Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên theo quy định mới nhất 2022

Tạm ứng lương cho nhân viên hiện đang là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm trong việc cải thiện chất lượng đời sống của người lao động. Tuy nhiên việc đưa chính sách ứng lương vào áp dụng vẫn còn gặp rất nhiều rào cản bởi không nắm rõ quy trình, thủ tục dẫn đến những bất cập trong việc triển khai. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình ứng lương cũng như các quy định trong tạm ứng lương cho nhân viên, 1Office sẽ cung cấp những thông tin cần thiết trong bài viết sau.

1. Vì sao doanh nghiệp nên có chính sách tạm ứng lương cho nhân viên?

Giải quyết bài toán tài chính cá nhân cho người lao động

Đối với người lao động, ứng lương là nhu cầu bức thiết trong việc trang trải cuộc sống, đặc biệt là với những người chưa có tích lũy do lương thấp luôn gặp phải những khoản chi tiêu phát sinh. Việc tạm ứng tiền lương cho nhân viên sẽ giúp họ giải quyết các bài toán tài chính cá nhân như:

• Đóng tiền nhà, tiền điện nước.
• Đám hiếu, hỉ của người thân, bạn bè.
• Trả học phí cho con.
• Đến kỳ trả nợ thẻ tín dụng ngân hàng.
• Phát sinh chi phí khám chữa bệnh.

Việc áp dụng tạm ứng lương sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách phúc lợi nhân văn cho người lao động, giúp họ tự chủ hơn trong việc quản lý tài chính cá nhân và ổn định thu/chi. Từ đó, nâng cao mức độ thỏa mãn trong công việc và gắn bó hơn với công ty.

Khuyến khích lao động, cải thiện năng suất

Theo thông tin Thị trường lao động Việt Nam, trung bình người lao động dành hơn 4h/ngày để lo nghĩ về tài chính. Điều này gây gián đoạn quá trình làm việc và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của nhân viên.

Bởi vậy, mục đích của chính sách tạm ứng lương là giải quyết bài toán “cơm áo gạo tiền” của người lao động, giúp họ giảm bớt gánh nặng tài chính để có thể chuyên tâm hơn trong công việc. Đây là một hình thức khuyến khích lao động hiệu quả nhằm cải thiện năng suất cho doanh nghiệp.

Giảm thiểu rủi ro hình ảnh doanh nghiệp

Thực tế đã cho thấy rằng, khi không được đáp ứng nhu cầu về tài chính, người lao động thường có xu hướng “nhờ cậy” đến các quỹ tín dụng đen hoặc các dịch vụ tài chính cá nhân. Điều này gây ra rất nhiều rủi ro cho cả người lao động và doanh nghiệp. Nếu không thanh toán đúng hạn, người lao động có thể bị gây khó dễ, đe dọa. Doanh nghiệp vì vậy cũng bị ảnh hưởng về hình ảnh, thậm chí có thể bị bên thứ ba bôi nhọ, gây mất lòng tin với nhân viên và khách hàng.

Bởi vậy, chính sách tạm ứng lương không chỉ giúp giảm thiểu những rủi ro về hình ảnh doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao chất lượng thương hiệu, tạo dựng niềm tin cho người lao động.

Tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động

Không chỉ đem lại lợi ích cho nhân viên, chính sách tạm ứng lương còn góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế trên thị trường lao động. Bằng cách cung cấp chính sách phúc lợi nhân văn, hấp dẫn, giải pháp ứng lương có thể làm giảm tỷ lệ nghỉ việc và giữ chân nhân tài, đem lại nguồn nhân lực chất lượng cho công ty.

Bên cạnh đó, đây cũng là một  phương án hữu hiệu để xây dựng thương hiệu tuyển dụng và thu hút lao động trẻ – đặc biệt là Gen Z, lực lượng lao động phóng khoáng trong chi tiêu, ít tiết kiệm và có xu hướng chi tiêu trước trả sau.

Tham khảo ngay: Mẫu đề xuất tăng lương hay, chuẩn nhất trong doanh nghiệp

2. Các quy định về tạm ứng lương cho nhân viên

Người lao động được tạm ứng lương trong trường hợp nào?

Thông thường, các trường hợp được tạm ứng tiền lương sẽ theo điều kiện do người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận (Điều 101 Bộ luật lao động 2019). Một số trường hợp khác được quy định như sau:

• Trường hợp người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán với công việc phải làm trong nhiều tháng (Điều 97 Bộ luật lao động 2019)
• Trong thời gian người lao động thực hiện nghĩa vụ công dân (Điều 101 Bộ luật lao động 2019)
• Theo kỳ nghỉ hàng năm (Điều 101 Bộ luật lao động 2019)
• Trong thời gian người lao động bị tạm đình chỉ công việc (Điều 128 Bộ luật lao động 2019)

Người lao động được tạm ứng bao nhiêu tiền lương?

Việc tạm ứng tiền lương cho nhân viên về nguyên tắc sẽ do hai bên thỏa thuận (Điều 101 Bộ luật lao động 2019), một số trường hợp đặc biệt được quy định như sau:

• Theo khối lượng công việc đã làm trong tháng trong trường hợp hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán (Điều 97 Bộ luật Lao động 2019)
• Không quá 01 tháng tiền lương đối với người lao động thực hiện nghĩa vụ công dân (Điều 101 Bộ luật lao động 2019)
• Ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ trong trường hợp nghỉ hàng năm (Điều 101 Bộ luật lao động 2019)
• 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ công việc trong trường hợp bị tạm đình chỉ công tác (Điều 128 Bộ luật lao động 2019)

Người lao động được ứng lương bao nhiêu lần?

Số lần tạm ứng lương sẽ phụ thuộc vào điều kiện do người lao động và người sử dụng lao động trao đổi, thống nhất khi ký kết hợp đồng hoặc được quy định trong chính sách ứng lương của doanh nghiệp. Có những doanh nghiệp sẽ giới hạn tần suất ứng lương của nhân viên theo tháng hoặc theo năm để đảm bảo cho dòng tiền hoạt động.

Người sử dụng lao động không cho tạm ứng tiền lương sẽ bị xử phạt như thế nào?

Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động bắt buộc phải ứng tiền lương cho nhân viên khi hai bên đã thỏa thuận từ trước và trong 04 trường hợp mà người lao động được quyền ứng lương theo quy định đã được đề cập ở trên.

Trong trường hợp người sử dụng lao động không tạm ứng hoặc tạm ứng không đủ tiền lương cho người lao động trong thời gian bị tạm đình chỉ công việc theo quy định của pháp luật thì theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP sẽ phải chịu mức xử phạt hành chính từ 5.000.000 đồng – 50.000.000 đồng tùy vào số lượng lao động.

Mặt khác, nếu như không thuộc các trường hợp đã quy định và không có thỏa thuận giữa hai bên thì việc người sử dụng lao động từ chối tạm ứng tiền lương sẽ không trái với quy định của pháp luật và cũng không bị xử phạt.

Đọc thêm: 6 bước chuẩn hóa quy trình xây dựng quy chế trả lương minh bạch, công bằng

3. Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên mới nhất 2022

Bước 1: Người lao động làm đơn Đề nghị tạm ứng (+mẫu đơn)

Khi phát sinh nhu cầu ứng lương, trước hết người lao động sẽ phải làm đơn Đề nghị tạm ứng. Trong đơn phải nêu rõ được những nội dung sau

• Thông tin nhân sự
• Lý do tạm ứng lương
• Số tiền tạm ứng
• Thời hạn thanh toán

1Office cung cấp mẫu tạm ứng lương cho nhân viên sử dụng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ tài chính trong LINK

Bước 2: Trình đơn lên Trưởng phòng xét duyệt tạm ứng

Sau khi hoàn thiện đơn Đề nghị tạm ứng, nhân viên phải trình đơn lên Trưởng phòng để xin ý kiến xét duyệt. Nếu đồng ý, Trưởng phòng sẽ ký giấy phê duyệt bảng tạm ứng lương cho nhân viên.

Bước 3: Trình đơn lên Giám đốc xét duyệt tạm ứng

Sau khi được Trưởng phòng duyệt, nhân viên tiếp tục trình đơn lên Giám đốc để xem xét và phê duyệt.

Bước 4: Chuyển kế toán thanh toán lập phiếu chi (+mẫu phiếu chi)

Khi đã được Giám đốc đồng ý duyệt đơn với mức lương tạm ứng đề xuất, đơn Đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển cho kế toán kiểm tra. Sau khi xác nhận tính đúng đắn của thông tin được khai báo trong đơn, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi tạm ứng lương cho người lao động.

Phiếu chi phải được lập theo form mẫu quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, bạn đọc có thể tải tại LINK.

Bước 5: Kế toán trưởng kiểm duyệt phiếu chi

Bước tiếp theo, Kế toán trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra lại và phê duyệt phiếu chi lương cho nhân viên.

Bước 6: Giám đốc ký duyệt phiếu chi

Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt, kế toán sẽ trình lên Giám đốc để chốt phiếu chi tạm ứng cho nhân viên.

Bước 7: Thủ quỹ chi tiền tạm ứng cho nhân viên

Sau khi nhận được sự đồng ý của Giám đốc, thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký xác nhận của nhân viên, kế toán, kế toán trưởng và giám đốc để trích quỹ chi tạm ứng lương cho nhân viên.

Bước 8: Hạch toán và lưu trữ chứng từ ứng lương

Trong bước này, kế toán sẽ lưu trữ đầy đủ các loại chứng từ bao gồm đơn đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng để làm căn cứ hạch toán tạm ứng lương cho nhân viên.

Khoản tạm ứng tiền lương cho người lao động sẽ được hạch toán vào Tài khoản 334 – Phải trả người lao động.

Bước 9: Quyết toán khoản tạm ứng

Sau khi đã hoàn thành quy trình ứng lương cho người lao động, đến kỳ trả lương tháng, doanh nghiệp sẽ khấu trừ trong bảng lương của nhân sự một khoản tương ứng với số tiền đã ứng từ trước.

Hiện nay việc sử dụng phần mềm tính lương nhân viên tự động được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Việc ứng dụng các giải pháp phần mềm không những giúp giảm bớt thời gian xử lý các công tác tính lương, ứng lương, loại bỏ các quy trình không cần thiết mà còn hạn chế các sai sót có thể gặp phải trong quá trình tính toán thủ công. 

4. Tạm ứng lương cho nhân viên là trách nhiệm của ai?

Quy trình tạm ứng lương đòi hỏi sự phối hợp tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, bao gồm:

• Người sử dụng lao động: Quản lý, Trưởng bộ phận, Giám đốc là những người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc ứng lương cho người lao động. Họ có nhiệm vụ xem xét và phê duyệt nguyện vọng ứng lương của nhân viên.
• Bộ phận nhân sự: Là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và chăm lo đời sống của đội ngũ lao động, các nhân viên/quản lý nhân sự có nhiệm vụ cung cấp những thông tin cần thiết cho quy trình ứng lương như: bảng lương nhân viên, số ngày công,… Bên cạnh đó, HR sẽ giải đáp những vướng mắc và hỗ trợ để nhân viên ứng được mức tiền lương mong muốn.
• Bộ phận kế toán: Bộ phận này sẽ giải quyết những thủ tục, giấy tờ hành chính trong quy trình ứng lương. Các vị trí tham gia vào quy trình này bao gồm kế toán thanh toán, kế toán trưởng, thủ quỹ.

TẢI NGAY: 5+ Mẫu bảng lương nhân viên thông dụng nhất 2022

5. Những vấn đề phát sinh trong quá trình tạm ứng lương cho nhân viên

Tạm ứng lương cho nhân viên là một quy trình phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp mặc dù đã nắm rất rõ quy trình thực hiện ứng lương nhưng đến lúc triển khai vẫn gặp không ít bất cập phát sinh như:

• Dòng tiền doanh nghiệp bị ảnh hưởng, không thu xếp được nguồn tiền để ứng lương cho nhân viên
• Thủ tục, quy trình hành chính phức tạp, gây mất thời gian của nhân sự và kế toán trong việc xử lý từng trường hợp
• Không có công cụ hỗ trợ nên việc kiểm soát và đối soát các khoản ứng đều phải làm thủ công, dễ dẫn đến sai sót

Một khảo sát được 1Office thực hiện với hơn 5.000 doanh nghiệp, tập đoàn đang sử dụng 1Office đã chỉ ra những con số đáng chú ý về tình hình chi lương trong doanh nghiệp:

• 80% doanh nghiệp được khảo sát quan tâm đến ứng lương nhưng không có nguồn vốn hỗ trợ
• 60% kế toán ngại làm ứng lương hoặc chi 2 lần lương/tháng vì bận nhiều việc khác
• 50% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc triển khai ứng lương cho nhân viên do thủ tục, quy trình phức tạp

Vậy nên việc giải quyết bài toán tài chính cho người lao động đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các quy trình thủ tục và có đầy đủ nguồn lực hỗ trợ để tối ưu chính sách ứng lương.

6. 1Office – Giải pháp quản lý tiền lương tự động tốt nhất tại Việt Nam

Với 7 năm đồng hành cùng hơn 5.000 doanh nghiệp với trên 450.000 nhân sự, hơn ai hết, 1Office thấu hiểu được nhu cầu của người lao động cũng như những rào cản của doanh nghiệp trong chính sách ứng lương. Với mong muốn giải quyết bài toán tài chính cho doanh nghiệp, 1Office mang đến giải pháp quản lý tiền lương linh hoạt thuộc phân hệ HRM.

1Office là giải pháp được xây dựng với sứ mệnh đồng hành cùng doanh nghiệp cải thiện chất lượng đời sống cho người lao động, thúc đẩy chuyển đổi số trong nhân sự và nâng tầm thương hiệu tuyển dụng.

Bộ công cụ quản lý tiền lương 1Office mang đến cho doanh nghiệp những quyền lợi đặc biệt như:

• Tối ưu khâu ứng lương trên 1Office, giải ngân ngay trong 1 phút
• Quy trình duyệt đơn ứng lương, lập phiếu chi, ký duyệt được số hóa hoàn toàn trên phần mềm
• Đồng bộ dữ liệu và tự động tính lương, chuyển lương tiện lợi với liên kết tài khoản ngân hàng
• Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết về quy trình tạm ứng lương cho nhân viên và giải pháp tạm ứng lương linh hoạt. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA