Tải mẫu hóa đơn bán hàng cập nhật 2026 (Excel, Word, PDF)

Tóm tắt nhanh

Bài viết tổng hợp thông tin tải mẫu hóa đơn bán hàng cập nhật 2026, kèm hướng dẫn sử dụng và những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh:

• Mẫu hóa đơn bán hàng 2026: Tổng hợp mẫu Excel, Word, PDF và mẫu đơn giản, dễ chỉnh sửa, in ấn.
• Quy định mới về hóa đơn: Phân biệt các loại hóa đơn và cập nhật quy định áp dụng từ 01/07/2026.
• Hướng dẫn lập hóa đơn: Cách điền thông tin, tính giá trị thanh toán, chỉnh sửa và lưu trữ chứng từ.
• Lưu ý khi sử dụng: Các lỗi thường gặp, cách xử lý và checklist kiểm tra trước khi hoàn tất hóa đơn.

Giới thiệu

Một mẫu hóa đơn bán hàng phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian lập chứng từ, tính toán và đối chiếu giao dịch hằng ngày. Vậy làm thế nào để lựa chọn biểu mẫu vừa dễ sử dụng, vừa đáp ứng nhu cầu quản lý thực tế? 

Trong bài viết này, 1Office tổng hợp các lựa chọn tải mẫu hóa đơn bán hàng Excel, Word, PDF cập nhật 2026, kèm hướng dẫn điền thông tin, ví dụ minh họa và những lưu ý quan trọng theo quy định có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. 

1. Hóa đơn bán hàng là gì và có gì thay đổi từ 01/07/2026?

1.1. Khái niệm & quy định từ 1/7/2026 về hóa đơn bán hàng

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn bán hàng ghi nhận các thông tin như người bán, người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng giá trị giao dịch.

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực. Căn cứ vào mục đích sử dụng, có thể chia thành hai nhóm sau: 

• Hóa đơn bán hàng theo quy định của pháp luật về thuế: là loại hóa đơn được lập, phát hành theo quy định, có giá trị pháp lý tương ứng khi đáp ứng đầy đủ điều kiện.
• Mẫu hóa đơn bán hàng thông thường: là biểu mẫu do cửa hàng hoặc doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận, xác nhận và đối chiếu giao dịch. Mẫu này không mặc nhiên thay thế hóa đơn điện tử hợp lệ.

Những thay đổi này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung khi sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

• Đối tượng sử dụng: Lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử có mã, không có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, phù hợp với điều kiện áp dụng.
• Nội dung hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, giá trị thanh toán và các nội dung liên quan theo quy định.
• Đăng ký sử dụng: Thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định nếu thuộc đối tượng áp dụng.
• Xử lý sai sót: Thực hiện điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý hóa đơn điện tử đã lập theo đúng quy trình.
• Dữ liệu điện tử: Đáp ứng các yêu cầu về định dạng, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn.

Khi lựa chọn hình thức chứng từ, doanh nghiệp cần phân biệt hóa đơn được lập trực tiếp dưới dạng dữ liệu điện tử với bản scan hoặc file PDF được tạo từ hóa đơn giấy.

Việc chuyển chứng từ giấy sang file điện tử không mặc nhiên khiến chứng từ đó trở thành hóa đơn điện tử hợp lệ.

1.2. Phân biệt hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT và phiếu bán lẻ

Dù thường xuất hiện trong cùng một quy trình bán hàng, ba loại chứng từ này có mục đích và phạm vi sử dụng khác nhau.

Ngoài việc xác định đúng loại hóa đơn, doanh nghiệp cần tổ chức quá trình luân chuyển chứng từ từ đặt hàng đến thu tiền để thông tin giao dịch được đối chiếu thống nhất giữa bộ phận bán hàng và kế toán.

Ví dụ: Một cửa hàng có thể sử dụng phiếu bán lẻ để nhân viên và khách hàng đối chiếu sản phẩm đã mua. Tuy nhiên, khi giao dịch phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử, cửa hàng vẫn phải thực hiện theo quy định tương ứng.

Do đó, trước khi tải mẫu hóa đơn bán hàng, người sử dụng cần xác định mục đích lập chứng từ để lựa chọn đúng loại biểu mẫu.

2. Tổng hợp mẫu hóa đơn bán hàng 2026 chuẩn, dễ chỉnh sửa

Các mẫu hóa đơn bán hàng thường được thiết kế dưới định dạng Excel, Word hoặc PDF, phù hợp với từng nhu cầu như nhập liệu, tính toán, in ấn và lưu trữ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn dựa trên số lượng giao dịch và cách thức quản lý chứng từ.

Bảng so sánh lựa chọn mẫu hóa đơn bán hàng

2.1. Tải mẫu hóa đơn bán hàng Excel có công thức tính tự động

Mẫu hóa đơn bán hàng Excel phù hợp với doanh nghiệp và cửa hàng thường xuyên phải lập bảng kê hàng hóa, tính tổng giá trị đơn hàng hoặc quản lý nhiều sản phẩm trong cùng giao dịch.

Khi phát sinh nhiều đơn hàng, việc tổng hợp và đối chiếu giao dịch trên bảng tính giúp người phụ trách kiểm tra dữ liệu trước khi đưa vào từng biểu mẫu.

Tải ngay mẫu hóa đơn bán hàng file Excel

Thông thường, mẫu Excel gồm thông tin người bán, người mua và bảng chi tiết hàng hóa.

Công thức tính cơ bản:

Thành tiền = Số lượng × Đơn giá

Tổng thanh toán = Tổng thành tiền – Giảm giá + Các khoản cộng thêm (nếu có)

Khi sử dụng, cần kiểm tra công thức, định dạng số và cách làm tròn để hạn chế sai lệch trong quá trình tổng hợp.

2.2. Tải mẫu hóa đơn bán hàng Word dễ dàng tùy chỉnh

Mẫu hóa đơn bán hàng Word phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng hoặc đơn vị có nhu cầu điều chỉnh bố cục biểu mẫu theo đặc thù hoạt động.

Tải mẫu hóa đơn bán hàng file Word

2.3. Mẫu hóa đơn bán hàng PDF tiện lợi khi in ấn

Mẫu hóa đơn bán hàng PDF phù hợp với nhu cầu lưu trữ, chia sẻ và in chứng từ có bố cục cố định.

Tải mẫu hóa đơn bán hàng file PDF

Đối với mẫu PDF không có trường nhập liệu, người dùng cần chỉnh sửa trên file gốc hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ trước khi xuất bản hoàn chỉnh.

2.4. Mẫu hóa đơn bán hàng đơn giản dành cho cửa hàng, hộ kinh doanh

Với cửa hàng bán lẻ và hộ kinh doanh có nhu cầu ghi nhận giao dịch nhanh, biểu mẫu đơn giản giúp giảm thao tác nhập liệu mà vẫn thể hiện các thông tin cần thiết để đối chiếu.

Tải mẫu hóa đơn bán hàng đơn giản, dễ tùy chỉnh

Một mẫu thông thường có thể gồm:

• Tên và thông tin liên hệ của cửa hàng.
• Ngày giao dịch và mã phiếu nội bộ.
• Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng và đơn giá.
• Thành tiền và tổng thanh toán.
• Ghi chú giao hàng hoặc thanh toán.

Nếu việc giao hàng diễn ra sau thời điểm ghi nhận giao dịch, cửa hàng nên sử dụng thêm chứng từ xác nhận nội dung giao hàng để theo dõi số lượng, tình trạng hàng hóa và thông tin người nhận.

3. Một mẫu hóa đơn bán hàng cần có những thông tin gì?

Một mẫu hóa đơn bán hàng nên thể hiện rõ thông tin các bên, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ và giá trị thanh toán để phục vụ đối chiếu. Đối với hóa đơn điện tử hợp lệ, các trường thông tin phải đáp ứng quy định tại Điều 10 và các phụ lục liên quan của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

3.1. Thông tin người bán và người mua

Thông tin người bán giúp xác định đơn vị phát sinh giao dịch; thông tin người mua phục vụ việc đối chiếu, giao nhận và quản lý chứng từ.

Đối với hóa đơn điện tử, yêu cầu ghi thông tin người mua có thể khác nhau tùy loại giao dịch và các trường hợp đặc thù được pháp luật quy định.

3.2. Thông tin hàng hóa và giá trị thanh toán

Khi tải mẫu hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra các trường thông tin về hàng hóa, dịch vụ và giá trị thanh toán để đảm bảo ghi nhận giao dịch chính xác.

Các trường thông tin thường gồm:

• Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn vị tính và số lượng.
• Đơn giá và thành tiền.
• Khoản giảm giá, chiết khấu nếu có.
• Thuế suất, tiền thuế theo loại hóa đơn và trường hợp áp dụng.
• Tổng số tiền thanh toán.

Tên hàng hóa, dịch vụ nên được ghi cụ thể và thống nhất với dữ liệu bán hàng để thuận tiện kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng.

Đối với giao dịch giao hàng theo nhiều đợt, doanh nghiệp nên đối chiếu số lượng và tình trạng hàng đã được bên nhận xác nhận với thông tin chứng từ bán hàng để phát hiện chênh lệch nếu có.

3.3. Chữ ký, thời điểm lập và mã cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử, các trường thông tin liên quan đến thời điểm lập, ký số và mã của cơ quan thuế cần được xử lý theo quy định áp dụng.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra phương thức xác thực người ký trên chứng từ điện tử trong các trường hợp sử dụng chữ ký số.

Cụ thể các thông tin gồm có:

• Thời điểm lập hóa đơn: Xác định theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn đối với từng loại giao dịch.
• Chữ ký điện tử: Thực hiện theo yêu cầu đối với loại hóa đơn và trường hợp tương ứng.
• Mã cơ quan thuế: Được thể hiện đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Thông tin nhận diện hóa đơn: Bao gồm số hóa đơn, ký hiệu và các thông tin theo định dạng quy định.

Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số của người mua không nhất thiết phải có, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận hoặc có quy định áp dụng khác.

4. Hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng chính xác, nhanh chóng

Sau khi tải mẫu hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp cần nắm rõ cách điền thông tin và thực hiện từng bước để hạn chế sai sót. Dưới đây là hướng dẫn lập hóa đơn chi tiết cùng những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử.

4.1. Cách ghi thông tin người bán và người mua

Trước tiên, người lập cần xác định chính xác thông tin của các bên tham gia giao dịch.

• Bước 1: Điền tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán theo thông tin đăng ký.
• Bước 2: Nhập thông tin người mua dựa trên dữ liệu được cung cấp, phù hợp với yêu cầu của loại chứng từ.
• Bước 3: Kiểm tra tính thống nhất giữa thông tin trên hóa đơn với đơn hàng, hợp đồng hoặc hồ sơ khách hàng.

Với hóa đơn điện tử, nếu người mua là người tiêu dùng không cung cấp đầy đủ thông tin, việc thể hiện thông tin người mua cần tuân thủ các trường hợp được quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

4.2. Cách điền hàng hóa, số lượng, đơn giá và thành tiền

Sau khi hoàn tất thông tin các bên, người lập tiến hành nhập chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ.

Quy trình cơ bản gồm các bước:

• Bước 1: Ghi tên hàng hóa, dịch vụ phù hợp với giao dịch thực tế.
• Bước 2: Xác định đơn vị tính và số lượng.
• Bước 3: Nhập đơn giá tương ứng.
• Bước 4: Tính thành tiền của từng mặt hàng.
• Bước 5:Tổng hợp giá trị thanh toán và kiểm tra các khoản điều chỉnh nếu có.

Đối với file Excel, có thể sử dụng công thức nhân số lượng với đơn giá để tự động tính thành tiền, đồng thời dùng hàm SUM để tổng hợp giá trị các dòng.

4.3. Ví dụ minh họa cách lập hóa đơn bán hàng hoàn chỉnh

Giả sử một cửa hàng văn phòng phẩm cần lập mẫu ghi nhận giao dịch bán hàng với thông tin như sau:

Thông tin giao dịch minh họa

• Người bán: Cửa hàng Văn phòng phẩm A.
• Người mua: Công ty B.
• Ngày giao dịch: 26/10/2026.
• Nội dung: Mua văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh.

Tổng giá trị hàng hóa: 760.000 đồng (Bảy trăm sáu mươi nghìn đồng)

4.4. Cách chỉnh sửa, lưu trữ và in ấn mẫu hóa đơn bán hàng

Sau khi lập biểu mẫu hoặc tải mẫu hóa đơn bán hàng bên trên, doanh nghiệp nên kiểm tra và lưu trữ theo một quy trình thống nhất để thuận tiện tra cứu.

