Mục lục

Tóm tắt nhanh

  • Quy trình thanh toán trong doanh nghiệp thường gồm 6 bước: Lập đề nghị → Kiểm tra chứng từ → Phê duyệt → Thực hiện thanh toán → Hạch toán, đối soát → Lưu trữ hồ sơ.
  • Hồ sơ và chứng từ: Mỗi khoản chi cần có chứng từ phù hợp với nghiệp vụ, đồng thời đáp ứng các điều kiện thanh toán theo quy định hiện hành.
  • Phân quyền phê duyệt: Doanh nghiệp cần xác định rõ thẩm quyền theo giá trị khoản chi và phân tách trách nhiệm giữa người đề nghị, người duyệt và người chi.
  • Kiểm soát rủi ro: Việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu công nợ và lưu trữ hồ sơ giúp hạn chế thanh toán trùng, sai sót và chậm trễ.
  • Tối ưu quy trình: Chuẩn hóa biểu mẫu, thiết lập KPI và số hóa luồng phê duyệt giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

Giới thiệu

Một khoản thanh toán chậm phê duyệt, thiếu chứng từ hoặc chưa được đối soát kịp thời có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và tiến độ hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xây dựng quy trình thanh toán rõ ràng là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát các khoản chi và xác định trách nhiệm của từng bộ phận.

Vậy quy trình thanh toán trong doanh nghiệp gồm những bước nào, cần chuẩn bị chứng từ gì và phân quyền phê duyệt ra sao? Trong bài viết này, 1Office sẽ hướng dẫn chi tiết 6 bước thực hiện, đồng thời chia sẻ mẫu quy trình và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động thanh toán.

1. Quy trình thanh toán trong doanh nghiệp là gì? 

Quy trình thanh toán trong doanh nghiệp là trình tự xử lý một khoản chi, bắt đầu từ việc lập đề nghị thanh toán, kiểm tra chứng từ, phê duyệt đến chi tiền, hạch toán, đối soát và lưu trữ hồ sơ.

Tổng quan quy trình thanh toán
5 yếu tố giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động thanh toán

Quy trình này giúp doanh nghiệp xác định rõ khoản tiền được chi cho mục đích gì, ai có trách nhiệm kiểm tra và ai có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện thanh toán.

1.1. Vai trò của quy trình thanh toán đối với doanh nghiệp 

Một quy trình thanh toán được xây dựng rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền ra, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận. 

Các vai trò chính của quy trình thanh toán bao gồm:

  • Kiểm soát ngân sách và khoản chi: Quy trình xác định căn cứ thanh toán, kiểm tra giá trị khoản chi và đối chiếu với ngân sách được phân bổ trước khi chi trả.
  • Thiết lập cơ chế phê duyệt: Quy trình quy định thẩm quyền xét duyệt theo giá trị và tính chất khoản thanh toán, đảm bảo các khoản chi được chấp thuận đúng cấp quản lý.
  • Phân định trách nhiệm thực hiện: Quy trình xác định nhiệm vụ của người đề nghị, bộ phận kế toán, người phê duyệt và người thực hiện chi trả.
  • Kiểm soát chứng từ thanh toán: Quy trình thiết lập yêu cầu về hồ sơ, căn cứ kiểm tra và điều kiện thực hiện giao dịch, giúp phát hiện những sai sót trước khi thanh toán.
  • Theo dõi và đối soát giao dịch: Quy trình quy định cách ghi nhận, đối chiếu và lưu trữ thông tin thanh toán, tạo cơ sở cho việc hạch toán, kiểm tra công nợ và truy xuất chứng từ.

Việc thiết lập đầy đủ các chức năng trên giúp doanh nghiệp tăng cường kiểm soát nội bộ, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý chi phí trong quá trình vận hành. 

1.2. Các loại thanh toán phổ biến trong doanh nghiệp

Tùy theo mục đích sử dụng ngân sách, doanh nghiệp có thể phân chia các khoản chi thành những nhóm thanh toán khác nhau. Việc phân loại từ đầu giúp xác định đúng hồ sơ cần chuẩn bị và phương thức kiểm soát phù hợp.

Loại thanh toán Trường hợp áp dụng Yêu cầu kiểm soát Ví dụ
Thanh toán cho nhà cung cấp Chi trả tiền mua hàng hóa, thiết bị hoặc dịch vụ Đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận hoặc nghiệm thu Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu theo hóa đơn của nhà cung cấp
Tạm ứng – hoàn ứng Nhân viên nhận tiền trước để thực hiện công việc hoặc đề nghị hoàn lại khoản đã chi Theo dõi số tiền tạm ứng, chứng từ thực chi và thời hạn quyết toán Tạm ứng 5 triệu đồng cho nhân viên đi công tác, sau đó đối chiếu chi phí thực tế để hoàn ứng
Thanh toán chi phí nhỏ Các khoản chi thường xuyên, giá trị thấp phục vụ hoạt động doanh nghiệp Kiểm tra chứng từ, hạn mức và phương thức thanh toán Chi tiền mua văn phòng phẩm, nước uống hoặc vật dụng phụ vụ công việc

Với khoản thanh toán cho nhà cung cấp, doanh nghiệp cần đối chiếu chứng từ với các bước mua hàng trước thanh toán, từ đặt hàng, giao nhận đến nghiệm thu để bảo đảm khoản chi có đầy đủ căn cứ.

2. Quy trình 6 bước thanh toán trong doanh nghiệp 

Quy trình thanh toán trong doanh nghiệp thường được tổ chức thành 6 bước. Mỗi bước cần xác định rõ người phụ trách, nội dung công việc và kết quả đầu ra để bảo đảm khoản chi được xử lý thống nhất.

Quy trình thanh toán 6 bước
Sơ đồ 6 bước thanh toán từ lập đề nghị đến lưu trữ hồ sơ

2.1. Bước 1: Lập đề nghị thanh toán

Một đề nghị thanh toán cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

  • Nội dung thanh toán: Nêu rõ mục đích và lý do phát sinh khoản chi.
  • Số tiền đề nghị: Ghi chính xác giá trị cần thanh toán và bộ phận chịu chi phí.
  • Thông tin người thụ hưởng: Cung cấp tên cá nhân hoặc đơn vị nhận tiền, thông tin tài khoản nếu thanh toán qua ngân hàng.
  • Chứng từ đính kèm: Chuẩn bị hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc các tài liệu liên quan tùy theo nghiệp vụ.

Để thống nhất biểu mẫu sử dụng, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu giấy đề nghị thanh toán và điều chỉnh theo quy chế nội bộ.

2.2. Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và chứng từ

Sau khi tiếp nhận đề nghị, bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và phù hợp của các chứng từ liên quan.

Nhân viên kế toán cần đối chiếu các nội dung:

  • Thông tin thanh toán: Đối chiếu số tiền, mục đích chi trả và thông tin người nhận.
  • Chứng từ liên quan: Kiểm tra sự thống nhất giữa giấy đề nghị, hóa đơn, hợp đồng và biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu khi có yêu cầu.
  • Ngân sách: Xác nhận khoản chi phù hợp với ngân sách được phân bổ hoặc đã được chấp thuận.
  • Điều kiện thanh toán: Kiểm tra phương thức chi trả và các yêu cầu liên quan đến chứng từ theo quy định hiện hành.

Trường hợp hồ sơ thiếu chứng từ hoặc có thông tin chưa thống nhất, kế toán cần thông báo rõ nội dung cần bổ sung để bộ phận đề nghị hoàn thiện trước khi chuyển sang bước phê duyệt.

2.3. Bước 3: Phê duyệt thanh toán

Khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu kiểm tra, người có thẩm quyền tiến hành xem xét các yếu tố:

  • Tính cần thiết
  • Giá trị khoản chi
  • Mức độ phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Tùy theo hạn mức được quy định trong quy chế nội bộ, đề nghị thanh toán có thể được gửi đến người có thẩm quyền phê duyệt, như:  

  • Trưởng bộ phận
  • Kế toán trưởng
  • Giám đốc 
  • Người được ủy quyền

Quyết định phê duyệt cần ghi nhận rõ người thực hiện, thời điểm và nội dung được chấp thuận.

Đối với những khoản chi chưa đủ điều kiện phê duyệt, người có thẩm quyền cần nêu rõ lý do từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh để bộ phận liên quan kịp thời xử lý.

2.4. Bước 4: Thực hiện thanh toán

Căn cứ hồ sơ đã được phê duyệt, kế toán thanh toán hoặc thủ quỹ thực hiện chi trả theo số tiền và phương thức đã được chấp thuận. Trước khi giao dịch, người phụ trách cần kiểm tra lại thông tin người thụ hưởng và đối chiếu với hồ sơ thanh toán.

Tùy theo tính chất khoản chi, doanh nghiệp có thể áp dụng hai hình thức phổ biến:

  • Thanh toán chuyển khoản: Kế toán lập ủy nhiệm chi hoặc thực hiện giao dịch qua ngân hàng, đồng thời lưu giữ chứng từ xác nhận chuyển tiền.
  • Thanh toán tiền mặt: Thủ quỹ thực hiện xuất quỹ theo phiếu chi đã được phê duyệt và ghi nhận thông tin giao nhận tiền theo quy định.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức chi trả phù hợp với quy định hiện hành, đặc biệt đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2.5. Bước 5: Hạch toán và đối soát

Sau khi khoản chi được thực hiện, kế toán ghi nhận nghiệp vụ theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, đồng thời đối chiếu giao dịch thực tế với hồ sơ thanh toán.

Đối với giao dịch chuyển khoản, kế toán cần kiểm tra chứng từ ngân hàng và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp khi có phát sinh. 

Việc theo dõi các khoản phải trả cũng cần được thực hiện nhất quán với hoạt động quản lý công nợ, giúp doanh nghiệp xác định những khoản đã thanh toán và nghĩa vụ còn tồn đọng. 

Nếu xuất hiện chênh lệch về số tiền hoặc thông tin giao dịch, bộ phận phụ trách cần xác định nguyên nhân và phối hợp xử lý trước khi hoàn tất hồ sơ.

2.6. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ thanh toán

Và khi hoàn tất thanh toán và đối soát, bộ phận kế toán cần tập hợp, phân loại và lưu trữ chứng từ có hệ thống để phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và quyết toán.

Các công việc cần thực hiện bao gồm:

  • Hoàn thiện hồ sơ: Tập hợp giấy đề nghị thanh toán, chứng từ phê duyệt, hóa đơn và chứng từ chi trả có liên quan.
  • Phân loại và đánh mã: Sắp xếp hồ sơ theo thời gian, bộ phận, nhà cung cấp hoặc loại khoản chi để thuận tiện cho việc tra cứu.
  • Lưu trữ đúng quy định: Bảo quản chứng từ theo chế độ kế toán hiện hành và quy chế nội bộ, đảm bảo khả năng truy xuất khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra.

Đối với chứng từ đã số hóa, doanh nghiệp có thể áp dụng các nguyên tắc phân loại và tra cứu hồ sơ điện tử để giảm thời gian tìm kiếm và hỗ trợ công tác kiểm tra, đối chiếu.

3. Hồ sơ và chứng từ cần có trong quy trình thanh toán

Một bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát tính hợp lệ của khoản chi, thực hiện hạch toán và đáp ứng các điều kiện liên quan đến thuế. 

3.1. Bộ chứng từ thanh toán theo từng loại khoản chi

Doanh nghiệp nên thiết lập danh mục chứng từ riêng cho từng nhóm thanh toán, giúp nhân viên chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu và hỗ trợ kế toán kiểm tra thuận tiện hơn.

Loại thanh toán Chứng từ thường sử dụng
Thanh toán nhà cung cấp
  • Giấy đề nghị thanh toán
  • Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
  • Hóa đơn
  • Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu
  • Chứng từ thanh toán
Tạm ứng – hoàn ứng
  • Giấy đề nghị tạm ứng
  • Chứng từ nhận tiền
  • Hóa đơn hoặc chứng từ thực chi
  • Giấy thanh toán tạm ứng
Thanh toán chi phí nhỏ
  • Giấy đề nghị hoặc phiếu đề xuất theo quy chế nội bộ
  • Hóa đơn/chứng từ liên quan
  • Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản

Để giảm thiểu sai sót, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist kiểm tra hồ sơ trước khi phê duyệt:

  • Khoản chi có nội dung và mục đích rõ ràng.
  • Thông tin người nhận tiền chính xác.
  • Giá trị thanh toán thống nhất giữa các chứng từ.
  • Hồ sơ có đầy đủ tài liệu theo loại nghiệp vụ.
  • Khoản chi phù hợp với ngân sách hoặc đã được chấp thuận theo quy chế.
  • Phương thức thanh toán đáp ứng những điều kiện áp dụng.

