4 bước lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án hiệu quả X3 hiệu quả quản trị

Quản trị nhân lực dự án là hoạt động đóng vai trò quyết định đối với sự thành công hoặc thất bại của một dự án. Tuy nhiên, nhiều nhà quản trị dự án hiện nay vẫn chưa thực sự biết cách lập kế hoạch cũng như triển khai quản lý nguồn nhân lực dự án sao cho hiệu quả, dẫn đến tình trạng phân công không đúng người đúng việc, hiệu suất làm việc giảm sút, dự án chậm tiến độ và thậm chí là thất bại. Vậy làm thế nào để lên kế hoạch quản lý nhân lực dự án hiệu quả nhất? Hãy cùng 1Office tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây! 

I. Quản lý nhân lực dự án là gì?

Quản lý nhân lực dự án là công tác điều phối nhân lực cho từng đầu việc để tiến hành một dự án. Cụ thể, nhà quản trị nhân lực của dự án (PM) sẽ lên kế hoạch công việc cụ thể cho từng cá nhân, đội nhóm để thực hiện nhiệm vụ và phối hợp nhịp nhàng với nhau nhằm hướng tới mục tiêu chung là hoàn thành dự án thành công.

Khác với việc điều phối và quản trị nhân lực của toàn doanh nghiệp, công tác quản lý nhân sự dự án chỉ diễn ra trong khoảng thời gian dự án được tiến hành, do đó nhà quản trị có khá ít thời gian để nghiên cứu và đưa ra quyết định về phân bổ nhân sự.

II. Tại sao cần lên kế hoạch quản trị nhân lực dự án?

Trước khi tiến hành triển khai một dự án, việc lập kế hoạch dự án giúp nhà quản trị có cái nhìn bao quát nhất về toàn bộ quy trình thực hiện, từ đó đưa ra những quyết định phân bổ nhân sự phù hợp và dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra.

Cụ thể, nhà quản trị cần lên kế hoạch cho công tác quản lý nhân lực dự án để:

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả, đúng người đúng việc.
• Có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của từng cá nhân, đội nhóm để theo dõi sát sao trong quá trình thực hiện dự án.
• Dự đoán những rủi ro có thể phát sinh trong thời gian dự án tiến hành (thiếu hụt nhân sự hoặc có nhân sự nghỉ giữa chừng) để kịp thời đưa ra phương án dự phòng.
• Xác định được điểm mạnh của cá nhân/đội nhóm để phát huy và những điểm còn hạn chế để khắc phục.

>> Xem thêm: Giải pháp gỡ rối công tác quản lý nhân sự trong sản xuất – tăng 200% năng suất lao động

III. Những khó khăn thường gặp trong quản lý nhân lực dự án

1. Khó khăn trong việc lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án

Trên thực tế, để lập được một bản kế hoạch nhân sự cho dự án, nhà quản trị phải trải qua quy trình 3 bước gồm:

• Bước 1: Tiếp nhận dự án và bảng yêu cầu nguồn lực dự án, đồng thời liệt kê những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và mức độ thành công của dự án.
• Bước 2: Phân tích nhu cầu nhân lực cần để triển khai dự án
• Bước 3: Lập kế hoạch phân bổ nhân lực cụ thể; Bảng phân tích công việc

Trong 3 bước trên, các yếu tố đầu vào đã được cung cấp sẵn. Nhưng ở bước 2, nhà quản trị cần đầu tư nghiên cứu kỹ hơn để phân tích nhu cầu nhân lực của dự án để đưa ra quyết định phân bổ hợp lý. Tuy nhiên khi thực hiện bước này, đa số nhà quản trị lại thiếu đi công cụ kỹ thuật để tiến hành phân tích xem dự án đang yêu cầu nguồn nhân lực với trình độ như thế nào, khả năng của nhân viên đang ở đâu, có điểm mạnh điểm yếu gì để phân công việc cho hợp lý.

Hậu quả là dù nhà quản trị đã lập bản kế hoạch quản lý nhân lực dự án nhưng vẫn không hiệu quả, không có sự thống nhất, phân bổ công việc không đúng với năng lực và thế mạnh của nhân viên. Dẫn đến nhiều dự án chậm tiến độ hoặc thậm chí thất bại.

Để hạn chế những rủi ro đó, nhà quản trị cần sự hỗ trợ của phần mềm quản lý và theo dõi tiến độ công việc dự án tự động để có thể lên kế hoạch cho công tác hoạch định nguồn nhân lực bài bản nhất. Tính năng quản lý nhân sự của 1Office sẽ giúp bạn thực hiện những yêu cầu trên một cách hiệu quả nhất.

 Dùng thử miễn phí phần mềm HRM 1Office

2. Khó khăn trong việc triển khai và phát triển kế hoạch quản lý nhân lực dự án

Thực tế cho thấy nhiều nhà quản lý mới hiện nay đã tìm được cách xây dựng kế hoạch quản lý nhân lực cho dự án, nhưng đến khi triển khai và phát triển đội nhóm thực hiện thì lại khá lúng túng vì không có hình mẫu để tham khảo và học tập.

Trong trường hợp này, nhà quản trị cần một quy trình lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực cho dự án cụ thể để có thể dựa vào và tiến hành thực hiện dự án.

III. Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án hiệu quả nhất

Để nhà quản trị có thể nắm rõ từng bước triển khai từ việc lập kế hoạch đến phát triển và quản lý nguồn nhân lực cho dự án, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn quy trình 4 bước quản lý nhân lực dự án hiệu quả nhất đã được ứng dụng bởi nhiều doanh nghiệp.

1. Lập kế hoạch quản lý nhân sự

Như đã nhắc đến ở trên, việc lên một bản kế hoạch cụ thể, chi tiết để phân công nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với bất cứ dự án nào. Khi thực hiện lập kế hoạch quản lý nhân sự, nhà quản trị cần tiến hành những bước sau:

• Xác định các hạng mục công việc

Để đạt được mục tiêu chung của dự án, có những đầu việc nào cần hoàn thành? Đây chính là câu hỏi cần nhà quản trị trả lời khi bắt đầu lên kế hoạch. Khi tập hợp các hạng mục công việc cần hoàn thành của dự án, quản lý cần liệt kê chi tiết tên công việc, điều kiện bảo đảm hoàn thành, thời hạn hoàn thành, các nhân tố tác động.

• Xây dựng cấu trúc các đầu việc hợp lý

Sau bước liệt kê, quản lý cần tiến hành phân loại và đưa các hạng mục công việc vào các nhóm tương ứng để thuận tiện cho quá trình theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án.

Việc phân loại công việc này giúp nhà quản lý chọn được nhân sự phù hợp với mỗi nhóm công việc để phân công hiệu quả hơn. Khi đã có được các đầu mục công việc được phân loại rõ ràng, nhà quản lý sẽ bước vào giai đoạn tiếp theo của việc lên kế hoạch.

• Chọn lọc và phân quyền

Đây là bước quan trọng vì có liên quan đến những thông tin về số lượng và chất lượng nhân sự mà quản lý đã thu thập được trong quá trình tìm kiếm và phân bổ. Chọn lọc nhân sự phù hợp với từng đầu việc và phân quyền nắm giữ cho nhân sự đó là bước cuối cùng cần làm để hoàn thiện bản kế hoạch quản lý nhân lực dự án.

2. Thành lập đội ngũ phụ trách dự án

Đội dự án là một nhóm các cá nhân làm nhiệm vụ hỗ trợ nhà quản lý trong việc tiến hành dự án để đạt được mục tiêu cuối cùng. Trong bản kế hoạch quản lý nhân sự dự án, nhà quản trị cần lên kế hoạch lập một đội nhóm để cùng thực theo dõi quản lý dự án và các công việc liên quan.

Các thành viên của đội dự án cần được tuyển chọn dựa trên các yêu cầu về khả năng chuyên môn và kỹ năng lãnh đạo. Trong một số trường hợp đội dự án có thể quyết định thay cho người quản lý chính để kịp tiến độ hoàn thành công việc.

Để thành lập được đội dự án, nhà quản lý có thể dựa vào việc quan sát cách làm việc và dựa trên kinh nghiệm làm việc của nhân viên để đưa ra đánh giá về năng lực của họ, từ đó chọn ra người phù hợp để để đưa vào nhóm.

3. Phát triển đội dự án

Sau khi đã thành lập đội ngũ phụ trách dự án, nhà quản trị cần tìm cách tăng cường năng lực các thành viên của đội nhóm này, tăng tương tác giữa các thành viên để nâng cao hiệu quả thực hiện dự án. Quá trình này được gọi là phát triển đội dự án.

Để tối ưu hóa quá trình phát triển đội dự án, việc đầu tiên quản lý cần làm là tổ chức các buổi đào tạo nâng cao khả năng chuyên môn cũng như kiến thức nhất định về dự án cần triển khai. Ngoài ra, tổ chức các hoạt động gắn kết đội nhóm để tăng tương tác giữa các thành viên cũng là một cách hay để phát triển tinh thần làm việc nhóm của đội dự án.

4. Quản lý nhân sự đội dự án

Sau khi đã thành lập và đào tạo để phát triển năng lực đội dự án, nhà quản trị sẽ tiến hành quan sát và quản lý hoạt động của các thành viên trong nhóm khi thực hiện dự án. Việc quản lý bao gồm cập nhật tiến độ công việc từng thành viên, thời hạn hoàn thành deadline và cách họ xử lý những phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Trong quá trình quản lý đội dự án, nhà quản trị sẽ cần đến sự hỗ trợ của những phần mềm quản lý nhân sự cho công việc và dự án để có thể cập nhật tiến độ công việc nhanh nhất mà không phải tốn thời gian tổ chức các cuộc họp quá nhiều lần.

Tham khảo ngay: TOP 12 Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất 2022 – Đánh giá chi tiết ưu, nhược điểm

IV. Bí quyết xây dựng kế hoạch quản lý nhân lực dự án khoa học giúp tăng 80% hiệu quả quản trị

Để có thể lập được bản kế hoạch quản trị nhân lực dự án một cách hiệu quả nhất, nhà quản trị cần lưu ý những điểm sau:

1. Đồng bộ các mục tiêu của dự án

Xác định chính xác mục tiêu chung và mục tiêu nhỏ của các đầu việc chính là điều đầu tiên cần lưu ý khi lập kế hoạch quản lý nhân sự. Bởi chỉ khi biết được mục đích chính xác của từng đầu việc, nhà quản trị mới xác định được nhân sự nào sẽ đáp ứng được những mục tiêu đó, năng lực làm việc của nhân sự nào sẽ phù hợp để thực hiện công việc này. Từ đó phân công nhân sự hiệu quả hơn và hoàn thành mục tiêu chung của dự án thành công.

2. Linh hoạt giữa các dự án

Khi thực hiện dự án, một nhân sự có thể không tham gia vào tất cả các hạng mục triển khai. Vì thế quản lý đôi khi cần linh hoạt sắp xếp cho những nhân sự đảm nhận các công việc đơn có thể làm nhiều việc khác nhau nằm trong khả năng của họ.

Tuy nhiên, để sự luân chuyển và phối hợp này không gặp sai sót hay trùng lặp, việc ứng dụng các giải pháp phần mềm giúp quản lý nhiều dự án cùng lúc và linh động điều chuyển nguồn lực sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm chi phí nhân công tối đa.

3. Cập nhật tình hình thường xuyên

Nhà quản lý dự án chưa thể đánh giá được quyết định phân bổ của mình có chính xác hay không cho đến khi dự án bước vào giai đoạn thực thi. Do đó, kế hoạch quản lý dự án cần được xây dựng một cách linh động, sẵn sàng cho mọi thay đổi về các đầu việc hay phân bổ nhân sự.

Trong quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý cần chú ý quan sát tiến độ công việc của mỗi cá nhân, sự tương tác và cách xử lý công việc của họ để đánh giá được năng lực thực tế, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để đảm bảo hiệu quả thực hiện dự án.

Để công tác lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và công sức nhất, các giải pháp phần mềm hỗ trợ tạo dự án và phân bổ nguồn lực đã được hàng nghìn doanh nghiệp ứng dụng. 1Office là một trong những giải pháp quản trị nhân sự hàng đầu và là lựa chọn của hơn 5000 doanh nghiệp trên toàn quốc. Tính năng Quản lý nhân sự HRM của 1Office giúp nhà quản trị tạo dự án và phân bổ nguồn lực, giao việc linh hoạt cho từng cá nhân hoặc phòng ban. Đồng thời giúp quản lý và giám sát dự án linh hoạt khi tự động cập nhật tiến độ thường xuyên, chính xác.

 Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp