1Office cùng Lilama 45.1 gỡ “nút thắt” đặc thù trong quản lý dự án xây dựng
Là thành viên của Tổng công ty Lắp máy Việt Nam, với bề dày hơn 20 năm hoạt động, Công ty cổ phần Lilama 45.1 hướng đến mục tiêu trở thành đơn vị có năng lực hàng đầu trong ngành xây dựng Việt Nam, là nhà thầu mang tầm cỡ quốc tế trong việc thiết kế chi tiết, gia công chế tạo và thi công lắp đặt các công trình thuộc lĩnh vực nhiệt điện, thủy điện, dầu khí, hóa chất, xi măng,… Lilama 45.1 cũng là đơn vị đầu tiên của Tổng công ty lắp máy Việt Nam áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề, Lilama 45.1 đã tham gia chế tạo thiết bị và lắp đặt thành công nhiều công trình trọng điểm, có ý nghĩa quan trọng với nền kinh tế quốc dân như: Nhà máy nhiệt điện Phú Mỹ, Nhà máy đường Biên Hòa, Nhà máy kính nổi Viglacera Bình Dương…
Do đặc thù các dự án, công trình phân bố ở nhiều địa điểm, khoảng cách địa lý khá xa nhau nên Lilama 45.1 đã phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong việc quản lý, theo dõi quá trình thi công. 3 vấn đề lớn nhất mà Lilama 45.1 phải đối mặt là: Kiểm soát tiến độ – Báo cáo công việc – Quản lý quy trình.
Đối với bài toán kiểm soát tiến độ, phương pháp thủ công và Excel vẫn là công cụ chính giúp các cán bộ quản lý theo dõi, cập nhật tình hình triển khai các đầu việc thuộc dự án. Hàng ngàn số liệu từ rất nhiều file excel và các công cụ riêng lẻ như: Zalo, Gmail…. khiến các nhà quản lý tốn nhiều thời gian để đối chiếu, phân tích, nắm bắt thông tin.
Việc tổng hợp báo cáo công việc ở Lilama 45.1 cũng tồn tại nhiều bất cập, nhân sự phụ trách phải tổng hợp báo cáo từ nhiều các bộ phận nghiệp vụ liên quan như: kinh tế kỹ thuật, đội công trình, kế toán tài chính. Quy trình tổng hợp báo cáo chồng chéo, thông tin thiếu tính đồng bộ, thiếu liên kết khiến việc nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công bị chậm trễ, cũng như khó đánh giá tổng thể tình hình dự án, công trình đang thi công.
Về quản lý quy trình, cũng như các doanh nghiệp khác trong ngành xây dựng, Lilama 45.1 đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình phối hợp làm việc giữa các phòng ban. Do các công trường và văn phòng công ty thường cách xa nhau nên quy trình giao tiếp, phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận dễ bị gián đoạn, phối hợp thiếu nhịp nhàng, thông tin cập nhật chậm, không đầy đủ. Việc này khiến năng suất làm việc giảm, chất lượng công việc không đạt mức kỳ vọng, ảnh hưởng chung đến chất lượng triển khai các dự án.
Đứng trước những bất cập đó, LILAMA 45.1 đã tìm kiếm và quyết tâm giải pháp công nghệ từ 1Office để số hóa toàn bộ công việc quản lý dự án trên một nền tảng.
Với “đòn bẩy số” 1Office, thay vì phải chờ báo cáo tổng hợp từ nhiều bộ phận phòng ban khác nhau, cán bộ quản lý dự án tại Lilama 45.1 có thể dễ dàng theo dõi, cập nhật tiến độ của từng dự án đang thi công theo thời gian thực (real-time), từ đó nắm bắt và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án. Bên cạnh đó, 1Office còn trở thành trợ thủ đắc lực giúp nhà quản lý theo dõi chính xác chi phí dự án rõ ràng, minh bạch.
Đặc biệt, việc số hóa và lưu trữ toàn bộ tài liệu, hồ sơ giấy tờ trên duy nhất một nền tảng là 1Office, nhân viên kế toán tại Lilama 45.1 đã có thể nhanh chóng xử lý hợp đồng, chứng từ thu chi và nghiệm thu các công việc trong dự án ngay trên hệ thống.
Ông Đinh Viết Sơn – Phó Tổng giám đốc Lilama 45.1 chia sẻ: “Với việc số hoá, thông tin trao đổi sẽ được liên kết tốt hơn, lãnh đạo có thể kiểm soát tốt tiến độ cũng như các chi phí của dự án. Việc số hóa hoạt động quản lý dự án với phần mềm 1Office là bước ngoặt giúp Lilama 45.1 tối ưu năng suất làm việc, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Đây cũng là bước đi minh chứng cho tinh thần nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên Lilama 45.1 nhằm hiện thực hoá chủ trương, định hướng của Bộ Xây dựng về việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong ngành xây dựng”.