Đối với Excel hoặc Word:

• Kiểm tra thông tin trước khi lưu.
• Sử dụng tên file có ngày giao dịch hoặc mã đơn hàng.
• Hạn chế chỉnh sửa ngoài ý muốn bằng cách phân quyền truy cập phù hợp.
• Xuất PDF nếu cần giữ ổn định bố cục khi chia sẻ.

Đối với PDF:

• Kiểm tra kích thước giấy và nội dung hiển thị.
• Đảm bảo bảng hàng hóa không bị cắt khi in.
• Lưu bản hoàn chỉnh trong thư mục quản lý chứng từ.

Doanh nghiệp có nhiều giao dịch nên xây dựng quy tắc đặt tên, phân loại và lưu trữ tài liệu theo thời gian, khách hàng hoặc mã giao dịch để thuận tiện tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

5. Những lưu ý quan trọng để sử dụng hóa đơn bán hàng đúng quy định

Trước khi tải mẫu hóa đơn bán hàng và sử dụng, doanh nghiệp cần xác định đúng mục đích lập chứng từ để hạn chế sai sót. Đối với giao dịch bắt buộc lập hóa đơn điện tử, cần tuân thủ các quy định về hình thức, nội dung, thời điểm lập và xử lý sai sót.

5.1. Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán thuộc đối tượng áp dụng phải lập hóa đơn điện tử, trừ các trường hợp không phải sử dụng theo quy định.

Các hình thức hóa đơn điện tử được áp dụng theo điều kiện cụ thể, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh cần xác định hình thức phù hợp với hoạt động của mình, đồng thời thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng theo quy định.

Với đơn vị bán lẻ có sử dụng phần mềm tại quầy, cần kiểm tra khả năng kết nối dữ liệu bán hàng với hóa đơn điện tử để lựa chọn công cụ đáp ứng nhu cầu vận hành và các yêu cầu áp dụng.

5.2. Các lỗi thường gặp khi lập hóa đơn bán hàng và cách khắc phục

Trong quá trình lập hóa đơn, những sai sót về thông tin người mua, hàng hóa hoặc giá trị thanh toán có thể ảnh hưởng đến việc đối chiếu, kê khai và quản lý chứng từ.

Đặc biệt, với hóa đơn điện tử đã phát hành, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp xử lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Không tự ý sửa trực tiếp dữ liệu hóa đơn đã phát hành trên bản PDF hoặc file lưu trữ.

Khi cần ghi nhận thông tin sai lệch giữa các bên, doanh nghiệp nên xác nhận thông tin trong hóa đơn cần điều chỉnh. Việc có phải lập biên bản hay không và cách xử lý hóa đơn cần căn cứ vào quy định đang áp dụng cho từng trường hợp.

5.3. Checklist kiểm tra thông tin trước khi hoàn tất hóa đơn

Trước khi hoàn tất chứng từ, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist dưới đây để giảm sai sót:

• Đã kiểm tra tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Đã đối chiếu thông tin người mua theo yêu cầu áp dụng.
• Đã xác nhận tên hàng hóa, số lượng và đơn giá.
• Đã kiểm tra thành tiền, thuế và tổng thanh toán nếu có.
• Đã xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.
• Đã kiểm tra loại hóa đơn và yêu cầu về ký số, mã cơ quan thuế.
• Đã rà soát dữ liệu trước khi phát hành.
• Đã thực hiện lưu trữ theo quy trình phù hợp.

Checklist này có thể áp dụng trong quy trình kiểm tra nội bộ, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên tham gia tiếp nhận đơn hàng, lập chứng từ và xác nhận thanh toán.

6. Số hóa quản lý bán hàng và chứng từ hiệu quả cùng 1Office

Một mẫu hóa đơn bán hàng chuẩn giúp doanh nghiệp thống nhất cách ghi nhận giao dịch. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, bài toán quản trị không dừng ở việc lập chứng từ chính xác mà còn nằm ở khả năng kiểm soát toàn bộ dòng chảy dữ liệu từ bán hàng đến thanh toán, công nợ và báo cáo quản trị.

Trên thực tế, một giao dịch có thể đi qua nhiều bộ phận như kinh doanh, kế toán và quản lý. Mỗi khâu sử dụng một hệ thống hoặc bảng dữ liệu riêng khiến cho:

• Thông tin bị đứt đoạn
• Nhân sự phải nhập liệu nhiều lần
• Đối chiếu thủ công 
• Mất thời gian xác định trách nhiệm khi quy trình bị chậm trễ

Khi số lượng giao dịch tăng, những điểm nghẽn này trực tiếp ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng và khả năng kiểm soát dòng tiền. Đây cũng là lúc doanh nghiệp cần chú trọng quản lý công nợ để theo dõi các khoản phải thu và chủ động kế hoạch thanh toán. 

1Office giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này bằng nền tảng quản trị All-in-one, kết hợp AI Agents, Automation và No-code, đưa dữ liệu bán hàng và các quy trình liên quan về một hệ thống quản lý thống nhất.

Cụ thể, với 1Office, doanh nghiệp có thể:

Quản lý xuyên suốt quy trình bán hàng: 

Tự động hóa luồng xử lý và phê duyệt: 

• Thiết lập luồng giao việc, xét duyệt và gửi thông báo tự động.
• Tự động chuyển bước theo điều kiện xác định, đảm bảo công việc được xử lý đúng người, đúng thời điểm.

Khai thác AI Agent trong quản trị: 

• Truy xuất, tổng hợp và phân tích dữ liệu quản trị.
• Tạo báo cáo và cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định.
• Giảm thời gian xử lý các công việc lặp lại.

Chủ động thiết kế quy trình với No-code: 

• Tự thiết kế biểu mẫu, trường dữ liệu và luồng phê duyệt mà không cần lập trình.
• Xây dựng ứng dụng quản lý theo đặc thù doanh nghiệp.
• Linh hoạt điều chỉnh quy trình khi nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Thông qua việc kết nối dữ liệu, con người và quy trình trên cùng một nền tảng, 1Office giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý chứng từ riêng lẻ sang vận hành dựa trên dữ liệu, tăng khả năng kiểm soát, rút ngắn thời gian phối hợp và tạo tiền đề mở rộng quy mô bền vững.

➤ Đăng ký trải nghiệm Demo 1Office 

7. Câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn bán hàng

Dưới đây là giải đáp nhanh cho những thắc mắc thường gặp khi sử dụng và quản lý hóa đơn bán hàng.

7.1. Có thể sử dụng chung một mẫu hóa đơn bán hàng cho nhiều chi nhánh không?

Có, đối với mẫu quản lý nội bộ, miễn là thể hiện rõ thông tin chi nhánh phát sinh giao dịch. Với hóa đơn điện tử, cần tuân thủ quy định về chủ thể lập và đăng ký sử dụng hóa đơn.

7.2. Khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin thì xử lý thế nào khi xuất hóa đơn?

Trong trường hợp đủ điều kiện theo quy định, hóa đơn có thể ghi “Bán cho người tiêu dùng” hoặc không cần thể hiện một số thông tin người mua. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại giao dịch trước khi lập.

7.3. Khách hàng trả lại hàng sau khi đã xuất hóa đơn thì xử lý ra sao?

Doanh nghiệp cần đối chiếu hóa đơn gốc, xác nhận hàng trả và thực hiện lập, điều chỉnh hóa đơn theo quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch.

7.4. Có cần lưu trữ hóa đơn bán hàng sau khi giao cho khách không? Nếu có thì bao lâu?

Có. Hóa đơn thuộc loại tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính thường phải lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Thời hạn cụ thể phụ thuộc loại chứng từ và quy định áp dụng.

7.5. Có thể gửi hóa đơn bán hàng qua email hoặc Zalo thay vì in giấy không?

Có. Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử qua email, Zalo hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR tra cứu phù hợp, bảo đảm người mua có thể tiếp nhận và truy xuất hóa đơn hợp lệ.

Kết luận 

Tải mẫu hóa đơn bán hàng phù hợp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa thông tin giao dịch, thuận tiện trong việc lập và quản lý chứng từ. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, việc kết nối dữ liệu và kiểm soát quy trình trên một hệ thống thống nhất sẽ trở thành yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả vận hành. 

Đừng để những quy trình thủ công làm chậm tốc độ phát triển của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm Demo 1Office để bắt đầu hành trình quản trị tinh gọn và hiệu quả hơn!

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng