HRIS là gì? Cách lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp

Nhân lực là yếu tố quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp. Do đó, việc khai thác nguồn nhân lực sao cho hiệu quả luôn là thách thức lớn đối với các nhà quản trị hiện đại. Hệ thống thông tin nhân sự HRIS ra đời như một công cụ lý tưởng giúp phát triển nguồn nhân lực. Bài viết dưới đây của 1Office sẽ giúp bạn hiểu HRIS là gì, những giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp và các tiêu chí để chọn phần mềm HRIS phù hợp.

1. HRIS là gì?

HRIS (Human Resources Information System) – Hệ thống thông tin nguồn nhân lực hay Hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực là nền tảng thu thập và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Hệ thống HRIS cung cấp cái nhìn toàn diện về tiềm năng trí lực và thể lực của từng nhân viên, bao gồm các yếu tố về số lượng và chất lượng ở mọi thời điểm, từ quá khứ đến hiện tại và dự đoán trong tương lai.

Ngoài ra, HRIS còn có thể tích hợp với các hệ thống thông tin khác của tổ chức, như hệ thống kế toán tài chính, hệ thống sản xuất và hệ thống marketing.

2. Các chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý HRIS

Trong công ty, phòng nhân sự có nhiệm vụ quản lý dữ liệu của nhân viên, bao gồm lịch sử cá nhân, năng lực, kinh nghiệm, thành tích và lương thưởng. Việc quản lý các thông tin này theo cách thủ công không chỉ dễ dẫn đến thất lạc và khó khăn trong việc sắp xếp, tra cứu, mà còn tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin ra bên ngoài cực lớn. Để giảm khối lượng công việc thủ công trong hoạt động hành chính này, các tổ chức bắt đầu tự động hóa quy trình bằng cách sử dụng các hệ thống quản lý nguồn nhân lực chuyên biệt như HRIS.

Dưới đây là một số chức năng tiêu biểu của hệ thống quản trị nguồn nhân lực HRIS:

• Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ nhân viên, đảm bảo thông tin được tổ chức một cách khoa học và bảo mật cao.
• Quản lý phân cấp thứ bậc trong tổ chức.
• Tạo ra một quy trình công việc chuyên nghiệp gồm các giai đoạn tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng lao động chính thức và thôi việc.
• Quản lý trạng thái làm việc và nghỉ phép hàng năm của nhân sự.
• Giải quyết phúc lợi, chế độ đãi ngộ, quản lý lương và hồ sơ cho người lao động.
• Đo lường hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhân sự.
• Theo dõi quy trình làm việc, đánh giá năng lực nhân viên để đưa ra các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm và thuyên chuyển hợp lý.
• Đưa ra các báo cáo và đánh giá giúp nhà quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quát và chi tiết về hoạt động nhân sự.

3. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống quản trị nguồn nhân lực HRIS?

HRIS là một công cụ quản lý nguồn nhân lực hữu dụng đối với mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và tài nguyên chính là yếu tố then chốt để nâng cao giá trị doanh nghiệp và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

3.1 Tăng cường quy trình onboarding nhân viên mới

Phần mềm HRIS có khả năng làm cho quy trình onboarding trở nên hiệu quả và nhất quán hơn bằng cách cung cấp quyền truy cập vào tài liệu đào tạo và lưu trữ tất cả thông tin của nhân viên mới ở một vị trí dễ dàng kiểm soát. Điều này giúp HRIS chuyển đổi quy trình đào tạo nhân viên mới từ dạng rời rạc thành một quy trình nhanh chóng và tiết kiệm, đồng thời loại bỏ các chi phí không cần thiết.

3.2 Lưu trữ thông tin nhân viên một cách hiệu quả

HRIS là một hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản trị nguồn nhân lực. Với sự trợ giúp của phần mềm này, công ty có thể dễ dàng quản lý thông tin của nhiều nhân viên trên một nền tảng tập trung. Điều này giúp tối giản hoá các quy trình quản lý và giảm thiểu các sai sót khi cần cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin.

3.3 Dễ dàng thu thập và quản lý thông tin

Với phần mềm nhân sự HRIS, người quản lý có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin. Hệ thống này tổ chức các tệp thông tin theo tiêu đề, giúp việc truy cập, chuyển đổi, tra cứu và di chuyển giữa các tài liệu trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

3.4 Tối ưu hóa quy trình báo cáo thông tin

Nhờ vào các tính năng báo cáo và phân tích trên HRIS, bạn có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu tuyển dụng để cung cấp những hiểu biết chiến lược sâu sắc hơn trong việc quản lý nhân sự.

4. Khi nào doanh nghiệp nên triển khai sử dụng hệ thống HRIS?

Nhiều người nghĩ rằng các phần mềm HRIS không cần thiết và có thể được thay thế bằng các phương pháp thủ công. Tuy nhiên, có một thời điểm khi bạn sẽ nhận ra rằng cách cũ không còn hiệu quả. Dưới đây là 3 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc tích hợp phần mềm HRIS vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp bạn.

4.1 Khi hệ thống công việc không đồng bộ

Trong môi trường quản lý nguồn nhân lực đa nhiệm, doanh nghiệp thường phải xử lý nhiều quy trình khác nhau, mỗi quy trình đòi hỏi giải pháp riêng biệt. Chẳng hạn, khi tuyển dụng một vị trí mới, phòng nhân sự cần một hệ thống để theo dõi ứng viên và thiết lập các yếu tố như bảng lương, lợi ích và đào tạo. Sau khi ứng viên trở thành nhân viên chính thức, phòng nhân sự còn phải lập kế hoạch, quản lý chấm công và hiệu suất làm việc.

Nếu những công việc này không được đồng bộ hóa, hệ thống nhân sự sẽ bị đứt gãy, dẫn đến sự bế tắc trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

4.2 Khi bảng tính trở nên quá phức tạp

Nhiều người vẫn quen dùng Excel và Google Sheet để quản lý thông tin, nhưng những công cụ này không được thiết kế cho mục đích quản lý dữ liệu dài hạn. Theo thời gian, dữ liệu trong bảng tính có thể trở nên phức tạp và lỗi thời, đồng thời nguy cơ bảo mật cũng tăng cao.

Một nền tảng quản lý thông tin nhân sự cần phải lưu trữ dữ liệu và hồ sơ một cách thông minh và đơn giản, cho phép dễ dàng truy cập và theo dõi thông tin nhân viên, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cao.

4.3 Khi cần các báo cáo tùy chỉnh

Có rất nhiều công việc yêu cầu doanh nghiệp làm việc với dữ liệu, nhưng nhiều người vẫn đang sử dụng các hệ thống báo cáo lỗi thời hoặc cồng kềnh. Một nền tảng quản lý nhân sự hiện đại sẽ cung cấp các báo cáo tùy chỉnh tự động, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định nhân sự chính xác và hiệu quả hơn.

5. Quy trình chọn lựa phần mềm HRIS

• Bước 1: Xác định nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp

Bước đầu tiên quan trọng là xác định rõ các nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp khi triển khai phần mềm HRIS. Bạn cần đảm bảo rằng HRIS phù hợp với các chiến lược tuyển dụng và quản lý nhân sự của công ty trong ngắn, trung và dài hạn.

Khi xác định các yêu cầu, cần làm rõ chức năng cần thiết, dữ liệu muốn quản lý, các báo cáo cần thiết, quy trình triển khai và các hệ thống tích hợp. Hãy trao đổi và tham vấn ý kiến từ lãnh đạo cũng như các bộ phận liên quan để đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu được đáp ứng một cách đồng bộ và thống nhất.

• Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư của doanh nghiệp

Ngân sách là một yếu tố quan trọng nhưng thường khó khăn vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố và cần được cân đối với các hạng mục chi phí khác. Xác định ngân sách tương đối giúp bạn chọn nhà cung cấp phù hợp.

Bạn có thể lựa chọn mua phần mềm theo gói trọn vẹn hoặc chia nhỏ thành các giai đoạn triển khai theo tháng hoặc năm, tùy thuộc vào dòng tiền của doanh nghiệp.

• Bước 3: Lựa chọn 2-5 nhà cung cấp

Để đảm bảo lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp, bạn nên xem xét ít nhất 2-5 nhà cung cấp khác nhau. Sau khi chọn các nhà cung cấp tiềm năng, bạn có thể yêu cầu báo giá, nhận tài liệu chi tiết và sử dụng bản demo để đánh giá tính năng và sự phù hợp của từng hệ thống. Đồng thời, đừng quên kiểm tra uy tín của nhà cung cấp và tham khảo các đánh giá khách quan từ những khách hàng trước đó để đưa ra quyết định chính xác nhất.

• Bước 4: Xác định mục tiêu triển khai

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về tính năng và chi phí của phần mềm, bạn cần xác định những mục tiêu cụ thể cho việc triển khai. Hãy đặt ra các câu hỏi như: Khi nào cần bắt đầu triển khai phần mềm? Thử nghiệm trong thời gian bao lâu? Cần tổ chức đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng phần mềm như thế nào? Sau bao lâu sẽ đánh giá kết quả và tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá sự thành công hay thất bại của dự án? Những mục tiêu rõ ràng này sẽ giúp bạn quản lý quá trình triển khai hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.

• Bước 5: Đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp

Sau khi đã làm rõ các mục tiêu, bạn cần tiếp tục làm việc và đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn phía trên. Dựa trên các tiêu chí đánh giá đã xác định, hãy thương lượng để đảm bảo rằng doanh nghiệp đạt được yêu cầu về chức năng, phạm vi triển khai, chi phí, lộ trình phát triển và dịch vụ hỗ trợ. Việc đàm phán kỹ lưỡng sẽ giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp và tối ưu hóa lợi ích từ phần mềm.

• Bước 6: Đưa ra quyết định mua và sử dụng phần mềm

Tại bước này, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định cuối cùng và phối hợp với nhà cung cấp để triển khai phần mềm cho nội bộ. Cần lưu ý rằng việc áp dụng phần mềm mới có thể gây bỡ ngỡ và xáo trộn công việc ban đầu, do đó, người quyết định và quản lý cần lựa chọn thời điểm triển khai phù hợp và thực hiện dần dần. Trong quá trình thay đổi, hãy duy trì liên hệ thường xuyên với nhà cung cấp để nhận sự hỗ trợ cần thiết và đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.

6. Tiêu chí chọn phần mềm HRIS cho doanh nghiệp

6.1 Khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp

Nhà quản lý nhân sự cần đánh giá kỹ lưỡng khả năng phát triển của hệ thống phần mềm để đảm bảo nó có thể đáp ứng nhu cầu mở rộng của công ty. Nó bao gồm khả năng mở rộng khi công ty tuyển thêm nhân sự, mở rộng văn phòng, hoặc thay đổi chế độ và chính sách đãi ngộ. Phần mềm cần linh hoạt và có khả năng tích hợp với các yếu tố thay đổi trong tổ chức để hỗ trợ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

6.2 Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý nhân sự

Phần mềm HRIS cần phải bao phủ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự, bao gồm cả chính sách lương thưởng và hỗ trợ nhân sự khi cần thiết. Nó nên có khả năng cho phép nhân viên tương tác, chẳng hạn như phiên bản web cho HR quản lý và ứng dụng di động để nhân viên tự cập nhật thông tin.

Để đảm bảo phần mềm đáp ứng được các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, các nhà quản lý nhân sự nên tham khảo ý kiến từ các trưởng bộ phận khác và nhân viên trong công ty. Qua đó sẽ đưa ra được đánh giá toàn diện và chính xác về khả năng đáp ứng của phần mềm HRIS đối với các nghiệp vụ của HR.

6.3 Khả năng tích hợp với hệ thống tài chính

Các hệ thống tính lương, thưởng, đãi ngộ, và tuyển dụng thường yêu cầu khả năng tương tác và trao đổi thông tin cao với các hệ thống khác. Để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần một phần mềm HRIS có khả năng lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu trên một nền tảng duy nhất.

Hiện nay, nhờ vào ứng dụng điện toán đám mây và mở cổng API, nhiều phần mềm HRIS có thể đáp ứng tốt yêu cầu này, đảm bảo tính liên kết và đồng bộ hóa thông tin hiệu quả.

7. Áp dụng kiến thức quản trị nhân sự vào thực tiễn với công cụ quản lý nhân lực 1HRM

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ trong quản trị nhân sự, và 1HRM của 1Office nổi bật như một giải pháp được 6000+ doanh nghiệp tin tưởng nhờ vào sự đa dạng tính năng và khả năng đáp ứng tốt các nghiệp vụ HR. Đây là một phần mềm nhân sự HRIS được thiết kế để đáp ứng cả nhu cầu và yêu cầu của các doanh nghiệp Việt Nam, từ chi phí, giao diện, và các tính năng chuyên sâu đến mức độ bảo mật và phương pháp quản trị nguồn nhân lực hiện đại.

1HRM là hệ thống quản trị thông tin nguồn nhân lực toàn diện, cung cấp các tính năng như:

• Số hóa  và quản lý hồ sơ nhân viên một cách hệ thống và bảo mật.
• Theo dõi tình trạng hợp đồng và các thay đổi liên quan.
• Quản lý các thông tin liên quan đến bảo hiểm của nhân viên.
• Lưu trữ các quyết định quản lý và dễ dàng truy cập khi cần.
• Cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự theo thời gian thực.

Hy vọng qua bài viết trên đã giúp bạn hiểu được HRIS là gì và những giá trị mà hệ thống này mang lại. Chọn được một phần mềm HRIS phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên trong công ty. Để nhận tư vấn chi tiết và trải nghiệm demo tính năng của Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện 1HRM, bạn có thể đăng ký ngay tại đây: https://1office.vn/1hrm