Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Vai trò, mục tiêu và ví dụ

Trong doanh nghiệp, việc hoạch định và quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững của một tổ chức. Hoạch định nguồn nhân lực không chỉ đơn thuần là quá trình tìm kiếm và thu hút nhân tài mà còn bao gồm cả việc xây dựng chiến lược quản lý nhân sự hiệu quả. Bài viết này, 1Office sẽ khám phá sâu hơn về khái niệm hoạch định nguồn nhân lực là gì, các lưu ý, quy trình và ví dụ về quản lý nhân sự thành công. 

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

1.1 Nguồn nhân lực là gì?

Nguồn nhân lực đề cập đến tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Bao gồm nhân viên, chuyên viên, quản lý và bất kỳ thành viên nào tham gia vào các hoạt động kinh doanh của tổ chức đó. Nguồn nhân lực không chỉ đơn thuần là số lượng nhân viên mà tổ chức đó sở hữu mà còn bao gồm cả tài năng, kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng của mỗi cá nhân.

Một nguồn nhân lực chất lượng và phù hợp đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp. Góp phần giúp tổ chức hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh, đổi mới, sáng tạo và phát triển bền vững. Bằng cách tập trung vào nguồn nhân lực, tổ chức có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển tiềm năng của các cá nhân, từ đó thúc đẩy sự thành công, tăng trưởng của tổ chức.

1.2 Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực (Human Resource Planning – HRP) là quá trình xác định, dự đoán và đáp ứng nhu cầu nhân lực một cách hiệu quả trong sự phát triển bền vững của tổ chức. Đây là quá trình chi tiết hóa các yêu cầu công việc, đánh giá và ước tính nguồn nhân lực cần thiết nhằm đảm bảo tổ chức có đủ số lượng và chất lượng nhân sự để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

2. Bao gồm những hoạt động nào?

Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm việc đánh giá nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai, phân tích kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc đồng thời xác định biện pháp để đáp ứng các nhu cầu đó. Điều này bao gồm các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, cải tiến quy trình làm việc và sử dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất làm việc. 

Ngoài ra, để Quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp nhất, nhà quản trị có thể trả lời một số câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân viên trong mỗi bộ phận? Những kỹ năng và năng lực nào cần thiết để đạt được các mục tiêu tổ chức? 
• Ứng viên đó sẽ được tuyển dụng mới hoàn toàn hay lấy từ nguồn vốn sẵn có của tổ chức? Cần xây dựng một môi trường làm việc như thế nào để thu hút ứng viên tốt nhất?
• Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về những kỹ năng gì? Làm thế nào để đánh giá hiệu suất của nhân viên một các chính xác?
• Cần cung cấp các chương trình phúc lợi và thăng tiến như thế nào để giữ chân nhân viên? Làm thế nào để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển tiềm năng của nhân viên?

3. Mục đích & Vai trò hoạch định nguồn nhân lực trong sự phát triển bền vững

3.1 Mục đích hoạch định nguồn nhân lực

Mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực trong một tổ chức là đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng, kỹ năng và nguồn nhân lực phù hợp để thực hiện các hoạt động và đạt được mục tiêu của mình. Dưới đây là một số mục đích cụ thể của việc hoạch định nguồn nhân lực:

• Đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng và loại hình nhân lực cần thiết để thực hiện các công việc hiện tại và tương lai.
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực nhờ việc tổ chức tận dụng tối đa tiềm năng và năng lực của nguồn lực hiện có.
• Dự phòng và đối phó với biến động nguồn nhân lực như sự ra đi của nhân viên, sự thay đổi về yêu cầu công việc hoặc các yếu tố bên ngoài khác.
• Xây dựng nền tảng cho sự phát triển nguồn nhân lực như định hình chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên để đáp ứng các thách thức và cơ hội mới.

Tóm lại, mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực là đảm bảo có đủ nguồn nhân lực phù hợp để thực hiện công việc hiện tại và tương lai, tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực, dự phòng và đối phó với biến động từ đó xây dựng nền tảng cho phát triển nguồn nhân lực trong tương lai.

3.2 Vai trò hoạch định nguồn nhân lực

Đánh giá và dự báo nhu cầu nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực giúp tổ chức đánh giá nhu cầu nhân lực hiện tại và dự báo nhu cầu trong tương lai. Nhằm đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc và mục tiêu phát triển.

Quản lý và đánh giá hiệu suất: Hoạch định nguồn nhân lực giúp quản lý và đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân và phòng ban. Xác định những điểm mạnh và điểm hạn chế của nhân viên, tạo điều kiện để phát triển và tận dụng tối đa tiềm năng của họ. Đồng thời, hỗ trợ quá trình đánh giá và thưởng cho nhân viên dựa trên thành tích làm việc.

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển: Bao gồm việc thu hút và tuyển dụng nhân tài, xây dựng chương trình đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng, năng lực của nhân viên. Điều này đảm bảo rằng tổ chức có đội ngũ nhân sự đủ năng lực đáp ứng được yêu cầu công việc và thích nghi với môi trường kinh doanh.

Đối phó với biến động và thay đổi của môi trường kinh doanh: Cần tạo lập kế hoạch sẵn sàng để điều chỉnh quy mô và cấu trúc nhân sự thích ứng với thị trường và xu hướng mới. Từ đó giúp tổ chức duy trì sự linh hoạt và tối ưu hóa sự hiệu quả của nguồn nhân lực trong tình huống thay đổi của môi trường kinh doanh.

>> Xem thêm: Hướng dẫn A-Z các bước hoạch định nguồn nhân lực đúng chuẩn cho doanh nghiệp

4. Quy trình các bước hoạch định nguồn nhân lực

Trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực, các doanh nghiệp cần tiến hành một quy trình rõ ràng, có kế hoạch để đảm bảo việc phân bổ, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực được thực hiện một cách hiệu quả và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

Bước 1: Đánh giá và dự báo nguồn nhân lực

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định đúng và đầy đủ nhu cầu nguồn lực dựa trên các tiêu chí quan trọng như số lượng, chất lượng và thời gian cần thiết để đáp ứng mục tiêu phát triển của tổ chức. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phân tích và nghiên cứu thị trường lao động thường xuyên để dự đoán xu hướng và thay đổi cùng các yếu tố bên ngoài (kinh tế, văn hóa, công nghệ…) ảnh hưởng đến nguồn cung nhân lực.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực trong doanh nghiệp

Bao gồm việc xác định số lượng nhân sự, đánh giá kỹ năng, năng lực và hiệu suất hiện tại của nhân viên từ đó cho nhà lãnh đạo cái nhìn tổng quan về cơ cấu và hoạt động nhân sự đang diễn ra trong tổ chức. Không những thế, phân tích thực trạng nguồn nhân lực còn cung cấp những thông tin quan trọng để xác định điểm mạnh và điểm yếu của nguồn lực sẵn có để dự phòng cho các kế hoạch tiếp theo.

Bước 3: Ra quyết định phân bổ nhân sự

Dựa trên thông tin từ hai bước trên, doanh nghiệp sẽ quyết định về việc tuyển dụng, giữ lại hoặc tái cấu trúc nguồn nhân lực (tuyển thêm, sa thải, đào tạo). Quyết định này có thể liên quan đến việc chuyển đổi, đào tạo hoặc thúc đẩy sự phát triển của nhân viên hiện có. Một số kế hoạch mà nhà quản trị có thể cân nhắc thực hiện như:

• Chiến lược tuyển dụng bổ sung.
• Chiến lược tái cơ cấu nội bộ nhân sự.
• Chiến lược thuyên chuyển nhân sự.
• Chiến lược cắt giảm lao động.

Bước 4: Định hình chiến lược hoạch định nguồn nhân sự

Trong bước này, tổ chức cần vạch rõ và định hình chiến lược hoạch định nguồn nhân lực, bao gồm xác định các mục tiêu, phương pháp và biện pháp để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực. Chiến lược này có thể bao gồm kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển và quản lý hiệu suất nhân viên.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh định kỳ

Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá và điều chỉnh chiến lược hoạch định nguồn nhân lực định kỳ để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với mục tiêu và yêu cầu thay đổi của tổ chức. Đồng thời qua quá trình này, doanh nghiệp có thể rút ra những bài học và cải thiện hoạch định nguồn nhân lực để luôn đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

5. Ví dụ thực tế về hoạch định nguồn nhân lực

Smartlog: Tiên phong chuyển đổi số, tối ưu quản trị nhân sự trong ngành Logistics

Smartlog đã đứng đầu trong việc tiên phong chuyển đổi số trong ngành Logistics. Bằng cách áp dụng các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office, Smartlog đã tạo ra một hệ thống quản trị nhân sự thông minh giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên. Nhờ đó, công ty đã nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng cường khả năng cạnh tranh và đạt được sự phát triển bền vững trong ngành Logistics.

Citicom: Số hóa toàn diện hệ thống Quản trị nhân sự

Citicom là một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ tài chính. Nhờ việc sử dụng phần mềm 1Office để số hóa toàn diện hệ thống quản trị nhân sự đã giúp công ty tăng cường khả năng quản lý nhân sự, từ quá trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất đến phát triển nghề nghiệp. Từ đó Citicom đạt được sự linh hoạt, chính xác và nhanh chóng trong quản lý nhân sự góp phần đảm bảo sự phát triển lâu dài và bền vững của công ty.

NutriCare: Nâng cao năng lực quản trị nhân sự, số hóa quy trình vận hành

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và dinh dưỡng nhưng  NutriCare đã tập trung vào việc nâng cao năng lực quản trị nhân sự và số hóa quy trình vận hành. Bằng cách sử dụng giải pháp thông minh Quản trị nhân sự 1Office, NutriCare đã cải thiện quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên. Từ đó giúp công ty nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ.

6. Một số nhân tố ảnh hưởng đến việc hoạch định nguồn nhân lực 

Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến việc phát triển bền vững của cả một doanh nghiệp. Vì vậy, để tìm ra hướng đi và chiến lược quản trị đúng đắn nhất, các trưởng phòng nhân sự cần lưu ý một số những yếu tố sau.

6.1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài

Môi trường kinh tế: Bao gồm tình hình thị trường lao động, tỷ lệ thất nghiệp, mức lương cạnh tranh, chính sách thuế và pháp lý sẽ ảnh hưởng đến việc tuyển dụng và giữ chân nguồn nhân lực.

Môi trường xã hội: Thay đổi trong quan điểm và giá trị của xã hội đối với công việc và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, sự đa dạng văn hóa và xã hội cũng có thể ảnh hưởng đến tuyển dụng và sự hài lòng của nhân viên.

Môi trường công nghệ: Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ bao gồm cả trí tuệ nhân tạo, tự động hóa và truyền thông bắt buộc các doanh nghiệp phải thích ứng và có những chính sách thay đổi nguồn nhân lực của doanh nghiệp (thường là cắt giảm nhân sự).

6.2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp

Chiến lược tổ chức: Chiến lược kinh doanh, mục tiêu và hướng đi cũng như cấu trúc tổ chức sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô và phân bổ nguồn nhân lực.

Văn hóa tổ chức: Bao gồm nhiều yếu tố như: môi trường làm việc, nội quy doanh nghiệp và phong cách lãnh đạo có thể tác động đến việc thu hút và giữ chân nhân viên.

Năng lực hiện có: Kỹ năng và năng lực hiện có của đội ngũ nhân viên cũng như khả năng phát triển và đổi mới của họ sẽ phần nào ảnh hưởng đến việc hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

7. Công cụ hỗ trợ hoạch định nguồn nhân lực – Phần mềm 1Office HRM

1Office HRM – Tự hào là đơn vị đồng hành cùng Hơn 5000 Doanh nghiệp & Hơn 450.000 người sử dụng. Phần mềm đã giúp hàng nghìn doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình Quản lý nhân sự. 

Phần mềm HRM của 1Office là một công cụ quản lý nhân sự toàn diện và mạnh mẽ, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp Quản trị nhân lực từ việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên đến lập kế hoạch và phân công công việc. Với giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng, phần mềm này cung cấp các công cụ linh hoạt và chức năng thông minh giúp các nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và đồng thời tăng cường sự hài lòng của nhân viên.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm HRM của 1Office, phải kể đến như:

• Số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm… và lưu trữ tập trung trên phần mềm.
• Quản lý toàn diện quy trình tuyển dụng từ việc tạo đề xuất yêu cầu tuyển dụng, quản lý CV, đánh giá và sàng lọc ứng viên.
• Lưu trữ đầy đủ thông tin nhân sự, vị trí làm việc, lương, thưởng, kỷ luật, khen thưởng, quá trình công tác, bổ nhiệm của từng nhân sự.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên, mức độ hoàn thành công việc một cách cụ thể và công bằng qua mô hình ASK.
• Dễ dàng theo dõi biến động hàng trăm, hàng nghìn nhân sự theo phòng ban nhờ màn hình báo cáo trực quan và đầy đủ.
• Tính năng tự động cảnh báo các sự kiện quan trọng như hết hạn thai sản, hết hạn hợp đồng, đến hạn bổ nhiệm, đến hạn nghỉ hưu.
• Quản lý các chỉ tiêu và kết quả của nhân viên, từ kết quả đánh giá sẽ liên kết trực tiếp với bảng lương để tính toán lương tự động và nhanh chóng.

Nhận bản demo tính năng Quản trị nhân sự miễn phí

Bài viết trên đã cập nhật toàn bộ những thông tin về “Hoạch định nguồn nhân lực là gì”, vai trò của việc hoạch định, quy trình các bước và công cụ Quản trị nhân sự hiệu quả nhất trên thị trường. Hy vọng rằng qua bài viết, Nhà lãnh đạo có thể tự xây dựng một chiến lược nhân sự phù hợp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình. 

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn hoặc nhận bản demo dùng thử tính năng miễn phí phần mềm Quản trị nhân sự 1Office, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: 

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn