Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP đối với các doanh nghiệp

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để tối ưu hóa năng suất làm việc là mục tiêu được nhiều tổ chức hướng đến khi ứng dụng ERP. Trong bài này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu phần mềm ERP là gì? các thành phần cũng như lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển của tổ chức.

1. Phần mềm ERP là gì? 

ERP hay hệ thống ERP đang ngày càng được xuất hiện phổ biến trong quá trình số hóa doanh nghiệp. Vậy khái niệm của ERP là gì?

“ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (hay còn gọi là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Đây là một hệ thống phần mềm giúp bạn điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm các quy trình về tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm,…”

Một hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp xác định lãng phí, loại bỏ sự kém hiệu quả, cải thiện quan hệ khách hàng và tạo điều kiện hợp tác trong thời gian thực.

2. Các thuật ngữ trong ERP bạn cần biết

Có rất nhiều thuật ngữ khi tìm hiểu về phần mềm ERP, tuy nhiên, bạn cần nắm rõ các thuật ngữ quan trọng sau đây trước khi triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp của mình.

• Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp: Dùng để chỉ các công cụ tự động để quản lý các quy trình kinh doanh trong tổ chức.
• ERP tại chỗ: Đây là phần mềm được cài đặt trên máy chủ tại công ty của bạn, bộ phận CNTT của doanh nghiệp sẽ là người quản lý trực tiếp hệ thống.
• ERP đám mây: Các dữ liệu được quản lý dựa trên nền tảng dữ liệu đám mây (clould)
• Quản trị chuỗi cung ứng: dùng để chỉ dòng sản phẩm, dịch vụ từ khâu sản xuất đến người tiêu dùng
• Nhà cung cấp dịch vụ của bên thứ 3: Đây là các nhà cung cấp dịch vụ, giải pháp quản trị được tích hợp với phần mềm ERP của doanh nghiệp.
• Giải pháp di động: Là khả năng truy cập dữ liệu ERP trên các thiết bị di động mọi lúc, mọi nơi.
• Tùy chọn triển khai giải pháp ERP: Các yêu cầu về phân hệ cũng như tính năng của ERP
• Cấu trúc doanh nghiệp: Cấu trúc các phòng, ban chức năng
• Quản lý quan hệ khách hàng CRM: Công cụ giúp doanh nghiệp tương tác với khách hàng.

3. Sự khác biệt giữa ERP System và phần mềm quản lý riêng lẻ

ERP được xây dựng với mục đích thiết kế tất cả các module trên cùng một phần mềm duy giúp doanh nghiệp không cần sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ. Bên cạnh đó, tất cả các phân hệ ERP đều được liên kết với nhau trên cùng một hệ thống, có tính tích hợp cao, giúp các tệp dữ liệu được lưu trữ trên cùng một nền tảng, tránh phân bổ dữ liệu.

Một điểm đáng chú ý nữa của phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, có thể thực hiện tự động các tính năng như: Lên báo cáo số liệu,…

4. Các Module thành phần của ERP được ứng dụng nhiều trong doanh nghiệp

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm nhiều loại mô-đun khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ hỗ trợ một quy trình kinh doanh cụ thể và cung cấp cho nhân viên trong bộ phận đó các giao dịch, thông tin chi tiết mà họ cần để thực hiện công việc của mình. Mọi module kết nối với Hệ thống ERP để cung cấp một nguồn dữ liệu được cập nhật liên tục, duy nhất và  chính xác, có thể chia sẻ giữa các phòng ban. Một số module của phần mềm quản trị doanh nghiệp được sử dụng phổ biến:

4.1. Tài chính

Có thể khẳng định đây là xương sống, tính năng quan trọng nhất của hầu hết các hệ thống ERP. Ngoài việc quản lý sổ sách chung và tự động hóa các nhiệm vụ tài chính quan trọng, nó còn giúp các doanh nghiệp theo dõi các khoản phải trả (AP) và phải thu (AR), tạo báo cáo tài chính, giảm thiểu rủi ro tài chính,…

4.2. Quản lý nguồn nhân lực (HRM):

Hầu hết các hệ thống ERP đều bao gồm một phân hệ nhân sự cung cấp các tính năng như tự động hóa quá trình chấm công và tính lương. Các tiện ích bổ sung, hoặc toàn bộ mọi hoạt động liên quan tới quản lý nguồn nhân lực, có thể kết nối với ERP và cung cấp chức năng nhân sự mạnh mẽ hơn – mọi thứ từ phân tích lực lượng lao động đến quản lý kinh nghiệm của nhân viên.

4.3. Cung ứng 

Phân hệ này trợ giúp cho việc tập trung hóa và tự động hóa việc mua hàng, bao gồm các yêu cầu như: báo giá, tạo hợp đồng và phê duyệt. Nó có thể giảm thiểu việc mua quá mức, cải thiện các cuộc đàm phán với nhà cung cấp bằng phân tích hỗ trợ bởi AI và thậm chí kết nối liền mạch với nhà cung ứng.

4.4. Quản lý bán hàng (CRM)

Phân hệ CRM trong phần mềm ERP giúp theo dõi thông tin liên lạc với khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Hệ thống CRM giúp nhân viên sử dụng thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu để tăng doanh số bán hàng và nhắm mục tiêu khách hàng tiềm năng với các chương trình khuyến mãi và cơ hội Cross sale, Upsale phù hợp. Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm chức năng cho quy trình đặt hàng, quản lý đơn đặt hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.

4.5. Sản xuất

Phân hệ quản lý sản xuất có chức năng chính là chuẩn hóa quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Module ERP này thường bao gồm chức năng lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, quản lý chất lượng,…

4.6. Logistics và quản lý chuỗi cung ứng

Theo dõi sự di chuyển của hàng hóa và vật tư trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Module quản lý chuối cung ứng cung cấp các công cụ để quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, hoạt động lưu kho, vận chuyển và hậu cần – và có thể giúp tăng khả năng hiển thị và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.

4.7. R&D và kỹ thuật

Phân hệ nghiên cứu sản phẩm cung cấp các công cụ để thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm,… để các công ty có thể tạo ra những cải tiến mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

4.8. Quản lý tài sản doanh nghiệp

Giúp các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản giảm thiểu thời gian chết và giữ cho máy móc và thiết bị của họ hoạt động ở hiệu suất cao nhất. Module này bao gồm chức năng để bảo trì dự đoán, lập lịch, hoạt động và lập kế hoạch tài sản, môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS),…

5. Lợi ích của ERP đối với quá trình vận hành quanh nghiệp hiện nay

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ngày càng được các tổ chức nghiên cứu và ứng dụng, đặc biệt là trong xu thế chuyển đổi số hiện nay, phần mềm ERP được xem như là giải pháp phần mềm đóng vai trò cốt lõi trong việc hỗ trợ quản lý và điều hành doanh nghiệp số hóa. Vậy lợi ích của erp là gì? Dưới đây là một số lợi ích quan trọng mà ERP mang đến cho doanh nghiệp:

Nâng cao năng suất

ERP giúp tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh trong tổ chức, từ đó loại bỏ những quy trình dư thừa, cải thiện độ chính xác và nâng cao năng suất. Các phòng ban với các quy trình được kết nối với nhau giờ đây có thể đồng bộ hóa công việc để đạt được kết quả nhanh hơn và tốt hơn.

Kết nối các phòng ban

Ứng dụng ERP sẽ thúc đầy khả năng giao tiếp, trao đổi công việc của các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp. Điều này kích thích khả năng làm việc nhóm cũng như gia tăng sự phối hợp để thực hiện các mục tiêu kinh doanh.

Báo cáo tiến độ công việc được thực hiện tự động

Dựa vào dữ liệu được thu thập trên hệ thống, các trạng thái báo cáo của doanh nghiệp sẽ được tiến hành tự động. Báo cáo chính xác và đầy đủ giúp các công ty lập kế hoạch, ngân sách, dự báo và thông báo đầy đủ về tình hình hoạt động cho tổ chức và các bên quan tâm, chẳng hạn như cổ đông.

Giảm thiểu rủi ro

Tối đa hóa khả năng hiển thị và kiểm soát của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định, dự đoán và ngăn ngừa rủi ro. ERP cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh, góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên, tỷ lệ phản hồi nhanh hơn và tăng tỷ lệ chính xác.

Công cụ báo cáo phân tích

Công nghệ ERP sở hữu các công cụ báo cáo và phân tích mãnh mẽ giúp nhà lãnh đạo có thể đưa ra được các quyết định sáng suốt theo hướng dữ liệu.

Bảo mật dữ liệu

Đảm bảo an toàn thông tin, phân quyền truy cập cũng như theo dõi các hoạt động của người dùng khi đăng nhập hệ thống.

6. Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng hệ thống ERP

Để hoạt động vận hành được diễn ra trơn chu và tạo được hiệu suất cao. Trong những trường hợp cụ thể sau đây doanh nghiệp có thể suy nghĩ đến việc ứng dụng ERP trong tổ chức của mình. Bên cạnh đó, việc ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp có thể tùy thuộc vào nhu cầu cũng như định hướng phát triển của tổ chức:

• Kế hoạch mở rộng và phát triển: Khi tổ chức có mục tiêu mở rộng quy mô cũng như định hướng phát triển lớn mạnh trong 1 hoặc nhiều lĩnh vực thì hệ thống ERP sẽ là giải pháp cần thiết vào lúc này.
• Doanh nghiệp sử dụng quá nhiều nền tảng quản lý riêng lẻ: Doanh nghiệp đang ứng dụng nhiều phần mềm cho hoạt động kinh doanh của các bộ phận mà chúng không có sự kết nối với nhau thì lúc này bạn nên suy nghĩ đến việc tích hợp dữ liệu tổng hợp vào hệ thống duy nhất.
• Nhu cầu quản lý, giám sát: Khi doanh nghiệp cần có phần mềm cần có một nền tảng giúp họ giám sát, đánh giá để cải thiện quy trình được hiệu quả hơn.
• Nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng: Khi hệ thống cũ đã lỗi thời và không còn đáp ứng đủ nhu cầu thì việc ứng dụng ERP với khả năng tùy chỉnh cao có thể cho phép doanh nghiệp cấu hình phần mềm với các tính năng đáp ứng được đúng nhu cầu sử dụng của mình.
• Ứng dụng công nghệ mới: Các doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số và có định hướng ứng dụng công nghệ hiện đại phù hợp với mục tiêu phát triển.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Doanh nghiệp có quá nhiều quy trình thực hiện thủ công, dữ liệu không được quản lý tập trung và phát sinh ra nhiều sai sót trong quá trình vận hành thì lúc này tổ chức của bạn cần phải cân nhắc đến việc ứng dụng ERP.

Xem ngay: TOP 10 phần mềm ERP miễn phí tốt nhất hiện nay – Review chi tiết ưu nhược điểm

7. Các tùy chọn ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Hiện nay, có 2 hình thức triển khai phần mềm ERP chính trong doanh nghiệp:

• ERP tại chỗ:

Phần mềm ERP tại chỗ là hệ thống được triển khai bao gồm phần cứng và máy chủ được đặt ngay tại doanh nghiệp. Các nhân sự CNTT của công ty có thể quản lý và tự vận hành các thiết bị này mà không có sự can thiệp của đơn vị cung cấp dịch vụ.

• ERP đám mây:

ERP đám mây có giao diện giống như phần mềm ERP truyền thống, tuy nhiên, thay vì lưu trữ trên máy chủ và cơ sở hạ tầng phần cứng như cũ thì nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ giúp bạn lưu trữ dữ liệu. Người dùng cần đăng nhập thông tin để truy cập vào dữ liệu của mình. Lựa chọn nền tảng này, doanh nghiệp của bạn cần tuân theo các chính sách của nhà cung cấp dịch vụ.

8. Cách lựa chọn giải pháp ERP hiệu quả cho doanh nghiệp

Một hệ thống ERP hiệu quả cần phải đáp ứng được các yếu tố sau đây:

• Hệ thống có các chức năng phù hợp với với nhu cầu của doanh nghiệp: Phần mềm ERP là một hệ thống quản trị tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, chính vì vậy mà sự phù hợp của các tính năng là điều quan trọng nhất khi doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP.
• Uy tín của nhà cung cấp phần mềm ERP: Để đạt được thành công trong quá trình triển khai ERP thì tổ chức nên lựa chọn hợp tác với các đơn vị có uy tín trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERP cho doanh nghiệp.
• Chi phí phù hợp: Để triển khai bất kỳ phần mềm nào thì chi phí là yếu tố doanh nghiệp cần phải xem xét thật kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Để quản lý chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thiết lập các mục tiêu của dự án ERP và tìm một đối tác phù hợp trong khả năng chi trả của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần tìm hiểu thật kỹ những chi phí mà mình sẽ phải chi trả trong quá trình triển khai ERP như: chi phí mua phần mềm, chi phí tư vấn – triển khai, chi phí đào tạo, bảo trì,…
• Khả năng tùy chỉnh và tích hợp: Một nền tảng quản trị doanh nghiệp phù hợp là một hệ thống không những đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở hiện tại mà còn cả những mục tiêu trong tương lai với những module có thể mở rộng và tùy chỉnh linh hoạt.
• Phù hợp với các chính sách kế toàn của Việt Nam: Một nền tảng được ứng dụng tại Việt Nam cần đảm bảo đáp ứng đúng các quy định định về: chế độ kế toán thuế, phân bổ chi phí, quy định về kết chuyển,… tại Việt Nam.
• Tính dễ sử dụng: Một phần mềm thân thiện sẽ giúp người dùng dễ dàng thao tác và làm chủ các tính năng của hệ thống trong khoảng thời gian nhanh chóng. Vì vậy giao diện người dùng cũng là yếu tố khá quan trọng khi lựa chọn hệ thống ERP.
• Dịch vụ hỗ trợ: Trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm rất có thể sẽ phát sinh ra nhiều lỗi mà ta không thể lường trước được. Chính vì vậy, một đối tác có thể hỗ trợ nhanh chóng các vấn đề phát sinh là điều cần thiết.

9. Triển khai ERP trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình vận hành riêng cũng như có các mục tiêu riêng trong quá trình ứng dụng ERP. Do đó, quy trình triển khai ERP ở các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những điểm khác nhau nhất định. Tuy nhiên, tổ chức có thể tiếp cận quy trình triển khai hệ thống ERP hiệu quả sau đây:

• Bước 1: Xác định mục tiêu cũng như những yêu cầu triển khai ERP của doanh nghiệp
• Bước 2: Thành lập nhóm triển khai ERP
• Bước 3: Dựa vào những mục tiêu đã đưa ra để lựa chọn những nhà cung cấp phần mềm phù hợp
• Bước 4: Lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
• Bước 5: Nghiên cứu và lập dự toán chi phí triển khai phần mềm
• Bước 6: Cài đặt và cấu hình phần mềm
• Bước 7: Thử nghiệm, đào tạo vận hành và đưa vào sử dụng
• Bước 8: Bảo dưỡng định kỳ

10. Ví dụ về ERP trong từng lĩnh vực kinh doanh

Sau khi đã tìm hiểu về các thông tin liên quan đến khái niệm tổng quan ERP là gì, các chức năng cũng như lợi ích mà nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể mang lại. Tiếp theo hãy cùng tham khảo những ví dụ triển khai ERP thực tế trong các doanh nghiệp lớn:

• Nhà sản xuất sản phẩm trang điểm dành cho nam giới Fulton & Roark đã triển khai thành công việc lập kế hoạch ERP để theo dõi hàng tồn kho và dữ liệu tài chính tốt hơn. Công ty North Carolina, giống như nhiều doanh nghiệp khác, đã sử dụng bảng tính để theo dõi hàng tồn kho và phần mềm kế toán để ghi lại dữ liệu tài chính. 
• Phần mềm kế toán ERP: ví dụ về các tính năng bao gồm các khoản phải trả, khoản phải thu, lập kế hoạch tài chính và quản lý nguồn lực. Kế toán, quản lý mua hàng và các chuyên gia tài chính khác có thể sử dụng hệ thống ERP để đánh giá tình hình tài chính của công ty. Các chuyên gia này có thể hợp tác với các chuyên gia chuỗi cung ứng và các chuyên gia khác để đảm bảo hiệu quả. Thông thường, kế toán xem xét các chức năng này một cách riêng biệt với các hoạt động kế toán. Tuy nhiên, các công ty có thể tiết kiệm thời gian và đưa ra quyết định dễ dàng hơn khi có dữ liệu tài chính bên cạnh thông tin về hàng tồn kho và sản xuất.
• Các nhà sản xuất quy trình rời rạc, hàng loạt và liên tục đều dựa vào hệ thống ERP và chuỗi cung ứng để đáp ứng các mục tiêu chất lượng sản phẩm, quản lý việc sử dụng tài sản, kiểm soát chi phí làm thêm giờ, xử lý trả hàng của khách hàng và hơn thế nữa. Các nhà sản xuất cũng có thể kiểm soát hàng tồn kho từ đầu đến cuối bằng cách theo dõi chuyển động của kho hàng, xác định các sản phẩm kém chất lượng và hàng đầu, đồng thời quản lý việc mua sắm hiệu quả hơn.
• Bán lẻ đã trải qua một sự chuyển đổi đáng kể khi thương mại điện tử đã hợp nhất với các kênh bán hàng khác cũng như các hoạt động truyền thống. Khả năng cung cấp các tùy chọn tự phục vụ để xác định, định cấu hình, mua và vận chuyển sản phẩm phụ thuộc vào dữ liệu tích hợp. Hệ thống ERP hiện đại cũng giúp các nhà bán lẻ giảm bỏ giỏ hàng, cải thiện chuyển đổi trang Web, tăng giá trị đơn hàng trung bình và tăng giá trị lâu dài của khách hàng.

11. Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office – Giải pháp vận hành doanh nghiệp hiệu quả

1Office tự hào là giải pháp quản trị doanh nghiệp được thiết kế phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam. Với đa dạng các tính năng và có thể tùy chỉnh dễ dàng, phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office có thể đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực Là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, 4 tính năng chính mà mọi doanh nghiệp cần phải có chính là: 1Work, 1CRM, 1HRM được thiết kế trên cùng một hệ thống. Cụ thể:

• 1Work: Được xây dựng như một mạng xã hội thu nhỏ giúp gắn kết người lao động trong doanh nghiệp, tệp tài liệu được sử dụng chung cho các mục đích đào tạo, chính sách quy định của công ty được lưu trữ giúp người lao động dễ dàng theo dõi
• 1CRM: Hỗ trợ quá trình bán hàng, lưu trữ, xử lý tự động phiếu thu chi, hợp đồng với khách hàng, lưu trữ tệp data của khách,…
• 1HRM: Quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan tới nhân sự như: Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, quản lý công – ca, giờ làm việc thực tế, bảng lương tự động,…