Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Hành chính nhân sự chuẩn nhất
KPI của nhân viên Hành chính nhân sự (HCNS) là chỉ số cơ bản giúp cho quá trình tuyển dụng của phòng ban tốt hơn. Thông qua mẫu KPI cho vị trí nhân viên HCNS này, các nhà Quản lý sẽ sẽ dễ dàng đánh giá và theo dõi hiệu suất công việc mà bộ phận HCNS đang thực hiện. Hãy cùng 1Office tham khảo mẫu KPI cho nhân viên Hành chính nhân sự qua bài viết sau nhé!
Mục lục
I. Khái niệm về KPI nhân sự
KPI (Key Performance) là chỉ số đo đánh giá hiệu quả làm việc của một nhân viên. Thông qua chỉ số này, nhà quản lý sẽ đánh giá được nhân viên của mình có thực hiện đúng với những yêu cầu mà mình đang đặt ra hay không? Nhân viên đó có đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp hay không?
Mỗi một công việc sẽ có những chỉ số KPI khác nhau và phòng nhân sự cũng không ngoại lệ. Các chỉ số này bao gồm: chỉ tiêu tuyển dụng, đào tạo, giấy tờ, thủ tục, tính toán bảng lương…
KPI là thước đo “vàng” cho nhân viên hàng HCNS
Một khi doanh nghiệp đề ra KPI cho các hoạt động của công ty, của từng nhân viên nhằm giúp cho toàn tập thể hoặc các cá nhân có nhiều động lực cố gắng hơn trong quá trình làm việc.
KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
KPI áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý hệ thống công việc của một nhóm, tổ chức, tự quản lý công việc của từng cá nhân.
Thông thường, mỗi vị trí đều có một bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng, nhà quản lý sẽ áp dụng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của vị trí đó. Dựa trên mức KPI của từng nhân viên, các nhà quản lý có thể xác định được:
- Cơ sở để xác định nội dung đào tạo
- Mức độ khen thưởng
- Cải thiện văn hoá doanh nghiệp
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng
II. Lợi ích của việc xây dựng KPI cho nhân viên hành chính nhân sự
Việc đánh giá nhân viên qua mẫu KPI cho nhân viên hành chính nhân sự rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
Thứ nhất, mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự sẽ đo lường được mục tiêu của họ.
Nếu như doanh nghiệp của bạn muốn có được kết quả cụ thể qua việc đào tạo nhân sự. Bạn cần phải đề ra KPI nhân sự, hành chính.
Xây dựng KPI cho nhân viên hành chính nhân sự mang lại nhiều lợi ích
Từ đó, những người này sẽ phải thực hiện công việc cho những KPI đó. Nếu công việc đạt hiệu quả thì cho thấy sự thăng tiến và ngược lại. Điều này sẽ giúp cho nhân viên có mục tiêu phấn đấu trong công việc.
Lợi ích thứ hai chính là việc tạo ra mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự cũng là tạo ra môi trường học hỏi cho nhân viên.
Theo đó, khi sử dụng KPI bạn tạo ra một không khí học tập và liên tục cố gắng cho các nhân viên. Các khảo sát cũng chỉ ra rằng, việc tạo ra chỉ số KPI nhân sự có thể đưa các nhân viên lên tầm cao mới.
Sử dụng KPI bạn tạo ra một không khí học tập và liên tục cố gắng cho các nhân viên
Lợi ích cuối cùng đó chính là việc tạo KPI nhân sự cũng giúp cho họ tiếp nhận nhanh các thông tin quan trọng. KPI có thể nói quan trọng đối với mỗi nhân viên.
Khi có nó, mỗi nhân viên đều cố gắng để thực hiện tốt. Vì thế, tất nhiên sẽ xảy ra hoạt động cạnh tranh. Và buộc họ phải có được thông tin, tiếp nhận để luôn luôn cố gắng, nỗ lực vươn lên đối thủ. Điều này có lợi cho doanh nghiệp và cho cá nhân người đó.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Digital Marketing chuẩn xác nhất
III. Các chỉ số quan trọng trong mẫu KPI cho nhân viên hành chính nhân sự
Như đã nói, KPI của một nhân viên HCNS sẽ có 3 tiêu chí là tuyển dụng, đào tạo và một số chỉ tiêu khác. Tuy nhiên, tùy vào từng doanh nghiệp mà chỉ tiêu về KPI của nhân viên hành chính cũng được áp dụng hoàn toàn khác nhau:
1. Chỉ số tuyển dụng
Một trong những yếu tố quan trọng của nhân viên HCNS đó chính là công tác tuyển dụng cho doanh nghiệp. Các chỉ số tuyển dụng này sẽ bao gồm chi phí, thời gian trung bình để tuyển dụng được một nhân viên, lượng CV nhân sự nhận được thông qua các kênh tuyển dụng.
Để tìm được ứng viên tiềm năng cho các vị trí của công ty, nhân viên HCNS đều sử dụng rất nhiều kênh tuyển dụng khác nhau nhau như: Giới thiệu từ người quen, tờ rơi, báo chí, mạng xã hội (Facebook, Linkedin, Twitter…) hay các website tìm việc làm trực tuyến.
Chỉ số tuyển dụng là yếu tố hàng đầu đánh giá năng lực của nhân viên HCNS
Ngoài các chỉ số về tuyển dụng trên, thì số lượng ứng viên phỏng vấn dựa vào lượng CV. Tỷ lệ nhân viên đến nhận việc cũng là tiêu chí đánh giá nhân sự của một nhân viên HCNS.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự
2. Xây dựng KPI cho nhân viên hành chính nhân sự dựa vào chỉ số đào tạo
Một nhân sự mới sau khi được tuyển dụng vào công ty sẽ trải qua quá trình đào tạo và làm quen với cách làm việc và văn hóa của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đào nhân viên, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra mức chi phí không hề nhỏ. Vì thế, chỉ số đào tạo cũng là một phần không thể thiếu khi đánh giá KPI cho phòng nhân sự.
3. Chỉ số khác trong KPI cho nhân viên hành chính nhân sự
Công việc của một nhân viên HCNS không chỉ tham gia vào quá trình đào tạo, tuyển dụng. Ngoài ra, còn làm thêm một số công việc khác trong doanh nghiệp như:
- Quản lý giấy tờ, sổ sách trong doanh nghiệp.
- Lên bảng lương, thực hiện các công tác lễ tân cho doanh nghiệp.
- Quản lý tài sản chung của công ty.
- Quản lý các thiết bị, hồ sơ nhân sự của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các công việc phụ liên quan trực tiếp đến các công việc đã nêu ở phía trên.
- KPI cá nhân của nhân viên hành chính dựa theo năng lực, hiệu quả làm việc.
- Thái độ làm việc của nhân viên hành chính trong công việc, chấp hành quy định của công ty như: thời gian đi muộn, về sớm, thời gian xin nghỉ phép…
- Nhiều doanh nghiệp mỗi năm thường tổ chức những buổi hội thảo, học tập trong nội bộ doanh nghiệp. Và đây cũng là yếu tố được nhiều chủ doanh nghiệp sử dụng làm tiêu chí đánh giá nhân viên trong công ty của mình.
Không đưa mục tiêu KPI quá cao khiến cho ứng viên chán nản và mất hứng thú
Có thể thấy, có rất nhiều tiêu chí để xây dựng mẫu KPI cho vị trí nhân viên HCNS. Tùy theo từng lĩnh vực, quy mô kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân sự sao cho phù hợp nhất.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Trưởng nhóm kinh doanh chi tiết nhất
IV. Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên Hành chính nhân sự cần lưu ý những gì?
Để xây dựng mẫu KPI dành cho nhân viên HCNS, cần vạch ra được mục tiêu rõ ràng. Và hãy bảo đảm rằng, những chỉ số KPI bạn đưa ra đều có thể thực hiện được.
Ban đầu, không nên vạch mục tiêu KPI quá cao, bởi nó chỉ khiến nhân viên cảm thấy áp lực và nhanh chóng rời bỏ công việc. Thay vào đó, hãy để cho nhân viên nhận thấy họ làm được việc và có thể nâng cao trình độ của mình trong tương lai.
Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên Hành chính nhân sự cần lưu ý những gì?
Theo dõi các chỉ số KPI thường xuyên để biết tiến độ công việc, khó khăn, vướng mắc mà nhân viên đang gặp phải. Từ đó, sẽ có phương án điều chỉnh các chỉ số KPI sao cho phù hợp nhất.
Hãy nhớ rằng mẫu KPI cho vị trí nhân viên HCNS được tạo ra nhằm đánh giá năng lực của nhân viên hành chính một cách chuẩn xác nhất.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Tester chính xác nhất
V. Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp
Xây dựng KPI là một việc làm quan trọng đối với doanh nghiệp nếu muốn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng KPI và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.
HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.
1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp
Được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó, phần mềm Quản lý – Đánh giá KPI cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lươn
Với 1Office, bạn có thể thiết lập chỉ tiêu đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.
Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó. Hệ thống cho phép tùy biến thiết lập các công thức để đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý.
Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Người dùng dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.
Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lương.
Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó
Trong doanh nghiệp hàng tháng có thể có nhiều KPI khác nhau, thậm chí một bạn nhân viên có thể nằm trên nhiều bảng đánh giá KPI khác nhau.
1Office sẽ tự động tổng hợp thành một bảng tổng hợp KPI chung. Với những nhân sự có nằm nhiều bảng KPI thì hệ thống sẽ mặc định lấy điểm KPI lớn nhất để cho vào bảng tổng hợp.
Đánh giá KPI của 1Office giúp phân công và quản lý công việc hàng ngày của nhân viên dễ dàng tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Từ đó giúp dự án chạy đúng tiến độ, thậm chí vượt tiến độ. Nhà quản lý xác định được nhân viên xuất sắc hoặc yếu kém để khen thưởng hay kỉ luật.
Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên là bước tiến mới của doanh nghiệp trong việc quản lý và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
1Office hy vọng bài viết này sẽ giúp ích trong việc xây dựng và áp dụng KPI cho nhân viên tại doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, 1Office liên tục cập nhật những bài viết cung cấp kiến thức bổ ích trong quản trị doanh nghiệp, bạn đừng quên theo dõi nhé!
Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm và tìm hiểu vấn đề xây dựng KPI cho nhân viên của mình, hãy đăng ký dùng thử phần mềm 1Office tại 1office.vn để hiểu hơn về giải pháp đánh giá KPI trong quản lý công việc nhé!
Đọc thêm:
Mẫu KPI cho vị trí Giám đốc chi nhánh trong doanh nghiệp
