Tải mẫu sơ đồ quản lý dự án xây dựng chuẩn cho doanh nghiệp

29/09/2025

15227 lượt xem

Trong công tác quản trị dự án đầu tư xây dựng, thiết kế sơ đồ quản lý dự án xây dựng là một khâu quan trọng, đóng vai trò hệ thống hóa bộ máy tổ chức thi công và định hướng cho mọi hoạt động tác nghiệp sau này. Vậy Ban quản lý dự án xây dựng được tổ chức như thế nào? Các trách nhiệm và chức năng của từng vị trí ra sao? Cùng tham khảo ngay mẫu sơ đồ tổ chức quản lý dự án hiệu quả mà 1Office cung cấp sau đây để hiểu rõ hơn về bộ phận này.

1. Sơ đồ quản lý dự án xây dựng là gì?

Sơ đồ quản lý dự án xây dựng là sơ đồ hệ thống hóa cơ cấu tổ chức của một ban quản lý dự án xây dựng, trong đó phân quyền rõ ràng các vị trí, chức vụ từ cao xuống thấp.

Ban quản lý dự án xây dựng là nhà thầu chịu trách nhiệm thi công toàn bộ công trình xây dựng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ chủ đầu tư (thường là công ty quản lý). Ban quản lý dự án xây dựng sẽ đảm nhận mọi trách nhiệm liên quan đến công việc dự án, từ khâu chuẩn bị, xây dựng quy trình quản lý dự án, tiến hành thi công cho đến lúc nghiệm thu và đưa công trình vào sử dụng.

Trong sơ đồ tổ chức quản lý dự án xây dựng, mỗi bộ phận trong ban quản lý sẽ được quy định rõ vai trò, nhiệm vụ cụ thể và có mối liên hệ chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu công việc.

Tham khảo ngay: 10 Phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ tốt nhất

2. Chức năng của ban quản lý dự án xây dựng

Ban quản lý dự án xây dựng có vai trò giúp chủ đầu tư hiện thực hóa bản thiết kế, khiến cho công trình “thành hình thành khối”. Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật việc thực thi, kiểm soát toàn bộ các giai đoạn của dự án theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được ủy thác, quy định cụ thể trong Bộ luật xây dựng như sau:

Tổ chức điều phối, quản lý và giám sát thi công xây dựng công trình theo đúng hợp đồng
Kiểm soát chi phí hoạt động trong phạm vi ngân sách đã được xét duyệt, đảm bảo tính hiệu quả về kinh tế cho dự án
Thực hiện công tác quản lý nghiêm ngặt nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn về chất lượng, khối lượng, an toàn lao động và bảo vệ môi trường của công trình xây dựng
Triển khai các hoạt động đảm bảo đúng tiến độ thời gian
Cập nhật, báo cáo tình hình thực hiện thường xuyên theo yêu cầu của chủ đầu tư
Chịu trách nhiệm giải trình, làm rõ những yếu tố phát sinh, sai lệch với chủ đầu tư và đưa ra phương án xử lý kịp thời
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn trong suốt quá trình xây dựng công trình
Tổ chức nghiệm thu, kiểm định và bàn giao công trình xây dựng cho chủ đầu tư khi kết thúc dự án

Chức năng của Ban quản lý dự án xây dựng

Thông tin mới nhất: Cập nhật các quy định về quản lý dự án xây dựng mới nhất – chủ dự án cần nắm rõ

3. Sơ đồ tổ chức quản lý dự án xây dựng

Ban quản lý dự án xây dựng là đơn vị chức năng nằm trong bộ máy tổ chức của công ty xây dựng. Trong nhiều trường hợp, công ty cũng chính là chủ đầu tư của dự án. Ban quản lý dự án sẽ nhận chỉ đạo trực tiếp từ Ban lãnh đạo và phối hợp với những phòng ban chức năng để triển khai thi công công trình xây dựng. Vị trí và mối quan hệ của Ban quản lý dự án xây dựng với các phòng ban khác được thể hiện trong sơ đồ sau:

Xem thêm: Quản lý tiến độ dự án là gì? Quy trình quản lý tiến độ dự án hiệu quả cho các PM – PMA

4. Sơ đồ ban quản lý dự án xây dựng

Trong các dự án xây dựng, ban quản lý đóng vai trò trung tâm trong việc điều phối nhân lực, giám sát tiến độ và đảm bảo chất lượng công trình. Để vận hành hiệu quả, một sơ đồ ban quản lý dự án xây dựng được thiết lập nhằm phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí. Đây chính là công cụ giúp tối ưu quy trình làm việc, hạn chế rủi ro và tăng cường tính minh bạch trong quản lý dự án.

Cơ cấu tổ chức của ban quản lý dự án xây dựng

Cơ cấu của ban quản lý dự án xây dựng được thể hiện trong sơ đồ tổ chức quản lý dự án dưới đây:

Ban quản lý dự án được vận hành theo các bộ phận chuyên môn, dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc. Hệ thống phân quyền cụ thể quy định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi bộ phận như sau:

Bộ phận	Chức năng
Ban Giám đốc	Chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động của Ban quản lý dự án xây dựng. Thực hiện các chức năng quản lý như lập kế hoạch chiến lược, phân bổ nguồn lực và theo dõi đánh giá hoạt động của các bộ phận.
Bộ phận Xây dựng	– Bộ phận chính chịu trách nhiệm tổ chức thi công công trình – Lập kế hoạch thi công, bao gồm tiến độ thực hiện, phương án thi công, quy trình thi công và các nội quy, quy định thi công. – Quản lý và điều phối hoạt động của các bộ phận trực thuộc – Chịu trách nhiệm chính trong việc nghiệm thu và bàn giao công trình
Bộ phận Cơ điện	– Khảo sát công trình và phối hợp với đơn vị tư vấn thiết kế để thiết kế hệ thống cơ điện cho công trình – Tiến hành triển khai lắp đặt hệ thống cơ điện – Giám sát quá trình thi công nhằm đảm bảo đúng các thông số kỹ thuật và quy chuẩn thực hiện theo bản thiết kế – Phối hợp với các bên liên quan nghiệm thu công trình – Xây dựng tài liệu chỉ dẫn vận hành hệ thống cơ điện và bàn giao cho chủ đầu tư
Bộ phận Hành chính văn thư	– Lập dự toán ngân sách cho từng hạng mục cụ thể trong công trình – Chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ tài liệu liên quan đến công trình – Quản lý chứng từ, thu chi, hạch toán các quỹ sử dụng trong quá trình thi công – Thanh toán các khoản lương nhân viên, chi tiêu nội bộ, tiền mua sắm vật tư thiết bị cho nhà cung cấp,… – Lập báo cáo tài chính và tình hình thực hiện thi công theo yêu cầu của Ban giám đốc và chủ đầu tư
Bộ phận Vật tư, vật liệu, thiết bị	– Chịu trách nhiệm quản lý mọi vật tư thiết bị sử dụng trong quá trình thi công – Kiểm kê số lượng vật tư thiết bị tồn kho định kỳ – Lập đề xuất cung ứng thiết bị vật tư – Bảo quản và chịu trách nhiệm về tình trạng hoạt động của máy móc, thiết bị
Bộ phận Quản lý hồ sơ, thanh quyết toán	– Xây dựng và tập hợp các loại hồ sơ cần thiết phục vụ cho việc thanh quyết toán – Xác nhận kết quả nghiệm thu có đúng với thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay không – Tiến hành thanh quyết toán với chủ đầu tư
Bộ phận Trắc đạc	– Khảo sát trực tiếp địa hình, tiến hành đo đạc, thu thập và xử lý số liệu trắc địa phục vụ cho công tác lập kế hoạch xây dựng công trình – Hướng dẫn và giám sát quá trình thi công để đảm bảo đội thi công thực hiện chuẩn xác theo bản vẽ – Đánh dấu và kiểm tra các mốc theo sát quá trình thi công, theo dõi những biến đổi trắc địa qua các giai đoạn thi công – Lưu trữ hồ sơ dữ liệu trắc địa
Bộ phận An toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ	– Xây dựng nội quy về ATLĐ, VSMT và PCCN theo đúng quy định pháp luật – Đào tạo, hướng dẫn và phổ biến nội quy, quy định cho người lao động – Quán triệt và giám sát chặt chẽ việc tuân thủ chấp hành đúng nội quy, quy định của các bộ phận trong quá trình thi công – Làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương tổ chức thực hiện đảm bảo an toàn, an ninh trật tự và vệ sinh môi trường trong phạm vi khu vực công trình

Tìm hiểu tính năng của phần mềm quản lý dự án tốt nhất 1Office

Nhiệm vụ của các vị trí chức danh trong sơ đồ quản lý dự án

Giám đốc ban quản lý dự án

Thiết lập mục tiêu chiến lược và lập kế hoạch dự án
Phân bổ nguồn lực và phân công trách nhiệm công việc tới từng bộ phận
Kiểm tra, giám sát tiến độ thi công công trình và báo cáo tình hình với Ban lãnh đạo
Phê duyệt mọi hồ sơ tài liệu dự án và trả lời công văn đến từ các bộ phận, đơn vị liên quan
Có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các vị trí chức vụ trực thuộc Ban quản lý dự án
Đại diện làm việc với chính quyền địa phương và cơ quan quản lý nhà nước để giải quyết các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện dự án
Chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về mọi hoạt động của Ban quản lý dự án

Các trưởng bộ phận

Phân công và hướng dẫn nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ nhân viên trong bộ phận
Giám sát và đôn đốc nhân sự do mình phụ trách thực hiện đúng nhiệm vụ và chỉ tiêu được giao
Cập nhật và báo cáo tình hình, tiến độ thực hiện và những vấn đề phát sinh của bộ phận cho Ban giám đốc dự án
Phối hợp làm việc với các bộ phận khác để triển khai những công việc chung của Ban
Chịu trách nhiệm ghi lại nhật ký công trình, thu thập dữ liệu và rà soát các loại hồ sơ, văn bản do mình phụ trách để trình lên cấp trên và bàn giao cho Bộ phận hành chính

Nhân viên dự án

Thực hiện thi công công trình theo đúng nhiệm vụ đã được phân công
Đảm bảo thời gian tiến độ và chất lượng công việc
Báo cáo tình hình công việc với Trưởng bộ phận

Bỏ túi ngay: Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả từ A-Z

5. Checklist hằng tuần để đảm bảo sơ đồ quản lý dự án luôn chính xác

Một sơ đồ quản lý dự án xây dựng nếu không được cập nhật thường xuyên sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời và mất tác dụng. Để đảm bảo tính chính xác và khả năng phản ánh đúng tình hình thực tế, bạn nên áp dụng checklist hằng tuần như sau:

5.1. Cập nhật tiến độ công việc

Tiến độ là yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ sơ đồ quản lý dự án nào. Nếu không được cập nhật thường xuyên, sơ đồ sẽ mất ý nghĩa.

Kiểm tra từng hạng mục: phân loại thành ba trạng thái: đã hoàn thành, đang thi công, bị trễ hạn. Việc này giúp nhìn rõ “bức tranh tổng thể” thay vì chỉ tập trung vào một phần.
Đối chiếu với thực tế: so sánh dữ liệu trên sơ đồ với biên bản nghiệm thu, nhật ký công trình hoặc báo cáo từ ban chỉ huy. Nhờ đó tránh tình trạng số liệu trên sơ đồ “đẹp” nhưng thực tế lại khác xa.

Khi tiến độ được cập nhật chuẩn xác, sơ đồ sẽ trở thành công cụ để lãnh đạo theo dõi mà không cần xuống công trường thường xuyên.

5.2. Kiểm tra nguồn lực

Một dự án chỉ chạy trơn tru khi nhân sự, máy móc và vật tư được đảm bảo đúng tiến độ.

Nhân sự: kiểm tra số lượng công nhân, kỹ sư, đội nhà thầu phụ có đủ cho khối lượng công việc tuần tới không. Nếu thiếu, cần điều phối ngay để không làm chậm tiến độ.
Thiết bị, vật tư: rà soát lịch giao vật tư, máy móc xem có khớp với nhu cầu trên sơ đồ không. Nếu phát hiện nguy cơ chậm trễ (ví dụ: vật liệu chưa được vận chuyển đến công trường), cần đánh dấu cảnh báo để tìm phương án thay thế.

Việc kiểm soát nguồn lực ngay từ tuần này sẽ giúp tránh “dồn việc” vào những ngày cuối, giảm áp lực cho toàn dự án.

5.3. Rà soát chi phí

Chi phí là yếu tố nhạy cảm, dễ vượt dự toán nếu không kiểm soát kịp thời.

So sánh chi phí thực tế phát sinh với ngân sách dự kiến: mỗi tuần, cần rà soát lại hóa đơn, hợp đồng phát sinh, chi phí nhân công ngoài giờ để xem có vượt khung chi phí cho hạng mục không.
Đánh dấu những hạng mục vượt chi phí: khi phát hiện sự chênh lệch, cần cảnh báo sớm trên sơ đồ để báo cáo cho chủ đầu tư hoặc ban lãnh đạo. Nhờ đó, có thể thương thảo lại hoặc điều chỉnh ngân sách kịp thời.

Kiểm tra chi phí hằng tuần giúp dự án không bị “vỡ quỹ” và tạo sự minh bạch với nhà đầu tư.

5.4. Điều chỉnh timeline nếu cần

Trong thực tế, không phải công việc nào cũng hoàn thành đúng hạn. Do đó, timeline cần được điều chỉnh liên tục để phản ánh đúng tình hình.

Xử lý công việc bị chậm: bổ sung thêm thời gian, tăng ca hoặc điều động thêm nhân sự để kéo lại tiến độ.
Cập nhật thay đổi trên sơ đồ: mọi điều chỉnh đều cần thể hiện trực tiếp lên sơ đồ để các bên liên quan (chủ đầu tư, nhà thầu phụ, phòng ban nội bộ) cùng nắm rõ.

Việc điều chỉnh timeline kịp thời sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý, tránh hiểu nhầm hoặc làm việc chồng chéo.

5.5. Chuẩn hóa báo cáo cuối tuần

Sơ đồ quản lý dự án không chỉ để theo dõi nội bộ, mà còn là báo cáo trực quan gửi cho lãnh đạo hoặc khách hàng.

Xuất sơ đồ mới nhất: định dạng PDF, hình ảnh, hoặc trực tiếp trên phần mềm dạng dashboard.
Ghi chú thay đổi quan trọng: highlight các mốc bị trễ, hạng mục đã hoàn thành sớm, hoặc thay đổi về chi phí. Điều này giúp cấp trên chỉ mất 5 phút đọc báo cáo mà vẫn nắm được toàn cảnh.

Chuẩn hóa báo cáo cuối tuần giúp dự án trở nên minh bạch, chuyên nghiệp và tạo dựng niềm tin với đối tác.

Checklist hằng tuần để đảm bảo sơ đồ quản lý dự án luôn chính xác

6. Mẹo sử dụng sơ đồ để giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban và nhà thầu

Sơ đồ quản lý dự án không chỉ là công cụ theo dõi tiến độ, mà còn là ngôn ngữ chung để gắn kết kỹ sư, kế toán, quản lý và các nhà thầu phụ. Một số mẹo sau sẽ giúp bạn tận dụng tối đa:

6.1. Dùng sơ đồ như “bản đồ tổng thể” khi họp

Ở các buổi họp tuần hoặc họp giao ban, thay vì dựa vào những bản báo cáo văn bản dài dòng, nhà quản lý có thể chiếu trực tiếp sơ đồ quản lý dự án.

Tất cả phòng ban và nhà thầu cùng nhìn vào một nguồn dữ liệu duy nhất.
Tiến độ từng hạng mục hiển thị trực quan, dễ dàng nắm bắt được hạng mục nào đã hoàn thành, hạng mục nào đang trễ hạn.

Nhờ đó, cuộc họp tập trung hơn, giảm bớt thời gian giải thích và tranh luận lan man, đồng thời giúp mọi thành viên hiểu rõ bức tranh tổng thể.

6.2. Màu sắc hóa trách nhiệm

Sử dụng màu sắc khác nhau để đại diện cho từng phòng ban hoặc từng nhà thầu phụ là cách đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao.

Ví dụ: Phòng kỹ thuật màu xanh, phòng tài chính màu vàng, nhà thầu phụ thi công móng màu đỏ…
Chỉ cần lướt qua sơ đồ, mọi người có thể thấy ngay ai đang phụ trách công việc nào.

Việc phân định rõ ràng này giúp tránh tình trạng “đùn đẩy trách nhiệm” khi có sự cố và tăng tính minh bạch trong toàn bộ quy trình.

Mẹo sử dụng sơ đồ quản lý dự án xây dựng

6.3. Tích hợp ghi chú trực tiếp trên sơ đồ

Trong quá trình triển khai, luôn có những thay đổi bất ngờ: vật tư chậm giao, thêm hạng mục mới hoặc điều chỉnh timeline.

Thay vì gửi email rời rạc hoặc trao đổi miệng, các thay đổi này có thể được cập nhật trực tiếp trên sơ đồ.
Người tham gia dự án chỉ cần mở sơ đồ là hiểu ngay bối cảnh hiện tại và lý do thay đổi.

Điều này giúp giảm thiểu rủi ro bỏ sót thông tin, đồng thời hỗ trợ onboarding nhanh cho thành viên mới.

6.4. Dùng sơ đồ để giải quyết mâu thuẫn

Tranh cãi trong dự án là điều khó tránh, đặc biệt khi tiến độ chậm trễ. Thay vì tranh luận cảm tính, sơ đồ sẽ đóng vai trò như “bằng chứng trực quan”.

Ví dụ: Nếu một nhà thầu cho rằng họ đã hoàn thành phần việc đúng hạn, sơ đồ cập nhật sẽ chỉ ra chính xác thời điểm hoàn thành và tình trạng nghiệm thu.
Điều này giúp xác định rõ nguyên nhân, từ đó giải quyết mâu thuẫn trên cơ sở dữ liệu thay vì cảm xúc.

Nhờ đó, các bên liên quan đều cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn vào tính minh bạch của dự án.

6.5. Xuất sơ đồ thành báo cáo nhanh cho đối tác/khách hàng

Đối tác và khách hàng thường không muốn xem những file Excel rời rạc, khó theo dõi. Với sơ đồ quản lý dự án, bạn có thể:

Xuất dữ liệu thành dashboard trực quan hoặc PDF có highlight tiến độ.
Thể hiện thông tin ngắn gọn, dễ nhìn, giúp khách hàng nắm bắt tình hình chỉ trong vài phút.

Cách trình bày chuyên nghiệp này không chỉ nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp, mà còn tăng niềm tin từ phía khách hàng và nhà đầu tư.

7. Quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp X2 hiệu suất với 1Office

Trong dòng chảy công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, ngành xây dựng đã và đang có những bước chuyển mình mạnh mẽ về công nghệ nhằm tối ưu hiệu quả thi công và nâng cao năng suất. Các công tác trong quản lý dự án như thiết kế sơ đồ tổ chức quản lý dự án xây dựng, lập kế hoạch dự án, phân công công việc, giám sát tiến độ đều được số hóa toàn diện trên phần mềm giúp phát huy tối đa năng lực quản trị.

1Office là giải pháp quản lý dự án công trình hàng đầu trên thị trường cho các doanh nghiệp xây dựng. Với 7 năm kinh nghiệm đồng hành chuyển đổi số thành công cho những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng như Phú Cường Group, Hồng Hà Beton, Mekong,… 1Office tự tin giải quyết được hầu hết các bài toán khó trong công tác quản lý dự án xây dựng hiện nay:

Quản lý công việc/ quy trình dự án

Lập kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục và giao việc tự động cho từng vị trí phòng ban cụ thể
Định nghĩa và số hóa 100% quy trình trong dự án
Quản lý và giám sát chặt chẽ tiến độ thi công với báo cáo biểu đồ trực quan dạng Gantt chart, Kanban,…

Quản lý vật tư, ngân sách dự án

Kiểm soát, cập nhật chính xác, kịp thời tình hình dòng tiền của dự án theo thời gian thực
Quản lý mọi phiếu thu/chi và các thông tin thanh toán/tạm ứng một cách chi tiết
Quy trình xuất/nhập vật tư, tài sản được quản lý chặt chẽ trên phần mềm, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát

Nhận tư vấn miễn phí

Qua bài viết trên 1Office mang đến cho các nhà quản lý, điều hành dự án đầu tư xây dựng mẫu sơ đồ quản lý dự án xây dựng chuyên nghiệp áp dụng được cho mọi loại hình dự án. Đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý và triển khai thi công dự án hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin: