Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA

Mẫu KPI của nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA có nội dung như thế nào? Bạn hiểu gì về vị trí của một BA trong doanh nghiệp? Hãy cùng 1Office tìm hiểu về vị trí này để nhanh chóng xây dựng được mẫu đánh giá KPI hiệu quả nhất.

1. Mẫu KPI được xác định qua bản mô tả công việc của Nhân viên BA

Mẫu KPI muốn chính xác, thực tế thì trước tiên bạn cần hiểu về công việc hàng ngày của nhân viên Phân tích nghiệp vụ. Chắc hẳn mỗi chúng ta đều nghe đến từ “BA” trong dự án về phần mềm. Vậy BA là gì? Muốn trở thành BA cần có kĩ năng nào đặc biêt?

Cần làm rõ vai trò của họ trong dự án để xây dựng mẫu KPI của BA

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên IT System chính xác nhất

1.1 Nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA là ai?

Nhân viên Phân tích nghiệp vụ còn có tên tiếng Anh là Business Analyst (BA). Họ chính là người ở giữa, làm cầu nối giữa khách hàng với nhân viên kĩ thuật, kinh doanh trong doanh nghiệp. Hiện nay, Nhân viên Phân tích nghiệp vụ được chia thành 3 lĩnh vực chính:

• Management Analyst;
• Data Analyst;
• Systems Analyst.

1.2 Bản mô tả công việc phổ biến của nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA

Luôn đảm bảo bộ phận sản xuất và phát triển sản phẩm hiểu rõ yêu cầu của khách hàng đưa ra chính là công việc chính của một Business Analyst. Mặt khác, một BA còn có trách nhiệm quản lý, tạo ra tài liệu nghiệp vụ cần thiết của dịch vụ/ sản phẩm/ dự án. Cụ thể như sau:

BA cần khơi gợi nhu cầu, đề xuất giải pháp hoàn thiện dịch vụ phù hợp với khách hàng

• Tìm hiểu nghiệp vụ, thu thập thông tin từ phía khách hàng/ nội bộ công ty;

• Hỗ trợ trong việc định hướng yêu cầu của sản phẩm cho khách hàng/nội bộ công ty;

• Tạo lập và quản lý hệ thống tài liệu:

• Danh sách các tính năng (Feature List)
• Tài liệu đặc tả hệ thống (System Requirement Specification)
• Kịch bản chi tiết (Use case detail)
• Danh sách kịch bản sử dụng (Use case list)
• Bố cục sản phẩm (Wire frame)…
• Ràng buộc nghiệp vụ (General Business Rules).

• Knowledge Transfer: Chịu trách nhiệm tìm hiểu trong các buổi bàn giao nghiệp vụ;

• Lên ý tưởng cho giao diện tạo mock-up sản phẩm;

• Hỗ trợ Quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, xác định phạm vi công việc của dự án, ước lượng công việc;

• Hỗ trợ Quản lý dự án trong việc nghiệm thu sản phẩm;

• Hỗ trợ Quản lý dự án trong việc xác định phân tích phản hồi của khách hàng/nội bộ công ty

• Làm cầu nối giữa bộ phận sản xuất và phát triển sản phẩm với khách hàng hoặc nội bộ công ty.

• Hỗ trợ nhóm kiểm thử sản phẩm.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên kế toán trong doanh nghiệp

1.3 Yêu cầu công việc của nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA

• Tốt nghiệp đại học các ngành liên quan đến kinh tế, khoa học máy tính, công nghệ thông tin hoặc các ngành tương đương;

• Có kĩ năng giao tiếp tốt;

• Có kiến thức về phát triển phần mềm và công nghệ thông tin;

• Có thể sử dung tiếng Anh viết tài liệu và nghiên cứu;

• Có 1 năm kinh nghiệm đảm nhiệm ở vị trí BA;

• Có kĩ năng và kiến thức kiểm thử sản phẩm phần mềm;

• Có kiến thức về truy vấn dữ liệu;

• Luôn chủ động, cầu tiến trong công việc;

• Có kiến thức về kinh nghiệm, quy trình, nghiệp vụ liên quan đến tài chính, kinh tế, quản lý doanh nghiệp.

• Có hiểu biết về quy trình, nghiệp vụ liên quan đến việc quản lý giáo dục (Learning Management System) là một lợi thế.

• Ưu tiên người có kinh nghiệm làm việc với hệ thống issue tracking: Jira, Bugzilla…

• Có hiểu biết với PHP và My SQL …

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Trưởng nhóm kinh doanh chi tiết nhất

2. Mẫu KPI của vị trí nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA

BA – Người như cầu nối giữa team dự án và khách hàng cần có kĩ năng gì để hoàn thành KPI xuất sắc?

Bản đánh giá KPI cần rõ ràng từng công việc cụ thể

2.1 Mẫu KPI cho nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA gồm nội dung gì?

KPI cho nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA cần rõ ràng về trách nhiệm, quyền lợi, quyền hạn.

2.1.1 KPI nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA gắn chặt với mục tiêu và kế hoạch doanh nghiệp

• Mục tiêu cần hoàn thành của nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA là gì?
• Các chỉ số trọng tâm đo lường hiệu suất (KPI) của vị trí nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA;
• Các nhiệm vụ và công việc cần triển khai của nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA là gì?

2.1.2 Các phương diện của KPI

• Trách nhiệm: Nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA cần phải làm gì? Kết quả cần đạt được là gì?
• Quyền lợi: Nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA nhận được gì khi hoàn thành nhiệm vụ dược giao?
• Quyền hạn: Nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA được sử dụng những nguồn lực gì khi thực hiện công việc hàng ngày?

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí Trưởng phòng Hành chính nhân sự

2.1.3 KPI dễ dàng thực hiện khi Nhân viên BA có đầy đủ các kĩ năng:

• Kỹ năng giao tiếp (Communication Skills):

BA cần có kĩ năng giao tiếp bởi phần lớn thời gian họ phải tương tác với khách hàng, quản lý, đội dự án phần mềm. Do đó, một dự án muốn thành công đòi hỏi các BA phải giao tiếp rõ ràng từng chi tiết như yêu cầu dự án, kết quả thử nghiệm, thay đổi yêu cầu.

• Kỹ năng công nghệ (Technical Skills):

BA cần biết ứng dụng công nghệ thông tin đang dùng, các công nghệ mới nhất để xác định được giải pháp kinh doanh. Ngoài ra, nhân viên BA phải có kĩ năng phân tích kĩ thuật thiết kế hệ thống kinh doanh và kiểm tra phần mềm, tự tin về công nghệ và kinh doanh.

BA cần biết ứng dụng công nghệ thông tin đang dùng

• Kỹ năng phân tích (Analytical Skills):

Kỹ năng phân tích đóng vai trò quan trọng trong việc làm nên một BA xuất sắc. Có kĩ năng này, BA sẽ hiểu đúng hơn về sản phẩm để truyền đạt chính xác vào các ứng dụng. Bên cạnh đó, BA còn phải phân tích số liệu, khảo sát, tài liệu với những người sử dụng đầu tiên nhằm xử lý, khắc phục vấn đề kinh doanh.

• Kỹ năng ra quyết định (Decision-Making Skills)

Kĩ năng đưa ra quyết định cần thiết với nhân viên Phân tích nghiệp vụ. Một BA cần biết đánh giá tình hình tốt, chọn hướng đi hợp lý theo tình hình các bên, xác định được khả năng tồn tại của doanh nghiệp.

• Kỹ năng xử lý vấn đề (Problem Solving Skills)

Thực tế, kĩ năng xử lý vấn đề không chỉ cần với BA mà vô cùng cần thiết với mọi nghề nghiệp. Khi các chuyên gia làm việc để phát triển những giải pháp kinh doanh cho khách hàng, chắc chắn không thể 100% có thể đoán trước được kết quả. Vì thế mà việc tìm ra cách giải quyết vấn đề và tiến tới hoàn thành thành công của dự án là một trong những điều quan trọng của nhân viên BA.

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Content Marketing chi tiết nhất

2.2 Bản KPI tham khảo dành cho Nhân viên Phân tích nghiệp vụ – BA

Đọc thêm: Mẫu KPI cho vị trí nhân viên Tester chính xác nhất

3. Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Xây dựng KPI là một việc làm quan trọng đối với doanh nghiệp nếu muốn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình xây dựng KPI và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.

1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp

Được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó, phần mềm Quản lý – Đánh giá KPI cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lươn

Với 1Office, bạn có thể thiết lập chỉ tiêu đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.

Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó. Hệ thống cho phép tùy biến thiết lập các công thức để đánh giá KPI theo ý muốn của nhà quản lý.

Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI của nhân viên trong tháng. Người dùng dễ dàng số hóa tất cả các tiêu chí đánh giá, quản lý lưu trữ rõ ràng và chi tiết trên phần mềm.

Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính lương.

Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó

Trong doanh nghiệp hàng tháng có thể có nhiều KPI khác nhau, thậm chí một bạn nhân viên có thể nằm trên nhiều bảng đánh giá KPI khác nhau.

1Office sẽ tự động tổng hợp thành một bảng tổng hợp KPI chung. Với những nhân sự có nằm nhiều bảng KPI thì hệ thống sẽ mặc định lấy điểm KPI lớn nhất để cho vào bảng tổng hợp.

Đánh giá KPI của 1Office giúp phân công và quản lý công việc hàng ngày của nhân viên dễ dàng tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Từ đó giúp dự án chạy đúng tiến độ, thậm chí vượt tiến độ. Nhà quản lý xác định được nhân viên xuất sắc hoặc yếu kém để khen thưởng hay kỉ luật.

Xây dựng mẫu KPI cho nhân viên là bước tiến mới của doanh nghiệp trong việc quản lý và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

1Office hy vọng bài viết này sẽ giúp ích trong việc xây dựng và áp dụng KPI tại doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, 1Office liên tục cập nhật những bài viết cung cấp kiến thức bổ ích trong quản trị doanh nghiệp, bạn đừng quên theo dõi nhé!

Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm và tìm hiểu vấn đề xây dựng KPI cho nhân viên của mình, hãy đăng ký dùng thử phần mềm 1Office tại 1office.vn để hiểu hơn về giải pháp đánh giá KPI trong quản lý công việc nhé!

Đọc thêm:

Mẫu KPI của Trưởng phòng phát triển sản phẩm – CTO

Mẫu KPI cho vị trí Nhân viên Lập trình đầy đủ nhất

Quy trình xây dựng hệ thống KPI chuẩn theo thực tế