Phần mềm CRM là gì? Top 11 phần mềm CRM phổ biến nhất

Xây dựng mối quan hệ với khách hàng là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ công ty nào. Tuy nhiên, việc theo dõi thông tin của từng khách hàng bằng việc thủ công sẽ trở nên cồng kềnh đối với những công ty có quy mô lớn, có tổ quy trình cụ thể và hoàn toàn hỗn loạn đối với những công ty còn lại. Trong bài viết này, hãy cùng nhau tìm hiểu về phần mềm CRM – Công cụ giúp tổ chức nâng cao trải nghiệm, hoạt động chăm sóc khách hàng và TOP 10 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất hiện nay.

1. Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm CRM là một hệ thống giúp cho doanh nghiêp lưu trữ lại thông tin của mọi khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau một cách đầy đủ và khoa học nhất.

Mọi thông tin của khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, email v…v… và cả những cuộc trao đổi chi tiết của sale và khách hàng đều được lưu trữ và phần chia thành từng phân khúc để người quản trị có thể dễ dàng theo dõi từ đó đưa ra những cải tiến kế hoạch mới trong tương lai.

2. TOP 11 phần mềm CRM miễn phí được ưa chuộng nhất hiện nay

Trong phần này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu và đánh giá những ưu điểm, nhược điểm của các phần mềm CRM được sử dụng trên thị trường

2.1 Phần mềm CRM của 1Office

Bộ công cụ 1CRM được biết đến là một phân hệ thuộc phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office. Với tệp khách hàng lên tới 6000+ doanh nghiệp và 500.000 users, phần mềm 1Office nói chung và 1CRM nói riêng đang là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến nhất Việt Nam hiện nay.

Khi sử dụng 1Office, doanh nghiệp của bạn sẽ được sử dụng hàng loạt các chức năng chính như:

• Quản lý thông tin khách hàng trên phần mềm, tệp data khách hàng luôn có sẵn trên hệ thống giúp người lao động dễ dàng truy xuất và tìm kiếm
• Với mỗi data khách hàng cụ thể sẽ được gắn kèm theo nhân viên phụ trách khách hàng đó giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát công việc hơn bao giờ hết
• Tạo thông tin đơn hàng, hợp đồng trực tiếp ngay trên hệ thống
• Tích hợp với các tính năng thông minh như: gửi email, gọi điện hay nhắn tin cho khách hàng, ký số ngay trên phần mềm. Bạn có thể ứng dụng phần mềm chữ ký số để ký tá các văn bản, hợp đồng mọi lúc, mọi nơi nhanh chóng, dễ dàng. 
• Hỗ trợ lọc, phân loại và tìm kiếm thông tin khách hàng, chuẩn hóa quy trình bán hàng

2.2 Phần mềm CRM NextX

NextX là phần mềm quản lý và và chăm sóc khách hàng, khác biệt rất lớn của NextX nằm ở hệ thống mobile app rất mạnh mẽ, tất cả chức năng đều có thể hoạt động qua mobile app, NextX là một trong số ít các sản phẩm trên thị trường phần mềm CRM theo hướng all-in-one có 2 phân hệ bao gồm:

• Phần mềm CRM quản lý và chăm sóc khách hàng NextX
• Phần mềm quản lý bán hàng PosX

Hai sản phẩm tích hợp trong một, tức vừa có quản lý khách hàng và vừa có quản lý bán hàng trong cùng một hệ thống

Tính năng nổi bật của NextX bao gồm:

• Phần mềm CRM đa kênh: tích hợp Facebook marketing, Zalo marketing, các sàn TMDT, hệ thống đa kênh đổ nguồn lead về một mối.
• Tích hợp nguyên cả phần mềm quản lý bán hàng PosX, quản lý kho hàng ngay trong một nền tảng duy nhất:
• Marketing Automation được đánh giá là mạnh mẽ, có tính tùy biến cao.
• Sales Automation thì tất cả có thể hoạt động qua mobile app: ghi đơn, làm báo giá, giao hàng… toàn bộ qua mobile app
• Cấu hình quản lý công việc và lịch CSKH đầy đủ nhất phân hệ, có thể tùy biến theo hành vi mua hàng, mua sản phẩm mà hệ thống tự đưa ra lịch CSKH cho khách hàng, nhắc lịch CSKH ngay trên mobile app
• Hệ thống báo cáo thông minh phân tích hành vi khách hàng, các thói quen mua hàng… qua hệ thống chúc năng sales forcast (dự báo doanh số)

2.3 Phần mềm CRM IPOS

Đây là phần mềm được xây dựng phục vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp F&B với những mô hình như nhà hàng, quán cafe, trà sữa,… Có thể nói, phần mềm này chỉ phục vụ cho những mô hình đặc thù, kén chọn mô hình doanh nghiệp. Nhưng bên cạnh đó, nó cũng có thể hoạt động tốt ngay cả khi nhà hàng đông khách hoặc khi mất kết nối với Internet, phần mềm này vẫn có thể hoạt động bình thường.

Một số chức năng chính:

• Tự động gửi tin nhắn tới khách hàng đã sử dụng sản phẩm/ dịch vụ: Gửi mã chúc mừng sinh nhật khách hàng,  tương tác với từng khách hoặc đưa tin đến các nhóm đối tượng khác nhau (phân loại theo các chỉ số hành vi),…

• Tạo báo cáo tự động về dữ liệu khách hàng và các hoạt động CSKH: Báo cáo doanh thu, báo cáo biến động và phản hồi khách hàng,…
• Tăng doanh thu từ các đơn hàng online: Thực đơn (Menu) của nhà hàng được đồng bộ từ hệ thống quản lý bán hàng iPOS và sẽ hiển thị trên các kênh kết nối Zalo và Facebook để gia tăng nhu cầu đặt hàng online của người tiêu dùng. 

Chi phí sử dụng: Liên hệ với nhân viên kinh doanh để được tư vấn

2.4 Phần mềm CRM Việt

Là doanh nghiệp được thành lập từ 2010, hiện nay tệp khách hàng của CRM gồm 1500 doanh nghiệp. Hiện nay, phần mềm này đang đáp ứng một số hoạt động như: quản lý quan hệ khách hàng, marketing automation, hỗ trợ quá trình bán, quản lý công việc, tích hợp đa kênh,…

Một số chức năng chính: 

• Hỗ trợ khách hàng, Chăm sóc khách hàng.
• Quản lý Marketing – Automation Marketing.
• Cung cấp phiên bản Mobile cho người dùng
• Tích hợp đa kênh
• Quản lý công việc

Chi phí sử dụng: từ 7.000.000 tới 20.000.00/ năm.

2.5 Phần mềm CRM của Sapo

Đây là tính năng mới được ra mắt của giữa 2021 của Sapo dựa trên nhu cầu quản lý khách hàng và chạy quảng cáo tới nhóm khách hàng đã từng tương tác với shop. 

Một số tính năng chính khi sử dụng: 

• Giúp nhà bán hàng phân nhóm và quản lý khách hàng tự động
• Xây dựng chiến lược Marketing Automation phù hợp với từng nhóm khách hàng
• Phân phối chiến dịch Marketing Automation dễ dàng qua 2 kênh thông tin là Zalo và SMS

Chi phí sử dụng: Liên hệ với nhân viên kinh doanh để được tư vấn trực tiếp

Xem thêm: Đánh giá KPI hiệu quả nâng cao năng lực kinh doanh hàng với 

>> 12 Phần mềm đánh giá KPI nhân viên hiệu quả nhất hiện nay

2.6 Phần mềm CRM của Getfly

Là phần mềm quản lý khách hàng chủ yếu tập trung vào khối lượng doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Khi sử dụng Getfly để tiến hành quản lý quan hệ khách hàng, bạn sẽ được trải nghiệm một số chức năng chính: 

• Theo dõi tiến độ công việc dễ dàng: Lên danh sách công việc cần thực hiện có deadline cụ thể, dễ dàng quản lý được các công việc cần làm là gì, biết được thời gian để hoàn thành cho mỗi công việc tương ứng
• Theo dõi thông tin khách hàng: Tất cả các dữ liệu về thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ một cách có hệ thống của GetFly CRM như: Tên, địa chỉ doanh nghiệp, thông tin liên lạc,… 
• Nắm rõ thông tin đơn hàng, doanh số kinh doanh: Số liệu kinh doanh được cập nhật trên hệ thống hàng giờ, hàng tuần giúp nhà quản trị nắm rõ tình

Chi phí sử dụng: Từ 200.000/ng/ tháng

2.7 Phần mềm CRM Zoho

Trao quyền cho các quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ với giải pháp quản lý vòng đời quan hệ khách hàng 360º. 

Một số chức năng chính của phần mềm: 

• Quản lý liên hệ, kênh bán hàng
• Quản lý đường dẫn, tự động hóa quy trình làm việc
• Quản lý tác vụ, quản lý chiến dịch tiếp thị, 
• Hỗ trợ khách hàng và dịch vụ
• Quản lý hàng tồn kho, báo cáo và phân tích

Chi phí sử dụng: từ 7-26$/ng/tháng

2.8. Phần mềm Hubspot

Với nền tảng được xây dựng dựa trên đám mây, Hubspot giúp các công ty thuộc mọi quy mô theo dõi và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng cũng như phân tích các chỉ số kinh doanh. Đây là một phần mềm thân thiện, dễ sử dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp B2B lẫn B2C. 

Chức năng chính của phần mềm: 

• Cung cấp các tính năng: tự động hóa bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, theo dõi email, quản lý khách hàng tiềm năng, quản lý liên hệ
• Theo dõi các tương tác của khách hàng một cách tự động thông qua email, mạng xã hội, trò chuyện trực tiếp hoặc cuộc gọi điện thoại,…

Chi phí sử dụng: 50$/ng/tháng

2.9. Phần mềm CRM Pipedrive

Là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng phù hợp với mô hình doanh nghiệp nhỏ, cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh và tự động hóa quy trình làm việc. Nhưng, bên cạnh đó, phần mềm này. Nó không cung cấp các công cụ quản lý dự án và có tương đối ít công cụ tiếp thị qua email.

Một số chức năng chính:

• Bảng điều khiển báo cáo có thể tùy chỉnh
• Hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc
• Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tùy chỉnh từng cấp độ của quy trình để phù hợp với quy trình tiếp thị và bán hàng độc đáo của mình .
• Bạn có thể dễ dàng thêm giao dịch, hoạt động và địa chỉ liên hệ bằng cách sử dụng bố cục trực quan.

Chi phí sử dụng: 14.5$/ng/tháng

2.10 Phần mềm CRM của Salesforce

Là phần mềm dễ tiếp cận và dễ sử dụng cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc thương hiệu mới nhưng không phù hợp với mô hình doanh nghiệp lớn và đang trên đà phát triển mạnh. 

Một số chức năng chính:

• Các tính năng nâng cao: Salesforce cung cấp nhiều tính năng nâng cao — đặc biệt là hơn các giải pháp CRM khác. Nó bao gồm tự động hóa tiếp thị nâng cao, hỗ trợ khách hàng 24/7 cũng như quản lý liên hệ và tài khoản nâng cao.
• Quy trình làm việc và phê duyệt tự động: Với Salesforce, bạn có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh thông qua giao diện trỏ và nhấp đơn giản.
• Bạn cũng có thể thêm các trường và tab tùy chỉnh, mẫu email, báo cáo và trang tổng quan nâng cao cũng như quản lý tác vụ tự động. 

Chi phí sử dụng: 25$/ng/tháng

2.11 Phần mềm CRM Monday sale

Monday.com là công cụ hỗ trợ cho quá trình bán hàng và quản lý quan hệ khách hàng theo một quy trình nhất định. 

Một số chức năng chính:

• Truy xuất báo cáo tự động về doanh thu, số liệu bán hàng, hàng hóa,…
• Thông báo khi giao nhiệm vụ và thời hạn kết thúc nhiệm vụ
• Tự động thực hiện các công việc thường xuyên lặp lại
• Có thể nhập dữ liệu từ các nguồn khác và hiển thị nó dưới dạng biểu đồ để thông báo chiến lược bán hàng của doanh nghiệp

Chi phí sử dụng: 8$/ng/tháng

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm CRM

Trên thị trường, chúng ta hãy cùng theo dõi thị phần sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng như ảnh dưới đây:

3.1. Tăng hiệu suất làm việc, tăng doanh thu cho tổ chức

Nhờ vào việc áp dụng công nghệ vào quy trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp có thể tiến hành tự động hóa quy trình một cách nhanh chóng, những công việc đơn giản có thể tiến hành cài đặt máy móc tự động thực hiện.

• Ví dụ: Tự động tạo các sự kiện lịch, đặt lời nhắc cuộc hẹn, ưu tiên quy trình bán hàng và tự động xác định các cơ hội bán hàng mới.

Nhờ vào việc có những thông tin này, doanh nghiệp có thể xác định cơ hội trong tương lai, tính toán khả năng phát triển để có thể thực hiện Cross sale hay Upsale, chuyển đổi khách hàng hiện tại sang sản phẩm hoặc dịch vụ mới, nhắm mục tiêu tiếp thị mới.

Theo số liệu thống kê của Statista – công ty của Đức chuyên về thị trường và dữ liệu người tiêu dùng cho thấy rằng nhu cầu sử dụng phần mềm CRM của các doanh nghiệp trên thị trường tăng cao từ cuối 2017. Tại thời điểm 2018, khi hàng loạt các tổ chức trên thị trường ứng dụng phần mềm CRM vào quản lý quan hệ khách hàng đã giúp doanh thu của họ tăng hơn 4 lần so với 2017. 

3.2. Ra quyết định chiến thuật

Nhờ vào việc có dữ liệu đạt độ chính xác cao giúp những người đưa ra quyết định luôn được cập nhật thông tin kịp thời để có thể phản ứng với xu hướng thị trường bằng các quyết định sáng suốt, chính xác hơn. Báo cáo chi tiết sẽ cho thấy đội ngũ của bạn đang hoạt động như thế nào và điểm nào cần cải thiện.

3.3. Bảo mật dữ liệu và tuân thủ

Tính bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu đối với mọi công cụ được sử dụng trong quy trình vận hành của doanh nghiệp đặc biệt khi tổ chức của bạn đang sử dụng giải pháp Saas (có nghĩa là một phần lớn, nếu không phải tất cả, dữ liệu khách hàng của bạn nằm trong đám mây).

Dữ liệu khách hàng là một thứ vô cùng quý giá, đặc biệt là trong thời kỳ công nghệ số như hiện nay. Khi công nghệ càng phát triển, mỗi cá nhân thậm chí là doanh nghiệp càng có nhiều thông tin cần phải tiến hành bảo mật. Bảo mật nó không chỉ là duy trì sự riêng tư; đó là việc bảo vệ các mối quan hệ có lợi mà tác động trực tiếp đến lợi nhuận của bạn. 

3.4. Khả năng truy cập di động

Các phần mềm CRM có ứng dụng di động sẽ đảm bảo đội ngũ của bạn có quyền truy cập vào dữ liệu CRM ở mọi nơi. Nhân viên kinh doanh tại địa điểm bán hàng có thể lấy thông tin về khách hàng gần đó, đến gặp trực tiếp và dễ dàng cập nhật thông tin mới cho  mọi người trong doanh nghiệp bằng cách cập nhật thông tin vào CRM qua ứng dụng di động.

Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng phần mềm CRM bạn chọn có thể hỗ trợ nền tảng thiết bị di động phù hợp với thiết bị di động của người lao động trong doanh nghiệp và nó cung cấp đủ tính năng như phiên bản trên máy tính bởi một số ứng dụng chỉ cung cấp chế độ xem thông tin hoặc quy trình bán hàng của bạn nhưng không cho phép bạn cập nhật cho đến khi bạn sử dụng phiên bản máy tính.

4. Những sai lầm cần tránh khi lựa chọn phần mềm CRM

4.1. Thiếu chiến lược bán hàng

Trên thực tế, 1 chiến lược bán hàng sẽ giúp  đưa hoạt động tiếp thị và bán hàng của doanh nghiệp để có được khách hàng tiềm năng, chuyển chúng thành giao dịch và nâng cao lợi nhuận từ những hoạt động này. 

Thông qua việc sử dụng CRM sẽ giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình bán hàng bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quy trình.

4.2. Không xác định rõ các tính năng

Doanh nghiệp cần xác định rõ tổ chức của mình cần sử dụng những tính năng nào trong phân hệ CRM để có thể phục vụ tốt nhất nhu cầu của công ty. Bên cạnh đó, việc sử dụng không hết những tính năng trên phần mềm còn khiến doanh nghiệp lãng phí tiền bạc, thừa thãi.

4.3. Sử dụng không đầy đủ các tính năng

Khi doanh nghiệp của bạn sử dụng CRM chỉ để lưu trữ danh bạ và hồ sơ, thì cũng là lúc bạn không tận dụng hết tiềm năng của nó. Bên cạnh đó, CRM có thể tạo ra các cơ hội như Cross sale và Upsale, giúp nhân viên kinh doanh thu hút khách hàng tiềm năng và điều chỉnh các chiến lược marketing của tổ chức.

Qua bài viết trên chúng tôi mong rằng những thông tin 1Office mang lại giá trị hữu ích cho doanh nghiệp. Nếu còn thông tin gì cần tư vấn và giải đáp, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi.