Phần mềm quản lý giao việc – Giải pháp quản lý công việc toàn diện cho doanh nghiệp

Bằng việc phân chia công việc không đều là một trong những nguyên nhân gây tranh cãi, bất đồng giữa nhân viên và cấp trên. Do đó, việc tìm đến một phần mềm giúp nhà quản lý sắp xếp, theo dõi công việc một cách hiệu quả là điều hết sức cần thiết và quan trọng. Vậy phần mềm quản lý giao việc mang lại lợi ích gì cho nhà quản lý và nhân viên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở nội dung bài viết dưới đây.

1. Phần mềm quản lý giao việc là gì?

Phần mềm giao việc hay còn được gọi là phần mềm phân công công việc là công cụ hỗ trợ quản lý các công việc, giúp người quản lý phân chia và thiết lập danh sách công việc cần thực hiện và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc.

Qua đó với mỗi nhiệm vụ bạn có thể giao nó cho một hoặc nhiều người tùy ý. Trong quá trình công việc được tiến hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc đã đến giai đoạn nào để người quản lý có thể tiện lợi theo dõi.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý giao việc đối với doanh nghiệp

Giao việc luôn là một trong những vấn đề đau đầu của các nhà quản lý. Bởi nhà quản lý luôn là những người bận rộn, không thể sắp xếp công việc một cách hợp lý cho nhân viên… Do đó, việc áp dụng phần mềm giao việc cho nhân viên mang đến nhiều lợi ích to lớn như:

2.1 Đối với nhà quản lý

Nhận và giao nhiệm vụ

Khi nhận một dự án mới thì người quản lý là người tiếp nhận chỉ thị trực tiếp từ cấp trên. Do đó, người quản lý cần phải lắng nghe, tiếp nhận thông qua phần mềm và phổ biến lại cho các nhân viên cấp dưới khác. Chính vì thế, khi thông qua các bước phân chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ dễ dàng hơn khi giao việc cho từng người, giảm bớt lượng thông tin không cần thiết từ lãnh đạo.

Theo dõi tiến độ công việc

Làm thế nào để theo dõi công việc, tiến độ của từng người là vấn đề mà người quản lý phải thường xuyên theo dõi, cập nhật. giờ đây, với phần mềm quản lý tiến độ công việc thì việc này trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm chia ca làm việc sẽ tự động kiểm tra, tính toán khối lượng công việc của từng người rồi đưa ra một số liệu cụ thể(dạng phần trăm công việc).

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm phần mềm quản lý nhân sự giúp nhà lãnh đạo quản lý nhân viên của mình một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp

Nâng cao chất lượng công việc

Nếu như trước kia nhà quản lý luôn phải đau đầu trong vấn đề sắp xếp công việc hay lập kế hoạch cho từng nhân viên. Nhưng với cách giao việc với phần mềm sẽ giúp nhà quản lý chỉ định công việc và đính tên người làm. Như vậy, tạo sự minh bạch giữa các nhân viên và giúp mỗi cá nhân sẽ phát huy tối đa được thế mạnh của mình, hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra việc luôn luôn theo dõi được tiến trình làm việc của bản thân cũng giúp họ tự giác sắp xếp thời gian hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn.

2.2 Đối với nhân viên

Ngoài những lợi ích dành cho nhà quản lý, phần mềm còn giúp nhân viên hoàn toàn có thể tự mình lập danh sách và phân chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Đồng thời, nhân viên có thể tự theo dõi, đánh giá và giám sát các công việc mà mình đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm, thông báo các công việc đến hạn, các công việc cần hoàn thành trong ngày/tuần/tháng dễ dàng.

Nếu bạn hoàn thành công việc trước thời hạn thì bạn hoàn toàn có thể nộp trước kết quả công việc với cấp trên để được xem xét, phê duyệt. Người quản lý sẽ chỉnh sửa, ghi chú công việc tại phần thảo luận của công việc để bạn nắm được kết quả công việc.

Xem thêm: Top 13+ phần mềm lập kế hoạch giúp X3 năng suất làm việc nhanh chóng

3. Phần mềm quản lý giao việc hiệu quả 1Office

Được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay và được hơn hơn 3.500 doanh nghiệp Việt lựa chọn và tin dùng. Phần mềm giao việc của 1Office thuộc phân hệ Workplace giúp các nhà quản lý nắm bắt chi tiết được tiến độ, đánh giá hiệu suất công việc một cách chính xác nhất.

3.1 Các tính năng chính của phần mềm giao việc của 1Office

Phần mềm giao việc cho nhân viên của 1Office sở hữu nhiều tính năng ưu việt giúp nhà quản lý, nhân viên thực hiện các công việc như: lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, thảo luận trực tiếp công việc nhanh chóng…

Quy trình rõ ràng thống nhất trên 1 nền tảng duy nhất

• Kiểm soát chặt chẽ công việc: tiến độ, người thực hiện, kết quả công việc. 
• Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu
• Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp

Báo cáo tiến độ công việc Real-time trực quan

• Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
• Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…)
• Đo lường chính xác kết quả đạt được của các phòng ban/cá nhân. Tự động tính phần trăm lỗ lãi trên từng dự án nhanh chóng

Chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc

• Chủ động theo dõi tiến độ công việc, quy trình, dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh
• Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao
• Phát hiện điểm nóng trong luồng phối hợp nhờ dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát và có phương án tối ưu quy trình chính xác, hiệu suất công việc của từng phòng ban/cá nhân
• Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc

Đặc biệt, phần mềm 1Office còn cho phép tải các tệp word, excel, pdf…để lưu trữ phục vụ công việc cho bản thân người thực hiện cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban nhanh chóng. Từ đó, nhà quản lý có thể sửa, xem cho người nhận tài liệu dễ dàng, hạn chế tối đa việc tản mát, đánh mất thông tin dự án cho nhà quản lý khi có sự thay đổi về nhân sự.

Như vậy, bài viết trên đã giới thiệu đến bạn về phần mềm giao việc 1Office với nhiều tính năng thông minh, tiện lợi. Có thể thấy việc áp dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả là một giải pháp hàng đầu giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình làm việc, đặc biệt đối với nhà lãnh đạo khi giao việc cho nhân viên. 

Để đăng ký sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu quy trình quản lý, theo dõi tiến độ làm việc cho nhân sự, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA