Mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự
Nhân sự là yếu tố hàng đầu của doanh nghiệp, nhân sự giỏi đồng nghĩa với doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Ngoài việc có một Trưởng phòng giỏi, các nhà quản lý cũng cần đưa ra một mẫu KPI cho vị trí trưởng phòng HCNS cụ thể. Điều này sẽ bảo cho quá trình tuyển dụng, đào tạo và hoạt động nhân sự diễn ra một cách thuận lợi.
Mục lục
I. KPI cho nhân sự là gì?
Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động đều cần có một mục tiêu phải đạt được nếu muốn tồn tại và phát triển (ví dụ như doanh thu, lợi nhuận,…).
Để đạt được các mục tiêu này, các CEO, nhà quản lý thường phải vạch ra được các kế hoạch, chiến lược khác nhau gồm những chiến thuật lớn nhỏ để giúp đến gần hơn với các mục tiêu đó.
KPI cho nhân sự gắn liền với chiến lược, mục tiêu đào tạo nhân sự cho doanh nghiệp. KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
KPI cho nhân sự là gì?
Chỉ số KPI cho nhân sự đặt ra giúp tạo ra các chiến lược thông minh cho việc tối ưu mức chi phí cho công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho mỗi doanh nghiệp.
Thông qua các chỉ số KPI, giúp các nhà quản lý đánh giá hiệu quả của bộ phận nhân sự và góp phần cải thiện, nâng cao chất lượng của bộ phận nhân sự mỗi khi theo dõi chỉ số của KPI trong công việc.
Dựa trên mức KPI của từng nhân viên, các nhà quản lý có thể xác định được:
- Cơ sở để xác định nội dung đào tạo
- Mức độ khen thưởng
- Cải thiện văn hoá doanh nghiệp
KPI áp dụng cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý hệ thống công việc của một nhóm, tổ chức, tự quản lý công việc của từng cá nhân.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí trưởng phòng Marketing chuẩn xác nhất
II. Trưởng phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm công việc gì?
Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự là người có trách nhiệm điều phối toàn bộ công việc có liên quan đến nhân sự của mỗi doanh nghiệp.
Các mảng trong hoạt động nhân sự mà HR Manager trực tiếp chịu trách nhiệm trong doanh nghiệp bao gồm:
- Quản lý chính sách
- Quản lý tuyển dụng trong doanh nghiệp
- Quản lý đào tạo nhân sự
- Đưa ra định hướng cho nhân sự
Trưởng phòng nhân sự đảm nhiệm công việc gì trong doanh nghiệp?
Công việc chính của trưởng phòng nhân sự:
- Hỗ trợ cho cấp trên (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty.
- Điều hành các hoạt động trong phòng của mình.
- Tương tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng
III. Mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự
1. Xác định người lập mẫu KPI cho Trưởng phòng HCNS
Để xây dựng KPI cho Trưởng phòng nhân sự, phải là những người có chuyên môn về công tác nhân sự. Nắm rõ các mục tiêu, nhiệm vụ của người làm nhân sự và điều quan trọng là am hiểu trong việc xây dựng và đưa ra các chỉ số KPI cho nhân sự.
Xác định người lập mẫu KPI cho Trưởng phòng HCNS
Người đưa ra mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng HCNS thường Giám đốc nhân sự. Bởi họ là người có sự am hiểu về nhân sự và tất cả các hoạt động của phòng ban trong doanh nghiệp. Ngoài ra, để đảm bảo sự khách quan trong xây dựng KPI, nhiều doanh nghiệp cũng nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia về KPI trên thị trường.
2. Tiêu chí cần có trong mẫu KPI vị trí Trưởng phòng HCNS
2.1 Lập kế hoạch và tuyển dụng
Phối hợp với các phòng ban trong công ty để lập kế hoạch tuyển dụng nguồn lực, theo dõi toàn bộ thông tin nhân lực của công ty để đưa ra được bản mô tả công việc chuẩn hóa cho từng vị trí.
- Tham vấn và giám sát quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Hoạch định những chính sách phù hợp để thu hút nhân tài cho doanh nghiệp.
- Kết hợp với các phòng ban khác để tổ chức tuyển dụng cho những vị trí nhân sự còn thiếu trong công ty.
Với những vị trí quan trọng, Trưởng phòng HCNS sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng và đào tạo
Khi các phòng ban cần thêm người sẽ báo trực tiếp cho phòng nhân sự, lúc này nhân viên HCNS sẽ đăng tin lên website, tổ chức giới thiệu việc làm.
Người Trưởng phòng nhân sự sẽ không trực tiếp phỏng vấn những nhân viên ở vị trí thấp, mà để cho nhân viên nhân sự và bộ phận chuyên môn phụ trách công việc này.
Tuy nhiên, ở những vị trí quan trọng như Trưởng phòng ban, Phó phòng, thì Trưởng phòng nhân sự sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Giám đốc chi nhánh trong doanh nghiệp
2.2 Đào tạo và phát triển nhân lực
Đào tạo và phát triển nhân lực là yếu tố không thể thiếu trong KPI cho Trưởng phòng HCNS. Hầu hết, trong doanh nghiệp người Trưởng phòng nhân sự sẽ tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên kỹ năng và kiến thức cần thiết. Điều này sẽ giúp cho nhân viên mới hội nhập với văn hóa và công việc của công ty nhanh nhất.
Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo nguồn nhân lực theo định hướng của doanh nghiệp.
Thực hiện các chương trình đào tạo, khóa học ngắn hạn cho người lao động. Mọi chi phí cho các khóa học này sẽ do Trưởng phòng nhân sự quyết định có hỗ trợ học phí cho nhân viên hay không, nếu hỗ trợ chi phí đào tạo sẽ đưa ra một số điều kiện kèm theo như làm việc trong thời gian bao lâu.
2.3 Duy trì và quản lý nguồn lực cho doanh nghiệp
Trưởng phòng nhân sự là người ra chỉ đạo việc đánh giá kết quả, khen thưởng cho từng nhân viên. Họ cũng là người phối hợp với các phòng ban khác trong công tác thuyên chuyển, đề bạt, xử lý giấy tờ, thủ tục thôi việc…
Ngoài ra, Trưởng phòng HCNS đại diện cho doanh nghiệp truyền tải đến người lao động về các chính sách nhân sự, đồng thời giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Phối hợp với các phòng ban để tuyên truyền và bảo đảm nhân viên thực hiện đúng các quy định của doanh nghiệp đề ra
Là cầu nối giữa các phòng ban trong một doanh nghiệp, Trưởng phòng nhân sự luôn mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ. Răn đe để cho nhân viên không tham nhũng, thiếu kỷ luật gây tác động xấu đến công ty.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng phát triển sản phẩm – CTO
2.4 Thông tin về dịch vụ nhân sự
Trong một doanh nghiệp, Trưởng phòng nhân sự sẽ là người nắm bắt thông tin và tuyên truyền hiệu quả nhất. Họ cũng là người ký các quyết định ban hành luật, bổ sung nhân lực của cơ quan theo đúng quy trình tuyển dụng và yêu cầu của nhà nước.
Bên cạnh đó, Trưởng phòng nhân sự là người tạo dựng mối quan hệ mật thiết với các tổ chức, đoàn thể liên quan đến công tác nhân sự như: sở lao động, cơ quan chính quyền và các nhà cung cấp lao động.
Có thể thấy mẫu KPI cho vị trí trưởng phòng HCNS mang đến lợi ích lớn rất lớn cho doanh nghiệp. Bởi KPI không chỉ đo lường hiệu quả công việc mà còn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn có tuyển dụng được nhiều nhân tài hay không.
Đọc thêm: Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh – Tăng 65% hiệu quả chốt sale bán hàng
IV. Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp
Xây dựng KPI là một việc làm quan trọng đối với doanh nghiệp nếu muốn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng KPI và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.
HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.
1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp
Được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó, phần mềm Quản lý – Đánh giá KPI cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lươn
Với 1Office, bạn có thể thiết lập chỉ tiêu đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.
Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó. Hệ thống cho phép tùy biến thiết lập các công thức để đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý.
Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Người dùng dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.
Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lương.
Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó
Trong doanh nghiệp hàng tháng có thể có nhiều KPI khác nhau, thậm chí một bạn nhân viên có thể nằm trên nhiều bảng đánh giá KPI khác nhau.
1Office sẽ tự động tổng hợp thành một bảng tổng hợp KPI chung. Với những nhân sự có nằm nhiều bảng KPI thì hệ thống sẽ mặc định lấy điểm KPI lớn nhất để cho vào bảng tổng hợp.
Đánh giá KPI của 1Office giúp phân công và quản lý công việc hàng ngày của nhân viên dễ dàng tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Từ đó giúp dự án chạy đúng tiến độ, thậm chí vượt tiến độ. Nhà quản lý xác định được nhân viên xuất sắc hoặc yếu kém để khen thưởng hay kỉ luật.
Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên là bước tiến mới của doanh nghiệp trong việc quản lý và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
1Office hy vọng bài viết này sẽ giúp ích trong việc xây dựng và áp dụng KPI cho vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự tại doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, 1Office liên tục cập nhật những bài viết cung cấp kiến thức bổ ích trong quản trị doanh nghiệp, bạn đừng quên theo dõi nhé!
Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm và tìm hiểu vấn đề xây dựng KPI cho nhân viên của mình, hãy đăng ký dùng thử phần mềm 1Office tại 1office.vn để hiểu hơn về giải pháp đánh giá KPI trong quản lý công việc nhé!
Đọc thêm:
Mẫu đánh giá quá trình thử việc chuẩn của nhân viên
