Quy trình triển khai ERP bài bản tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp triển khai ERP trong mô hình vận hành để tối ưu hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình triển khai do thiếu chiến lược bài bản và lựa chọn phần mềm không phù hợp với mô hình hoạt động, dẫn đến việc lãng phí ngân sách mà không mang lại hiệu quả. Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống ERP thành công và tối ưu chi phí? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Vai trò của việc triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp

ERP (Enterprise Resource Planning) – hệ thống hoạch định nguồn lực là một giải pháp công nghệ giúp các doanh nghiệp tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh của mình tập trung trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và quản lý các dữ liệu thông tin cần thiết cho hoạt động vận hành và đảm bảo cho luồng thông tin ấy luân chuyển xuyên suốt, thống nhất giữa các phòng ban, bộ phận.

Hệ thống ERP đang dần trở thành nhân tố quan trọng, quyết định đến sự sinh tồn của tổ chức để có thể bám trụ và cạnh tranh trên thị trường. Việc xây dựng hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Cải thiện hiệu suất hoạt động

Phần mềm ERP giúp tổ chức tự động hóa mọi thao tác thủ công và các quy trình, thủ tục hành chính rườm rà, từ đó tối ưu bộ máy vận hành và cải thiện hiệu suất làm việc cho nhân viên.

Ngoài ra, hệ thống hoạch định nguồn lực giúp giải phóng sức lao động nhờ việc cắt giảm tối đa thời gian bị lãng phí cho các thao tác lặp lại để họ có thể tập trung vào những công việc chính yếu, tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.

• Thúc đẩy hợp tác giữa các bộ phận

Với cách thức vận hành bình thường trong tổ chức, mỗi bộ phận sẽ có một luồng thông tin chuyên biệt, khác nhau. Bởi vậy, những thành viên khác rất khó để nắm bắt được những thông tin cần thiết để cộng tác và trao đổi.

Để cải thiện tình trạng này, hệ thống ERP hợp nhất mọi dữ liệu thông tin liên quan đến tổ chức trên một nền tảng duy nhất, từ đó tạo ra sự kết nối thông suốt giữa các bộ phận, phòng ban. Mọi thành viên đều có thể truy cập vào kho tài nguyên chung của tổ chức để giao tiếp và hợp tác hiệu quả hơn.

• Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định

Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp cung cấp cho những người đứng đầu bức tranh tổng quan về tình hình hoạt động của tổ chức theo thời gian thực với các báo cáo và dữ liệu phân tích chi tiết, trực quan. Đây chính là cơ sở để nhà điều hành đưa ra các quyết định khôn ngoan, chính xác và thực tế. Với hệ thống ERP, nhà quản lý có thể quan sát toàn bộ các quy trình đang diễn ra trong tổ chức để tìm ra các “nút thắt cổ chai” gây lãng phí nguồn lực và có phương án cải tiến kịp thời.

• Nâng cao chất lượng dịch vụ

Một trong những lợi ích lớn nhất thôi thúc các doanh nghiệp ứng dụng ERP vào quy trình vận hành đó chính là khả năng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Hệ thống ERP cung cấp mọi dữ liệu thông tin liên quan đến khách hàng để làm cơ sở cho việc phân tích hành vi và dự đoán nhu cầu khách hàng. Dựa vào hệ thống CRM (phân hệ quản lý quan hệ khách hàng) trong ERP, doanh nghiệp sẽ phát triển những chiến lược chăm sóc phù hợp, đáp ứng đúng kỳ vọng của khách hàng, từ đó nâng cao mức độ hài lòng và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.

• Khả năng mở rộng và tính linh hoạt

Một điểm mạnh lớn của phần mềm quản trị doanh nghiệp là nó cho phép tùy chỉnh cấu trúc hệ thống linh hoạt dựa trên đặc điểm quy mô, lĩnh vực ngành nghề và nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy, phần mềm ERP dễ dàng thích ứng với mọi sự thay đổi của tổ chức trên mọi cấp độ, chẳng hạn như tăng sản lượng, mở rộng địa bàn, bổ sung các chức năng, dịch vụ, sản phẩm mới.

• Tổ chức và quản lý dữ liệu thông tin hiệu quả

Một hệ thống ERP tiên tiến cho phép thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin về sản phẩm, dịch vụ và khách hàng một cách hiệu quả và tập trung. Các cơ sở dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa thường xuyên để loại bỏ những trường thông tin trùng lặp hoặc đã lỗi thời, từ đó các thành viên sẽ luôn được truy cập và sử dụng nguồn thông tin chất lượng nhất để làm tài nguyên khai thác.

Bên cạnh đó, hệ thống ERP giúp lưu trữ và bảo mật thông tin tuyệt đối, ngăn chặn mọi nguy cơ rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài.

Xem thêm: ERP là gì? Các thành phần và lợi ích của ERP đối với sự phát triển của doanh nghiệp

2. Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống thu thập dữ liệu từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp và tập trung chúng trên một nền tảng thống nhất. Nói cách khác, cơ sở dữ liệu của tổ chức sẽ được đồng bộ hóa và liên kết với mọi phòng ban, giúp các bên được ủy quyền có thể dễ dàng truy cập và khai thác nguồn tài nguyên mà họ cần để thực hiện các nhiệm vụ chức năng.

Ngoài ra, các thông tin cũng được cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực và được thông báo đến toàn bộ các bên liên quan khi một bộ phận thực hiện tác vụ chỉnh sửa, thay đổi hoặc chuyển quy trình sang giai đoạn tiếp theo.

Ví dụ: Khi sản lượng hàng tồn ở mức thấp, module quản lý hàng tồn kho sẽ ghi nhận lại thông tin này và thông báo đến bộ phận cung ứng để họ thực hiện cung cấp bổ sung hàng tồn kho kịp thời. Ngoài ra, bộ phận bán hàng cũng sẽ được thông tin để điều chỉnh hoạt động bán và thông báo đến khách hàng.

3. Quy trình triển khai hệ thống ERP thành công

Bước 1. Xác định nhu cầu và phạm vi triển khai

Xây dựng hệ thống ERP được coi là một dự án phức tạp, đòi hỏi phải có sự đầu tư rất lớn. Bởi vậy, mục tiêu xây dựng và phát triển cần phải được làm rõ ngay từ đầu để đảm bảo giải quyết đúng bài toán quản trị vận hành cho doanh nghiệp. Trước khi bắt tay vào triển khai ERP, nhà quản trị cần xem xét đánh giá các khía cạnh sau:

• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp đang ở mức nào?
• Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề gì?
• Những module chức năng nào của hệ thống cần tập trung phát triển?
• Mức tăng trưởng lợi nhuận mong muốn sau khi ứng dụng giải pháp ERP là gì?

Bước 2. Thành lập nhóm dự án triển khai hệ thống ERP

Việc áp dụng hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của các bộ phận, phòng ban trong tổ chức từ các cấp quản lý cho đến nhân viên thừa hành. Vì vậy cần phải huy động mọi lực lượng nhân sự cần thiết để tham gia đóng góp vào quá trình triển khai xây dựng hệ thống. Để làm được điều này thì doanh nghiệp phải thành lập được một nhóm dự án chuyên trách để triển khai phần mềm ERP. Nhóm này sẽ bao gồm:

• Giám đốc dự án: Có thể là người đứng đầu tổ chức hoặc nhà quản lý cấp cao. Giám đốc dự án ERP sẽ có thẩm quyền quyết định và phê duyệt mọi công đoạn trong quá trình triển khai ERP. Đây cũng phải là người hiểu rõ nhất về bộ máy vận hành của công ty để đưa ra phương hướng phát triển hệ thống ERP phù hợp.
• Quản lý dự án: Là người có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống ERP và thực hiện báo cáo tiến độ dự án. Đồng thời, quản lý dự án phải có khả năng kết nối và phối hợp với các bộ phận liên quan để thực hiện các nhiệm vụ hiệu quả.
• Ban cố vấn: Đây là những người có hiểu biết chuyên môn về ERP để đưa ra lời khuyên trong quá trình triển khai. Ban cố vấn có thể là người trong tổ chức hoặc chuyên gia thuê ngoài.
• Người dùng chính: Có trách nhiệm cung cấp các dữ liệu, thông tin cần thiết để làm cơ sở nền tảng phát triển ERP trong phạm vi phân hệ mà mình phụ trách. Đây cũng là người tiến hành kiểm tra và chạy thử nghiệm hệ thống và đào tạo lại cho người dùng cuối cùng.

Bước 3. Lựa chọn đối tác triển khai ERP

Đối tác triển khai là các công ty cung cấp gói dịch vụ xây dựng và phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực trọn bộ cho doanh nghiệp. Các công ty triển khai ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp mọi khâu trong quá trình triển khai và tư vấn các giải pháp ERP phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xem xét các công ty triển khai ERP uy tín, chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm triển khai giải pháp để “chọn mặt gửi vàng” cho hệ thống của mình.

Bước 4. Lựa chọn giải pháp triển khai ERP phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp khác nhau để đáp ứng nhu cầu và đặc điểm đa dạng của từng doanh nghiệp. Trong đó 3 hình thức ERP được ứng dụng rộng rãi nhất bao gồm:

ERP tại chỗ	ERP tại chỗ là hệ thống được xây dựng trực tiếp trên nền tảng cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Giải pháp ERP này cho phép doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát mọi cơ sở dữ liệu thông tin và bảo mật tuyệt đối hệ thống cũng như quy trình vận hành của mình. Tuy nhiên, việc triển khai giải pháp ERP này yêu cầu một khoản chi phí lớn đầu từ vào CNTT và hệ thống máy chủ để vận hành phần mềm.
ERP trên nền điện toán đám mây	Giải pháp ERP trên nền điện toán đám mây được quản lý và xây dựng bởi đối tác cung cấp dịch vụ ERP. Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ mọi công tác xây dựng, vận hành cũng như nâng cấp hệ thống. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không có toàn quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu và hệ thống ERP của mình.
ERP mã nguồn mở	ERP mã nguồn mở là một giải pháp thay thế tiết kiệm cho doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ở mức cơ bản. Nhiều nhà cung cấp ERP mã nguồn mở cung cấp cho các doanh nghiệp phần mềm quản trị miễn phí hoặc với giá thành rất thấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ nhận được rất ít sự hỗ trợ từ nhà cung cấp và phải tự chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh, đồng thời dữ liệu thông tin cũng khó được đảm bảo.

>> Tham khảo ngay: TOP 10 phần mềm ERP miễn phí tốt nhất hiện nay – Review chi tiết ưu nhược điểm

Bước 5. Lập dự toán chi phí triển khai ERP

Dự án ERP sẽ tiêu tốn một lượng lớn ngân sách của doanh nghiệp, bởi vậy cần phải dự toán đầy đủ các khoản chi phí cần thiết để có phương án chuẩn bị. Chi phí triển khai ERP sẽ được hoạch định dựa trên các yếu tố sau:

Số lượng người dùng	Nhiều nhà cung cấp sẽ tính phí thuê bao sử dụng hệ thống ERP theo đầu người và thu phí định kỳ hàng tháng.
Số lượng module sử dụng	Không phải doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu sử dụng hết toàn bộ các module trong hệ thống, bởi vậy hãy cân nhắc và lựa chọn những module thực sự cần thiết để có thể tối ưu chi phí vận hành.
Phí tư vấn triển khai ERP	Chi phí tư vấn gói phần mềm và các module phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp
Phí khởi tạo phần mềm	Chi phí xây dựng và cài đặt phần mềm cho doanh nghiệp
Phí đào tạo nhân sự	Đào tạo hướng dẫn nhân sự sử dụng và thao tác trên hệ thống
Phí bản quyền	Một số công ty ERP sẽ thu khoản phí bản quyền sáng chế cho giải pháp độc quyền của họ

Bước 6. Tiến hành cài đặt và phát triển phần mềm ERP

Di chuyển dữ liệu

Để thực hiện cài đặt hệ thống quản trị nguồn lực, doanh nghiệp cần cung cấp mọi cơ sở dữ liệu cần thiết để chuyển đổi lên phần mềm. Các dữ liệu này là toàn bộ thông tin hoạt động của tổ chức được lưu trữ dưới nhiều định dạng khác nhau, bởi vậy sẽ mất khá nhiều thời gian tập hợp và đồng bộ hóa thông tin, loại bỏ các dữ liệu trùng lặp.

Tích hợp với cơ sở hạ tầng hiện có

Nhiều hệ thống quản trị doanh nghiệp có khả năng mở rộng và tích hợp với các phần mềm khác. Bởi vậy, nếu như doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng song song với các ứng dụng khác thì sẽ cần bàn giao hoặc hợp nhất các ứng dụng và cơ sở dữ liệu kế thừa cho nhà cung cấp ERP.

Bước 7. Thử nghiệm và đưa vào vận hành

Sau khi đã hoàn thành khâu cài đặt phần mềm, doanh nghiệp cần tiến hành chạy thử để kiểm tra sự phù hợp và khả năng đáp ứng hoạt động vận hành của hệ thống. Công tác kiểm tra và đánh giá sẽ được xem xét trên những góc độ sau:

• Nền tảng có phù hợp với các yêu cầu về bảo mật, tích hợp và chức năng ban đầu hay không?
• Kiểm tra tính liên kết của ERP bằng cách thực hiện các nghiệp vụ kế toán hoặc bán hàng trên các mô-đun khác nhau. Đo lường mức độ chính xác của kết quả mà hệ thống trả về.
• Tiến hành kiểm tra các mô-đun chuyên dụng. Ví dụ, bộ phận nhân sự sẽ thao tác trên các module hồ sơ nhân sự, tiền lương, tuyển dụng và phản hồi lại cho nhà cung cấp.

Khi đã đảm bảo rằng không có sự cố hay vấn đề gì phát sinh với hệ thống, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa ERP vào quy trình hoạt động.

Bước 8. Cải tiến và nâng cấp định kỳ

Để hệ thống hoạch định nguồn lực hoạt động hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp thì cần phải thực hiện cải tiến và nâng cấp hệ thống định kỳ. Công đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra những điểm hạn chế cần được cải thiện để tối ưu hóa trải nghiệm cho người dùng và khai thác được hết tiềm năng của hệ thống ERP

4. Những nhân tố quyết định sự thành công trong ứng dụng hệ thống ERP

Để xây dựng được một hệ thống hoạch định nguồn lực hoàn chỉnh đòi hỏi sự nỗ lực hợp tác của rất nhiều bên tham gia. Để đảm bảo quy trình triển khai hệ thống ERP diễn ra thành công, tối ưu chi phí và giảm thiểu tối đa những rủi ro không mong muốn thì doanh nghiệp cần chú ý tập trung vào các yếu tố sau:

• Sự tham gia của các cấp lãnh đạo: Việc triển khai hệ thống sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ quy trình vận hành của tổ chức. Bởi vậy ban lãnh đạo và các nhà quản lý cấp cao cần phải trực tiếp đứng ra chỉ đạo và giám sát chặt chẽ dự án. Điều này sẽ đảm bảo cho việc phát triển hệ thống ERP phù hợp với tầm nhìn và chiến lược của tổ chức.
• Sự tham gia của nhân viên: Các nhân viên là nhóm người dùng cuối cùng của hệ thống ERP. Bởi vậy việc phần mềm có phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của tổ chức hay không phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ nhân sự. Các nhân viên cần phải được truyền thông về tầm quan trọng của việc triển khai hệ thống ERP, đồng thời họ cũng cần được trao quyền để góp ý và đưa ra những quyết định liên quan đến hệ thống.
• Đào tạo: Áp dụng phần mềm quản trị nguồn lực sẽ tạo ra sự thay đổi lớn trong tổ chức, bởi vậy nhà điều hành phải trang bị mọi kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên để họ thích ứng với một cách thức làm việc mới. Cần đảm bảo rằng các nhân viên hiểu rõ mục đích sử dụng phần mềm và hướng dẫn kỹ càng mọi thao tác trên hệ thống để tránh những sai sót và nhầm lẫn không đáng có trong quá trình vận hành.

5. Những khó khăn khi triển khai ERP trong doanh nghiệp

Bài toán chi phí

Phần mềm quản trị nguồn lực là một trong những giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu bộ máy vận hành và nâng cao năng suất. Tuy nhiên chi phí triển khai phần mềm thường rất lớn và có phần quá sức với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này vô hình trung tạo thành rào cản cho các doanh nghiệp muốn tiếp cận giải pháp ERP.

Sự phù hợp với doanh nghiệp

Các giải pháp ERP thường có tính đặc thù cho từng ngành nghề lĩnh vực. Bởi vậy, rất khó để doanh nghiệp lựa chọn được một hệ thống quản trị phù hợp với tính chất và nhu cầu hoạt động của mình.

Rủi ro về mặt kỹ thuật

Việc áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực cũng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về mặt kỹ thuật. Chỉ cần phát sinh một lỗ hổng nhỏ trong một công đoạn, quy trình bất kỳ cũng có thể kéo theo sự tắc nghẽn, trì trệ của cả hệ thống. Tất cả những bộ phận liên quan phải dừng hoạt động để xử lý sự cố, điều này có thể gây thất thoát rất lớn cho doanh nghiệp.

Tốn nhiều thời gian triển khai ERP

Không giống như các giải pháp có sẵn trên thị trường, việc triển khai và xây dựng một hệ thống ERP tốn rất nhiều thời gian để thực hiện, có thể kéo dài hàng tháng cho đến 1,2 năm mới có thể ổn định. Bởi vậy, một dự án ERP có thể tiêu hao rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp, gây áp lực cho toàn bộ tổ chức và các bên tham gia.

6. 1Office – Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp hàng đầu thị trường

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn các giải pháp SaaS bởi khả năng ứng dụng linh hoạt và chi phí hợp lý. Các dịch vụ phần mềm SaaS hội tụ đầy đủ những tính năng cần thiết để giải quyết bài toán quản trị vận hành cho doanh nghiệp với khả năng tùy biến cao, phù hợp với mọi quy mô, lĩnh vực ngành nghề. Ngoài ra, thời gian áp dụng triển khai SaaS cho doanh nghiệp chỉ diễn ra trong vài tuần bởi tính linh hoạt và sẵn có.

Là giải pháp công nghệ tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số, 1Office mang đến cho các doanh nghiệp một nền tảng quản trị tổng thể chuyên sâu và bài bản, đáp ứng mọi nhu cầu vận hành với 4 phân hệ chính

• Workplace: Cung cấp các công cụ để nhân viên làm việc và giao tiếp nội bộ hiệu quả
• CRM: Phân hệ quản trị bán hàng, Marketing, chăm sóc khách hàng
• HRM: Quản lý mọi vấn đề liên quan tới nhân sự bao gồm tuyển dụng, công lương, đào tạo, hồ sơ nhân sự,…
• Advance: Phân hệ cung cấp bộ công cụ cho việc cấu hình quy trình tự động hóa doanh nghiệp.

Đăng ký nhận tư vấn

Qua bài viết trên 1Office đã cung cấp cho độc giả đầy đủ những thông tin cần thiết về quy trình triển khai ERP bài bản, tối ưu. Đồng thời mang đến giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp chuyên sâu giúp tối ưu chi phí. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp