VUCA là gì? Chiến lược quản trị giúp doanh nghiệp thoát khỏi VUCA

VUCA – Một thuật ngữ đang dần quen thuộc đối với những tất cả doanh nghiệp hiện đang kinh doanh, họat động và phát triển trong thế kỷ 21. Đi cùng với sự biến đổi từng ngày của toàn cầu, VUCA đã trở thành một trong những vấn đề nổi cộm mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Vậy VUCA là gì? Nó ảnh hưởng thế nào tới doanh nghiệp và làm cách nào để vượt qua nó? Hãy cùng 1Office đào sâu tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé.

1. VUCA là gì? Ví dụ về VUCA

Thuật ngữ VUCA bắt nguồn từ lĩnh vực quân sự của Mỹ vào cuối thập niên 1980, sau khi Chiến tranh Lạnh kết thúc. VUCA được quân đội Mỹ sử dụng để mô tả bối cảnh thế giới mới – một môi trường mà những thách thức không còn mang tính cố định như trước mà trở nên khó đoán định, phức tạp và thay đổi nhanh chóng. 

VUCA là từ viết tắt của bốn yếu tố: Volatility (Biến động), Uncertainty (Bất định), Complexity (Phức tạp), và Ambiguity (Mơ hồ). Trong bối cảnh cuộc sống hiện đại, khái niệm VUCA được các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý chiến lược sử dụng để nói về môi trường kinh doanh hiện đại, đặc biệt trong thời đại mà thay đổi diễn ra nhanh chóng, khó đoán định và thường đan xen nhiều yếu tố phức tạp.

Thế giới kinh doanh ngày nay cũng phải đối diện với những thay đổi tương tự, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa, phát triển công nghệ nhanh chóng, và biến động kinh tế. Chính vì vậy, VUCA trở thành một công cụ để các tổ chức nhận thức và ứng phó hiệu quả hơn trước những biến động liên tục.

Đại dịch COVID-19 là ví dụ điển hình cho thấy rõ nhất sự hiện diện của VUCA trong thời đại này. Nó đánh dấu sự thừa nhận rằng môi trường kinh doanh và xã hội ngày nay đầy rẫy sự biến đổi và không chắc chắn. Sự phức tạp và mơ hồ của các tình huống và thông tin khiến việc đưa ra quyết định và dự đoán trở nên khó khăn.  

Thực tế là, thế giới này – cũng như tiến trình phát triển của nhân loại – luôn trải qua những biến động liên tục. Xã hội loài người luôn tồn tại trong sự vô định, phức tạp và không bao giờ chỉ hướng tới một kết quả duy nhất.

2. Các yếu tố giúp xác định thời kỳ VUCA là gì?

Đối với các nhà quản trị, việc hiểu rõ VUCA là điều quan trọng để có thể đưa ra quyết định sáng suốt và dẫn dắt đội nhóm đi đến thành công.

Volatility (Biến động)

Biến động (Volatility): Môi trường kinh doanh ngày nay thay đổi với tốc độ nhanh chóng và đầy bất ngờ. Các yếu tố như xu hướng thị trường, công nghệ, chính sách và kỳ vọng của khách hàng hay bên liên quan có thể chuyển biến liên tục. Điều này buộc các nhà quản trị phải xây dựng khả năng thích nghi cao, sẵn sàng ứng phó nhanh chóng với sự thay đổi và chuẩn bị các phương án dự phòng cho những tình huống bất ngờ.

Uncertainty (Bất định)

Các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc dự đoán tương lai do thiếu thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, dẫn đến sự không chắc chắn về xu hướng thị trường, nguồn lực, và các yếu tố khác. Nhà quản lý phải đưa ra quyết định trong bối cảnh thiếu dữ liệu đáng tin cậy, đòi hỏi sự nhạy bén và tư duy phân tích để xác định hướng đi phù hợp trong điều kiện còn nhiều mơ hồ.

Complexity (Phức tạp)

Các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều biến số và mối quan hệ đan xen, từ quy trình vận hành phức tạp đến sự phụ thuộc giữa các bộ phận, các đối tác, hay các quy định khác nhau. Việc có quá nhiều yếu tố chồng chéo khiến quản lý trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi kỹ năng tư duy hệ thống để đánh giá và đưa ra quyết định hợp lý, không để các biến số này gây ảnh hưởng tiêu cực lên mục tiêu tổng thể.

Ambiguity (Mơ hồ)

Các nhà quản lý thường thiếu thông tin rõ ràng về các tình huống hiện tại và các giả định cho tương lai, dễ dẫn đến các hiểu lầm hoặc quyết định sai lầm. Trong bối cảnh có quá nhiều cách giải thích cho một vấn đề, các nhà quản trị cần phát triển khả năng tư duy linh hoạt, sẵn sàng thay đổi và tìm kiếm các giải pháp sáng tạo khi không có hướng dẫn cụ thể hay dữ liệu chắc chắn.

3. Sức ảnh hưởng của VUCA tới doanh nghiệp Việt Nam

Trong môi trường VUCA, doanh nghiệp Việt sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm:

• Khó khăn trong việc lập kế hoạch dài hạn: Với sự biến động không ngừng của thị trường và chính sách, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc dự đoán và lên kế hoạch dài hạn, khiến các quyết định chiến lược trở nên rủi ro và thiếu chắc chắn.
• Gia tăng rủi ro: VUCA gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, từ rủi ro tài chính do biến động tỷ giá, lãi suất, giá nguyên vật liệu, đến rủi ro mất thị phần, khách hàng, và cả các rủi ro về truyền thông nếu không xử lý đúng đắn các thông tin nhạy cảm.
• Giảm khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể mất đi lợi thế cạnh tranh nếu không phản ứng kịp thời trước các thay đổi trong thị trường, đặc biệt khi xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh mới với chiến lược giá linh hoạt hoặc sản phẩm thay thế.
• Giảm sút năng suất lao động: Tình trạng VUCA có thể gây áp lực lớn lên nhân viên, dẫn đến căng thẳng, lo lắng và suy giảm động lực làm việc, từ đó làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc chung của tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh suy thoái kinh tế hoặc sa thải hàng loạt.
• Khó thu hút và giữ chân nhân tài: Trong môi trường đầy biến động, doanh nghiệp khó tạo được môi trường làm việc ổn định và phát triển lâu dài, gây khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt khi họ tìm kiếm sự ổn định và các cơ hội phát triển chuyên nghiệp rõ ràng.

4. 5 tư duy nhà quản trị cần có để đối mặt với VUCA

Linh hoạt là chìa khóa của sự ổn định

Trong thời đại biến đổi nhanh chóng (VUCA), tính linh hoạt trở thành yếu tố then chốt giúp đảm bảo sự ổn định và thành công. Trái với quan niệm cho rằng ổn định chỉ đến từ sự kiên định và “đứng yên,” linh hoạt lại cho phép chúng ta dễ dàng thích nghi, duy trì sự ổn định và tránh nguy cơ bị đào thải. Mỗi doanh nghiệp đều cần liên tục cập nhật để thích ứng với “bình thường mới” phù hợp theo từng giai đoạn.

Tính linh hoạt thể hiện qua khả năng chấp nhận thay đổi, thích nghi với điều mới mẻ và không ngừng học hỏi, phát triển. Người linh hoạt có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ, giải quyết tình huống một cách sáng tạo và đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

Đơn giản hóa phức tạp bằng cái nhìn đa chiều

Khi xã hội ngày càng hỗn tạp, các nguồn tin không chính thống và dễ gây nhiễu loạn cũng bùng nổ mạnh mẽ. Chúng ta dễ bị cuốn theo nhiều luồng thông tin khác nhau, dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực đến bản thân và cả những người xung quanh.  

Vì vậy, trong quá trình tiếp nhận thông tin, hãy tạm dừng để suy xét kỹ lưỡng trước khi bình luận hay đưa ra quyết định cuối cùng. Cách tốt nhất là lắng nghe, chọn lọc thông tin từ góc nhìn khách quan và đa chiều, đồng thời đảm bảo tính xác thực của vấn đề.

Quản lý rủi ro để hạn chế thất thoát

Trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp hiện nay, với sự tương tác giữa nhiều yếu tố và lĩnh vực, quản lý rủi ro giúp phân tích và hiểu rõ những yếu tố phức tạp đó, từ đó xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra biện pháp để giảm thiểu tác động tiêu cực.

Trong thời đại VUCA, để ứng phó với sự thay đổi nhanh chóng, quản lý rủi ro hỗ trợ các nhà lãnh đạo thiết lập cơ chế linh hoạt, sẵn sàng thích nghi với mọi tình huống có thể phát sinh. Kỹ năng này không chỉ giúp giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực mà còn tìm kiếm cơ hội để tận dụng, xoay chuyển tình thế từ rủi ro thành lợi thế. Đôi khi, các tình huống không chắc chắn còn mở ra cơ hội để doanh nghiệp vượt lên, tạo lợi thế cạnh tranh trước các đối thủ.

Tận dụng công nghệ để kích thích sáng tạo và cải tiến

Chuyển đổi số đã thâm nhập vào mọi ngóc ngách của xã hội hiện đại. Trong xu thế này, để nâng cao hiệu suất và tính linh hoạt, mỗi cá nhân, tổ chức, và doanh nghiệp cần hiểu rõ và ứng dụng các công nghệ mới như: trí tuệ nhân tạo, tự động hóa, blockchain vào hoạt động hằng ngày.

Công nghệ giúp đẩy nhanh quá trình xử lý thông tin, truyền tải dữ liệu và tương tác với khách hàng, từ đó rút ngắn thời gian phản ứng và tạo điều kiện cho những quyết định, hành động linh hoạt hơn. Đồng thời, công nghệ mở ra nền tảng thúc đẩy đổi mới và sáng tạo, từ trí tuệ nhân tạo, học máy đến phân tích dữ liệu và Internet vạn vật (IoT). Công nghệ cũng mang lại môi trường hợp tác và quy trình làm việc cộng tác, kích thích sáng tạo và cải tiến.

Đặc biệt, trong thời đại VUCA, công nghệ mở rộng khả năng truy cập thông tin và kiến thức từ khắp nơi trên thế giới. Internet và các công nghệ kết nối cung cấp kho tài nguyên phong phú, từ học tập trực tuyến đến nghiên cứu thị trường, giúp cá nhân và tổ chức nắm bắt những thông tin mới nhất và áp dụng vào hoạt động kinh doanh.

Xây dựng mạng lưới hợp tác phát triển

Xây dựng mạng lưới liên kết với những người có cùng quan điểm và mục tiêu là rất quan trọng. Hợp tác với người khác và tận dụng sự đa dạng sẽ giúp học hỏi và đạt được mục tiêu chung.

Trong thời đại VUCA, sự sáng tạo và đổi mới là điều cần thiết để thích ứng và tạo ra giá trị mới. Sự hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức và mạng lưới có vai trò then chốt trong việc tạo ra môi trường khuyến khích sáng tạo và chia sẻ ý tưởng mới.

Một mạng lưới mạnh mẽ cho phép chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên. Trong bối cảnh VUCA, thông tin và tri thức lan truyền nhanh chóng và có thể thay đổi liên tục. Sự hợp tác và mạng lưới vững mạnh giúp mọi người nắm bắt thông tin mới nhất, học hỏi lẫn nhau để thích ứng và đạt được hiệu quả cao hơn. Bằng cách làm việc cùng nhau, chia sẻ nguồn lực và hỗ trợ nhau, các cá nhân và tổ chức có thể hình thành một lực lượng mạnh mẽ để đối phó với những tình huống không chắc chắn và phức tạp.

5. Chiến lược quản trị hiệu quả trong kỷ nguyên VUCA

VUCA tạo ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp, buộc các nhà lãnh đạo phải xây dựng chiến lược phù hợp và hiệu quả nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Dưới đây là 4 chiến lược quản trị quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý trong kỷ nguyên VUCA:

5.1 Vượt qua bất ổn bằng tầm nhìn xa (Counter Volatility With Vision)

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, doanh nghiệp càng cần có tầm nhìn rõ ràng. Bước đầu tiên và quan trọng nhất là chấp nhận rằng những thay đổi và biến cố là không thể tránh khỏi. Tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng một tầm nhìn chiến lược dựa trên những biến cố này.

Chiến lược kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan – BCP) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trong trường hợp xảy ra gián đoạn, chẳng hạn như đại dịch COVID-19. Việc xây dựng và thực hiện BCP giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và phục hồi nhanh chóng sau sự cố.

• Xem thêm: Chiến lược khác biệt hóa là gì? Cách xây dựng hiệu quả

Bước 1 – Xác định bối cảnh và phạm vi

Doanh nghiệp cần xác định các yếu tố cốt lõi cần được ưu tiên bảo vệ như: sản phẩm/dịch vụ gắn với giá trị cốt lõi, các hoạt động kinh doanh bắt buộc theo quy định pháp luật, hoạt động đóng góp nhiều vào doanh thu và lợi nhuận, hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng và có khả năng phục hồi nhanh sau gián đoạn.

Bước 2 – Xây dựng hồ sơ rủi ro

Xây dựng hồ sơ rủi ro bằng cách xác định và liệt kê các yếu tố rủi ro tiềm ẩn có thể tác động đến hoạt động kinh doanh như: rủi ro thiên tai, tai nạn, an ninh mạng, gián đoạn chuỗi cung ứng, rủi ro chính trị-kinh tế-xã hội và rủi ro nhân sự.

Bước 3 – Xây dựng kế hoạch hành động

Đánh giá tác động tiềm ẩn của mỗi rủi ro đối với hoạt động kinh doanh và xây dựng các phương án ứng phó. Việc lựa chọn chiến lược ứng phó dựa trên số lượng rủi ro có thể xảy ra đồng thời, nguồn lực hiện tại, chi phí và lợi ích của việc ứng phó. 

Các phương án có thể bao gồm: 

• Loại bỏ hoàn toàn các hoạt động có mức độ rủi ro cao.
• Giảm thiểu gián đoạn cho những hoạt động không thể loại bỏ hoàn toàn.
• Chuyển giao xử lý rủi ro cho bên thứ ba, chẳng hạn như mua bảo hiểm.
• Chấp nhận các hoạt động có mức độ rủi ro thấp và dự trù ngân sách để chi trả cho các tác động tiềm ẩn.

Bước 4 – Kiểm soát và đánh giá hiệu quả

Kiểm soát và đánh giá hiệu quả của BCP để đảm bảo nó được triển khai hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu đề ra. Điều này bao gồm việc đảm bảo BCP phù hợp với định hướng kinh doanh hiện tại và các rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo nhân viên và các bên liên quan tuân thủ quy trình trong BCP, cũng như đánh giá mức độ thành công của BCP trong việc giảm thiểu rủi ro và phục hồi sau gián đoạn.

Bước 5 – Cải tiến BCP liên tục

BCP cần được cải tiến liên tục thông qua việc định kỳ xem xét và nâng cao dựa trên kết quả kiểm soát và đánh giá. Đặc biệt, BCP cần được cập nhật ngay khi có sự cố mới xảy ra và BCP không hoạt động hiệu quả, khi nhân viên không tuân thủ quy trình và định hướng trong BCP, hoặc khi có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, đa dạng hóa nguồn cung cấp cùng với việc duy trì dự trữ hàng hóa là hai chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro từ gián đoạn chuỗi cung ứng. Bằng cách không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất và tận dụng các lợi thế về giá cả cũng như chất lượng từ nhiều nguồn cung khác nhau, doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ. 

Song, việc đặt ra các mục tiêu linh hoạt cho nhân sự, có khả năng sửa đổi khi cần thiết, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với tình hình thực tế. Các mục tiêu linh hoạt không chỉ tăng động lực cho nhân viên, nâng cao năng suất mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và người lao động, đảm bảo sự thành công chung cho cả tổ chức và cá nhân.

5.2 Đối mặt bất định bằng sự hiểu biết (Meet Uncertainty With Understanding)

Hiểu biết sâu sắc về thị trường, ngành nghề và nhu cầu của khách hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu tác động của sự bất định. Phương pháp này nhấn mạnh tầm quan trọng của kiến thức và hiểu biết trong việc đưa ra quyết định thông minh và khả năng thích ứng với những thay đổi trong môi trường VUCA.

• Liên tục cập nhật tin tức kinh doanh: Nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi diễn biến và tin tức liên quan đến môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp cũng nên khơi dậy “tò mò” trong đội ngũ, thúc đẩy việc đặt câu hỏi, tìm kiếm thông tin và đề xuất các góc nhìn mới để giải quyết những vấn đề phức tạp.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven): Mọi quyết định kinh doanh nên dựa trên phân tích dữ liệu thay vì chỉ phụ thuộc vào trực giác hay kinh nghiệm cá nhân. Các quyết định dựa trên dữ liệu thường khách quan và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp có phương án hành động hiệu quả.
• Xây dựng kịch bản dự báo và quản trị rủi ro: Lập kịch bản dự báo và quản trị rủi ro là phương pháp quan trọng giúp nhà quản lý dự đoán các rủi ro tiềm ẩn, đánh giá khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của chúng. Quá trình này có thể được thực hiện bằng cách xem xét dữ liệu lịch sử và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia trong ngành.

5.3 Đón nhận phức tạp bằng sự minh bạch (React to Complexity With Clarity)

Sự rõ ràng và minh bạch đến từ việc chia nhỏ các tình huống phức tạp. Khi làm điều này, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và các bên liên quan cũng hiểu rõ tình huống hơn.

• Tăng cường khả năng quản lý và xử lý thông tin: Khi một tình huống phức tạp được phân chia thành các phần nhỏ hơn, nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ và phát hiện các nút thắt. Điều này giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
• Đào tạo và phát triển chuyên môn cho nhân sự: Chia sẻ thông tin một cách rõ ràng và minh bạch giúp các thành viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong chiến lược xử lý VUCA của tổ chức, đồng thời tạo cơ hội cho họ học hỏi và phát triển kỹ năng chuyên môn.
• Sử dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp: Tận dụng sức mạnh của công nghệ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa cách làm việc và tương tác nội bộ, giảm sai sót do con người gây ra, cung cấp dữ liệu chính xác để ra quyết định và đảm bảo bảo mật thông tin cho toàn bộ doanh nghiệp.

Theo cách này, sự phức tạp trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp có thể được chia thành nhiều bài toán nhỏ, và mỗi bài toán được giải quyết triệt để bằng một công cụ chuyên biệt.

5.4 Chinh phục mơ hồ bằng tư duy linh hoạt (Fight Ambiguity With Agility)

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, nhà quản trị không nên tránh né hoặc bỏ qua thông tin không rõ ràng. Thay vào đó, doanh nghiệp cần sẵn sàng điều chỉnh chiến lược và hành động dựa trên thông tin và thay đổi mới.

• Tăng cường giao tiếp và phản hồi trong tổ chức: Giao tiếp và phản hồi trong tổ chức chỉ đạt được hiệu quả tối ưu khi có sự tham gia tích cực từ cả hai phía, bao gồm cả nhà quản trị và nhân viên. Vai trò chủ chốt vẫn nằm ở cấp lãnh đạo. Khi thông tin được diễn giải cụ thể và chi tiết, và khi ý kiến của nhân viên được lắng nghe, nhân viên sẽ thêm tin tưởng và gắn bó với tổ chức trong giai đoạn khó khăn.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp sáng tạo, linh hoạt: Để vượt qua rào cản và nắm bắt cơ hội trong kỷ nguyên VUCA, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp linh hoạt và sáng tạo là không thể thiếu. Ngoài việc cập nhật kiến thức chuyên môn, mỗi thành viên cần phát triển tư duy phản biện, luôn nghi ngờ các giả định cũ và vượt khỏi vùng an toàn để thử nghiệm những giải pháp mới.
• Theo đuổi các phong cách lãnh đạo cảm xúc: Khả năng thích ứng và dự đoán trước những biến động là kỹ năng quản trị cần thiết trong kỷ nguyên VUCA. Tuy nhiên, điều này là chưa đủ. Nhà quản trị cần lựa chọn và theo đuổi phong cách lãnh đạo cảm xúc phù hợp, vận dụng trí tuệ xúc cảm (Emotional Intelligence – EI) để điều hướng cảm xúc của những người xung quanh. Thay vì chỉ áp đặt và ra lệnh, hãy dẫn đầu, kết nối, định hướng, huấn luyện, chỉ huy và dân chủ với nhân viên trong doanh nghiệp.

6. Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về khái niệm VUCA là gì, và ý nghĩa của vuca là gì, cùng với bốn chiến lược quản trị cốt lõi trong kỷ nguyên VUCA. Rõ ràng, VUCA là một thực tế không thể tránh khỏi trong môi trường kinh doanh hiện đại, tuy nhiên doanh nghiệp cần nhận diện và khai thác cả thách thức lẫn cơ hội mà VUCA mang lại, đồng thời sử dụng kiến thức và công nghệ tiên tiến để thích ứng và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy biến động và không chắc chắn này.