Những điều cần biết về chữ ký số và hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Hiện nay chữ ký số và hóa đơn điện tử là hai phương thức giao dịch được sử dụng rộng rãi, giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc giao dịch điện tử và quản lý chứng từ. Vậy chữ ký số và hóa đơn điện tử đóng vai trò gì với doanh nghiệp và việc ứng dụng 2 phương thức giao dịch này như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu ở bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé.

1. Định nghĩa về chữ ký số và hóa đơn điện tử

1.1 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số hay còn gọi là Token USB) là loại chữ ký điện tử sử dụng để thay thế cho chữ ký thường bằng tay trên các thiết bị điện tử số, các văn bản và tài liệu số. Thông thường các tài liệu này được dùng để kê khai, nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và các giao dịch số khác.

Chữ ký số được sử dụng để xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của dữ liệu số. Nó có thể coi nó như một phiên bản kỹ thuật số của chữ ký viết tay thông thường, nhưng với mức độ phức tạp và bảo mật cao hơn.

1.2 Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Có thể nói đây là giải pháp toàn diện giúp các tổ chức – doanh nghiệp, giúp họ phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Có thể thấy, chữ ký số và hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng văn phòng điện tử trong thời đại số. Được coi là một phần không thể tách rời giúp xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đầy đủ tính chất pháp lý và công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa không thể sửa đổi sau khi ký. Vậy vai trò của chữ ký số và hóa đơn điện tử có mối quan hệ như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở nội dung dưới đây nhé

2. Áp dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử như thế nào?

Thực tế, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp thường lúng túng khi khách hàng mua thắc mắc về việc bên mua có cần phải có chữ ký số để tiến hành lập hóa đơn với bên bán, và nếu hóa đơn không có đóng dấu, chữ ký của cả hai bên thì giá trị pháp lý có đảm bảo hay không. Câu trả lời cho những thắc mắc này là: trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng. 

Cụ thể, với những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn

• Hợp đồng kinh tế
• Bên mua là một đơn vị kế toán, nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như:
• Biên bản giao nhận hàng hóa
• Bên mua không phải là một đơn vị kế toán
• Phiếu xuất kho
• Biên nhận thanh toán
• Phiếu thu

Như vậy, có thể thấy rằng trong mọi trường hợp, việc lập hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua. Hóa đơn điện tử không cần phải có dấu của người bán, trừ trường hợp chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán.

3. Một số quy định cần biết khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

3.1 Quy định về chữ ký số người bán trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về chữ ký số người bán trên hoá đơn điện tử:

• Đối với trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
• Với trường hợp bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc 
• Với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Đồng thời, kế toán doanh nghiệp cần phải lưu ý về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử như sau:

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù cung cấp điện, nước, truyền hình, viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin…có hướng dẫn riêng của Tổng cục Thuế. Do đó, các kế toán cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo đáp ứng đúng quy định về Ngày hóa đơn và Thời điểm ký số khớp nhau tránh trường hợp hóa đơn không hợp lệ.

3.2 Quy định về chữ ký số người mua trên hoá đơn điện tử

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, đơn vị kế toán và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn. 

Tuy nhiên trong một số trường hợp người mua không nhất thiết phải có chữ ký số trên hoá đơn:

– Người mua không phải là đơn vị kế toán và hai bên không thỏa thuận yêu cầu chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử.

– Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… không cần chữ ký số người mua

Riêng trường hợp hai bên mua – bán có thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử yêu cầu đầy đủ chữ ký số của bên bán và bên mua thì quy định pháp luật ưu tiên tôn trọng thỏa thuận của hai bên.

4. 1CA – Giải pháp chữ ký số siêu việt của 1Office – Tích hợp chữ ký số trong quy trình

1Office đã cho ra mắt phần mềm chữ ký số tích hợp trong quy trình giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để mọi hạn chế của cách thức ký giấy truyền thống.

Với tính năng này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đến 80% chi phí cho việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ cũng như loại bỏ rào cản về thời gian, không gian và ký kết mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp đảm bảo thời gian ký, sự liên tục trên mọi các khía cạnh từ quản trị, tài chính, bán hàng đến nhân sự. 

• Ký trên mọi quy trình: Việc tích hợp chữ ký trên nền tảng số trong quy trình giúp doanh nghiệp hình thành nên một hệ sinh thái quản trị toàn diện. Từ đó các phòng ban có thể vận hành một cách trơn tru, liên tục và giúp thúc đẩy việc kinh doanh hiệu quả.
• Lưu trữ, quản lý tập trung: phần mềm quản trị công ty 1Office giúp doanh nghiệp lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây giúp giảm thiểu rủi ro bị phân tán chứng từ và bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối. Bên cạnh đó, chứng từ được gắn với đối tượng liên quan cụ thể giúp việc quản lý, tìm kiếm trở nên dễ dàng theo thời gian thực hiện, phòng ban, nghiệp vụ. Đồng thời, doanh nghiệp có thể trích xuất chứng từ một cách thuận tiện.
• Ký nhiều văn bản cùng lúc: Với 1CA, bạn có thể thực hiện thao tác ký lên đến hàng trăm văn bản cùng lúc dễ dàng. Nhờ đó, nhà lãnh đạo có thể giải quyết các nghiệp vụ nội bộ một cách nhanh chóng chỉ bằng 1/10 thời gian so với việc xử lý thủ công, giúp lãnh đạo có thời gian tập trung vào các chiến lược kinh doanh.

Như vậy, nội dung bài viết trên đã chia sẻ các nội dung hữu ích về chữ ký số và hợp đồng điện tử để ứng dụng một cách hiệu quả nhất. Đồng thời đưa ra giải pháp ký số hiệu quả với ứng dụng chữ ký số 1Office giúp doanh nghiệp ký kết mọi văn bản, hợp đồng mọi lúc, mọi nơi mà không cần gặp mặt trực tiếp. Việc áp dụng chữ ký số sẽ giúp mọi doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru, đồng nhất mà không bị gián đoạn dù làm việc dưới bất kỳ hình thức nào. Để đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số 1CA , bạn vui lòng để lại số điện thoại, đội ngũ chuyên gia của 1Office liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.