6 bước chuẩn hóa quy trình quản lý lương nhân viên trong doanh nghiệp

Quản lý lương nhân viên là một trong những công tác được chú trọng hàng đầu trong doanh nghiệp, đồng thời cũng là nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ và độ chính xác tuyệt đối nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như uy tín của công ty. Làm thế nào để xây dựng được một hệ thống quản lý tiền lương khoa học, bài bản, đảm bảo công bằng, minh bạch cũng là vấn đề được nhiều HR manager và các chủ doanh nghiệp quan tâm. Cùng 1Office tìm hiểu cách tối ưu quy trình quản lý lương nhân viên trong bài viết sau.

Xem thêm bài viết liên quan:

• 3 bước xây dựng chính sách lương thưởng cho nhân viên kinh doanh hợp lý và tối ưu nhất
• Lương khoán là gì? Quy định và Hướng dẫn cách tính lương khoán mới nhất 2023
• TẢI MIỄN PHÍ 5+ Mẫu bảng lương nhân viên mới nhất 2023

1. Tầm quan trọng của công tác quản lý lương nhân viên

Quản lý lương nhân viên là khâu trọng yếu trong công tác quản trị nhân sự của mọi doanh. Nghiệp vụ quản lý tiền lương bao gồm một chuỗi các hoạt động xoay quanh vấn đề lương thưởng và đãi ngộ của nhân viên như: xây dựng các chính sách, tính lương theo hệ số, quy chế tiền lương; xây dựng thang lương, bậc lương; tính lương nhân viên; quyết toán thuế và các loại bảo hiểm; quản lý thông tin nhân sự,…

Quản lý lương nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự của mọi doanh nghiệp, góp phần mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể như:

• Thu hút và giữ chân nhân tài
• Đảm bảo chính sách đãi ngộ công bằng, bình đẳng với toàn thể nhân viên
• Thúc đẩy năng suất và nâng cao chất lượng lao động
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ gắn bó giữa doanh nghiệp với nhân viên
• Ổn định nguồn nhân lực, tạo cơ sở nền tảng bền vững để doanh nghiệp phát triển lớn mạnh

Đặc biệt, công tác quản lý tiền lương có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của doanh nghiệp bởi nó quyết định mức độ đóng góp và thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên.

Nếu nhân sự cảm thấy mức lương mà mình nhận được không phù hợp với năng lực và trình độ của bản thân, họ sẽ có xu hướng giảm hiệu suất làm việc, thể hiện thái độ bất bình, không hợp tác hoặc thậm chí rời bỏ tổ chức để tìm kiếm những cơ hội tốt hơn.

Bởi vậy, nếu quy trình quản lý lương nhân viên không được tiến hành một cách bài bản, chặt chẽ thì rất có thể sẽ trở thành rào cản cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

2. Các phương pháp quản lý lương nhân viên thông dụng

Quản lý tính lương thủ công bằng bảng tính

Đây là phương pháp quản lý tiền lương được sử dụng phổ biến nhất tại các doanh nghiệp với công cụ chính là bảng tính excel. Với phương pháp này, các HR sẽ cập nhật các thông tin như hệ số lương, phụ cấp, chấm công,… và xây dựng bảng lương bằng cách thực hiện các thao tác thủ công trên bảng tính.

Phương thức quản lý tiền lương này giúp tiết kiệm chi phí đáng kể đồng thời đảm bảo vấn đề về an toàn thông tin cho doanh nghiệp do sử dụng nguồn nhân lực nội bộ. Tuy nhiên đây cũng là phương pháp này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro bởi rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu tiền lương. Đồng thời cũng tiêu hao rất nhiều thời gian và công sức của bộ phận nhân sự và kế toán do phải xử lý rất nhiều dữ liệu, hồ sơ giấy tờ và lập báo cáo thuế, BHXH cũng như đảm bảo thanh toán các khoản tiền đúng hạn.

Thuê ngoài

Đối với những doanh nghiệp có nguồn lực hạn chế hoặc muốn tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh vì lựa chọn thuê ngoài dịch vụ quản lý tiền lương nhân viên là một giải pháp hợp lý. Các công ty cung cấp dịch vụ tính lương và quản lý tiền lương thực hiện mọi khâu trong công tác quản lý lương nhân viên như lập bảng lương, đăng ký BHYT, khai báo và quyết toán thuế TNCN cho nhân viên,… đồng thời tư vấn các vấn đề về quy chế, chính sách lương, thuế và hợp đồng lao động cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn “dè chừng” khi áp dụng hình thức này bởi các rào cản về chi phí và bảo mật.

Phần mềm quản lý tiền lương

Với xu hướng phát triển của công nghệ hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý tiền lương nhân viên trên phần mềm nhằm nâng cao hiệu quả triển khai. Phần mềm tính lương nhân viên là giải pháp ưu việt trung hòa được giữa lợi ích và hạn chế của 02 phương pháp quản lý tiền lương kể trên.

Phần mềm quản lý tiền lương giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự bằng cách tự động hóa các thao tác thủ công. Phần mềm cho phép doanh nghiệp tính toán lương tổng, các khoản khấu trừ và lương ròng một cách chính xác, đồng thời cho phép doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình và dữ liệu quản lý tiền lương nhân viên. Bên cạnh đó, đây cũng là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp vì chỉ cần bỏ ra chi phí lắp đặt, triển khai hệ thống bước đầu.

3. 6 bước chuẩn hóa quy trình triển khai hệ thống quản lý tiền lương nhân viên

1. Thiết lập quy chế tiền lương

Quy chế tiền lương là văn bản quy định cơ chế và cách thức trả lương do doanh nghiệp xây dựng và ban hành nội bộ dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật. Quy chế trả lương quy định rõ ràng và minh bạch các vấn đề liên quan đến tiền lương nhân viên như mức lương thưởng, phụ cấp và các khoản tương đương, từ đó làm căn cứ để tính lương hàng tháng cho người lao động.

Để xây dựng được bộ quy chế tiền lương bài bản, chuẩn quy định, doanh nghiệp phải luôn theo dõi và cập nhật các quy định mới của pháp luật lao động, đồng thời căn cứ vào tình hình hoạt động để có những sửa đổi, cải tiến phù hợp.

2. Xây dựng thang bảng lương

Thang bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương, bậc lương được xây dựng để làm cơ sở trả lương cho nhân viên. Đây là căn cứ để doanh nghiệp tính tiền lương hàng tháng bên cạnh các yếu tố như vị trí chức vụ, đặc thù công việc, năng lực và kết quả hoàn thành công việc của nhân viên.

Việc xây dựng thang bảng lương là công tác bắt buộc để làm căn cứ hợp pháp cho việc trả lương cho nhân viên và đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong công tác quản lý tiền lương. Đồng thời, thang bảng lương cũng là hệ quy chiếu để người lao động biết được mức thu nhập thực tế của mình và tạo động lực để họ phấn đấu đạt được mức lương kỳ vọng trong thang lương.

Doanh nghiệp lưu ý khi tiến hành xây dựng thang bảng lương cần phải nắm rõ các quy định của pháp luật về mức lương tối thiểu vùng, cũng như tham khảo ý kiến công đoàn và đội ngũ nhân sự của công ty.

3. Quản lý chấm công

Quản lý chấm công là việc theo dõi, ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động để làm căn cứ tính tiền lương. Hiện nay, có rất nhiều hình thức chấm công nhân viên và quản lý chấm công đa dạng phục vụ cho nhiều nhu cầu và tính chất công việc khác nhau của doanh nghiệp như:

• Chấm công bằng thẻ giấy, thẻ từ
• Chấm công quét mã vân tay
• Chấm công bằng FaceID (nhận diện khuôn mặt)
• Chấm công bằng định vị GPS

Bên cạnh việc theo dõi quá trình chấm công hàng ngày của nhân viên, HR cũng cần quản lý chặt chẽ các đơn từ phát sinh trong tháng như nghỉ phép, nghỉ không lương, đơn chấm công bù,… để đảm bảo quyền lợi và tính lương chính xác cho người lao động.

4. Tính tiền lương

Để thực hiện tính lương cho nhân viên, HR cần thu thập và đầy đủ thông tin dữ liệu cấu thành nên tiền lương của người lao động, bao gồm: số ngày công thực tế, hệ số lương, chỉ tiêu KPI,…

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách tính tiền lương khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm hệ thống tiền lương và tính chất vị trí công việc. Tuy nhiên, mọi doanh nghiệp đều phải đảm bảo tuân thủ những yêu cầu sau:

• Đảm bảo tính đúng, tính đủ và chính xác
• Tính lương kịp thời và đúng thời hạn yêu cầu

>> Tìm hiểu ngay: 7 bước triển khai quy trình tính lương trong doanh nghiệp

5. Thanh toán tiền lương

Sau khi đã có bảng lương và được các bên liên quan xác nhận, HR sẽ tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên theo đúng thời hạn quy định. Hiện nay có rất nhiều hình thức trả lương cho nhân viên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình này như

• Thanh toán lương trả tiền mặt trực tiếp cho người lao động
• Lập phiếu chi lương và trả cho một người đại diện nhận, hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp, công ty có đặc thù hoạt động theo đội nhóm, công trình
• Chuyển khoản lương nhân viên qua tài khoản ngân hàng
• Ủy nhiệm chi lương thông qua dịch vụ thanh toán lương của ngân hàng

6. Quyết toán thuế và đóng bảo hiểm

Quyết toán thuế TNCN và đóng bảo hiểm cho người lao động là nghĩa vụ bắt buộc của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Bởi vậy quy trình này cần phải được thực hiện nghiêm túc và đảm bảo đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.

4. Giải pháp giúp tối ưu quy trình quản lý lương nhân viên trong doanh nghiệp

Thường xuyên cập nhật các quy định về tiền lương

Các chính sách, quy định của luật lao động về tiền lương luôn có sự thay đổi, cải tiến qua từng thời kỳ. Bởi vậy doanh nghiệp cần phải liên tục cập nhật và nắm bắt kịp thời để có sự điều chỉnh phù hợp, nhằm đáp ứng tiêu chuẩn pháp luật hiện hành cũng như đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Xây dựng chính sách tiền lương rõ ràng, minh bạch

Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong công tác quản lý tiền lương chính là yếu tố cần được ưu tiên hàng đầu bởi nó góp phần gây dựng niềm tin nơi người lao động và đảm bảo uy tín của doanh nghiệp. Các quy định, chính sách, cơ chế và tiền lương cần phải được ban hành công khai trong nội bộ doanh nghiệp, với ngôn ngữ dễ hiểu, dễ tiếp cận để tất cả nhân viên trong tổ chức đều có thể nắm bắt được quyền lợi của mình.

Tiếp nhận góp ý, phản hồi của nhân viên

Nhân sự là lực lượng nòng cốt của tổ chức, cũng là đối tượng chính mà công tác quản trị tiền lương hướng đến. Bởi vậy, nhà quản trị cần chủ động ghi nhận phản hồi, đóng góp của nhân viên để tìm ra những điểm còn bất cập trong công tác quản lý lương và đưa ra phương án cải tiến, sửa đổi kịp thời. Việc lắng nghe ý kiến nhân viên cũng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến mâu thuẫn nội bộ.

Tự động hóa hệ thống quản lý tiền lương

Để chuẩn hóa hệ thống quản lý tiền lương nhân viên, đồng thời tối ưu hóa lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động thì việc áp dụng công cụ giúp tự động hóa quy trình tính lương là điều cần thiết.

Các phần mềm quản lý tiền lương giúp số hóa toàn bộ quy trình quản lý tiền lương nhân viên của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, giúp tự động hóa các khâu tổng hợp dữ liệu, tính lương, xét duyệt đơn từ cho HR, góp phần tiết kiệm đến 60% thời gian làm việc cho bộ phận nhân sự mà vẫn đảm bảo tính chính xác.

5. 1Office – Phần mềm quản lý lương nhân viên hàng đầu thị trường

1Office là một trong những phần mềm quản lý tiền lương nhân sự ưu việt nhất trên thị trường hiện nay. 1Office cung cấp một bộ công cụ chuyên sâu giúp doanh nghiệp gỡ rối mọi vướng mắc trong quy trình quản lý lương nhân viên như:

• Xây dựng bảng lương tùy biến theo cơ chế lương của doanh nghiệp, giúp thiết lập nhiều cơ chế lương phù hợp với từng phòng ban
• Đồng bộ dữ liệu phục vụ công tác quản lý tiền lương như KPI, doanh số, chấm công,…
• Tự động tính toán bảng lương và đồng nhất với dữ liệu hồ sơ nhân sự
• Nhân viên chủ động theo dõi bảng lương trên phần mềm, đảm bảo thông tin minh bạch
• Hỗ trợ đi lương trực tiếp trên phần mềm 24/7 qua Ngân hàng Quân đội MBbank
• Hệ thống quản lý tiền lương linh hoạt có thể đáp ứng được những thay đổi liên tục trong chính sách lương thưởng của doanh nghiệp

Nhận tư vấn và dùng thử miễn phí

1Office tự hào đồng hành cùng hơn 500.000 doanh nghiệp trên hành trình kiến tạo trải nghiệm làm việc số cho nhân viên và nâng tầm chất lượng lao động. Năng lực của giải pháp quản trị tiền lương nhân sự hàng đầu thị trường 1Office đã được kiểm chứng thông qua những con số sau:

• 29.123 – Tổng bảng lương
• 55.827.817 – Tổng số chốt vân tay
• 4.227.836 – Tổng đơn từ
• 254.611 – Tổng hồ sơ nhân sự

Nhận tư vấn & demo miễn phí

Qua bài viết trên 1Office đã mang đến cho độc giả các giải pháp tối ưu quy trình quản lý lương nhân viên hiệu quả nhất nhất cũng như giới thiệu phần mềm quản lý tiền lương ưu việt nhất thị trường, giúp X2 năng suất cho HR. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA