6 Bước chuẩn hóa quy trình xây dựng quy chế trả lương minh bạch, công bằng

Quy chế trả lương là một trong những vấn đề được người lao động quan tâm hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của họ. Bởi vậy xây dựng quy chế trả lương minh bạch, thỏa đáng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những ý kiến trái chiều từ người lao động mà còn đóng vai trò rất lớn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Để giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy chế trả lương cho nhân viên, 1Office chia sẻ đến bạn cách xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp cùng những nguyên tắc cần lưu ý trong bài viết dưới đây.

1. Quy chế trả lương là gì? Tại sao cần xây dựng quy chế trả lương?

Xây dựng quy chế trả lương là quy trình thiết lập những quy định, nguyên tắc nhằm đảm bảo sự thống nhất trong việc sử dụng và phân phối quỹ tiền lương của doanh nghiệp. Một quy chế trả lương hiệu quả sẽ phải thống nhất được phương pháp tính tiền lương, cách thức phân bổ quỹ tiền lương cũng như hình thức chi trả lương sao cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và lực lượng lao động

Vai trò của việc xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp

• Một quy chế trả lương công bằng, minh bạch sẽ trở thành công cụ hữu hiệu trong công tác quản trị nguồn nhân lực, giúp tạo động lực và khuyến khích nâng cao năng suất ở người lao động.
• Quy chế trả lương là yếu tố giúp nâng cao uy tín và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường tuyển dụng. Chính sách lương thưởng, đãi ngộ hấp dẫn sẽ giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên.
• Ngoài ra, việc xây dựng quy chế trả lương giúp doanh nghiệp kiểm soát và dự đoán được những khoản chi cho lương để có phương pháp quản lý dòng tiền và cân đối thu chi hiệu quả.

TẢI NGAY 5+ Mẫu bảng lương nhân viên thông dụng nhất 2023

2. Căn cứ xây dựng quy chế trả lương

Doanh nghiệp trong quá trình xây dựng quy chế lương thưởng phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật và dựa trên cơ sở những văn bản pháp lý sau:

• Luật Doanh nghiệp
• Bộ luật Lao động
• Các nghị định, văn bản hướng dẫn, Thông tư liên quan như:

• • Công văn số 4320/LĐTBXH-TL (Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội) hướng dẫn xây dựng quy chế lương trong doanh nghiệp Nhà nước
  • Nghị định 51/2016/NĐ-CP (Chính phủ) quy định về lương thưởng trong công ty Nhà nước nắm giữ vốn điều lệ
  • Nghị định số 49/2013/NĐ-CP (Chính phủ) quy định việc thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về tiền lương

Ngoài ra, để đảm bảo tính minh bạch, thỏa đáng, doanh nghiệp cần căn cứ vào thỏa ước lao động tập thể đã ký kết với Công đoàn, các chính sách về bảo hiểm, thời gian làm việc, lương làm thêm giờ và mức lương thị trường đang chi trả cho người lao động.

3. Các bước xây dựng quy chế trả lương cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nguồn hình thành quỹ tiền lương và đơn giá tiền lương

Nguồn hình thành quỹ tiền lương bao gồm các yếu tố cấu thành nên quỹ tiền lương của doanh nghiệp. Những thành phần này sẽ được xác định dựa trên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và các cơ chế khác nhằm đảm bảo quyền lợi cho NLĐ.

Nguồn hình thành quỹ tiền lương được xây dựng đầy đủ theo công thức sau:

F = Fđg + Fnđg + Fbs + Fdp

Trong đó:

• F – Tổng nguồn hình thành quỹ lương
• Fđg – Quỹ theo đơn giá tiền lương
• Fnđg – Quỹ ngoài đơn giá, được hình thành từ các hoạt động sản xuất kinh doanh khác như cho thuê mặt bằng,…
• Fbs – Quỹ bổ sung bao gồm các khoản phụ cấp và lương của những ngày nghỉ được hưởng theo quy định Nhà nước (nghỉ lễ, tết,…)
• Fdp – Quỹ lương dự phòng được trích từ năm trước sang để đảm bảo không bị thiếu hụt nguồn tiền chi lương

Tùy thuộc vào kế hoạch xây dựng quy chế lương, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp xác định đơn giá tiền lương sau:

• Đơn giá tiền lương tính trên tổng doanh thu: NLĐ cứ tạo ra 1000 đồng doanh thu thì được tính bao nhiêu tiền lương
• Đơn giá tiền lương tính trên tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí: NLĐ cứ tạo ra 1000 đồng tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí thì được tính bao nhiêu tiền lương
• Đơn giá tiền lương tính trên lợi nhuận: NLĐ cứ tạo ra 1000 đồng lợi nhuận thì được tính bao nhiêu tiền lương
• Đơn giá tiền lương tính trên đơn vị sản phẩm: NLĐ cứ tạo ra 1 đơn vị sản phẩm thì được tính bao nhiêu tiền lương

Bước 2: Phân chia sử dụng quỹ tiền lương

Để đảm bảo cân đối trong việc phân bổ quỹ lương cho các khoản chi khác nhau. Doanh nghiệp cần chia tổng quỹ tiền lương thành các quỹ thành phần, cụ thể:

• Quỹ lương chi trả trực tiếp cho NLĐ theo số sản phẩm, ngày công làm việc, lương khoán,…
• Quỹ khen thưởng và khuyến khích NLĐ có thành tích tốt trong công việc
• Quỹ lương dự phòng cho năm sau

Bước 3: Phân phối quỹ tiền lương

Phân phối quỹ tiền lương đề cập đến hoạt động xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương và các khoản phụ cấp cho từng bộ phận, từng cấp độ lao động trong doanh nghiệp. Trong đó:

• Thang lương: Là bảng hệ thống các bậc lương được xác định phụ thuộc vào mức độ phức tạp của kỹ thuật thực hiện một công việc, mỗi mức độ khó tăng dần sẽ có một bậc lương tương ứng.
• Bảng lương: Là bảng được xây dựng cho một nhóm chức danh nghề, công việc với hệ số lương tương ứng. Trong một bảng lương sẽ có một hoặc nhiều bậc lương.
• Các khoản phụ cấp: bao gồm phụ cấp điện thoại, xăng xe, ăn uống, phụ cấp nguy hiểm độc hại trong lao động, phụ cấp theo chức vụ,… và các loại phụ cấp khác phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 4: Quy định về hình thức trả lương

Căn cứ vào tính chất lao động, doanh nghiệp có thể áp dụng cách thức trả lương khác nhau cho người lao động của mỗi bộ phận. Một số phương pháp tính lương phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng là:

• Trả lương theo thời gian: Hình thức tính lương dựa trên cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của NLĐ. Cách trả lương này chủ yếu áp dụng cho các vị trí công việc khó xác định được định mức công việc như quản lý, phục vụ,…
• Trả lương theo sản phẩm: Phương pháp trả lương dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm thực tế mà NLĐ sản xuất được trong kỳ. Phương pháp này thể hiện được mối quan hệ giữa thu nhập và kết quả lao động, từ đó có tác dụng thúc đẩy năng suất ở NLĐ.
• Trả lương khoán: Đây là hình thức trả lương khi NLĐ hoàn thành một khối lượng công việc nhất định được giao khoán trong một khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp này được áp dụng với những công việc mang tính đột xuất và không xác định được một mức lao động ổn định.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng nhiều cách tính lương cho cùng một đối tượng lao động, miễn là những phương pháp này không mâu thuẫn với nhau. Hiện nay nhiều công ty đã có các chính sách tạm ứng lương cho nhân viên được xem là một hình thức trả lương hiệu quả mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp và nhân viên.

Xem thêm: Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên theo quy định mới nhất

Bước 5: Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá

Để đảm bảo được tính minh bạch, rõ ràng và khuyến khích NLĐ trong quy chế trả lương, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Doanh nghiệp có thể sử dụng đa dạng các phương pháp đánh giá như đánh giá theo KPI, đánh giá theo khung năng lực ASK,…

Các chỉ tiêu này sẽ là căn cứ để doanh nghiệp trả lương theo năng lực và thưởng thành tích cho NLĐ. Ngoài ra, doanh nghiệp còn dựa trên những chỉ tiêu này để giảm trừ lương nếu NLĐ không hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch đề ra hoặc các lỗi sai phạm như quy cách, số lượng sản phẩm.

Bước 6: Ban hành, áp dụng và liên tục sửa đổi, bổ sung quy chế trả lương

Bước cuối cùng trong quy trình hoàn thiện quy chế trả lương là ban hành và tổ chức thực hiện. Doanh nghiệp khi áp dụng quy chế trả lương cần lưu ý phổ biến rõ ràng đến toàn thể NLĐ, đảm bảo mọi người đều nắm rõ các quy định, nội dung cơ bản trong quy chế.

Vì đối tượng hướng đến của quy chế tiền lương là NLĐ nên doanh nghiệp phải tiếp nhận mọi phản hồi đến từ NLĐ và có những sửa đổi, bổ sung nếu cần thiết nhằm đảm bảo tối đa quyền lợi cho NLĐ.

4. Những yêu cầu khi xây dựng quy chế trả lương

Tuân thủ quy định pháp luật

Quy chế trả lương của của doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật tiền lương NLĐ. Cụ thể, doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề như mức lương tối thiểu, lương theo chế độ và chấp hành các quy định về đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân cho NLĐ.

Quy chế lương phải rõ ràng, dễ hiểu

NLĐ là đối tượng chủ chốt của quy chế trả lương cho nên họ có quyền được nắm bắt và hiểu rõ cách thức tính lương. Bởi vậy, các nguyên tắc và công thức tính lương trong quy chế yêu cầu phải dễ hiểu và cần được diễn giải rõ ràng, cụ thể.

Đảm bảo tính công bằng, minh bạch

Hệ thống trả lương cần phải phản ánh đúng và đủ tính chất công việc, năng lực làm việc cũng như hiệu quả thực hiện của NLĐ. Nếu NLĐ cảm thấy mức lương nhận được không thỏa đáng, họ sẽ có xu hướng bất bình và đấu tranh để đòi lại công bằng, gây ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh công ty.

Tính cạnh tranh của tiền lương

Mức lương đưa ra trong quy chế phải đủ cạnh tranh để thỏa mãn và tạo động lực làm việc cho người lao động. Ngoài ra, mức lương hấp dẫn trên thị trường tuyển dụng sẽ đóng vai trò thu hút nguồn lao động chất lượng cao cho doanh nghiệp.

5. Chuẩn hóa quy trình xây dựng quy chế trả lương với 1Office HRM

Trong bối cảnh thị trường nguồn nhân lực cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp cần có những biện pháp tối ưu quy chế trả lương cho nhân viên để nâng cao vị thế cạnh tranh và củng cố nguồn lực nội bộ. Với mong muốn giải quyết bài toán chi lương cho doanh nghiệp, 1Office phát triển phân hệ HRM, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống trả lương minh bạch, hiệu quả.

HRM là phần mềm quản lý tiền lương nhân viên tự động thay thế cho hệ thống bảng lương, đơn từ truyền thống với những tính năng ưu việt như:

• Số hóa bảng lương trên phần mềm, thiết lập bảng lương tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với doanh nghiệp
• Tích hợp toàn bộ công thức Excel vào chấm công và tính lương – phù hợp với tất cả các doanh nghiệp hiện nay
• Tính toán bảng lương tự động hàng tháng theo cấu hình được cài đặt sẵn
• Kiểm tra và phê duyệt bảng lương 24/7 ngay trên phần mềm
• Chuyển lương trực tiếp trên phần mềm liên kết với Ngân hàng Quân đội

Bài viết trên đây của 1Office vừa chia sẻ đến bạn quy trình xây dựng quy chế trả lương cùng những nguyên tắc đảm bảo minh bạch, công bằng trong trả lương nhân viên. Để được trải nghiệm phần mềm quản lý tiền lương nhân sự tự động, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp