Quản lý tiền lương là gì? 4 cách tối ưu quy trình hiệu quả

1. Quản lý tiền lương là gì?

Để hiểu được khái niệm quản lý tiền lương là gì, doanh nghiệp cần nắm được bản chất của tiền lương. Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động sẽ trả cho người lao động và là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Bên cạnh đó, tiền lương còn là một yếu tố thể hiện ra chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra. 

Chính vì vậy, tiền lương là mối quan tâm của cả người lao động và người sử dụng lao động. Thông thường tiền lương bao gồm lương cơ bản, tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca…

Quản lý tiền lương không chỉ là một khâu quan trọng trong quản trị nhân sự mà còn đóng vai trò quyết định đối với tinh thần làm việc của người lao động. Việc chi trả mức lương phù hợp không chỉ khuyến khích tinh thần trách nhiệm, sự hăng say mà còn thúc đẩy sự chăm chỉ trong công việc. Điều này không chỉ mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp mà còn xây dựng mối quan hệ gắn kết lâu dài giữa nhân viên và công ty.

Tiền lương thường được chia thành nhiều loại, bao gồm:

• Tiền lương cấp bậc: Phản ánh mức lương dựa trên cấp bậc công việc của người lao động trong công ty. Mỗi cấp bậc sẽ có một mức lương khác nhau, thường tăng dần theo sự thăng tiến như nhân viên, quản lý, trưởng phòng, giám đốc và cấp cao hơn.
• Hệ số tiền lương cấp bậc: Doanh nghiệp sử dụng hệ số này để phân chia lương cấp bậc một cách công bằng giúp giải quyết các vấn đề tranh chấp có thể phát sinh.
• Mức lương: Là số tiền mà doanh nghiệp chi trả cho người lao động trong một khoảng thời gian nhất định (giờ, ngày, tháng…), thường phụ thuộc vào cấp bậc của người lao động.
• Thang lương: Được sử dụng để đánh giá tỷ lệ lương giữa các cấp bậc, mỗi bậc trong thang lương có hệ số khác nhau so với lương cơ bản.
• Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: Xác định kỹ năng làm việc yêu cầu cho từng cấp bậc, đặt ra những tiêu chí kỹ thuật mà nhân viên cần đạt được để có thể làm việc ở cấp bậc đó.

2. 3 cách quản lý tiền lương hiệu quả

2.1 Biên chế bằng tay

Đây là một phương pháp quản lý tiền lương theo hình thức thủ công mà nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn triển khai. Biên chế bằng tay được coi là cách quản lý hiệu quả nhất về tiền lương trong các doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Phương pháp này mang lại ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm chi phí lao động nội bộ cho doanh nghiệp.
• Việc tự quản lý, biên chế bằng tay hoặc chạy hệ thống tại nơi làm việc giúp doanh nghiệp cảm thấy an tâm hơn về mặt bảo mật thông tin vì nó thực hiện bởi nhân sự nội bộ thay vì ở bên ngoài.

Nhược điểm:

• Phương pháp biên chế bằng tay gặp nhược điểm là liên quan đến một lượng lớn thủ tục và giấy tờ. Nó không chỉ đơn giản là quá trình tính toán tiền lương mà người phụ trách còn phải nắm vững các quy định của các cơ quan để có thể tính toán và lập báo cáo thuế, BHXH, đồng thời đảm bảo nộp thuế đúng hạn và đóng BHXH đầy đủ.
• Việc quản lý nhân sự tiền lương theo phương pháp truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian và công sức từ các cán bộ nhân sự. Để giảm thiểu sai sót khi xử lý hồ sơ tài chính, doanh nghiệp cần có nhân viên chuyên ngành hoặc đội nhóm chuyên nghiệp để quản lý phần này.

2.2 Thuê ngoài

Quản lý tiền lương bằng phương pháp thuê ngoài mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn giữ thái độ “dè chừng” do vẫn tồn tại nhiều thách thức.

Ưu điểm:

• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi sử dụng các đơn vị bên ngoài để quản lý vấn đề tiền lương.

Nhược điểm:

• Phương pháp này mang đến một nhược điểm đáng kể, đó là chi phí cao, điều này làm cho nhiều doanh nghiệp cảm thấy “e ngại”. Để tìm một đơn vị uy tín và có thể giao phó trách nhiệm quản lý nhân sự về tiền lương, quản lý tài chính là một thách thức đối với các doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp thuê ngoài.
• Nghiệp vụ quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp không chỉ liên quan đến pháp luật mà còn đòi hỏi độ chính xác cao và bảo mật tuyệt đối.

2.3 Sử dụng phần mềm

Dùng phần mềm quản lý tiền lương ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên chọn lựa, thay thế phương pháp quản lý thủ công.

Ưu điểm:

• Sử dụng phần mềm để tính và quản lý tiền lương có thể được coi là giải pháp trung hòa những ưu và nhược điểm của hai hình thức trước đó.
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với việc thuê ngoài, nhưng vẫn đảm bảo hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra do các hệ thống tự động hóa.

Nhược điểm:

• Các phần mềm công nghệ hiện đại, mặc dù tiện ích, nhưng đa phần vẫn phải phụ thuộc vào Internet. Do đó, dữ liệu quản lý vấn đề tiền lương trong doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng nếu phần mềm không hỗ trợ chức năng sao lưu hoặc đồng bộ.

Xem thêm: 15 phần mềm quản lý tiền lương tốt nhất cho doanh nghiệp

3. 4 cách tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương

3.1 Thực hiện trả lương tự động

Tính lương theo phương pháp thủ công không chỉ đòi hỏi độ tốn thời gian và công sức đáng kể từ bộ phận nhân sự mà còn mang theo rủi ro cao về sai sót trong các mục nhập và tính toán.

Vì vậy, sự xuất hiện của các phần mềm tính lương tự động là hết sức cần thiết. Điều này giúp tăng cường hiệu quả trong quản lý vấn đề tiền lương, đồng thời đảm bảo tính chính xác và an toàn của các quá trình tính toán.

Các nhân viên trong công ty cũng có thể dễ dàng truy cập vào các khoản thanh toán và lịch sử tiền lương trực tuyến. Do đó, tự động hóa quá trình quản lý vấn đề tiền lương thực sự mang lại lợi ích cho cả hai bên.

3.2 Hợp nhất thời gian thanh toán lương

Hợp nhất thời gian thanh toán lương là một thách thức khi nhân viên trong doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng lao động khác nhau, bao gồm nhân viên cố định, thực tập sinh, nhân viên thời vụ hoặc làm việc theo ca. Điều này dẫn đến việc có nhiều lịch trình trả lương khác nhau cho từng nhóm nhân sự, tăng khả năng xuất hiện lỗi trùng lặp trong quản lý vấn đề tiền lương.

Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo xử lý bảng lương đúng cách, quyết định hợp nhất thời gian thanh toán lương là quan trọng. Bạn cần chọn một khoảng thời gian cụ thể và trả lương cho tất cả nhân viên theo cùng một lịch trình.

3.3 Xây dựng chính sách lương minh bạch

Quản lý tiền lương có thể đối mặt với vô vàn thách thức như phân loại nhân viên không chính xác, thanh toán thuế thiếu hoặc thừa… Do đó, việc thiết lập một chính sách lương rõ ràng, dễ hiểu và tiếp cận dễ dàng cho tất cả nhân viên trong công ty là quan trọng. Điều này áp dụng cho cả những nhân viên hiện tại và những ứng viên tương lai.

3.4 Nhận góp ý từ nhân viên

Một cách khác để tối ưu hóa quản lý tiền lương trong doanh nghiệp là thu thập ý kiến từ phía nhân viên. Phản hồi từ họ có thể giúp doanh nghiệp phát hiện ra những vấn đề chưa rõ ràng trong quy trình trả lương. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận biết và điều chỉnh kịp thời mọi vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Việc này cũng giúp hạn chế những xung đột có thể dẫn đến mất nguồn nhân lực.

Xem thêm: 6 bước chuẩn hóa quy trình quản lý lương nhân viên trong doanh nghiệp

4. Lưu ý để quản lý tiền lương hiệu quả và chính xác

• Cập nhật các quy định liên quan đến tiền lương

Chính sách quy định về tiền lương luôn đối mặt với sự thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và cập nhật thông tin để có thể điều chỉnh lương cho nhân viên của mình.Nếu không cập nhật các quy định về tiền lương có thể dẫn đến mất niềm tin từ phía nhân viên, giảm hiệu suất làm việc và tăng khả năng rời bỏ công ty.

• Quản lý thông tin nhân sự khoa học

Quản lý thông tin nhân sự trong một doanh nghiệp có thể đối mặt với quy mô lớn, từ hàng nghìn đến trăm nghìn người. Vì vậy, việc áp dụng các giải pháp quản lý nhân sự và thông tin nhân sự một cách khoa học là quan trọng. Điều này sẽ đóng góp đáng kể để làm cho quá trình quản lý diễn ra một cách thuận lợi hơn.

• Kết nối chặt chẽ với quá trình chấm công

Lương của nhân viên đương nhiên sẽ được tính dựa trên số ngày họ thực hiện công việc. Do đó, trong quá trình tính toán lương và thưởng, cần tiếp cận chặt chẽ với bảng chấm công để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của lương đối với người lao động. Việc này sẽ xây dựng lòng tin từ phía nhân viên, giúp doanh nghiệp xây dựng nguồn nhân lực bền vững.

• Báo cáo và khai báo thuế trực tuyến

Ngày nay, việc khai báo và nộp thuế có thể thực hiện một cách thuận tiện thông qua nền tảng trực tuyến. Hãy tận dụng ưu điểm này để thực hiện quy trình khai báo thuế một cách đầy đủ và chính xác qua internet. Điều này giúp bạn tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian và giảm thiểu chi phí phát sinh. Khai báo thuế trực tuyến cũng đơn giản hóa mọi thủ tục và giảm rủi ro sai sót.

• Hạn chế tranh chấp

Luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp và phản hồi từ người lao động để tìm ra những phương án giải quyết hợp lý, tránh xảy ra tranh chấp. Chủ doanh nghiệp cần thể hiện sự thương lượng và đưa ra các hợp đồng hòa giải nhằm hạn chế tình trạng tranh chấp, bãi công và nghỉ việc tập thể. Điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của công ty trong tâm trí người lao động và tạo dựng uy tín với các đối tác.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương giúp quản lý công – lương tự động, tốt nhất 2023

5. 1Office – Phần mềm quản lý tiền lương hàng đầu thị trường

1Office là một trong những phần mềm quản lý tiền lương nhân sự đứng đầu trong danh sách các phần mềm quản lý trên thị trường hiện nay. Với 1Office, doanh nghiệp được trang bị một bộ công cụ chuyên sâu giúp giải quyết mọi thách thức trong quản lý lương nhân viên, bao gồm:

• Xây dựng bảng lương linh hoạt theo cơ chế lương của doanh nghiệp, hỗ trợ việc thiết lập nhiều cơ chế lương phù hợp với từng phòng ban.
• Hệ thống tự động tính toán lương dựa trên 3 nguồn dữ liệu: Dữ liệu bên trong hệ thống (Lương cơ bản, phụ cấp, bảo hiểm, ứng lương, bảng chấm công, KPI, doanh thu,…), Import dữ liệu từ bên ngoài hệ thống qua thư viện API, các hàm, công thức được cài đặt tương tự Excel
• Tự động tính toán bảng lương và đồng bộ hóa với dữ liệu hồ sơ nhân sự.
• Nhân viên có thể tự theo dõi bảng lương trên phần mềm, đảm bảo tính minh bạch của thông tin.
• Hỗ trợ thanh toán lương trực tiếp trên phần mềm 24/7 thông qua Ngân hàng Quân đội MBbank.
• Hệ thống quản lý tiền lương linh hoạt có khả năng thích ứng với các thay đổi liên tục trong chính sách lương thưởng của doanh nghiệp.

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí

6. Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Hậu quả của việc tính lương sai là gì?

Việc tính lương sai không chỉ tạo ra mối quan hệ xung đột giữa người lao động và người sử dụng lao động mà còn có thể liên quan đến vấn đề pháp luật, đặc biệt nếu doanh nghiệp đó bị kiện. Hậu quả của việc tính lương sai có thể rất lớn, không chỉ khiến doanh nghiệp mất nhân viên mà còn làm giảm uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động.

6.2 Có bị phạt nếu trả lương chậm không?

Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương chậm từ 15 ngày trở lên (điều này có thể xảy ra do lý do khách quan mà người sử dụng lao động đã nỗ lực khắc phục mà vẫn không thể trả lương đúng hạn), người sử dụng lao động có trách nhiệm đền bù một khoản tiền.

Số tiền này ít nhất phải bằng số lãi của số tiền trả chậm và lãi được tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng, công bố tại ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản trả lương cho người lao động.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến quản lý tiền lương và hướng dẫn quản lý lương hiệu quả trong doanh nghiệp được cung cấp bởi 1Office. Hy vọng rằng những chia sẻ trên có thể giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết vấn đề về quản lý tiền lương.