3.2. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành

Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, để đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ những trường hợp được quy định riêng.

Thanh toán từ 5 triệu
Ngưỡng giá trị và các lưu ý về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Các điều kiện và yêu cầu cụ thể bao gồm:

  • Giá trị giao dịch: Áp dụng với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT.
  • Chứng từ thanh toán: Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ; việc nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không đáp ứng điều kiện này.
  • Mua nhiều lần trong ngày: Các khoản mua từ cùng một người bán có tổng giá trị từ 5 triệu đồng/ngày cũng thuộc phạm vi áp dụng.
  • Thanh toán qua nhân viên: Giao dịch mua hộ và hoàn trả cho nhân viên cần đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
  • Mua trả chậm, trả góp: Doanh nghiệp cần lưu giữ hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán phù hợp với thời hạn chi trả.

3.3. Lưu ý khi sử dụng biểu mẫu chứng từ kế toán năm 2026

Bên cạnh điều kiện thanh toán, doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống biểu mẫu theo chế độ kế toán đang áp dụng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, văn bản có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và được áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau thời điểm này. 

Khi xây dựng bộ biểu mẫu thanh toán, doanh nghiệp cần chú ý:

  • Lựa chọn biểu mẫu phù hợp: Doanh nghiệp sử dụng mẫu chứng từ tương ứng với chế độ kế toán và nghiệp vụ phát sinh.
  • Bảo đảm nội dung chứng từ: Biểu mẫu cần thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật về kế toán.
  • Điều chỉnh theo nhu cầu quản lý: Doanh nghiệp có thể bổ sung hoặc sửa đổi biểu mẫu hướng dẫn để phù hợp với quy trình nội bộ, đồng thời bảo đảm tính hợp lệ của chứng từ.

Việc thống nhất biểu mẫu giúp các bộ phận lập hồ sơ thuận tiện hơn, đồng thời hỗ trợ kế toán kiểm tra, hạch toán và lưu trữ thông tin thanh toán.

4. Cách thiết lập thẩm quyền phê duyệt thanh toán

Thẩm quyền phê duyệt cần được xác định theo chức năng quản lý, giá trị khoản chi và mức độ rủi ro của từng nghiệp vụ. Khi trách nhiệm được phân định rõ, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí hiệu quả hơn và hạn chế tình trạng hồ sơ phải chuyển qua nhiều cấp không cần thiết.

4.1. Phân định trách nhiệm của các bộ phận liên quan

Mỗi cá nhân tham gia quy trình cần được giao nhiệm vụ cụ thể để bảo đảm các khoản thanh toán có đầy đủ căn cứ kiểm tra và phê duyệt.

Vai trò Trách nhiệm chính
Người đề nghị thanh toán Xác định nhu cầu chi, lập đề nghị và cung cấp chứng từ
Trưởng bộ phận Xác nhận sự cần thiết và tính phù hợp của khoản chi với hoạt động bộ phận
Kế toán thanh toán Kiểm tra hồ sơ, thực hiện nghiệp vụ kế toán và theo dõi giao dịch
Kế toán trưởng Kiểm soát chứng từ, ngân sách và các nội dung thuộc thẩm quyền
Giám đốc hoặc người được ủy quyền Xem xét, phê duyệt khoản chi theo hạn mức được giao
Thủ quỹ hoặc người thực hiện Chi trả theo hồ sơ đã được phê duyệt

Doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách phân công theo quy mô tổ chức, nhưng cần bảo đảm trách nhiệm của từng vị trí được quy định rõ trong quy chế nội bộ.

4.2. Xây dựng ma trận phê duyệt theo giá trị khoản chi

Ma trận phê duyệt sẽ giúp xác định cấp quản lý có thẩm quyền đối với từng nhóm thanh toán. Vậy nên, khi thiết lập hạn mức phê duyệt, doanh nghiệp cần cân nhắc:

  • Quy mô ngân sách
  • Cơ cấu tổ chức 
  • Mức độ rủi ro của từng khoản chi

Việc phân quyền cũng nên gắn với hoạt động chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp để bảo đảm trách nhiệm và thẩm quyền được thống nhất giữa các bộ phận. 

Giả định về một cách phân quyền mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

Giá trị khoản chi Cấp phê duyệt tham khảo
Dưới 5 triệu đồng Trưởng bộ phận
Từ 5 đến dưới 20 triệu đồng Trưởng bộ phận và kế toán trưởng
Từ 20 đến dưới 100 triệu đồng Bổ sung giám đốc hoặc người được ủy quyền
Từ 100 triệu đồng trở lên Giám đốc hoặc tổng giám đốc theo quy chế

Để xây dựng hệ thống phê duyệt thống nhất, doanh nghiệp nên kết hợp phân quyền với việc chuẩn hóa trách nhiệm, điểm chuyển giao và thời hạn xử lý trong từng công đoạn.

4.3. Nguyên tắc tách biệt người đề nghị, người duyệt và người chi

Việc phân định rõ trách nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường kiểm soát nội bộ, hạn chế sai sót và bảo đảm tính minh bạch trong quá trình xử lý các khoản chi. Cụ thể: 

  • Người đề nghị chịu trách nhiệm giải trình nhu cầu và cung cấp hồ sơ thanh toán.
  • Người phê duyệt đánh giá tính cần thiết, giá trị khoản chi và thẩm quyền quyết định.
  • Người thực hiện thanh toán kiểm tra hồ sơ đã được duyệt trước khi chi tiền.
  • Bộ phận kế toán đối chiếu giao dịch và lưu giữ chứng từ để phục vụ kiểm tra.

Đối với doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ, cơ chế kiểm tra chéo hoặc đối soát sau thanh toán có thể được áp dụng để tăng cường kiểm soát.

5. Những sai sót thường gặp trong quy trình thanh toán

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng hồ sơ thiếu chứng từ, khoản chi bị phê duyệt sai thẩm quyền hoặc giao dịch chưa được đối soát đầy đủ. 

6 sai sót cần tránh
6 sai sót phổ biến và hướng khắc phục tương ứng

Việc nhận diện nguyên nhân và xây dựng biện pháp xử lý phù hợp sẽ giúp hạn chế những rủi ro phát sinh.

Sai sót Nguyên nhân thường gặp Cách khắc phụ 
Hồ sơ thiếu chứng từ Nhân viên chưa có hướng dẫn thống nhất về bộ hồ sơ cần chuẩn bị Xây dựng checklist chứng từ theo từng loại thanh toán
Phê duyệt sai thẩm quyền Doanh nghiệp chưa quy định rõ hạn mức và cấp xét duyệt Thiết lập ma trận phân quyền bằng văn bản
Thanh toán trùng Khi khoản chi chưa được đánh dấu đã thanh toán hoặc thiếu bước đối chiếu công nợ Quản lý hồ sơ theo mã và kiểm tra trạng thái trước khi chi
Chậm xử lý đề nghị Hồ sơ chuyển qua nhiều cấp, chưa có thời hạn cụ thể Quy định thời gian xử lý và người phụ trách từng khâu
Lựa chọn phương thức chi trả chưa phù hợp Kế toán chưa đối chiếu điều kiện thanh toán theo quy định Kiếm tra giá trị và phương thức thanh toán trước khi thực hiện
Khó truy xuất hồ sơ Chứng từ được lưu rải rác tại nhiều bộ phận Thống nhất mã hồ sơ và tổ chức lưu trữ tập trung

Doanh nghiệp nên ưu tiên khắc phục những sai sót có tần suất cao hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, nghĩa vụ thuế và công tác kiểm soát nội bộ.

6. Giải pháp tối ưu quy trình thanh toán trong doanh nghiệp

Sau khi xây dựng trình tự thanh toán và cơ chế phê duyệt, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả vận hành để phát hiện những công đoạn gây chậm trễ hoặc phát sinh sai sót.

Ba hướng cải tiến có thể triển khai gồm chuẩn hóa thời hạn xử lý, theo dõi các chỉ số hiệu quả và số hóa công việc phê duyệt.

6.1. Chuẩn hóa thời hạn xử lý và cơ chế phối hợp

Một quy trình thanh toán có đầy đủ các bước vẫn có thể phát sinh chậm trễ nếu các bộ phận chưa thống nhất thời hạn xử lý hoặc trách nhiệm bàn giao hồ sơ.

Để cải thiện tình trạng này, doanh nghiệp nên:

  • Quy định thời hạn xử lý: Xác định thời gian dự kiến cho các công đoạn kiểm tra, phê duyệt và chi trả.
  • Thống nhất biểu mẫu: Hướng dẫn rõ những thông tin và chứng từ cần chuẩn bị theo từng loại khoản chi.
  • Theo dõi trạng thái: Phân biệt hồ sơ mới tiếp nhận, đang kiểm tra, chờ duyệt, đã phê duyệt và đã thanh toán.
  • Thiết lập cơ chế phản hồi: Yêu cầu người xử lý ghi rõ lý do khi trả lại hoặc từ chối hồ sơ.
  • Xác định đầu mối phối hợp: Phân công người phụ trách để hạn chế tình trạng hồ sơ bị chuyển qua nhiều bộ phận mà chưa được xử lý.

Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo cách xây dựng quy trình làm việc để chuẩn hóa việc phối hợp giữa các phòng ban và theo dõi tiến độ công việc.

6.2. Đo lường hiệu quả bằng các chỉ số KPI

Các chỉ số sẽ KPI giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ xử lý, chất lượng hồ sơ và khả năng kiểm soát khoản chi trong từng giai đoạn.

5 KPI quản lý thanh toán
5KPI đánh giá hiệu quả quy trình thanh toán

Tùy theo nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn những chỉ số sau:

Chỉ số KPI Cách đo lường Mục đích 
Thời gian xử lý thanh toán trung bình Tổng thời gian xử lý các hồ sơ đã hoàn tất / Tổng số hồ sơ hoàn tất Đánh giá tốc độ xử lý
Tỷ lệ hồ sơ bị trả lại Số hồ sơ bị trả lại / Tổng số hồ sơ tiếp nhận × 100% Theo dõi chất lượng hồ sơ đầu vào
Tỷ lệ thanh toán đúng hạn Số khoản thanh toán đúng hạn / Tổng số khoản đến hạn × 100% Đánh giá tiến độ chi trả
Số giao dịch sai sót Tổng số giao dịch có sai sót được phát hiện trong kỳ Theo dõi chất lượng kiểm soát
Tỷ lệ hồ sơ lưu trữ đầy đủ Số hồ sơ đầy đủ chứng từ / Tổng số hồ sơ hoàn tất × 100% Đánh giá chất lượng lưu trữ

Bên cạnh các chỉ số về thời gian xử lý và tỷ lệ hồ sơ sai sót, doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách. 

Việc kết hợp dữ liệu thanh toán với hoạt động tối ưu hóa chi phí sẽ giúp nhà quản lý nhận diện những khoản chi chưa hợp lý và xác định hướng cải thiện phù hợp. 

6.3. Số hóa quy trình đề nghị và phê duyệt thanh toán với 1Office

Khi số lượng đề nghị thanh toán tăng lên, việc trao đổi hồ sơ qua giấy tờ, email hoặc ứng dụng nhắn tin có thể khiến kế toán gặp khó khăn trong theo dõi trạng thái xử lý. Người quản lý cũng mất thời gian xác định hồ sơ đang chờ ở bộ phận nào và nguyên nhân chậm phê duyệt.

Số hóa phê duyệt với 1Office
Mô hình quản lý luồng đề nghị và phê duyệt thanh toán trên 1Office

Để giải quyết những vấn đề này, phần mềm quản lý quy trình của 1Office là một lựa chọn đáng cân nhắc cho doanh nghiệp, với các khả năng hỗ trợ tổ chức và giám sát luồng công việc nội bộ:

  • Thiết lập luồng xử lý: Doanh nghiệp có thể cấu hình các bước công việc và điều kiện chuyển tiếp theo quy trình thực tế.
  • Phân công trách nhiệm: Hệ thống hỗ trợ giao việc theo vị trí, phòng ban và người phụ trách.
  • Chuẩn hóa biểu mẫu: Thông tin được nhập theo biểu mẫu gắn với từng bước quy trình.
  • Theo dõi tiến độ: Người quản lý có thể kiểm tra tình trạng xử lý và các công việc đang chờ.
  • Hỗ trợ phê duyệt: Doanh nghiệp có thể tổ chức luồng xét duyệt và sử dụng những khả năng liên quan đến ký số, chứng từ theo phạm vi tính năng được triển khai.

Bên cạnh đó, 1Office còn tích hợp hệ sinh thái AI Agents, hỗ trợ truy xuất, phân tích dữ liệu và theo dõi tiến độ công việc, giúp nhà quản lý chủ động nắm bắt tình trạng xử lý các đề nghị. 

Đặc biệt, với nền tảng No-code, doanh nghiệp có thể tự thiết lập, tùy chỉnh luồng đề nghị thanh toán, phê duyệt đơn từ và phân công trách nhiệm thông qua thao tác kéo – thả trực quan, không cần kiến thức lập trình. 

Việc số hóa giúp doanh nghiệp quản lý công việc phê duyệt tập trung, giảm thao tác theo dõi thủ công và tạo điều kiện kiểm soát trách nhiệm giữa các bộ phận. 

Đăng ký demo 1Office để tìm hiểu cách thiết lập luồng đề nghị và phê duyệt thanh toán phù hợp với quy chế vận hành của doanh nghiệp.

➤ Đăng ký Demo 1Office trải nghiệm tính năng

7. Câu hỏi thường gặp về quy trình thanh toán trong doanh nghiệp

Khi triển khai quy trình thanh toán, doanh nghiệp có thể gặp những tình huống phát sinh liên quan đến hồ sơ, phương thức chi trả và tiến độ xử lý. Dưới đây là giải đáp cho năm câu hỏi thường gặp.

7.1. Đề nghị thanh toán và đề nghị tạm ứng khác nhau thế nào?

Đề nghị thanh toán được lập để xin phê duyệt chi trả hoặc hoàn lại một khoản chi có căn cứ liên quan. Trong khi đó, đề nghị tạm ứng được sử dụng khi nhân viên cần nhận tiền trước để thực hiện công việc và sau đó quyết toán bằng chứng từ thực chi.

Với khoản chi cần ứng tiền trước, doanh nghiệp nên hướng dẫn nhân viên chuẩn bị hồ sơ xin tạm ứng đầy đủ thông tin về mục đích sử dụng, số tiền và thời hạn quyết toán.

7.2. Hồ sơ thanh toán thiếu chứng từ có được phê duyệt không?

Hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu cần được bổ sung theo quy định của doanh nghiệp trước khi hoàn tất phê duyệt. Người phụ trách nên xác định rõ chứng từ còn thiếu, thông báo cho bộ phận đề nghị và ghi nhận trạng thái xử lý để tránh kéo dài thời gian thanh toán.

7.3. Doanh nghiệp cần làm gì khi phát hiện thanh toán trùng?

Khi phát hiện thanh toán trùng, kế toán cần đối chiếu chứng từ và giao dịch thực tế để xác định nguyên nhân, số tiền và bên nhận thanh toán. Doanh nghiệp sau đó phối hợp với bên liên quan để thu hồi hoặc xử lý khoản chi, đồng thời điều chỉnh sổ sách và hồ sơ theo kết quả thực tế.

7.4. Khoản thanh toán dưới 5 triệu đồng có được chi bằng tiền mặt không?

Khoản mua hàng hóa, dịch vụ dưới 5 triệu đồng có thể được thanh toán bằng tiền mặt nếu đáp ứng các điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày từ một người bán có tổng giá trị đạt ngưỡng và các quy định liên quan đến khấu trừ thuế GTGT.

7.5. Thời gian phê duyệt thanh toán trong doanh nghiệp là bao lâu?

Thời gian phê duyệt phụ thuộc vào quy chế nội bộ, giá trị khoản chi, số cấp xét duyệt và mức độ đầy đủ của hồ sơ. Doanh nghiệp nên quy định thời hạn xử lý cho từng công đoạn để chủ động theo dõi, hạn chế hồ sơ tồn đọng và bảo đảm tiến độ chi trả.

Kết luận

Chuẩn hóa quy trình thanh toán trong doanh nghiệp là cơ sở để kiểm soát các khoản chi, phân định trách nhiệm và nâng cao tính minh bạch trong quản trị tài chính. Khi hồ sơ, thẩm quyền phê duyệt và tiến độ xử lý được quản lý thống nhất, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc hạn chế sai sót và kiểm soát dòng tiền.

Để quy trình vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần thống nhất biểu mẫu, phân định trách nhiệm và thường xuyên đánh giá tiến độ xử lý. Khi nhu cầu quản lý ngày càng tăng, 1Office luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong việc số hóa luồng đề nghị, phê duyệt và theo dõi thanh toán, từ đó giảm bớt thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.

➤ Đăng ký Tư vấn Miễn phí