số lượng nhiều hợp đồng lao động. Cụ thể:

• Chọn tác vụ Import tại góc trên bên phải màn hình
• Đính kèm file excel đã được chuẩn bị (file mẫu và định dạng dữ liệu đã gửi kèm trong kế hoạch triển khai)

• Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
• Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn icon tạo mới để thêm các trường muốn import
• Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ
• Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

2. Quản lý hợp đồng lao động

2.1. Các màn hình quản lý Hợp đồng lao động

Các tính năng tại màn hình danh sách hợp đồng lao động (góc trên bên phải màn hình)

Các tính năng tại màn hình chi tiết hợp đồng lao động (góc trên bên phải màn hình)

2.2. Các tác vụ quản lý hợp đồng