Mẫu thư mời nhận việc [File Word, PDF] – Tải Miễn Phí 2025
Mẫu thư mời nhận việc là biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức. Bộ biểu mẫu này được chuẩn hóa theo quy định, hỗ trợ người dùng thao tác nhanh, chính xác và đầy đủ thông tin.
Mục lục
- 1. Thư mời nhận việc là gì?
- 2. Vai trò của thư mời nhận việc
- 3. Những nội dung cần có trong thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- 4. Ví dụ của một thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- 5. Các tiêu chí của một mẫu thư mời nhận việc chuẩn
- 6. Các mẫu thư mời nhận việc (offer email) chuyên nghiệp
- 7. Câu hỏi thường gặp về mẫu thư mời nhận việc
1. Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc là một văn bản hoặc email mà nhà tuyển dụng gửi cho ứng viên sau khi họ đã vượt qua các vòng phỏng vấn và được chọn để làm việc tại công ty. Thư này được coi là một bước chính thức để thông báo rằng ứng viên đã trúng tuyển và được mời làm việc với các điều kiện và yêu cầu cụ thể.
Trong thư mời nhận việc, ứng viên có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận lời mời bởi họ có nhiều lựa chọn khác ngoài công ty bạn.
Một email đầy đủ thông tin, văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng nhận được sự đồng ý của ứng viên. Mặt khác, email có nội dung chuyên nghiệp còn giảm sự nghi ngại của họ về quyết định sắp tới của mình.
>> Bài viết liên quan:
2. Vai trò của thư mời nhận việc
Vai trò của thư mời nhận việc rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng và khởi đầu mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Dưới đây là những vai trò chính:
2.1. Xác nhận kết quả phỏng vấn
Thư mời nhận việc là sự khẳng định chính thức rằng ứng viên đã vượt qua tất cả các vòng tuyển chọn và được mời tham gia vào đội ngũ công ty. Đây là một cách để nhà tuyển dụng công nhận năng lực và tiềm năng của ứng viên.
2.2. Truyền tải thông tin quan trọng
Thư mời nhận việc cung cấp chi tiết các điều khoản và điều kiện của công việc, như:
- Vị trí công việc
- Mức lương
- Ngày bắt đầu làm việc
- Quyền lợi và phúc lợi
- Thời gian làm việc và thử việc
Điều này giúp ứng viên hiểu rõ những gì họ sẽ được nhận và mong đợi khi làm việc tại công ty.
2.3. Định hình mối quan hệ giữa ứng viên và công ty
Thư mời nhận việc thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của nhà tuyển dụng, đồng thời cũng giúp xây dựng mối quan hệ ban đầu tốt đẹp với ứng viên. Qua thư này, ứng viên có thể cảm nhận được sự cam kết và văn hóa làm việc của công ty.
2.4. Cơ sở cho quá trình đàm phán và quyết định
Trước khi ký hợp đồng lao động chính thức, ứng viên có thể dùng thư mời nhận việc để đàm phán thêm về lương, phúc lợi, hoặc bất kỳ điều kiện nào họ muốn điều chỉnh. Thư mời nhận việc tạo ra cơ hội cho cả hai bên thảo luận và thống nhất các chi tiết trước khi cam kết lâu dài.
2.5. Bảo vệ quyền lợi của cả hai bên
Thư mời nhận việc là một văn bản có giá trị pháp lý, giúp bảo vệ quyền lợi của cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Trong trường hợp có tranh chấp sau này, thư này có thể được sử dụng như một căn cứ để làm rõ các điều khoản ban đầu đã được thỏa thuận.
3. Những nội dung cần có trong thư mời nhận việc chuyên nghiệp
Để soạn một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp, rõ ràng và đáp ứng đủ thông tin cho ứng viên, bạn cần bao gồm các yếu tố quan trọng sau đây:
3.1. Thông tin về vị trí và công ty
- Vị trí công việc: Thư mời phải nêu rõ chức danh mà ứng viên được mời đảm nhận. Ví dụ: Chuyên viên Kinh doanh, Nhân viên Marketing, hoặc Quản lý Dự án.
- Phòng ban làm việc: Xác định rõ phòng ban mà ứng viên sẽ trực thuộc, điều này giúp ứng viên hiểu được vai trò của mình trong cấu trúc công ty.
- Cấp trên trực tiếp: Chỉ rõ người quản lý trực tiếp hoặc người mà ứng viên sẽ báo cáo công việc. Đây là thông tin quan trọng để ứng viên hình dung về môi trường làm việc.
- Giờ làm việc: Cần nêu rõ khung giờ làm việc tiêu chuẩn (ví dụ: từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều, thứ Hai đến thứ Sáu), cũng như các yêu cầu về lịch làm việc linh hoạt hoặc làm thêm giờ (nếu có).
Thông tin công ty: Một vài câu giới thiệu về công ty, văn hóa, tầm nhìn, hoặc các thành tựu nổi bật sẽ giúp ứng viên cảm thấy hứng thú hơn khi nhận thư mời.
3.2. Mức lương và phúc lợi
- Mức lương: Nêu rõ mức lương cơ bản hàng tháng hoặc hàng năm mà ứng viên sẽ nhận, đồng thời cần chỉ rõ là mức lương này đã bao gồm hoặc chưa bao gồm các khoản phụ cấp hoặc thưởng.
- Thưởng và các khoản phụ cấp: Nếu có các khoản thưởng hiệu suất, thưởng dự án, hoặc phụ cấp đi lại, ăn trưa, thì cần liệt kê chi tiết.
- Quyền lợi bảo hiểm: Nêu cụ thể các quyền lợi bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và các bảo hiểm bổ sung khác (nếu có).
- Phúc lợi khác: Thông tin về các phúc lợi đặc biệt như chăm sóc sức khỏe, gói tập gym, chế độ nghỉ phép, hoặc chính sách làm việc từ xa cũng nên được nêu rõ để tăng sức hấp dẫn của thư mời.
3.3. Ngày bắt đầu làm việc và thời gian thử việc
- Ngày bắt đầu làm việc: Chỉ rõ ngày mà ứng viên sẽ chính thức bắt đầu công việc. Thông tin này giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn về mặt thời gian.
- Thời gian thử việc: Nếu có giai đoạn thử việc, hãy nêu rõ thời gian cụ thể (ví dụ: 2 tháng hoặc 3 tháng), kèm theo các điều khoản liên quan, như mức lương trong thời gian thử việc có thay đổi hay không.
- Thời hạn chấp nhận lời mời: Đặt ra một khoảng thời gian để ứng viên xác nhận hoặc từ chối lời mời làm việc. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu phản hồi trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận thư mời.
3.4. Quyền lợi, điều khoản và điều kiện đặc biệt
- Quyền lợi đặc biệt: Liệt kê bất kỳ quyền lợi đặc biệt nào mà công ty cung cấp cho nhân viên, như các gói đào tạo, chính sách phát triển nghề nghiệp, hay các sự kiện nội bộ.
- Điều khoản hợp đồng: Nếu công việc có thời hạn hợp đồng nhất định, hãy chỉ rõ thời hạn của hợp đồng (ví dụ: hợp đồng 1 năm, sau đó có thể gia hạn hoặc chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn).
- Điều kiện làm việc: Đề cập đến bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào liên quan đến công việc, chẳng hạn như cần đi công tác thường xuyên, có khả năng làm việc từ xa, hoặc phải tuân thủ các quy định bảo mật của công ty.
Thư mời nhận việc chứa nội dung liên quan đến công việc sẽ là yếu tố quyết định khá lớn việc ứng viên lựa chọn công ty nào để làm việc. Vì vậy bạn cần lưu ý và chuẩn bị mẫu thư mời thật chu đáo và cẩn thận để giữ chân những ứng viên tài năng cho doanh nghiệp mình.
4. Ví dụ của một thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Vị trí công việc: Nhân viên Phát triển Kinh doanh, làm việc tại Phòng Kinh doanh và báo cáo trực tiếp cho Trưởng Phòng. Thời gian làm việc từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu.
- Mức lương và phúc lợi: Lương cơ bản là 15,000,000 VNĐ/tháng, chưa bao gồm các khoản thưởng doanh số và phụ cấp xăng xe, điện thoại. Công ty cung cấp bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội đầy đủ, kèm theo gói bảo hiểm sức khỏe bổ sung.
- Ngày bắt đầu làm việc: Dự kiến ngày 15/11/2024. Thời gian thử việc là 2 tháng, với mức lương không thay đổi trong giai đoạn thử việc.
- Điều khoản và quyền lợi: Hợp đồng lao động ký kết ban đầu có thời hạn 1 năm, sau đó có thể gia hạn. Nhân viên được nghỉ phép 12 ngày/năm và có cơ hội tham gia các khóa học phát triển kỹ năng.
Những thông tin chi tiết và đầy đủ này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn rõ ràng về công việc và quyền lợi, tạo ấn tượng tích cực và minh bạch trong quá trình tuyển dụng.
5. Các tiêu chí của một mẫu thư mời nhận việc chuẩn
Thư mời nhận việc mang tính đặc thù bởi được sử dụng trong quan hệ giữa doanh nghiệp và người đi phỏng vấn.
Việc tuân thủ những tiêu chuẩn trên sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp cũng như tăng độ tin cậy khi ứng viên lựa chọn công ty làm nơi công tác.
Thông tin đầy đủ: Gồm vị trí công việc, thời gian làm việc, các chế độ đãi ngộ, lương thưởng. Ngoài ra đính kèm bản mềm hợp đồng, những tài liệu cần chuẩn bị trong ngày/tuần làm việc đầu tiên. Ứng viên sẽ xem trước để hiểu về vị trí của mình và dễ dàng đưa ra quyết định hơn.
Thông tin rõ ràng: Thông tin gửi cho ứng viên cần rõ ràng hơn, giúp ứng viên không phải gửi nhiều mail để thắc mắc.
Trình bày chuyên nghiệp: Luôn cách một dòng giữa các đoạn. Một đoạn không nên quá 4 dòng, một câu không nên quá 1,5 dòng. Phông chữ bạn chọn nên là phông hiện đại, không có chân,…
Văn phong, ngôn từ: Cá nhân hóa, phù hợp với mọi đối tượng. Đừng quên dùng văn phong riêng phù hợp với định vị hình ảnh của doanh nghiệp.
Uy tín giữa doanh nghiệp và ứng viên sẽ càng gia tăng khi doanh nghiệp cho họ thấy rõ sự tôn trọng, lịch sự và chuyên nghiệp trên nhiều phương diện. Một thư mời nhận việc rõ ràng, đáp ứng đủ tiêu chí về độ tin cậy, mạch lạc, chỉn chu sẽ khiến ứng viên có cảm tình và tăng khả năng quyết định nhận việc.
6. Các mẫu thư mời nhận việc (offer email) chuyên nghiệp
Nhà tuyển dụng có thể xem mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp mà 1Office giới thiệu dưới đây hoặc sử dụng tính năng quản lý tuyển dụng của 1Office để tạo lập thư mời dễ dàng.
6.1. Mẫu thư mời nhận việc số 1
Tải ngay mẫu thư mời nhận việc số 1 TẠI ĐÂY
6.2. Mẫu thư mời nhận việc số 2
Tải ngay mẫu thư mời nhận việc số 2 TẠI ĐÂY
6.3. Mẫu thư mời nhận việc số 3
Tải ngay mẫu thư mời nhận việc số 3 TẠI ĐÂY
6.4. Mẫu thư mời nhận việc số 4
Tải ngay mẫu thư mời nhận việc số 4 TẠI ĐÂY
7. Câu hỏi thường gặp về mẫu thư mời nhận việc
Mẫu thư mời nhận việc có bắt buộc dùng theo quy định pháp luật không?
Không. Pháp luật không quy định mẫu cố định cho thư mời nhận việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên dùng mẫu chuẩn để đảm bảo tính chuyên nghiệp, tránh thiếu thông tin quan trọng như: vị trí, mức lương, ngày nhận việc, chế độ thử việc, và người quản lý trực tiếp.
Thư mời nhận việc có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động không?
Thư mời nhận việc không thay thế hợp đồng lao động. Đây chỉ là văn bản thông báo chính thức về việc công ty đồng ý tuyển ứng viên. Hợp đồng lao động chính thức sẽ được ký sau khi ứng viên xác nhận và hoàn tất thủ tục nhận việc.
Ứng viên có bắt buộc phải ký xác nhận thư mời nhận việc không?
Không bắt buộc, nhưng rất nên ký xác nhận để hai bên thống nhất về thời gian, mức lương, chế độ thử việc. Xác nhận giúp công ty dễ dàng sắp xếp onboarding, bàn giao thiết bị và chuẩn bị hồ sơ nhân sự.
Thư mời nhận việc có thể gửi qua email không?
Có. Thư mời nhận việc hiện nay thường được gửi qua email để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, nội dung phải rõ ràng, trình bày chuẩn, và có phần yêu cầu ứng viên phản hồi xác nhận.
Có cần đóng dấu công ty trong thư mời nhận việc không?
Không bắt buộc. Nếu gửi qua email, đa phần doanh nghiệp chỉ cần chữ ký của HR hoặc người quản lý. Nếu gửi bản giấy, có thể đóng dấu để tăng tính trang trọng.
Mức lương ghi trong thư mời nhận việc có phải mức lương bắt buộc sau này không?
Thông thường có. Mức lương trong thư mời nhận việc là phần cam kết ban đầu. Tuy nhiên, mức lương chính xác sẽ được chốt chính thức trong hợp đồng lao động, có thể điều chỉnh nếu hai bên thống nhất lại.
Nếu ứng viên không thể đi làm đúng ngày ghi trong thư mời nhận việc thì sao?
Ứng viên có thể yêu cầu dời ngày nhận việc. HR cần ghi nhận lại bằng email hoặc cập nhật lại thư mời nếu cần để tránh hiểu nhầm hoặc chồng chéo lịch onboarding.
1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin để tham khảo các mẫu thư mời nhận việc, góp phần giúp bạn gây ấn tượng tốt và giữ chân những nhân viên tiềm năng cho doanh nghiệp mình. Để nhận được đầy đủ bộ tài liệu chi tiết về biểu mẫu hồ sơ nhân sự, thư mời nhận việc, .. bạn có thể để lại thông tin dưới nút “Nhận tư vấn miễn phí” ở ngay bên dưới.
Đọc thêm:
EVP là gì? Tại sao EVP là chìa khóa xây dựng thương hiệu tuyển dụng?
