VUCA là gì? 5 tư duy “sinh tồn” trong kỷ nguyên biến động

VUCA – Một thuật ngữ đang dần quen thuộc đối với những tất cả doanh nghiệp hiện đang kinh doanh, họat động và phát triển trong thế kỷ 21. Đi cùng với sự biến đổi từng ngày của toàn cầu, VUCA đã trở thành một trong những vấn đề nổi cộm mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Vậy VUCA là gì? Nó ảnh hưởng thế nào tới doanh nghiệp và làm cách nào để vượt qua nó? Hãy cùng 1Office đào sâu tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé.

1. VUCA là gì?

VUCA là từ viết tắt của bốn yếu tố: Volatility (Biến động), Uncertainty (Bất định), Complexity (Phức tạp), và Ambiguity (Mơ hồ). Trong bối cảnh cuộc sống hiện đại, khái niệm VUCA được các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý chiến lược sử dụng để nói về môi trường kinh doanh hiện đại, đặc biệt trong thời đại mà thay đổi diễn ra nhanh chóng, khó đoán định và thường đan xen nhiều yếu tố phức tạp.

2. Ví dụ về VUCA

Thuật ngữ VUCA  trước đây được quân đội Mỹ sử dụng để mô tả bối cảnh thế giới mới – một môi trường mà những thách thức không còn mang tính cố định như trước mà trở nên khó đoán định, phức tạp và thay đổi nhanh chóng. Thế giới kinh doanh ngày nay cũng phải đối diện với những thay đổi tương tự, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa, phát triển công nghệ nhanh chóng, và biến động kinh tế. Chính vì vậy, VUCA trở thành một công cụ để các tổ chức nhận thức và ứng phó hiệu quả hơn trước những biến động liên tục.

Sự bùng nổ của công nghệ trí tuệ nhân tạo là một minh chứng rõ nét cho VUCA trong môi trường lao động hiện đại. Biến động xảy ra khi các công nghệ AI, như ChatGPT hay tự động hóa, phát triển vượt bậc trong thời gian ngắn, khiến nhiều ngành nghề phải thay đổi cách vận hành hoặc đối mặt với nguy cơ thay thế lao động. Bất định được thể hiện qua việc khó dự đoán chính xác tốc độ và phạm vi áp dụng AI, cũng như các ảnh hưởng pháp lý và xã hội mà nó mang lại. Phức tạp nằm ở chỗ các doanh nghiệp phải cân nhắc giữa việc đầu tư công nghệ mới, đào tạo lại nhân sự, và duy trì hiệu quả kinh doanh. Trong khi đó, mơ hồ xuất hiện khi không rõ xu hướng thị trường lao động sẽ biến đổi như thế nào: Liệu AI sẽ tạo thêm việc làm mới hay khiến tỷ lệ thất nghiệp gia tăng?

Ví dụ này cho thấy doanh nghiệp không chỉ cần cập nhật công nghệ mà còn phải xây dựng chiến lược dài hạn để quản lý nhân sự, bảo vệ lợi thế cạnh tranh và đảm bảo tính bền vững trong môi trường đầy biến động và khó đoán định.

3. Các yếu tố giúp xác định thời kỳ VUCA

Các yếu tố giúp xác định thời kỳ VUCA thường xoay quanh bốn đặc điểm chính của môi trường mà doanh nghiệp hoặc tổ chức đang đối mặt. Cụ thể:

Volatility (Biến động)

Biến động (Volatility): Thể hiện sự thay đổi nhanh chóng và khó lường của các yếu tố trong môi trường hoạt động. Đây có thể là những thay đổi trong công nghệ, thị trường, hoặc điều kiện kinh tế mà không có dấu hiệu cảnh báo trước. Tính biến động đặt ra yêu cầu cao về khả năng linh hoạt và phản ứng nhanh, bởi việc chậm trễ có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội hoặc phải chịu tổn thất nặng nề.

Uncertainty (Bất định)

Uncertainty (Bất định): Yếu tố này đề cập đến tình trạng khó khăn trong việc dự đoán tương lai do sự thiếu hụt thông tin hoặc sự xuất hiện bất ngờ của các sự kiện. Điều này khiến các tổ chức khó đưa ra các quyết định chiến lược và phải đối mặt với nguy cơ sai lầm nếu không dựa vào những dữ liệu đáng tin cậy. Bất định đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải rèn luyện khả năng đưa ra quyết định trong môi trường thiếu chắc chắn và xây dựng các kịch bản ứng phó linh hoạt.

Complexity (Phức tạp)

Complexity (Phức tạp): Sự phức tạp của VUCA biểu hiện qua sự liên kết chặt chẽ và đan xen giữa các yếu tố trong hệ thống, khiến việc phân tích và đánh giá vấn đề trở nên khó khăn hơn. Trong môi trường này, không có giải pháp đơn giản hay duy nhất để giải quyết vấn đề, bởi mọi thay đổi nhỏ có thể gây ra những tác động không lường trước. Tính phức tạp đòi hỏi tổ chức cần tư duy hệ thống và khả năng quản trị đa chiều để nhận diện các mối liên kết và tối ưu hóa các quyết định.

Ambiguity (Mơ hồ)

Ambiguity (Mơ hồ): Tính mơ hồ phản ánh sự thiếu rõ ràng, khi một tình huống hoặc thông tin có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau hoặc không thể xác định chính xác ý nghĩa. Sự mơ hồ đặt tổ chức vào tình trạng khó dự đoán kết quả và dễ mắc sai lầm nếu không hiểu rõ bối cảnh. Để ứng phó, các nhà lãnh đạo cần phát triển khả năng sáng tạo, sử dụng trực giác và chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn.

4. Sức ảnh hưởng của VUCA tới doanh nghiệp Việt Nam

Môi trường VUCA ảnh hưởng đến doanh nghiệp Việt Nam theo nhiều cách khác nhau, và hậu quả của nó có thể rất lớn. Dưới đây là một số tác động cụ thể:

• Biến động thị trường: Doanh nghiệp phải đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng trong nhu cầu và giá cả. Sự linh hoạt và nhạy bén trong điều chỉnh chiến lược kinh doanh là cần thiết, tuy nhiên điều này có thể dẫn đến gia tăng chi phí và giảm hiệu quả hoạt động.
• Khó khăn trong dự đoán thị trường: Sự không chắc chắn trong thị trường và chính sách kinh tế. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc dự đoán và lập kế hoạch dài hạn, có thể dẫn đến quyết định không chính xác và rủi ro cao hơn.
• Phức tạp trong quản lý: Các yếu tố kinh tế, chính trị và xã hội trở nên phức tạp hơn. Doanh nghiệp cần phải đầu tư nhiều hơn vào quản lý và giải quyết các vấn đề phức tạp, tăng chi phí quản lý và giảm hiệu quả tổng thể.
• Mâu thuẫn trong thông tin: Các thông tin không rõ ràng và khó hiểu. Khả năng phân tích và ra quyết định bị ảnh hưởng, dẫn đến những quyết định dựa trên thông tin hạn chế và không chính xác.
• Giảm khả năng cạnh tranh: Trong môi trường biến động và không chắc chắn, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì và nâng cao năng lực cạnh tranh. Các doanh nghiệp có thể bị bỏ lại phía sau so với các đối thủ nếu không kịp thời thích ứng và đổi mới.
• Khó thu hút và giữ chân nhân tài: Môi trường VUCA có thể tạo ra áp lực và căng thẳng cho nhân viên, khiến việc thu hút và giữ chân nhân tài trở nên khó khăn hơn. Thiếu hụt nhân tài có thể làm giảm hiệu suất và khả năng sáng tạo, ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

5. 5 tư duy nhà quản trị cần có để đối mặt với VUCA

Linh hoạt là chìa khóa của sự ổn định

Trong thời đại biến đổi nhanh chóng (VUCA), tính linh hoạt trở thành yếu tố then chốt giúp đảm bảo sự ổn định và thành công. Trái với quan niệm cho rằng ổn định chỉ đến từ sự kiên định và “đứng yên,” linh hoạt lại cho phép chúng ta dễ dàng thích nghi, duy trì sự ổn định và tránh nguy cơ bị đào thải. Mỗi doanh nghiệp đều cần liên tục cập nhật để thích ứng với “bình thường mới” phù hợp theo từng giai đoạn.

Tính linh hoạt thể hiện qua khả năng chấp nhận thay đổi, thích nghi với điều mới mẻ và không ngừng học hỏi, phát triển. Người linh hoạt có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ, giải quyết tình huống một cách sáng tạo và đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

Đơn giản hóa phức tạp bằng cái nhìn đa chiều

Khi xã hội ngày càng hỗn tạp, các nguồn tin không chính thống và dễ gây nhiễu loạn cũng bùng nổ mạnh mẽ. Chúng ta dễ bị cuốn theo nhiều luồng thông tin khác nhau, dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực đến bản thân và cả những người xung quanh.

Vì vậy, trong quá trình tiếp nhận thông tin, hãy tạm dừng để suy xét kỹ lưỡng trước khi bình luận hay đưa ra quyết định cuối cùng. Cách tốt nhất là lắng nghe, chọn lọc thông tin từ góc nhìn khách quan và đa chiều, đồng thời đảm bảo tính xác thực của vấn đề.

Quản lý rủi ro để hạn chế thất thoát

Trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp hiện nay, với sự tương tác giữa nhiều yếu tố và lĩnh vực, quản lý rủi ro giúp phân tích và hiểu rõ những yếu tố phức tạp đó, từ đó xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra biện pháp để giảm thiểu tác động tiêu cực.

Trong thời đại VUCA, để ứng phó với sự thay đổi nhanh chóng, quản lý rủi ro hỗ trợ các nhà lãnh đạo thiết lập cơ chế linh hoạt, sẵn sàng thích nghi với mọi tình huống có thể phát sinh. Kỹ năng này không chỉ giúp giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực mà còn tìm kiếm cơ hội để tận dụng, xoay chuyển tình thế từ rủi ro thành lợi thế. Đôi khi, các tình huống không chắc chắn còn mở ra cơ hội để doanh nghiệp vượt lên, tạo lợi thế cạnh tranh trước các đối thủ.

Tận dụng công nghệ để kích thích sáng tạo và cải tiến

Chuyển đổi số đã thâm nhập vào mọi ngóc ngách của xã hội hiện đại. Trong xu thế này, để nâng cao hiệu suất và tính linh hoạt, mỗi cá nhân, tổ chức, và doanh nghiệp cần hiểu rõ và ứng dụng các công nghệ mới như: trí tuệ nhân tạo, tự động hóa, blockchain vào hoạt động hằng ngày.

Công nghệ giúp đẩy nhanh quá trình xử lý thông tin, truyền tải dữ liệu và tương tác với khách hàng, từ đó rút ngắn thời gian phản ứng và tạo điều kiện cho những quyết định, hành động linh hoạt hơn. Đồng thời, công nghệ mở ra nền tảng thúc đẩy đổi mới và sáng tạo, từ trí tuệ nhân tạo, học máy đến phân tích dữ liệu và Internet vạn vật (IoT). Công nghệ cũng mang lại môi trường hợp tác và quy trình làm việc cộng tác, kích thích sáng tạo và cải tiến.

Đặc biệt, trong thời đại VUCA, công nghệ mở rộng khả năng truy cập thông tin và kiến thức từ khắp nơi trên thế giới. Internet và các công nghệ kết nối cung cấp kho tài nguyên phong phú, từ học tập trực tuyến đến nghiên cứu thị trường, giúp cá nhân và tổ chức nắm bắt những thông tin mới nhất và áp dụng vào hoạt động kinh doanh.

Xây dựng mạng lưới hợp tác phát triển

Xây dựng mạng lưới liên kết với những người có cùng quan điểm và mục tiêu là rất quan trọng. Hợp tác với người khác và tận dụng sự đa dạng sẽ giúp học hỏi và đạt được mục tiêu chung.

Trong thời đại VUCA, sự sáng tạo và đổi mới là điều cần thiết để thích ứng và tạo ra giá trị mới. Sự hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức và mạng lưới có vai trò then chốt trong việc tạo ra môi trường khuyến khích sáng tạo và chia sẻ ý tưởng mới.

Một mạng lưới mạnh mẽ cho phép chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên. Trong bối cảnh VUCA, thông tin và tri thức lan truyền nhanh chóng và có thể thay đổi liên tục. Sự hợp tác và mạng lưới vững mạnh giúp mọi người nắm bắt thông tin mới nhất, học hỏi lẫn nhau để thích ứng và đạt được hiệu quả cao hơn. Bằng cách làm việc cùng nhau, chia sẻ nguồn lực và hỗ trợ nhau, các cá nhân và tổ chức có thể hình thành một lực lượng mạnh mẽ để đối phó với những tình huống không chắc chắn và phức tạp.

6. Chiến lược quản trị hiệu quả trong kỷ nguyên VUCA

VUCA tạo ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp, buộc các nhà lãnh đạo phải xây dựng chiến lược phù hợp và hiệu quả nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Dưới đây là 4 chiến lược quản trị quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý trong kỷ nguyên VUCA:

6.1 Vượt qua bất ổn bằng tầm nhìn xa (Counter Volatility With Vision)

Trong kỷ nguyên VUCA, các doanh nghiệp cần xác định tầm nhìn rõ ràng và linh hoạt để thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của thị trường. Dự báo xu hướng và phát triển các kịch bản dự phòng cho những biến đổi bất ngờ là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp chuẩn bị các kế hoạch hành động linh hoạt. Thông tin rõ ràng và minh bạch đảm bảo rằng tầm nhìn và chiến lược được truyền đạt đến toàn bộ nhân viên, xây dựng niềm tin và sự gắn kết giữa các cấp quản lý và nhân viên.

Tăng cường khả năng linh hoạt trong quản lý và điều hành, sẵn sàng điều chỉnh chiến lược theo tình hình thực tế, cùng với việc đổi mới liên tục, khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo trong doanh nghiệp, nhằm tìm kiếm những giải pháp mới và hiệu quả. Đầu tư vào việc nâng cao kỹ năng và kiến thức cho nhân viên giúp họ sẵn sàng đối phó với những thay đổi và thách thức, tạo môi trường làm việc hấp dẫn và cơ hội phát triển để thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.

Một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp Vượt qua bất ổn bằng tầm nhìn xa chính là xây dựng chiến lược kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan – BCP). Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trong trường hợp xảy ra gián đoạn, chẳng hạn như đại dịch COVID-19. Việc xây dựng và thực hiện BCP giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và phục hồi nhanh chóng sau sự cố.

• Xem thêm: Chiến lược khác biệt hóa là gì? Cách xây dựng hiệu quả

Bước 1 – Phân tích tác động kinh doanh

Xác định các chức năng kinh doanh quan trọng và đánh giá tác động của việc gián đoạn. Bước này giúp xác định những hoạt động nào cần được ưu tiên khôi phục và thời gian khôi phục tối đa có thể chấp nhận được.

Bước 2 – Xác định rủi ro và kiểm soát

Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể gây gián đoạn cho hoạt động kinh doanh, bao gồm các yếu tố như thiên tai, hỏa hoạn, tấn công mạng, và các rủi ro khác. Sau đó, đánh giá các biện pháp kiểm soát hiện có và đề xuất những biện pháp bổ sung để giảm thiểu rủi ro.

Bước 3 – Xây dựng kế hoạch hành động

Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc đánh giá lại tầm nhìn chiến lược, nhận diện các rủi ro và cơ hội. Ưu tiên áp dụng phương pháp quản trị linh hoạt (Agile), xây dựng đội ngũ nhân sự có khả năng thích ứng nhanh và đầu tư mạnh vào công nghệ, dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên thông tin kịp thời.

Một số chiến lược mà doanh nghiệp có thể triển khai:

• Đa dạng hóa sản phẩm, thị trường để giảm thiểu rủi ro tập trung
• Thiết lập các kịch bản ứng phó linh hoạt với từng tình huống;
• Duy trì sự minh bạch trong giao tiếp nội bộ để tăng cường sự đồng thuận.
• Tập trung vào đổi mới sáng tạo và xây dựng văn hóa học hỏi liên tục, giúp doanh nghiệp không chỉ sống sót mà còn phát triển bền vững trong bối cảnh đầy bất ổn.

Bước 4 – Kiểm soát và đánh giá hiệu quả

Kiểm soát và đánh giá hiệu quả của BCP để đảm bảo nó được triển khai hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu đề ra. Điều này bao gồm việc đảm bảo BCP phù hợp với định hướng kinh doanh hiện tại và các rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo nhân viên và các bên liên quan tuân thủ quy trình trong BCP, cũng như đánh giá mức độ thành công của BCP trong việc giảm thiểu rủi ro và phục hồi sau gián đoạn.

Bước 5 – Cải tiến BCP liên tục

BCP cần được cải tiến liên tục thông qua việc định kỳ xem xét và nâng cao dựa trên kết quả kiểm soát và đánh giá. Đặc biệt, BCP cần được cập nhật ngay khi có sự cố mới xảy ra và BCP không hoạt động hiệu quả, khi nhân viên không tuân thủ quy trình và định hướng trong BCP, hoặc khi có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, đa dạng hóa nguồn cung cấp cùng với việc duy trì dự trữ hàng hóa là hai chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro từ gián đoạn chuỗi cung ứng. Bằng cách không phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất và tận dụng các lợi thế về giá cả cũng như chất lượng từ nhiều nguồn cung khác nhau, doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ. 

Song, việc đặt ra các mục tiêu linh hoạt cho nhân sự, có khả năng sửa đổi khi cần thiết, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với tình hình thực tế. Các mục tiêu linh hoạt không chỉ tăng động lực cho nhân viên, nâng cao năng suất mà còn tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và người lao động, đảm bảo sự thành công chung cho cả tổ chức và cá nhân.

6.2 Đối mặt bất định bằng sự hiểu biết (Meet Uncertainty With Understanding)

6.3 Đón nhận phức tạp bằng sự minh bạch (React to Complexity With Clarity)

Chiến lược “Đón nhận phức tạp bằng sự minh bạch” nhấn mạnh tầm quan trọng của sự rõ ràng trong việc xử lý các tình huống phức tạp. Đây là cách tiếp cận giúp doanh nghiệp giảm bớt sự rối ren và tạo ra một nền tảng vững chắc để giải quyết các vấn đề phức tạp.

• Xác định và hiểu rõ vấn đề: Phân tích và xác định rõ ràng các yếu tố liên quan, sử dụng công cụ phân tích để hiểu rõ nguồn gốc và tác động của vấn đề.
• Truyền đạt thông tin minh bạch: Cung cấp thông tin chính xác và dễ hiểu cho tất cả các bên liên quan, tạo niềm tin và tăng cường sự gắn kết.
• Phát triển và thực hiện quy trình rõ ràng: Thiết lập các quy trình hoạt động rõ ràng, định hướng và hướng dẫn cụ thể cho từng bước thực hiện.
• Tạo môi trường làm việc minh bạch: Xây dựng văn hóa làm việc mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến và thảo luận, khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo

Theo cách này, sự phức tạp trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp có thể được chia thành nhiều bài toán nhỏ, và mỗi bài toán được giải quyết triệt để bằng một công cụ chuyên biệt.

6.4 Chinh phục mơ hồ bằng tư duy linh hoạt (Fight Ambiguity With Agility)

Chiến lược “Chinh phục mơ hồ bằng tư duy linh hoạt” nhấn mạnh tầm quan trọng của sự linh hoạt và khả năng thích ứng trong môi trường kinh doanh đầy mơ hồ. Dưới đây là các bước chính của chiến lược này:

• Thích ứng nhanh chóng: Khả năng điều chỉnh chiến lược và hoạt động một cách nhanh chóng khi có thông tin mới hoặc tình huống thay đổi.
• Quyết định linh hoạt: Áp dụng tư duy linh hoạt trong việc ra quyết định, sẵn sàng thử nghiệm và điều chỉnh chiến lược dựa trên kết quả thực tế.
• Học hỏi liên tục: Khuyến khích văn hóa học hỏi và phát triển liên tục trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện khả năng đối phó với sự mơ hồ và không chắc chắn.
• Giao tiếp rõ ràng: Duy trì giao tiếp minh bạch và hiệu quả trong tổ chức để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và phương hướng.

Bằng cách áp dụng chiến lược này, doanh nghiệp có thể vượt qua những thách thức mơ hồ và duy trì sự cạnh tranh trong kỷ nguyên VUCA.

7. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về khái niệm VUCA là gì, và ý nghĩa của vuca là gì, cùng với bốn chiến lược quản trị cốt lõi trong kỷ nguyên VUCA. Rõ ràng, VUCA là một thực tế không thể tránh khỏi trong môi trường kinh doanh hiện đại, tuy nhiên doanh nghiệp cần nhận diện và khai thác cả thách thức lẫn cơ hội mà VUCA mang lại, đồng thời sử dụng kiến thức và công nghệ tiên tiến để thích ứng và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy biến động và không chắc chắn này.