9 mẫu bảng lương nhân viên mới nhất, chuẩn cho quản trị nhân sự
Một bảng lương nhân viên không chỉ là công cụ trả lương, mà còn là cách doanh nghiệp thể hiện sự công bằng, minh bạch và chuyên nghiệp trong vận hành.
Nhưng thực tế, việc tính đúng, tính đủ và trình bày rõ ràng từng khoản thu nhập, phụ cấp, bảo hiểm, khấu trừ lại không hề đơn giản – đặc biệt khi quy mô nhân sự ngày càng mở rộng.
Trong bài viết này, 1Office gửi đến bạn 9 mẫu bảng lương nhân viên chi tiết, đầy đủ và dễ áp dụng nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nghiệp vụ tính lương, giảm sai sót và tăng hiệu quả kiểm soát chi phí.
1. Tầm quan trọng của bảng lương nhân viên
1.1 Đối với người lao động
Quyền lợi tài chính: Bảng lương đại diện cho sự công bằng và đáng giá công việc của người lao động. Nó đảm bảo rằng họ được trả công xứng đáng với thời gian và nỗ lực mà họ đầu tư vào công việc.
Động lực và cam kết: Một bảng lương hấp dẫn và công bằng sẽ tạo ra động lực cho người lao động làm việc hiệu quả hơn. Họ cảm thấy động viên và cam kết với công việc và tổ chức, góp phần vào sự tăng trưởng và thành công của doanh nghiệp.
Trung thực và minh bạch: Bảng lương chi tiết và rõ ràng giúp xây dựng một môi trường làm việc trung thực, công bằng. Người lao động biết chính xác mức lương, các khoản thưởng và các khấu trừ được áp dụng. Điều này tạo ra sự tin tưởng và ổn định trong quan hệ lao động.
1.2 Đối với doanh nghiệp
Quản lý tài chính và hiệu suất: Bảng lương cung cấp những thông tin cần thiết để Nhà quản lý đánh giá hiệu suất của nhân viên. Đồng thời là cơ sở để dự đoán, ước tính và phân bổ nguồn lực tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng trả lương đúng hẹn và duy trì sự ổn định tài chính.
Cạnh tranh và thu hút nhân tài: Một bảng lương cạnh tranh và hấp dẫn giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài. Khi doanh nghiệp trả lương tốt sẽ tạo ra một lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cùng ngành, từ đó dễ dàng thu hút và giữ chân nhân viên, đóng góp vào sự phát triển và thành công của tổ chức.
Tuân thủ pháp luật và quy định: Nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải đối mặt với rủi ro pháp lý và xây dựng một môi trường làm việc chính trực, rõ ràng và đáng tin cậy.
Tóm lại, bảng lương nhân viên là một yếu tố quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp. Nó tạo ra sự công bằng và động lực cho người lao động đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, giữ chân nhân tài và tuân thủ quy định pháp luật.
2. Nội dung cơ bản của một mẫu bảng lương nhân viên
Một mẫu bảng lương cơ bản, dù được tạo bằng Excel hay Word đều gồm những nội dung chính như thông tin nhân viên, mức lương cơ bản, khoản thưởng, phụ cấp và khấu trừ. Bởi khi chi tiết từng thành phần trong bảng lương sẽ vừa đảm bảo tính rõ ràng và đầy đủ cho doanh nghiệp, vừa đảm bảo tính công bằng cho người lao động. Dưới đây 1Office xin gửi đến Quý doanh nghiệp nội dung cơ bản cần có trong một mẫu bảng lương nhân viên:
| Nội dung | Thành phần | Mô tả |
| Thông tin nhân viên | Tên nhân viên | Đây là nội dung cần được quản lý để xác định danh tính và thông tin cá nhân của từng người lao động. Việc đính kèm thông tin về chức vụ và cách liên lạc như email, số điện thoại cũng hữu ích trong việc liên lạc và quản lý nhân viên. |
| Mã số nhân viên | ||
| Chức vụ | ||
| Phòng ban | ||
| Thông tin về lương cơ bản | Lương cơ bản | Lương cơ bản là là khoản lương được ghi trên hợp đồng lao động, chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản đi kèm khác.
Từ ngày 01/07/2023 mức lương tối thiểu vùng vẫn được áp dụng theo quy định tại Điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP như sau:
|
| Ngày công thực tế | ||
| Các khoản phụ cấp & thưởng | Hoa hồng | Phụ cấp & thưởng là những khoản tiền được cung cấp bổ sung ngoài lương cơ bản để đền bù công việc và động viên nhân viên. Có hai loại phụ cấp chính:
|
| Sinh nhật | ||
| Gửi xe/ Ăn trưa | ||
| Tăng ca | ||
| Thưởng | ||
| Trợ cấp khác | ||
| Các khoản khấu trừ | Thuế TNCN | Đây là các khoản tiền được khấu trừ từ lương cơ bản của nhân viên. Một số khấu trừ thường gặp bao gồm thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), các khoản nợ lương, khấu trừ tiền đi trễ, vắng mặt không phép theo chính sách công ty. |
| Lương đóng BHXH, BHYT | ||
| Khấu trừ khác | ||
| Tổng tiền thực lĩnh | Tổng số tiền nhân viên nhận được nhận sau khi đã tính toán các khoản lương, thưởng, khấu trừ, phụ cấp, trợ cấp và thuế TNCN. | |
Bảng nội dung cần có của một mẫu bảng lương nhân viên
3. Tổng hợp 9 file bảng lương nhân viên chi tiết nhất
Dưới đây là tổng hợp 9 mẫu bảng lương nhân viên mà 1Office đã tổng hợp, cùng ưu điểm và nhược điểm của từng mẫu:
3.1 Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản
Bảng lương nhân viên đơn giản bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, phụ cấp, khoản khấu trừ, ngày công thực tế… Đây là mẫu dễ sử dụng, không quá phức tạp thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc tổ chức đơn giản giúp đảm bảo tính chính xác và đơn giản trong việc tính toán lương. Tuy nhiên, mẫu bảng lương này không phù hợp cho các tổ chức lớn hoặc có cấu trúc tổ chức phức tạp.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản.xlsx
3.2 Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp
Bao gồm tất cả các thông tin quan trọng như thông tin nhân viên, lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ và các khoản thưởng… được tổng hợp theo từng tháng cụ thể. Mẫu bảng lương này phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn và mức lương của từng vị trí là khác nhau.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp.xlsx
3.3 Mẫu bảng lương dành cho doanh nghiệp
Mẫu bảng lương Excel này cung cấp thông tin chi tiết về lương theo từng bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp và cũng gồm đầy đủ các nội dung cơ bản của một file lương. Nó phù hợp với các doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban và cấu trúc tổ chức phức tạp nhưng đòi hỏi nhà quản lý cần theo dõi kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương dành cho doanh nghiệp.xlsx
3.4 Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh
File bảng lương Excel cho vị trí kinh doanh sẽ tập trung vào các chỉ số kinh doanh như doanh số, hoa hồng và các khoản thưởng liên quan đến kết quả kinh doanh. Vì thế nó thích hợp cho các doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh đủ mạnh và liên quan đến doanh số.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh .xlsx
3.5 Bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P
Hệ thống lương 3P là mẫu bảng lương được thiết kế để đánh giá và phân bổ thu nhập cá nhân dựa trên ba yếu tố: Position (vị trí công việc), Person (năng lực cá nhân) và Performance (kết quả công việc). Đây là một hệ thống lương linh hoạt và công bằng, đảm bảo rằng mức lương của mỗi nhân viên phản ánh đúng vị trí công việc, khả năng cá nhân và hiệu suất làm việc.
Tuy nhiên, một nhược điểm khi doanh nghiệp áp dụng cách tính lương này là cần có quy tắc rõ ràng, công bằng để áp dụng cho tất cả các loại công việc, đồng thời cần sự theo dõi và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P.xlsx
3.6 Bảng lương nhân viên theo sản phẩm
Tính toán lương dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp sẽ thúc đẩy sự tập trung và đóng góp hiệu quả của từng cá nhân, phòng ban. Nó phản ánh sự rõ ràng và công bằng trong việc đánh giá kết quả công việc tuy nhiên doanh nghiệp cần có hệ thống đo lường để xác định chính xác giá trị của từng sản phẩm.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Bảng lương nhân viên theo sản phẩm.xlsx
3.7 Mẫu bảng lương khoán theo tháng
Lương khoán thường được áp dụng cho các công việc mang tính chất thời vụ, tạm thời và được hiểu là khoản lương được trả dựa theo khối lượng, chất lượng và thời gian hoàn thành công việc. Vì thế, mẫu Excel này phù hợp cho các công việc theo dự án hoặc làm việc theo khoán trong một thời gian cố định nên khá đơn giản và dễ dàng sử dụng.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương khoán theo tháng.xlsx
3.8 Mẫu thanh toán tiền lương nhân viên
Đây là một file thanh toán tiền lương theo định dạng Word, thể hiện đầy đủ nội dung cần có của một mẫu lương cho từng nhân viên.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu thanh toán tiền lương nhân viên.docx
3.9 Mẫu phiếu lương nhân viên chi tiết
Tạo ra phiếu lương chi tiết và rõ ràng cho từng nhân viên, ghi nhận đầy đủ thông tin về lương của từng thành viên cụ thể trong doanh nghiệp.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu phiếu lương nhân viên chi tiết.docx
4. Tham khảo mẫu bảng lương nhân viên nhà hàng chuẩn nhất
Đi sâu hơn về các ngành nghề thì việc tính lương cho nhân viên nhà hàng có độ phức tạp nhất định dễ gây ra sai sót nếu thiếu mẫu bảng lương được tùy chỉnh theo đặc thù của ngành nhà hàng khách sạn. Với một bảng lương rõ ràng không chỉ giúp chủ nhà hàng khách sạn quản nâng cao hiệu suất mà còn tạo sự rõ ràng với nhân sự. Tải ngay mẫu bảng lương nhân viên nhà hàng chi tiết chuyên cho mô hình kinh doanh này nhé.
5. Lợi ích và quyền lợi của bảng lương
Bảng lương không đơn thuần là một bảng tính với những con số về thu nhập, mà còn là công cụ quản trị quan trọng, gắn liền với cả quyền lợi của nhân viên và lợi ích lâu dài của doanh nghiệp. Một bảng lương được thiết kế khoa học, minh bạch sẽ giúp hạn chế mâu thuẫn, củng cố niềm tin nội bộ và tối ưu chi phí nhân sự.
5.1. Đối với nhân viên
Bảng lương không chỉ là giấy tờ hành chính mà còn là bằng chứng quan trọng khẳng định quyền lợi hợp pháp của người lao động. Với mỗi nhân viên, một bảng lương minh bạch, rõ ràng giúp họ yên tâm làm việc, đồng thời tạo niềm tin vào sự công bằng của doanh nghiệp. Vậy cụ thể bảng lương mang lại lợi ích gì cho nhân viên? Dưới đây là những giá trị quan trọng mà bảng lương đem lại, kèm theo giải thích chi tiết.
- Đảm bảo quyền lợi hợp pháp: Bảng lương thể hiện rõ số tiền công, phụ cấp, thưởng mà nhân viên nhận được. Đây là căn cứ pháp lý giúp họ bảo vệ quyền lợi nếu có tranh chấp với doanh nghiệp.
- Minh bạch và tạo niềm tin: Khi bảng lương được lập chuẩn xác, công khai và minh bạch, nhân viên sẽ cảm thấy công bằng và yên tâm gắn bó với công ty. Điều này góp phần giảm bất mãn và tăng sự gắn kết.
- Cơ sở để tính bảo hiểm và phúc lợi: Các chế độ như BHXH, BHYT, BHTN đều dựa trên mức lương được ghi nhận. Bảng lương rõ ràng giúp nhân viên được hưởng đầy đủ quyền lợi về bảo hiểm, thai sản, trợ cấp thất nghiệp và lương hưu sau này.
- Hỗ trợ vay vốn, chứng minh thu nhập: Bảng lương thường được ngân hàng, tổ chức tài chính yêu cầu khi nhân viên cần vay vốn, mua nhà, mua xe hoặc làm thủ tục tài chính cá nhân. Đây là chứng cứ tin cậy chứng minh khả năng trả nợ.
- Tăng sự gắn kết và động lực làm việc: Một bảng lương minh bạch, rõ ràng giúp nhân viên tin tưởng vào công ty, từ đó duy trì động lực và sự cam kết lâu dài. Theo khảo sát của SHRM 2021, tính minh bạch trong lương thưởng là một trong ba yếu tố hàng đầu giữ chân nhân viên.
5.2. Đối với doanh nghiệp
Bảng lương không chỉ là chứng từ phản ánh chi phí tiền lương mà còn là công cụ quản trị quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Việc xây dựng và lưu trữ bảng lương khoa học mang lại nhiều giá trị: từ đảm bảo tuân thủ pháp luật, nâng cao minh bạch, cho đến tối ưu chi phí và giữ chân nhân tài. Dưới đây là những lợi ích quan trọng mà bảng lương mang lại cho doanh nghiệp, kèm theo giải thích chi tiết:
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Bảng lương là chứng từ kế toán bắt buộc theo Luật Kế toán 2015. Việc có bảng lương rõ ràng giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm toán và quyết toán thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí lương.
- Quản lý chi phí nhân sự hiệu quả: Bảng lương phản ánh trực tiếp tổng chi phí tiền lương, phụ cấp, thưởng. Doanh nghiệp dựa vào dữ liệu này để theo dõi, phân tích và cân đối ngân sách nhân sự. Qua đó, giúp tối ưu chi phí mà vẫn giữ được chế độ đãi ngộ hợp lý.
- Là công cụ minh bạch và tạo niềm tin: Một bảng lương được lập chuẩn xác, công khai minh bạch sẽ tăng niềm tin cho nhân viên vào tính công bằng của tổ chức. Điều này giúp hạn chế mâu thuẫn nội bộ, đồng thời củng cố uy tín doanh nghiệp trong mắt nhân viên.
- Hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động: Trong trường hợp có khiếu nại về lương, phụ cấp hoặc chế độ, bảng lương là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và doanh nghiệp. Đây là cơ sở để xử lý tranh chấp nhanh chóng, minh bạch.
- Cơ sở tính bảo hiểm và phúc lợi: Tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN đều dựa vào bảng lương. Việc lập bảng lương đầy đủ giúp cơ quan bảo hiểm dễ dàng đối chiếu, đồng thời đảm bảo người lao động được hưởng đúng quyền lợi khi nghỉ việc hoặc về hưu.
- Dữ liệu phân tích cho chiến lược nhân sự: Qua bảng lương, HR có thể phân tích xu hướng tăng lương, tỷ lệ biến động nhân sự và mức độ cạnh tranh đãi ngộ. Đây là dữ liệu nền tảng để hoạch định chính sách nhân sự, chiến lược giữ chân nhân tài và phát triển nguồn lực dài hạn.
6. Quy định về lưu trữ và theo dõi bảng lương nhân viên
Trong nhiều doanh nghiệp, việc tính toán bảng lương chỉ là bước đầu. Quan trọng không kém là cách lưu trữ và theo dõi những bảng lương này để đảm bảo vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa phục vụ quản trị dài hạn. Nếu lưu trữ không đúng cách, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất dữ liệu, rò rỉ thông tin nhạy cảm hoặc khó khăn khi kiểm toán, đối chiếu.
6.1 Tại sao phải lưu trữ bảng lương? Và cần lưu trữ trong bao lâu
Bảng lương không chỉ là chứng từ phản ánh thu nhập của người lao động mà còn là tài liệu kế toán – pháp lý bắt buộc trong doanh nghiệp. Theo Khoản 1, Điều 41 Luật Kế toán 2015, các chứng từ như bảng lương phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Việc lưu giữ đúng quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, đồng thời bảo vệ quyền lợi cho cả công ty và người lao động.
- Đáp ứng yêu cầu pháp luật: Bảng lương là một trong những chứng từ kế toán quan trọng. Khi có thanh tra, kiểm toán hoặc quyết toán thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất trình. Nếu không lưu trữ, chi phí lương có thể bị loại khỏi báo cáo tài chính, gây thiệt hại lớn.
- Bảo vệ quyền lợi người lao động: Trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp hoặc cần xác nhận thu nhập, bảng lương là bằng chứng rõ ràng nhất để chứng minh quyền lợi hợp pháp của nhân viên. Đây cũng là căn cứ để tính lương hưu và các chế độ bảo hiểm xã hội.
- Hỗ trợ quản trị nội bộ: Việc lưu trữ bảng lương giúp HR và kế toán phân tích chi phí, theo dõi biến động quỹ lương theo thời gian và dự báo ngân sách cho các kỳ tiếp theo. Đây là dữ liệu quan trọng trong chiến lược quản trị nhân sự dài hạn.
- Tăng tính minh bạch và uy tín doanh nghiệp: Một hệ thống lưu trữ bảng lương bài bản giúp doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp, minh bạch. Điều này không chỉ tạo niềm tin với nhân viên mà còn nâng cao uy tín khi làm việc với cơ quan quản lý, đối tác và nhà đầu tư.
6.2 Nên lưu trữ bảng lương như thế nào?
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 41 Luật Kế toán 2015, bảng lương thuộc nhóm chứng từ kế toán phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và dễ tra cứu trong suốt thời gian dài, doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp lưu trữ khoa học, kết hợp cả bản giấy và bản điện tử.
Lưu trữ bảng lương bản giấy
- Phân loại theo năm: sắp xếp theo thứ tự thời gian, lưu trong cặp hồ sơ hoặc tủ chuyên dụng.
- Sử dụng tủ chống ẩm, chống cháy: đảm bảo chứng từ không bị hư hại theo thời gian.
- Niêm phong hồ sơ: tránh thất lạc, đồng thời đánh số và ghi chú rõ ràng để tiện tra cứu.
Lưu trữ bảng lương bản mềm (file điện tử)
- Quét (scan) toàn bộ bảng lương giấy sang dạng PDF, lưu kèm chữ ký số hoặc dấu điện tử.
- Sao lưu nhiều bản: lưu tại máy chủ nội bộ, ổ cứng ngoài và dịch vụ lưu trữ đám mây.
- Đặt quyền truy cập rõ ràng: chỉ HR, kế toán trưởng và lãnh đạo cấp cao mới có quyền chỉnh sửa hoặc tải về.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM)
- Các phần mềm như 1HRM cho phép lưu trữ dữ liệu lương an toàn, đồng bộ và dễ tra cứu.
- Có tính năng backup định kỳ, hạn chế rủi ro mất dữ liệu.
- Tích hợp với hệ thống chấm công, BHXH, thuế → giúp kiểm toán và thanh tra nhanh chóng.
7. Tự động hóa bảng lương nhân viên với AI Agent – 1AI Salary
Việc tạo bảng lương nhân viên không chỉ cần đúng – mà còn cần minh bạch, kịp thời và dễ kiểm soát. Tuy nhiên, trong thực tế, HR và kế toán vẫn đang mất hàng giờ mỗi tháng để dựng bảng lương thủ công từ hàng loạt file Excel phức tạp, cộng trừ các khoản phụ cấp, khấu trừ, bảo hiểm, thuế TNCN… và không ít lần đối mặt với sai sót gây ảnh hưởng đến tinh thần nhân sự.
1AI Salary – Trợ lý AI tính lương thông minh trên phần mềm 1Office – được tạo ra để giải quyết triệt để những bất cập đó.
Tích hợp sâu vào quy trình lập bảng lương nhân viên, 1AI Salary có khả năng:
- Tự động đọc hiểu và dựng bảng lương từ mọi định dạng mẫu có sẵn
- Phân tích cấu trúc và tự sinh công thức lương phù hợp với từng vị trí, phòng ban
- Gợi ý tách khoản lương (cơ bản, KPI, phụ cấp…) để dễ tính thuế và minh bạch hơn
- Chủ động bổ sung công thức thuế TNCN, phân tách phần “thực lãnh” thành lương chuyển khoản – lương tiền mặt để kiểm soát dòng tiền
Điểm đặc biệt, 1AI Salary không chỉ làm theo lệnh, mà còn chủ động “trao đổi” với người dùng – cảnh báo khi phát hiện sai lệch, và đưa ra đề xuất tối ưu bảng lương ngay trong quá trình thao tác.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:
- Rút ngắn đến 80% thời gian xử lý bảng lương nhân viên mỗi kỳ
- Đảm bảo tính chính xác, bảo mật và tuân thủ quy định
- Tăng trải nghiệm minh bạch và niềm tin nội bộ
Từ bảng chấm công, đơn từ, phụ cấp đến bảng lương cuối cùng – giờ đây mọi bước đều có AI hỗ trợ, giúp đội ngũ HR và kế toán thoát khỏi áp lực thủ công, tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng AI miễn phí của 1Office!
