7 bước chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO từ lâu đã trở thành chuẩn mực mà mọi doanh nghiệp hướng tới nhằm tối ưu hóa bộ máy vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Triển khai áp dụng thành công và duy trì hiệu lực của bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác quản trị nguồn nhân lực chính là chìa khóa quan trọng mở cửa cho sự hội nhập quốc tế, là nền móng để xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự vững mạnh. Vậy Quy trình quản lý nhân sự theo chuẩn ISO bao gồm những yêu cầu gì, triển khai ra sao. Tất cả sẽ được 1Office giải đáp trong bài viết sau.

1. Hiểu đúng về quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Tiêu chuẩn ISO là bộ tiêu chuẩn được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO (International Organization for Standardization) – một tổ chức phi chính phủ có nhiệm vụ thiết lập các quy chuẩn thương mại và công nghiệp áp dụng cho tất cả các quốc gia thành viên, nhằm mục tiêu tạo nên sự tương đồng, thống nhất về hệ thống tiêu chuẩn trên toàn thế giới. Trong đó, Tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng là bộ tiêu chuẩn trung tâm quan trọng nhất, cũng là chứng chỉ mà rất nhiều các doanh nghiệp, tổ chức phấn đấu để đạt được.

Quản lý nguồn lực là một khía cạnh cốt lõi của ISO 9001, đóng vai trò đảm bảo chất lượng cho bộ máy vận hành để nâng cao và cải tiến chất lượng cho sản phẩm, dịch vụ đầu ra. Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là toàn bộ quá trình thực hiện công tác quản trị theo vòng đời nhân sự (Tuyển người – Đào tạo – Dùng người – Giữ người – Thải loại) một cách khoa học, có hệ thống và tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc, tiêu chuẩn được đề cập trong bộ tiêu chuẩn ISO.

2. Tại sao doanh nghiệp cần triển khai quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Việc xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO mang lại cho doanh nghiệp vô số lợi ích như:

• Tối ưu công tác quản trị nguồn nhân lực

Tinh gọn bộ máy vận hành nhờ minh bạch hóa các quy chế, chính sách hoạt động, làm rõ nhiệm vụ và quyền hạn vị trí của từng cá nhân, bộ phận. Hạn chế tối đa sự chồng chéo về chức năng giữa các phòng ban, giúp nhân sự nhận thức rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của mình. Từ đó giúp nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí quản lý.

• Gia tăng độ uy tín

Chứng chỉ ISO 9001 là một thành quả không thể phủ nhận của bất kỳ doanh nghiệp nào bởi nó chứng minh rằng doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu nghiêm ngặt của quy định quốc tế. Từ đó nâng cao mức độ uy tín đối với khách hàng, đối tác và gia tăng hiệu quả thu hút nhân tài.

• Nâng cao năng lực cạnh tranh

Tiêu chuẩn quốc tế ISO chính là bệ phóng để doanh nghiệp “vượt mặt” các đối thủ cạnh tranh nhờ đội ngũ nhân sự vững mạnh, ổn định và có “sức chiến đấu cao”, giúp duy trì và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường.

3. Những nội dung chính của quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Một quy trình quản lý nhân sự đạt chuẩn cần phải đáp ứng được những yêu cầu

• Cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện và duy trì hệ thống quản trị nhân sự. Cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, các thông tin, dữ liệu, tài nguyên cần thiết phải luôn ở trong trạng thái sẵn sàng sử dụng.
• Đảm bảo chất lượng quá trình đào tạo nhân sự. Mỗi nhân sự cần được trang bị đầy đủ những kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, đồng thời được phân công những công việc, nhiệm vụ phù hợp với năng lực và vị trí.
• Quy trình quản lý nhân sự cần phải được theo dõi, phân tích thường xuyên để đánh giá hiệu quả và kịp thời phát hiện những lỗ hổng trong quy trình.
• Không ngừng cải tiến và hoàn thiện quy trình quản lý nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản trị.
• Những chuẩn mực đảm bảo cho việc áp dụng quy trình quản lý nhân sự tuân thủ đúng theo tiêu chuẩn ISO phải luôn được kiểm soát nghiêm ngặt.

4. 7 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Bước 1. Xác định và phân tích thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

Muốn tiến hành chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự thì trước hến doanh nghiệp phải xác định được bối cảnh tổ chức và thực trạng công tác quản lý nhân sự hiện tại và so sánh với các tiêu chuẩn của ISO. Đối với các doanh nghiệp đã thiết lập được các quy trình, chính sách quản lý nhân sự thì việc tiến hành chuẩn hóa hệ thống sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Tốt nhất khâu này nên được thực hiện bởi đơn vị tư vấn ISO để đánh giá được chính xác thực trạng quản lý nhân sự tại doanh nghiệp cũng như được tư vấn và đưa ra các khuyến nghị để áp dụng thành công ISO.

Sau khi đã xác định được bối cảnh của bài toán quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ tìm ra được những điểm cần sửa đổi, cải tiến và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO.

Bước 2. Thành lập Ban quản lý Chất lượng

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO và quy trình quản lý nhân sự được xem như một dự án lớn của doanh nghiệp, bởi vậy cần phải có một đội ngũ đứng ra triển khai, giám sát và chỉ đạo toàn bộ quá trình thực hiện.

Ban quản lý chất lượng sẽ bao gồm lãnh đạo, quản lý các cấp và những nhân sự phụ trách có hiểu biết về Bộ tiêu chuẩn ISO để phân tích, xác định được những điều khoản, tiêu chuẩn trọng tâm mà doanh nghiệp sẽ áp dụng, đồng thời chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và theo sát quy trình chuẩn hóa hệ thống quản lý nhân sự.

Bước 3. Xây dựng các quy trình và hệ thống tài liệu, văn bản áp dụng

Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình triển khai áp dụng ISO. Trọng tâm của công tác quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là phải hệ thống hóa được các quy trình quản lý đang được thực hiện trong doanh nghiệp và cụ thể hóa bằng các văn bản, tài liệu quy phạm. Những quy trình cần chuẩn hóa bao gồm:

• Quy trình tuyển dụng
• Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
• Quy trình đánh giá năng lực nhân sự
• Quy trình bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật,…

Hệ thống tài liệu, văn bản cần được xây dựng gồm:

• Các chế độ, chính sách đãi ngộ nhân sự
• Nội quy, quy định tại doanh nghiệp
• Lộ trình thăng tiến cho từng vị trí chức vụ
• Quy định kỷ luật, sa thải nhân sự
• Quy định khen thưởng,…

Bước 4. Áp dụng quy trình quản lý nhân sự vào thực tiễn

Sau khi đã xây dựng được các quy trình và hệ thống tài liệu hoàn chỉnh, Ban quản lý ISO cần phổ biến nội dung đến nội bộ nhân sự và tiến hành đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên cách thức áp dụng, triển khai các quy trình để đưa hệ thống quản lý nhân sự đi vào thực tiễn. Lưu ý trong quá trình triển khai, các trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận phải được phân công rõ ràng, minh bạch.

Xem thêm: Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp hiệu quả

Bước 5. Đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO

Trong quá trình triển khai áp dụng ISO cần phải liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý nhân sự nhằm xác định mức độ phù hợp và đáp ứng tiêu chuẩn ISO của hệ thống, đồng thời tìm ra những vấn đề còn tồn đọng, những yếu tố chưa được hoàn thiện trong quy trình để khắc phục và cải tiến.

Việc đánh giá trước khi đăng ký chứng nhận có thể được thực hiện trong nội bộ công ty hoặc do đơn vị có chuyên môn về ISO đảm nhiệm.

Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ đăng ký chứng nhân với tổ chức có quyền hạn để chính thức được công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn chất lượng của ISO.

Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều các tổ chức tư vấn và cấp chứng nhận ISO, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn đơn vị uy tín, có đầy đủ quyền hạn pháp lý để đăng ký chứng nhận ISO.

Bước 7: Duy trì chứng nhận ISO

Chứng nhận ISO có hiệu lực tối đa trong vòng 3 năm. Và trong thời gian hiệu lực sẽ có những cuộc đánh giá giám sát định kỳ nhằm đảm bảo doanh nghiệp duy trì việc tuân thủ các yêu cầu mà ISO đề ra. Bởi vậy doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến và đảm bảo chất lượng hệ thống quản trị nhân sự.

5. Mẫu quy trình quản lý nhân sự ISO

Quy trình chính là xương sống của hệ thống quản trị nhân sự và cũng chính là yếu tố mà doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng khi áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO. Sau đây 1Office xin giới thiệu sơ đồ mẫu quy trình quản lý nhân sự ISO. Biểu đồ mô tả quy trình quản lý nhân sự tổng thể được xây dựng dựa trên vòng đời của nhân sự.

6. Chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự với 1Office HRM

Để quy trình quản lý nhân sự được tối ưu và đem lại hiệu quả cao nhất thì việc áp dụng công nghệ cùng các phần mềm hỗ trợ là điều cần thiết.

Với mong muốn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự, 1Office cung cấp giải pháp HRM giúp quản lý và triển khai hệ thống quản trị nhân sự dễ dàng, khoa học.

• Số hóa và chuẩn hóa 100% quy trình quản lý nhân sự lên phần mềm, giúp lãnh đạo và nhà quản lý theo dõi, nắm bắt được tình hình nhân sự của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi
• Lưu trữ các tài liệu, văn bản cần thiết như nội quy làm việc, tài liệu đào tạo nội bộ,…
• Mạng nội bộ là nơi ban lãnh đạo phổ biến các chính sách, quy định công ty, phát động phong trào thi đua khen thưởng và xây dựng văn hóa tổ chức

Trong bài viết trên đây, 1Office đã giới thiệu tới bạn đọc quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO cùng hướng dẫn triển khai chi tiết. 1Office là giải pháp quản trị doanh nghiệp ưu việt nhất thị trường hiện nay giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý nhân sự. Để được tư vấn và dùng thử phần mềm, vui lòng liên hệ theo thông tin bên dưới:

Nhận tư vấn miễn phí

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp