Một bức email chuyên nghiệp, nổi bật sẽ thu hút ứng viên và tăng tỷ lệ phản hồi. Nếu bạn đang chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo mẫu thư mời phỏng vấn cho nhà tuyển dụng dưới đây của chúng tôi. 

Sau khi sàng lọc hồ sơ, bạn cần gửi thư mời phỏng vấn cho ứng viên

1. Mẫu thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn (hay còn gọi là Interview Invitation Email) là lá thư gửi ứng viên sau vòng xét duyệt hồ sơ thành công và bạn muốn mời ứng viên đó tham gia phỏng vấn để trao đổi kỹ hơn.
Với thư này, ứng viên có thể hoặc chấp nhận lời mời bởi họ có nhiều lựa chọn khác ngoài công ty bạn. Một email đầy đủ thông tin, văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ “apply” lên đáng kể.

2. Nội dung chính của mẫu thư mời phỏng vấn

Thư mời phỏng vấn cần đảm bảo nội dung ngắn gọn và rõ ràng, thể hiện rõ ràng ý muốn được mời ứng viên tham gia buổi phỏng vấn. Checklist dưới đây là những nội dung cần được đề cập trong thư, theo thứ tự lần lượt từ đầu xuống cuối:

  • Tiêu đề email: Đảm bảo tính chính xác, đặc biệt khi bạn sử dụng template email cho sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người hoặc sai tiêu đề sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên rất nhiều. Đồng thời phải thể hiện rõ ràng ý muốn mời tham gia phỏng vấn (nếu không có thể ứng viên sẽ vẽ ra những kịch bản xấu và không muốn mở email).
  • Lời cảm ơn ứng viên: Đây là nội dung bắt buộc phải có trong email mời phỏng vấn. Hãy dành vài dòng để cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công ty bạn và dành thời gian để ứng tuyển
  • Mục đích của buổi phỏng vấn
  • Thời gian và địa điểm phỏng vấn
  • Cách thức phỏng vấn: Nếu phỏng vấn qua điện thoại hoặc Skype, bạn sẽ phải cung cấp trước cho ứng viên số điện thoại hoặc tài khoản Skype cho họ
  • Thông tin người liên lạc và lưu ý: Trong quá trình đi phỏng vấn, rất có thể ứng viên sẽ bị lạc đường, quên hoặc nhớ nhầm thời gian phỏng vấn. Bạn nên cung cấp phương thức liên lạc cho họ để có thể kịp thời hỗ trợ hoặc nhắc nhở.
  • Các thông tin về công ty: Website, fanpage,… là những nguồn giúp tăng độ tin cậy cũng như nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

3. Làm sao để tăng tỷ lệ “apply” của ứng viên?

Bạn có thể sắp xếp và cung cấp một vài lựa chọn cho ứng viên như: ngày, thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn. Đối với các chiến dịch tuyển dụng nhận được nhiều hồ sơ, cách này sẽ giúp tăng tỉ lệ mở thư và tham gia phỏng vấn của ứng viên.
Đừng quên, sau khi gửi thư mời phỏng vấn từ 2 – 6 giờ, bạn nên gọi điện thoại xác nhận xem ứng viên đã đọc hay chưa. Đây cũng là cách để bạn kiểm tra cách ứng xử xã hội của ứng viên để có những ấn tượng và đánh giá đầu tiên.

4. Một số lưu ý khi viết mẫu thư mời phỏng vấn

  • Văn phong nghiêm túc và đúng đắn: Tránh sử dụng emoji, từ lóng hoặc viết tắt.
  • Lịch sự: Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần. Nếu bạn và ứng viên không ở cùng múi giờ, hãy chọn những lúc hai bên cùng làm việc để quá trình trao đổi thuận tiện hơn.
  • Lịch thiệp: Một điều tối kị là không nên gửi mail vào tài khoản công ty của ứng viên. Thay vào đó, bạn nên gửi vào email cá nhân hoặc liên lạc qua Facebook, Zalo…

5. Mẫu thư mời phỏng vấn

Dưới đây là cách viết email thư mời do 1Office tổng hợp. Bạn có thể tùy chỉnh ngôn từ, văn phong để phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp:

5.1 Mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Việt

Tiêu đề email: Thư mời tham gia phỏng vấn – [Tên_công_ty] / Thư mời phỏng vấn (qua điện thoại / Skype…) với [Tên_công_ty] cho vị trí [Tên_vị_trí]
Nội dung email:
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Trước hết, chúng tôi rất cám ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi.
Tên tôi là [Tên_của_bạn] và tôi là Trưởng bộ phận tuyển dụng của công ty. Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi.
Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype / tại [thời_gian, địa_điểm]. Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về câu chuyện của chúng tôi.
Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có bất kì điều gì bất tiện, bạn có thể liên hệ ngay qua email này hoặc qua [số_điện_thoại].
Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]

5.2 Thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

Subject: Invitation to interview with [Company_name] for the [Job_title] position
Dear [Candidate_Name],
Thank you once again for applying to [Company_name] for [Job_title] position.
After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am thrilled to invite you for a job interview on [date], at [time] at our office in [].
One of the interviewers will also be our [position, name], and the interview should not take longer than [X minutes].
The goal of this interview is for us to get to know you better, and for you to ask any questions you may have. We want to make sure that your goals and ambitions match our company’s culture and position.
If the date or time of the interview is inconvenient, please contact me by phone [Phone_Number] or email [Email] to arrange another appointment.
We look forward to seeing you.

Best regards,
[Your name]
[Signature]

Lời kết

Song song với quá trình tuyển dụng, đừng quên chăm sóc trải nghiệm của ứng viên trước khi phỏng vấn. Thư mời phỏng vấn sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên. Đừng quên quản lý hồ sơ ứng viên chặt chẽ để đạt được hiệu quả cao nhất. Tiến hành gửi thư mời phỏng vấn chỉ khi bạn có trong tay danh sách ứng viên tiềm năng đã được chắt lọc. Đừng gửi một cách ồ ạt nếu không muốn ứng viên vừa bị bạn đánh trượt tuần trước lại nhận được mail mời phỏng vấn. Bạn có thể sử dụng phần mềm 1Office giúp tạo các chiến dịch tuyển dụng cho từng vị trí. Giao diện tính năng quản lý hồ sơ ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng thực hiện đầy đủ một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, bao gồm các nghiệp vụ sàng lọc đánh giá ứng hồ sơ, tạo lịch phỏng vấn,… và cuối cùng chuyển sang hồ sơ nhân sự. Hy vọng với mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn này nhà tuyển dụng sẽ thành công thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng cho công tác tuyển dụng của mình.

Giao diện tính năng quản lý hồ sơ ứng viên, giúp nhà tuyển dụng đơn giản và tự động hóa các nghiệp vụ tuyển dụng nhân sự

Xem thêm
Thư mời làm việc sau phỏng vấn tại đây
Mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và “ít đau thương”

Tags

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888