Tuyển dụng nhân sự là gì? 6 bước tuyển dụng nhân sự chất lượng

Tuyển dụng nhân sự là quá trình không thể thiếu trong việc xây dựng và phát triển một tổ chức thành công. Để tìm kiếm và thu hút những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng phù hợp với vị trí công việc luôn đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy tuyển dụng nhân sự là gì? Quy trình các bước tuyển dụng nhân sự hiệu quả và chất lượng nhất? Hãy cùng 1Office khám phá ngay bài viết dưới đây!

1. Tuyển dụng nhân sự là gì?

Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những ứng viên phù hợp với vị trí công việc nhằm đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau. Quá trình này có thể bao gồm việc xác định nhu cầu nhân sự, tìm kiếm ứng viên, chọn lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn ra nhân sự phù hợp để gia nhập và làm việc cho tổ chức.

Quá trình tuyển dụng nhân sự thường được bắt đầu từ nhu cầu mở rộng, bổ sung hoặc thay thế nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp, khi tổ chức không đáp ứng đủ yêu cầu công việc hoặc khi có sự phát triển và mở rộng mới. 

Có thể chia quá trình tuyển dụng nhân sự thành hai giai đoạn chính là tuyển mộ nhân lực  và tuyển chọn nhân lực. Dưới đây là sự khác nhau giữa hai giai đoạn:

• Tuyển mộ nhân lực: Là giai đoạn đầu tiên trong quá trình tuyển dụng, nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động để thu hút và thu thập hồ sơ ứng viên. Bằng một số cách như tiến hành quảng cáo vị trí tuyển dụng, đăng thông tin trên các kênh tuyển dụng, thu thập hồ sơ ứng viên và sàng lọc để lựa chọn những ứng viên tiềm năng.
• Tuyển chọn nhân lực: Là giai đoạn tiếp theo sau tuyển mộ, nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động để đánh giá, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp. Qua việc phỏng vấn ứng viên, kiểm tra tham chiếu và thực hiện các hoạt động đánh giá để đưa ra quyết định cuối cùng về việc chọn lựa ứng viên phù hợp nhất.

2. Ý nghĩa của tuyển dụng nhân sự

Đối với doanh nghiệp:

• Đáp ứng nhu cầu nhân lực để thực hiện các hoạt động kinh doanh, phục vụ khách hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Xây dựng được những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng phù hợp nhằm mang lại lợi thế cạnh tranh và khả năng đổi mới cho doanh nghiệp.
• Nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng công việc từ đó doanh nghiệp có thể đạt được sự hiệu quả và tăng cường sự đóng góp vào thành công tổ chức.

Đối với người lao động:

• Tạo ra cơ hội việc làm cho người lao động đồng thời nâng cao thu nhập, phát triển các kỹ năng và cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
• Tìm kiếm các vị trí công việc phù hợp với nhu cầu, kỹ năng và mong muốn của mình từ đó tạo ra sự hài lòng và đồng thuận trong công việc.
• Phát triển nghề nghiệp và mở rộng kỹ năng nhờ việc tiếp cận với các cơ hội học tập, đào tạo và trải nghiệm mới thông qua việc làm trong một tổ chức.

Đối với thị trường lao động:

• Tạo động lực cạnh tranh công bằng giữa các doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.
• Góp phần vào sự phát triển kinh tế, tạo ra việc làm, tăng thu nhập và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong khu vực.

3. 6 bước tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn và hiệu quả

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của mình, bao gồm việc định rõ vị trí cần tuyển, mô tả công việc, kỹ năng cần có, kinh nghiệm yêu cầu và các tiêu chí khác. Tuy nhiên để xác định rõ nhu cầu này, doanh nghiệp có thể dựa vào một số yếu tố sau:

• Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai như mở rộng kinh doanh, dự án mới, thay đổi quy trình làm việc để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực.
• Các vị trí hiện tại có đủ cân đối và phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp bằng cách đo lường hiệu suất, khối lượng công việc hoặc thời gian hoàn thành.
• Tỷ lệ nghỉ việc của từng vị trí, phòng ban, việc làm ngắn hạn, thời vụ hoặc các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực.

Ví dụ: Một công ty phần mềm quyết định tuyển dụng một lập trình viên BackEnd với một số yêu cầu công việc như: 

• Kinh nghiệm ít nhất 2 năm làm việc ở vị trí tương đương.
• Sử dụng thành thạo ngôn ngữ Java.
• Nắm rõ toàn bộ quá trình phát triển Web (thiết kế, phát triển và thực thi)
• Hiểu biết cơ bản về cơ sở dữ liệu và hệ thống: MySQL, MongoDB hay PostgreSQL.

Bước 2: Tìm kiếm và thu hút ứng viên

Sau khi xác định nhu cầu và vị trí cần tuyển dụng, doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm ứng viên phù hợp từ nhiều nguồn khác nhau. Một số hình thức tuyển dụng nhân sự được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng như nguồn giới thiệu từ bạn bè, người thân, các trang web việc làm, mạng xã hội, dịch vụ tuyển dụng, Headhunter hoặc tìm kiếm trong các cộng đồng chuyên ngành.

	Nguồn tuyển dụng nội bộ	Nguồn tuyển dụng bên ngoài
Ưu điểm	Tiết kiệm thời gian và nguồn lực, độ tin cậy và quen thuộc, thúc đẩy phát triển và động lực nội bộ.	Tiếp cận nguồn ứng viên đa dạng, mở rộng tầm nhìn và sự sáng tạo, điều chỉnh cho mục tiêu và yêu cầu công việc cụ thể.
Nhược điểm	Hạn chế trong lựa chọn, rủi ro của việc thay đổi vị trí.	Tốn kém về thời gian và nguồn lực, rủi ro của việc chọn không đúng ứng viên.

Bảng so sánh 2 nguồn tuyển dụng nội bộ & bên ngoài

Ví dụ: Tuyển dụng nhân sự cấp cao bằng cách sử dụng dịch vụ Headhunter để tìm kiếm nhân tài chất lượng. Tuyển dụng vị trí Chuyên viên qua các trang web tuyển dụng như: TopCV, VietNamWorks, CareerBuilder…

Bước 3: Sàng lọc hồ sơ

Sau khi nhận được hồ sơ ứng viên, doanh nghiệp tiến hành sàng lọc để lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Quá trình này bao gồm việc xem xét hồ sơ, kiểm tra kỹ năng, kinh nghiệm làm việc hoặc ứng dụng công nghệ hỗ trợ nhà quản lý sàng lọc và phân loại hồ sơ một cách thông minh và hiệu quả. 

Ví dụ: Công ty phần mềm xem xét và sàng lọc hồ sơ ứng viên bằng phần mềm 1OFFICE HRM nhằm loại bỏ những ứng viên không đáp ứng tiêu chí kinh nghiệm làm việc dưới 1 năm với công nghệ mà công ty đang sử dụng.

Bước 4: Phỏng vấn ứng viên

Các buổi phỏng vấn có thể được tiến hành qua cuộc gặp trực tiếp, video call hoặc qua điện thoại. Trong quá trình phỏng vấn, các câu nhà quản lý còn thắc mắc và chưa được giải đáp trong hồ sơ ứng viên như kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp với văn hóa công ty sẽ được đặt ra. Mục đích chính của cuộc phỏng vấn là giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về ứng viên, đánh giá sự phù hợp với vị trí công việc và khả năng gắn bó lâu dài với công ty.

Một số câu hỏi có thể được đặt ra trong buổi phỏng vấn như:

• Bạn có kinh nghiệm làm việc trong dự án tương tự trước đây không?
• Bạn đã đạt được những thành tựu nào đáng chú ý trong công việc trước đó?
• Trong quá trình làm việc nhóm, bạn thường đóng vai trò nào và làm thế nào để đạt được mục tiêu của nhóm?
• Bạn có khả năng thích nghi và học hỏi nhanh chóng không? Hãy cung cấp một ví dụ.
• Bạn có kế hoạch phát triển cá nhân trong lĩnh vực công việc này không? Hãy chia sẻ về kế hoạch của bạn.
• Làm sao bạn đánh giá thành công trong công việc này?
• Bạn có câu hỏi hoặc yêu cầu gì muốn hỏi về vị trí công việc hay công ty chúng tôi không?

>> Xem thêm: TẢI MIỄN PHÍ: Top 10 PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN chi tiết nhất

Ví dụ: Công ty công nghệ tổ chức cuộc phỏng vấn trực tiếp với các ứng viên đã vượt qua giai đoạn sàng lọc hồ sơ nhằm hỏi thêm về các dự án đã từng tham gia và kiểm tra test kỹ năng lập trình Java.

Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng

Sau quá trình phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ đánh giá và so sánh các ứng viên thủ công hoặc trên phần mềm để ra quyết định tuyển dụng. Doanh nghiệp sẽ ưu tiên lựa chọn ứng viên tốt nhất, phù hợp nhất với yêu cầu công việc và các tiêu chí đã đề ra. Quyết định tuyển dụng có thể là quyết định cuối cùng của nhà tuyển dụng hoặc cần được thông qua các cấp quản lý cao hơn trong công ty.

Ví dụ: Công ty truyền thông đánh giá các ứng viên dựa trên hiệu suất trong cuộc phỏng vấn, khả năng giao tiếp, kinh nghiệm làm việc và tiềm năng phát triển để lựa chọn ba ứng viên phù hợp nhất.

Bước 6: Thông báo kết quả và Onboarding

Cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành thông báo kết quả trúng tuyển cho ứng viên qua email hoặc điện thoại đồng thời tiến hành quá trình Onboarding tại trực tiếp công ty. Quá trình này bao gồm các bước chuẩn bị cho ứng viên trước khi gia nhập, cung cấp thông tin về chính sách, quy trình và giới thiệu văn hóa công ty. 

Ví dụ: Công ty giải pháp phần mềm gửi Email thư mời nhận việc với ứng viên được chọn, thông báo kết quả và cung cấp thông tin về ngày bắt đầu làm việc, các tài liệu cần thiết và quá trình đào tạo sẽ diễn ra.

4. Một số rủi ro trong tuyển dụng nhân sự

Quá trình tuyển dụng nhân sự là một nghiệp vụ quan trọng của các HR và có thể đối diện với nhiều rủi ro tiềm ẩn. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến trong quá trình tuyển dụng nhân sự mà các doanh nghiệp thường mắc phải:

• Sai sót trong việc đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp của vị trí dẫn đến việc chọn ứng viên không phù hợp hoặc bỏ qua ứng viên tiềm năng.
• Thiếu thông tin tham chiếu đầy đủ và chính xác về ứng viên làm nhà tuyển dụng bỏ qua những thông tin quan trọng và cần thiết của ứng viên.
• Phỏng vấn không hiệu quả, không được chuẩn bị kỹ càng, không đưa ra câu hỏi phù hợp hoặc không thể đánh giá đúng năng lực và thái độ của ứng viên.
• Thiếu sự trung thực từ ứng viên, làm mất thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp khi phải tiếp tục quá trình tuyển dụng với ứng viên khác.
• Tốn kém về thời gian và chi phí từ việc quảng cáo, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra tham chiếu cho đến việc triển khai các bước tuyển dụng.

Ví dụ minh họa: Một công ty giải trí tuyển dụng vị trí Trợ lý Giám đốc, sau buổi phỏng vấn công ty gửi email hẹn ngày vào làm và tiến hành từ chối các ứng viên khác cho vị trí này. Nhưng đến ngày nhận việc ứng viên đó lại từ chối gây mất thời gian, nguồn lực và ảnh hưởng đến hiệu suất tuyển dụng.

5. Top 5 lưu ý khi tuyển dụng nhân sự mà HR nên biết

Để giảm thiểu rủi ro trong quá trình tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp cần nắm vững các tiêu chí tuyển dụng, đảm bảo quy trình đánh giá công bằng, chính xác. Đồng thời, HR cần nắm rõ một số lưu ý khi tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân sự như:

5.1 Đưa ra quy trình tuyển dụng chi tiết

Nhà tuyển dụng cần lên kế hoạch, thiết lập quy trình tuyển dụng chi tiết từ bước xác định nhu cầu tuyển dụng đến thông báo kết quả và tiến hành Onboarding. Một quy trình rõ ràng, có sự chuẩn bị giúp đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong việc tuyển dụng nhân sự.

5.2 Mô tả công việc rõ ràng và chi tiết

Đảm bảo rằng bản mô tả công việc được viết một cách rõ ràng và chi tiết với sự tham gia của các bộ phận liên quan. Một bản mô tả đầy đủ cần nêu rõ yêu cầu công việc, kỹ năng, trách nhiệm và quyền hạn của vị trí tuyển dụng. Từ đó giúp nhà tuyển dụng thu hút được những ứng viên phù hợp và đảm bảo ứng viên hiểu rõ vị trí công việc.

5.3 Tuyển dụng nội bộ trước khi tìm kiếm bên ngoài

Doanh nghiệp nên xem xét ưu tiên tuyển dụng nội bộ trước khi mở rộng tìm kiếm ứng viên bên ngoài. Bởi nhân viên hiện tại có thể đã có kiến thức về tổ chức và chính sách ưu tiên nội bộ sẽ giúp tạo động lực và cơ hội thăng tiến cho nhân viên. Đồng thời tiết kiệm thời gian và nguồn lực tìm kiếm ứng viên bên ngoài

5.4 Chọn lọc hồ sơ ứng viên cẩn thận và chính xác

Thực hiện quá trình chọn lọc hồ sơ ứng viên một cách cẩn thận và chính xác (nên sử dụng phần mềm hỗ trợ quá trình tuyển dụng). Đánh giá các yếu tố quan trọng như kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn và sự phù hợp với yêu cầu công việc. Lưu ý tìm hiểu về ứng viên qua việc kiểm tra tham chiếu và phỏng vấn trực tiếp để có cái nhìn toàn diện hơn về khả năng và tính cách của họ.

5.5 Dùng nền tảng công nghệ để tuyển dụng

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình tuyển dụng là một giải pháp hoàn hảo khắc phục tất cả các rủi ro trong quá trình tuyển dụng. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn và cung cấp dữ liệu phân tích để đưa ra quyết định tuyển dụng thông minh.

6. Giải pháp quản lý quy trình tuyển dụng 1Office HRM

Phần mềm quản lý tuyển dụng 1Office HRM tự hào là một giải pháp nằm trong bộ công cụ Quản lý nhân sự toàn diện, được áp dụng trong doanh nghiệp để quản lý quy trình tuyển dụng từ bước tạo đề xuất đến việc đo lường và báo cáo kết quả tuyển dụng một cách hiệu quả. 

• Tạo lập đề xuất tuyển dụng, quản lý và lưu trữ hồ sơ ứng viên ngay trên phần mềm.
• Tự động lọc và phân loại hồ sơ ứng viên theo tiêu chí đề xuất của doanh nghiệp.
• Linh hoạt lựa chọn kênh tuyển dụng, tự động đẩy CV ứng viên lên hệ thống
• Sắp xếp và tạo lịch phỏng vấn một cách hiệu quả, nâng cao hiệu suất tuyển dụng.
• Tự động gửi mail mời phỏng vấn theo quy trình được cài đặt sẵn trên phần mềm.
• Hệ thống báo cáo tự động, đo lường số lượng ứng viên, nguồn tuyển dụng, tỉ lệ chuyển đổi, chi phí tuyển dụng…

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí

Hy vọng qua bài viết này của 1Office đã phần nào giúp doanh nghiệp giải đáp được thắc mắc: Tuyển dụng nhân sự là gì? Vai trò và quy trình tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn, cũng như một số lưu ý cần thiết để có một quá trình tuyển dụng chất lượng và hiệu quả. Từ đó nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm được những ứng viên thích hợp nhất với doanh nghiệp của mình. 

Nếu bạn đang quan tâm: Phần mềm tuyển dụng nhân sự được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng – 1Office HRM. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn