13 cách tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp giúp vượt bão suy thoái

Trong bối cảnh thị trường đầy cạnh tranh hiện nay, vệc tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp đòi hỏi sự kỹ tính, sáng tạo và hiểu biết sâu sắc về các quy trình hoạt động của tổ chức. Trong bài viết này, 1Office sẽ chỉ cho doanh nghiệp các chiến lược hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí một cách thông minh, từ đó mang lại những lợi ích to lớn cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1. Tối ưu hoá chi phí là gì?

Tối ưu hóa chi phí là quá trình giảm thiểu chi phí để đạt được lợi ích tối đa mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Việc tối ưu hóa chi phí không chỉ giúp giảm gánh nặng tài chính mà còn góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh, cải thiện lợi nhuận và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2. Phân biệt tối ưu hóa chi phí và cắt giảm chi phí

Hai chiến lược phổ biến được áp dụng để tối ưu nguồn lực tài chính là tối ưu hóa chi phí và cắt giảm chi phí. Mặc dù cả hai đều nhằm mục đích giảm thiểu chi phí, nhưng chúng có cách tiếp cận, phạm vi và hiệu quả khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai chiến lược này.

	Tối ưu hóa chi phí	Cắt giảm chi phí
Mục tiêu	Tối đa hóa giá trị đạt được trên mỗi đồng chi phí bỏ ra bằng cách nâng cao, tối ưu hóa quy trình, cách thức	Giảm thiểu số tiền tiêu dùng bằng cách cắt giảm hoặc loại bỏ các khoản chi
Thời gian	Dài hạn, liên tục	Ngắn hạn, tức thì
Phạm vi	Toàn diện, tập trung vào tối ưu hóa tài nguyên và nguồn lực, thuộc tất cả các khía cạnh của tổ chức	Tập trung vào cắt giảm các hoạt động không cần thiết, một số lĩnh vực cụ thể
Hiệu quả	Bền vững, tạo ra giá trị lâu dài trong việc tăng cường hiệu suất.	Nhanh chóng giảm chi phí, nhưng có thể gây ảnh hưởng tiêu cực về lâu dài
Ví dụ	Sử dụng công nghệ mới để tăng năng suất, cải thiện quy trình,…	Giảm số lượng nhân viên, cắt giảm dịch vụ phụ trợ,…

Như vậy, tối ưu hóa chi phí là một quá trình toàn diện, dài hạn nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, trong khi cắt giảm chi phí chỉ là giải pháp ngắn hạn, tập trung vào việc cắt bỏ các khoản chi phí.

3. 13 chiến thuật tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp

3.1 Tối ưu hóa chi phí đầu vào

Chi phí đầu vào bao gồm nguyên liệu, năng lượng và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Để tối ưu chi phí cho các nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động:

# Tìm kiếm nguồn cung cấp mới với chi phí thấp hơn:

• Tiến hành khảo sát và so sánh giá cả, điều kiện giao hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
• Đàm phán, thương lượng để được giá tốt hơn từ nhà cung cấp hiện tại.
• Xem xét khả năng đàm phán với nhà cung cấp để được giảm giá theo khối lượng hoặc ký kết hợp đồng dài hạn.

# Tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho:

• Thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Áp dụng phương pháp Just-in-Time (JIT) để giảm chi phí bảo quản và giảm thiểu hàng tồn kho.
• Định kỳ rà soát, kiểm kê hàng tồn kho, thanh lý những sản phẩm lạc hậu, hư hỏng.

# Tìm kiếm các nguồn nguyên liệu thay thế:

• Đánh giá khả năng thay thế nguyên vật liệu hiện tại bằng các loại nguyên liệu khác với chi phí thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Nghiên cứu, thử nghiệm các nguồn nguyên liệu thay thế để đánh giá tính khả thi.
• Xây dựng kế hoạch chuyển đổi nguồn nguyên liệu một cách có hệ thống.

3.2 Xây dựng định mức chi phí

Định mức chi phí là công cụ quản lý giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản chi. Định mức cần dựa trên phân tích dữ liệu chi phí thực tế và so sánh với chuẩn mực ngành để xác định các khoản chi hợp lý và loại bỏ những khoản chi không cần thiết.

Tham khảo: Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì? Cách hạch toán & Quy định pháp luật liên quan

Để xây dựng được bản định mức chi phí, bạn cần đảm bảo các yếu tố:

# Xác định định mức chi phí cho từng hoạt động:

• Phân tích và xác định định mức chi phí cho từng hoạt động, quy trình trong doanh nghiệp.
• Thiết lập định mức chi phí tiêu chuẩn dựa trên thực tế hoạt động và năng suất lao động.
• Đảm bảo định mức chi phí phù hợp với năng lực và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp.

# Giám sát và kiểm soát chi phí theo định mức:

• Định kỳ rà soát, cập nhật định mức chi phí phù hợp với tình hình thực tế.
• Xây dựng hệ thống báo cáo và giám sát chi phí để kịp thời phát hiện và điều chỉnh.
• Tổ chức đào tạo, tuyên truyền định mức chi phí đến toàn thể nhân viên.

# Xây dựng cơ chế khen thưởng, động viên khi đạt định mức:

• Xây dựng chính sách khen thưởng, động viên cho các bộ phận, cá nhân đạt và vượt định mức chi phí.
• Tạo động lực để nhân viên chủ động tìm kiếm giải pháp tối ưu hóa chi phí.
• Khen thưởng kịp thời, công khai các cá nhân, bộ phận có thành tích xuất sắc.

3.3 Sử dụng các kênh tiếp thị miễn phí nhưng hiệu quả

Các kênh tiếp thị miễn phí như mạng xã hội, blog, và email marketing là công cụ hữu hiệu để quảng bá thương hiệu mà không tốn kém. Doanh nghiệp cần xây dựng nội dung chất lượng, tương tác với khách hàng và tận dụng tối đa các nền tảng này để tiết kiệm chi phí tiếp thị.

3.4 Tối ưu chi phí nguồn nhân lực

Tận dụng tài nguyên nhân lực hiện có một cách thông minh và hiệu quả là một bước quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí. Có thể bao gồm việc đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu hóa lịch trình làm việc để tránh lãng phí thời gian, và tối ưu hóa cơ cấu nhân sự để đảm bảo rằng mỗi người đều đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Để tối ưu chi phí nguồn nhân lực, bạn có thể thực hiện các hoạt động sau: 

# Rà soát, đánh giá nhu cầu và hiệu quả nhân sự:

• Phân tích cơ cấu nhân sự, năng lực và hiệu quả làm việc của từng vị trí.
• Xác định các vị trí dư thừa hoặc không cần thiết, cân nhắc giảm biên chế.
• Đánh giá mức độ cần thiết của các vị trí để quyết định giữ lại hoặc tinh giản.

# Tối ưu hóa cơ cấu và quy trình quản lý nhân sự:

• Rà soát, cải tiến quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.
• Xây dựng chính sách lương, thưởng, phúc lợi cạnh tranh, gắn liền với kết quả công việc.
• Áp dụng các công cụ, phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.

Tham khảo:

• 25+ Phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất năm 2024
• Top 10 Phần mềm quản lý Nhân sự HRM tốt nhất hiện nay
• 10 Phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ tốt nhất 2024

3.5 Outsource các công việc ngắn hạn

Lợi ích của việc này mà các chủ doanh nghiệp có thể nhận thấy bao gồm sự linh hoạt, tăng năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí. Nhân viên làm việc từ xa giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan đến thiết bị văn phòng, tiện ích và thuê không gian văn phòng lớn.

Theo khảo sát, những người làm việc từ xa ít căng thẳng hơn, tập trung tốt hơn và tạo ra năng suất cao hơn. Họ cũng có kỹ năng công nghệ tốt, tham vọng và định hướng kết quả rõ ràng.

3.6 Tự động hóa, quy trình hóa các tác vụ lặp lại

Áp dụng tự động hóa và quy trình hóa các tác vụ lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lao động. Các công nghệ như: BPA (Business Process Automation) có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình như: Xử lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý quy trình,…

3.7 Cải tiến quy trình phối hợp giữa các bộ phận

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc và nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra. Theo thời gian, khi doanh nghiệp mở rộng, bộ máy nhân sự và khối lượng công việc cũng tăng lên tương ứng.

Nếu các quy trình không được hợp lý hóa, sẽ có nhiều thao tác không cần thiết phát sinh, lãng phí nhân sự và gây ra xung đột trong các công đoạn. Điều này dẫn đến chi phí phát sinh thêm và trở thành chi phí ẩn.

Ví dụ: Khi việc giao sản phẩm đến tay khách hàng bị chậm trễ nhiều lần, trải nghiệm của khách hàng sẽ bị giảm xuống mức thấp, thậm chí là tiêu cực. Dù có thể lý do là quá trình vận chuyển gặp vấn đề, nhà cung cấp có sự cố, hay nhân viên nghỉ ốm, khách hàng vẫn khó thông cảm vì điều này ảnh hưởng đến kinh tế của họ. Những hệ lụy kéo theo bao gồm mất khách hàng, doanh thu sụt giảm và danh tiếng bị ảnh hưởng.

3.8 Số hóa văn phòng, hạn chế giấy tờ, hồ sơ vật lý

Những chi phí này ban đầu có vẻ nhỏ, nhưng chúng có thể tích lũy thành một khoản chi phí kinh doanh đáng kể. Giấy, mực, bưu phí, và vật tư gửi thư có thể được thay thế bằng hóa đơn kỹ thuật số, hệ thống thanh toán trực tuyến và công cụ tạo tài liệu chuyên nghiệp.

Bằng cách hạn chế sử dụng giấy tờ (trừ khi việc in ấn là không thể tránh khỏi), bạn có thể tiết kiệm tới 60% chi phí văn phòng phẩm cho mỗi nhân viên mỗi tháng. Ngoài ra, việc này còn thân thiện với môi trường, giúp tiết kiệm không gian văn phòng khỏi hàng tấn giấy in, mà sớm hay muộn cũng sẽ bị loại bỏ.

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!

Số hóa văn phòng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ mà còn tăng cường bảo mật và khả năng truy cập thông tin. Sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây và phần mềm quản lý tài liệu để tối ưu hóa công việc.

3.9 Tối ưu các khoản chi tiêu không cần thiết

Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu không cần thiết là cách hiệu quả để giảm chi phí. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ các khoản chi và loại bỏ những khoản không mang lại giá trị hoặc có thể thay thế bằng giải pháp rẻ hơn.

Sau khi thực hiện cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện. Thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh để đảm bảo rằng chi tiêu được quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

3.10 Tối ưu nguồn chi phí “Tài Nguyên Nhàn Rỗi”

Tài nguyên nhàn rỗi là một chi phí ẩn phổ biến trong doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc, trong khi nhân viên dành đến 22% thời gian cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí.

Mặc dù không trực tiếp tiêu thụ tài nguyên của công ty, nhưng tài nguyên nhàn rỗi vẫn là tài sản. Doanh nghiệp phải trả lương cho nhân viên và chịu chi phí khấu hao và bảo trì thiết bị. Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Nhà quản lý cần đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên này.

3.11 Xây dựng hệ thống quản lý, kiểm soát chất lượng

Doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ, phần mềm quản lý doanh nghiệp chất lượng để theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất, cung ứng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể quản lý chất lượng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống kiểm tra, đánh giá chất lượng định kỳ. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các vấn đề, lỗi và khắc phục chúng kịp thời.

Sau khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp cần liên tục cải thiện chất lượng theo phản hồi từ khách hàng, thị trường. Thường xuyên đánh giá, điều chỉnh để đảm bảo rằng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng.

3.12 Hạn chế đầu tư dàn trải

Việc tập trung vào thế mạnh và thu hẹp phạm vi đầu tư là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện lợi nhuận. Bằng cách giới hạn các loại dịch vụ cung cấp và loại dự án chấp nhận, doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả hơn và tạo ra thành quả chất lượng cao hơn.

Một phương pháp khác để tập trung kinh doanh là trở thành nhà thầu phụ. Tận dụng tối đa năng lực làm việc của doanh nghiệp bằng cách ký hợp đồng thầu phụ bất cứ khi nào có thể. Nhiều dự án hơn sẽ mang lại nhiều doanh thu hơn, trong khi chi phí thầu phụ thấp hơn sẽ giúp tối ưu hóa lợi nhuận.

3.13 Tối ưu cơ hội kinh doanh

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân tích thị trường, đối tác tiềm năng để xác định cơ hội kinh doanh. Nắm bắt nhu cầu, xu hướng thị trường để phát triển sản phẩm, dịch vụ phù hợp.

Sau khi xác định cơ hội, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng cạnh tranh, điểm mạnh, yếu của mình so với đối thủ. Xác định chiến lược kinh doanh phù hợp để tối ưu hóa cơ hội và đạt được lợi ích cao nhất.

Dựa trên phân tích, doanh nghiệp cần phát triển sản phẩm, dịch vụ mới phù hợp với cơ hội kinh doanh. Đầu tư nghiên cứu, phát triển để đáp ứng nhu cầu thị trường và tạo ra lợi ích cạnh tranh.

4. Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin tổng quan về tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp, cách phân biệt nó với việc cắt giảm chi phí cũng như 13 chiến thuật tối ưu hóa chi phí giúp doanh nghiệp ổn định nguồn lực tài chính, thêm cơ hội đầu tư, phát triển. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc áp dụng chiến lược tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp của mình.