Quản trị dự án phần mềm là gì? Quy trình và mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất

Hiện nay, xu hướng quản lý và theo dõi dự án phần mềm đang ngày càng trở nên phổ biến, vượt xa các phương pháp truyền thống. Vì vậy, việc tìm hiểu về quản trị dự án phần mềm và cách thức triển khai hiệu quả là mối quan tâm hàng đầu của lãnh đạo doanh nghiệp. Vậy quản trị dự án phần mềm là gì? Đâu là mô hình quản lý dự án phần mềm mang lại hiệu quả cao nhất? Hãy cùng 1Office tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây! 

I. Quản trị dự án phần mềm là gì?

Quản trị dự án phần mềm là thuật ngữ chỉ các vị trí công việc chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ chính trong việc phối hợp triển khai một dự án phần mềm cho công ty. Các nhiệm vụ chính bao gồm: lập kế hoạch, phân công nhân sự phù hợp; thiết lập và quản lý chiến lược; quản lý rủi ro về nhân lực, dòng tiền; nghiệm thu, bàn giao các sản phẩm liên quan đến phần mềm.

II. Các công việc chính trong quản lý dự án phần mềm

Trong tổ chức, người đảm nhận vị trí quản lý dự án phần mềm cần nắm rõ những thông tin, kỹ năng thực hiện các hạng mục để phát triển, nâng cao lợi thế doanh nghiệp trên thị trường. Vị trí quản trị dự án phần mềm đóng vai trò rất quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp nên người đảm nhận vị trí này cũng đòi hỏi kỹ năng chuyên môn và khả năng nắm bắt tình hình cao để có thể thực hiện các nhiệm vụ chính.

Cụ thể, các công việc chính cần thực hiện trong công tác quản trị dự án phần mềm là:

• Nhận thông tin tổng quát về dự án, tiến hành phân tích và xử lý các dữ liệu liên quan để thiết lập kế hoạch chung.
• Tiến hành xây dựng mục tiêu, tiếp nhận mọi hoạt động quản lý nhân sự, tiến độ để phân bổ nguồn lực và đầu việc phù hợp.
• Phân bổ nguồn nhân lực cho từng dự án một cách hợp lý, theo dõi tiến độ dự án nhờ sự trợ giúp của các phần mềm quản trị.
• Quản lý toàn bộ thủ tục hành chính, dữ liệu công việc và các hồ sơ nội bộ cần bảo mật.
• Thực hiện đánh giá, đo lường và báo cáo kết quả hoạt động theo từng khoảng thời gian nhất định. Từ đó nghiệm thu và bàn giao tới khách hàng.
• Theo dõi tình hình làm việc của đội ngũ nhân sự để có thể ứng biến với các loại dự án khác nhau, kịp thời giải quyết khi có điểm nóng phát sinh trong mỗi dự án.

Xem thêm: Công cụ quản lý dự án nào hiệu quả và tiện lợi nhất hiện nay?

II. Quy trình quản trị dự án phần mềm chi tiết

Để mọi công việc được hoàn thành một cách hiệu quả, nhà quản trị dự án phần mềm cần tiến hành thực hiện theo một quy trình quản lý dự án chung đã được chuẩn hóa. Quy trình 4 bước quản lý một dự án phần mềm được chia sẻ dưới đây sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát các đầu việc của dự án một cách dễ dàng, kịp thời hạn chế rủi ro để dự án được tiến hành một cách hiệu quả nhất.

Tên bước	Mục đích	Công việc chính	Người phụ trách
Khởi động dự án	Để toàn bộ nhân sự của dự án nắm được thông tin cơ bản nhất về công việc cần làm	Xác định mục đích chính của dự án Xác định mục tiêu từng giai đoạn Tổ chức họp khởi động để phổ biến thông tin	Quản lý dự án (PM)
Lên kế hoạch triển khai dự án	Thiết lập, điều chỉnh các mục tiêu của dự án và phương án hành động sao cho phù hợp với từng giai đoạn	Họp ban quản lý dự án để tiến hành lập kế hoạch phù hợp và dự trù rủi ro Họp toàn nhóm để phổ biến kế hoạch tới toàn bộ nhân sự	Những nhân sự nằm trong ban quản lý dự án phần mềm
Triển khai thực hiện dự án	Hiện thực hóa kế hoạch đã lập ra để đạt được kết quả tốt nhất	Các bộ phận nhân sự được phân công sẽ tiến hành thực hiện công việc của mình Nhà quản lý sẽ theo dõi, giám sát để nhắc nhở và đảm bảo tiến độ	Nhà quản lý, toàn bộ nhân sự của dự án
Nghiệm thu, bàn giao cho khách hàng	Kết thúc dự án, nghiệm thu kết quả và đánh giá	Rà soát lại toàn bộ thông tin, số liệu Kiểm định chất lượng thực tế so với mục tiêu đặt ra ban đầu để xác định mức độ hoàn thành dự án	Quản lý dự án

Xem thêm: Cách tính định mức chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng mới nhất: Công thức và ví dụ minh họa

II. 4 mô hình quản trị dự án phần mềm hiệu quả nhất

1. Mô hình quản lý dự án Agile

Là một trong những phương pháp quản lý dự án phần mềm vô cùng hiệu quả và được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp lớn, phương pháp Agile hiện đã được ứng dụng vô cùng phổ biến trong các doanh nghiệp lớn mỗi khi có dự án cần tiến hành. Phương thức hoạt động của mô hình quản trị dự án Agile là chia nhỏ công việc hoặc dự án ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để tiến hành thực hiện trong những khoảng thời gian khác nhau cho đến khi nhiệm vụ lớn nhất được hoàn thành.

Ưu điểm:

• Dễ hiểu, dễ áp dụng, linh hoạt và có tính tương tác cao.
• Giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh các đầu việc khi có bất kỳ thay đổi nào.
• Giúp hoàn thành các dự án với nhiều hạng mục phức tạp.
• Hạn chế tối đa tổn thất.

Nhược điểm:

Mô hình Agile không giúp nhà quản trị xác định được thời hạn và chi phí cụ thể cho từng đầu việc nên chỉ thích hợp ứng dụng với những dự án ngắn hạn.

Tham khảo ngay: Chia sẻ kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả từ A-Z

2. Mô hình quản trị dự án phần mềm SCRUM

Có thể nói rằng SCRUM là một mô hình con nằm trong phương pháp quản lý dự án phần mềm Agile được giới thiệu ở trên và hoạt động dựa trên cơ chế lặp và tăng trưởng. Cơ chế lặp được nhắc đến ở đây là sự lặp lại các quy trình để doanh nghiệp có thể liên tục cải tiến sản phẩm/ dịch vụ của mình. Từ đó tạo ra giá trị cho khách hàng trong suốt quá trình nghiên cứu và cung cấp.

Khi áp dụng mô hình Scrum trong quản trị dự án phần mềm cho doanh nghiệp, nhà quản trị cần thực hiện theo các bước từ thu thập đặc điểm về công việc, lên kế hoạch, phân bổ nhân sự hợp lý cho đến việc giám sát thực hiện, kiểm tra và làm báo cáo.

Ưu điểm:

• Mô hình Scrum giúp doanh nghiệp đảm bảo thời gian và tiền bạc được sử dụng một cách hiệu quả.
• Giúp chia nhỏ dự án lớn thành những giai đoạn nhỏ để dễ dàng quản lý.
• Các cuộc họp dựa trên mô hình scrum sẽ cung cấp tầm nhìn rõ ràng cho cả nhóm.
• Áp dụng được với nhiều dự án khác nhau, kể cả những dự án dài hạn và khó tiến hành nhất.

Nhược điểm:

• Thường xuyên có sự thay đổi trong quá trình thực hiện kế hoạch.
• Rủi ro từ các cá nhân nếu không cam kết hợp tác với nhau đến khi dự án kết thúc.
• Với mô hình Scrum, nhóm quản lý dự án phần mềm phải thường xuyên họp nhiều, điều này dễ gây ra sự chán nản.

Tham khảo: 10 Phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ tốt nhất 2024

3. Mô hình quản lý dự án phần mềm Waterfall

Waterfall hay còn được gọi là mô hình thác nước, là mô hình được sử dụng phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp khác nhau. Theo mô hình này, cả dự án sẽ được chia thành các giai đoạn nhỏ với những yêu cầu nhất định để hoàn thành.

Các giai đoạn điển hình của mô hình thác nước gồm: Những yêu cầu về kỹ thuật => Phân tích thông tin => Thiết kế từng đầu việc => tiến hành thực hiện => Thử nghiệm => Nghiệm thu.

Ưu điểm: 

• Mô hình thác nước khá đơn giản và dễ hiểu 
• Các giai đoạn được thiết lập khi sử dụng mô hình này là chắc chắn nên đảm bảo độ chính xác cao, nhiệm vụ của từng giai đoạn cần được hoàn thành chính xác thì mới có thể bước sang giai đoạn tiếp theo 
• Mô hình thác nước giúp nhóm quản lý đảm bảo tính rõ ràng trong từng giai đoạn thực hiện 

Nhược điểm: 

Vì quy trình của mô hình thác nước đã được thiết lập một cách chắc chắn nên khó có thể thay đổi. Nếu theo mô hình này, nhóm quản trị dự án phần mềm có thể sẽ bỏ qua bước lập kế hoạch dự phòng và không xử lý kịp thời được những rủi ro phát sinh. 

4. Mô hình DEVOPS

DEVOPS là mô hình tiếp cận dự án được kết hợp giữa việc phát triển hệ thống phần mềm và công nghệ thông tin vốn có của doanh nghiệp. Theo đó, khi áp dụng mô hình này, nhà quản trị có thể dựa hoàn toàn vào công nghệ để quản lý tiến độ dự án, quản lý chất lượng các hạng mục công việc, đánh giá hiệu quả làm việc của từng đối tượng được giao.

Ưu điểm: 

• Ứng dụng công nghệ vào quản trị dự án phần mềm giúp chuẩn hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí 
• Nâng cao sự liên kết giữa nhóm quản lý và nhóm triển khai phần mềm 
• Tận dụng các công cụ tự động hóa giúp hạn chế rủi ro, nâng cao tỷ lệ thành công của dự án 

Nhược điểm: 

Đây mà mô hình quản lý dự án ứng dụng phần mềm trong doanh nghiệp được tích hợp với những tiến bộ về công nghệ, đòi hỏi khả năng kỹ thuật nên đôi khi đội nhóm sẽ gặp khó khăn trong những ngày đầu triển khai.

IV. Tổng hợp những kỹ năng cần thiết khi quản lý dự án phần mềm

Với vai trò là nhà quản lý một dự án phần mềm, bạn cần trang bị những kỹ năng cần thiết để bao quát toàn bộ công việc của dự án, quản lý nhân sự và tiến độ công việc một cách hiệu quả.

1. Kỹ năng chuyên môn

Cụ thể kỹ năng chuyên môn là những hiểu biết về công nghệ. Sẽ ra sao nếu nhà quản trị dự án phần mềm lại không am hiểu về công nghệ thông tin? Điều này sẽ khiến việc truyền tải thông tin giữa đội quản lý dự án và đội ngũ triển khai gặp rất nhiều khó khăn. Vì thế, khả năng quan trọng đầu tiên nhà quản trị dự án phần mềm cần có là sự am hiểu tường tận về công nghệ, về phần mềm mà công ty sẽ tiến hành triển khai ứng dụng trong công việc hàng ngày.

2. Khả năng lãnh đạo và giao tiếp

Nhà quản lý dự án phần mềm là người định hướng và quản lý đội nhóm, do đó không thể không có khả năng lãnh đạo. Nhà quản trị khi lập kế hoạch, phổ biến cũng như theo dõi triển khai cần có khả năng bao quát tình hình, định hướng nhân viên và mục tiêu cụ thể để mọi việc được tiến hành theo đúng kế hoạch và đạt kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng khi quản lý dự án phần mềm. Nhà quản lý biết cách trò chuyện với nhân sự dự án với thái độ phù hợp, sử dụng những ngôn ngữ khéo léo để mọi người đều cảm phục thì từ đó sự gắn kết giữa nhân viên và nhà quản lý sẽ bền chặt hơn, hiệu quả công việc cũng được cải thiện đáng kể.

3. Kỹ năng lập kế hoạch

Kế hoạch là nền tảng để triển khai và quản lý tiến độ dự án một cách hiệu quả. Do đó muốn quản lý dự án phần mềm, nhà quản trị cần nắm chắc phương pháp lập kế hoạch sao cho bao quát nhất, phù hợp với nguồn lực nhất và đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã đề ra.

Như vậy với top 4 mô hình quản trị dự án phần mềm cùng những kỹ năng cần có khi quản lý dự án phần mềm được giới thiệu trên, nhà quản trị chắc chắn đã có được cái nhìn toàn diện hơn về việc quản lý dự án phần mềm và biết cách ứng dụng các mô hình sao cho hợp lý.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng các giải pháp phần mềm để theo dõi và quản lý dự án phần mềm cũng là xu hướng quản lý được vô số nhà quản trị lựa chọn ngày nay. Công cụ quản lý công việc và dự án 1Office chính là một trong những giải pháp được các doanh nghiệp lớn ưa chuộng nhất. Những tính năng vượt trội như cập nhật tiến độ công việc realtime, sắp xếp và báo cáo hiệu quả công việc trực quan, 1Office đã đồng hành cùng hơn 6000 doanh nghiệp lớn trong việc giải quyết những vấn đề họ gặp phải khi quản trị dự án phần mềm.

 Nhận tư vấn miễn phí & Demo phần mềm!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp