OKR và KPI: Sự khác biệt giữa 2 giải pháp và cách áp dụng OKR và KPI hiệu quả

Chắc hẳn ai trong mỗi chúng ta đều đã quen thuộc với các thuật ngữ OKR và KPI trong quản trị mục tiêu doanh nghiệp. Hai khái niệm này đều là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc hiệu quả được nhiều cá nhân, tổ chức lựa chọn. Tuy nhiên, giữa OKR và KPI thì đâu là giải pháp vượt trội hơn? Doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp nào để quản trị mục tiêu hay kết hợp cả 2 chỉ số này? Cùng chúng tôi tìm câu trả lời ngay ở nội dung bài viết dưới đây nhé.

I- Khái niệm về OKR và KPI

1. Khái niệm KPI

KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator, là một thước đo được sử dụng để hiểu rõ hơn về cách làm cho các thước đo hiệu suất hoạt động. KPI, như tên gọi cho thấy, là các chỉ số hoặc giá trị có thể đo lường được dùng để đánh giá tiến độ của một cá nhân hoặc tổ chức so với một số kết quả mong muốn. KPI là về việc xác định các số liệu chính có thể được sử dụng để thúc đẩy hành vi của tổ chức.

2. Khái niệm OKR

OKR là một công cụ thiết lập mục tiêu được các cá nhân hoặc nhóm sử dụng để đạt được các mục tiêu quan trọng. OKR nhằm mang lại sự thay đổi bền vững trong hiệu suất để đạt được mục tiêu của bạn. Đây là một khuôn khổ hợp tác sử dụng các giá trị có thể đo lường nhất định để theo dõi việc đạt được các mục tiêu của bạn.

II- Sự khác biệt giữa OKR và KPI

1. Điểm giống nhau

• Cả hai đều phải cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các tiêu chí thành công Đỏ-Vàng-Xanh cho mọi kết quả chính và chỉ báo hiệu suất.
• Giúp doanh nghiệp tập trung vào các chỉ số thực sự quan trọn. Cả hai từ viết tắt đều chứa ký tự K cho khóa – có nghĩa là cả hai đều yêu cầu bạn đưa ra lựa chọn để tập trung vào một vài điều quan trọng nhất. Bạn nên có 3-5 kết quả chính tại một thời điểm nhất định và không quá 8-12 KPI.
• Người dùng có thể sử dụng OKR và KPI cho công ty, các phòng ban hoặc nhóm, các cá nhân có một dự án cụ thể.
• Hỗ trợ điều hành doanh nghiệp bằng cách sắp xếp nhân sự thực hiện các mục tiêu được  xác định rõ ràng và đo lường hiệu quả.
• Chúng được thiết lập cho một cá nhân hoặc một nhóm, nhưng ngay cả những người trong nhóm cũng cần một chủ sở hữu chịu trách nhiệm về kết quả.

2. Sự khác biệt giữa OKR và KPI

OKRs	KPI
Viết tắt của mục tiêu và kết quả chính	Viết tắt của chỉ báo hiệu suất chính
Các mục tiêu định hướng hành động( mục tiêu) và các biện pháp (kết quả chính)	Có thể là một kết quả hoặc chỉ số hàng đầu (Nhìn vào kết quả trong quá khứ hoặc các mục tiêu / chỉ tiêu trong tương lai)
Tập trung và định hướng trong tương lai, cố gắng đi từ điểm A đến điểm B	Có thể là một kết quả hoặc chỉ số hàng đầu (Nhìn vào kết quả trong quá khứ hoặc các mục tiêu / chỉ tiêu trong tương lai)
Giúp thực hiện một việc gì đó quan trọng về mặt chiến lược đối với tổ chức của bạn	Theo dõi “trạng thái ổn định” và cung cấp các điểm chuẩn; Nên hành động ngay lập tức khi các con số đi chệch hướng
Đo lường một khoảng thời gian nhất định (quý, năm, v.v.) và thay đổi từ quý này sang quý khác hoặc năm này sang năm khác khi bạn tiến bộ	Thường được đo lường trên cơ sở liên tục, có thể có nhiều KPI giống nhau từ quý này sang quý khác và năm này sang năm khác, nhưng các mục tiêu có thể thay đổi

>> TẢI MIỄN PHÍ 6+ mẫu OKR Excel chi tiết cho các phòng ban mới nhất 2023

3. Doanh nghiệp nên lựa chọn KPI hay OKR

Khi đã biết về sự khác biệt giữa OKR và KPI, thì chắc hẳn bạn đang phân vân khi không biết nên sử dụng OKR hay KPI để mang lại hiệu quả tốt nhất. Đây là vấn đề mà không chỉ bạn quan tâm mà còn rất nhiều người cũng đang băn khoăn giữa hai giải pháp này. Nếu tổ chức của bạn tập trung nhiều hơn vào sự ổn định hơn là tăng trưởng, thì KPI có thể phù hợp hơn để đảm bảo rằng bạn đang đạt được tất cả các chỉ số mà bạn đã thiết lập. 

Ví dụ: Nếu tổ chức bạn đang tìm cách mở rộng quy mô hoặc cải thiện một kế hoạch hoặc dự án đã được thực hiện trước đó, KPI có thể là lựa chọn tốt hơn. Chúng đơn giản và cho phép bạn thêm hệ thống đo lường vào các dự án và quy trình đang thực hiện của mình.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn có tầm nhìn lớn hơn hoặc đang muốn thay đổi hướng đi tổng thể của mình thì OKRs là lựa chọn tốt hơn cả. Phương pháp OKR cho phép bạn mở rộng mục tiêu của mình hơn và cho phép bạn sáng tạo hơn về để lập kế hoạch và đạt được những mục tiêu đó.

Tham khảo thêm: KRI là gì? Phân biệt các thuật ngữ KRI, PI, KPI trong quản trị doanh nghiệp đơn giản, dễ hiểu nhất

4. OKR và KPI kết hợp với nhau như thế nào?

KPI và OKR có thể kết hợp và hoạt động tốt với nhau. Nếu một kết quả KPI cho thấy cần phải cải tiến, nó có thể trở thành “kết quả quan trọng” của một OKR mới hoặc hiện tại. Ví dụ: nếu kết quả KPI cho thấy doanh số bán hàng đang tăng cao, một công ty có thể phát triển một OKR để cải thiện lợi nhuận tổng thể doanh nghiệp, tiếp thị hoặc dịch vụ khách hàng đều bao gồm các kết quả chính dựa trên việc đáp ứng KPI hiện có.

Tương tự, việc đạt được mục tiêu OKR có thể cho thấy nhu cầu phát triển KPI mới để đo lường thực tế mới của công ty. Có thể thấy, việc áp dụng cả 2 phương pháp OKR và KPI đòi hỏi sự giao tiếp nhất quán giữa người quản lý và nhân viên giúp chia sẻ, phản hồi và thảo luận về tiến độ để xác định được những cơ hội, thách thức tiềm ẩn. Nếu doanh nghiệp biết vận dụng đúng cách, cả OKR và KPI đều là những công cụ hiệu quả để đánh giá mục tiêu.

=> Xem Thêm: TOP 10 phần mềm quản lý KPI hiệu quả cho Doanh Nghiệp

5. Ví dụ về OKR và KPI

Ví dụ về OKR 

OKR cụ thể và tham vọng hơn một chút so với KPI nhưng cũng có thể được áp dụng cho toàn bộ tổ chức, cho từng nhân viên hoặc cho các dự án cụ thể. Kết quả cuối cùng mà bạn đang tìm kiếm là việc đạt được từng mục tiêu mà bạn đã đặt ra ban đầu. Bạn sẽ thấy qua những ví dụ này rằng OKR là những mục tiêu cạnh tranh hơn xác định và đo lường mức độ thành công của từng mục tiêu mà bạn đặt ra để đạt được. Kiểm tra chúng dưới đây:

OKR cá nhân

• Mục tiêu: Tăng 30% sự hiện diện và theo dõi trực tuyến
• Kết quả chính 1: Tăng tần suất bài đăng trên Twitter lên 5 lần hàng ngày, TiKTok lên 5 lần hàng ngày, Instagram lên 3 lần hàng ngày và Facebook lên 3 lần hàng ngày.
• Kết quả chính 2: Thiết lập sự hiện diện mạnh mẽ hơn trên MXH bằng cách đăng lên các nền tảng ít nhất 1-2 lần mỗi ngày
• Kết quả chính 3: Follow những người có ảnh hưởng với ít nhất 5.000 người theo dõi và để lại nhận xét về các bài đăng phổ biến ở một số nền tảng khác nhau.
• Kết quả chính 4: Đạt được 30 người theo dõi trên Twitter bằng cách đăng về các chủ đề thịnh hành và 20 người theo dõi trên TikTok bằng việc sử dụng âm thanh, các trend thịnh hành ít nhất hai lần mỗi tuần.

Phòng kinh doanh OKR: 

• Mục tiêu: Tăng doanh thu 10%
• Kết quả chính 1: Thu hút ít nhất 50 khách hàng tiềm năng mới. 
• Kết quả chính 2: Có được 20 khách hàng mới.
• Kết quả chính 3: Tăng khách hàng tiềm năng tiếp thị lên 15%.
• Kết quả chính 4: Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 70%.
• Kết quả chính 5: Theo dõi sau một tuần với mỗi khách hàng để nâng mức độ hài lonhf
• Theo dõi sau một tuần với mỗi khách hàng để tăng mức độ hài lòng của khách hàng lên 15%. 

Phòng Tiếp thị OKR

• Mục tiêu: Tăng lưu lượng truy cập blog lên 25%
• Kết quả chính 1: Tăng số người theo dõi trên Twitter từ 2.500 lên 3.000 vào ngày 1 tháng 12 năm 2021.
• Kết quả chính 2: Được tham khảo trong 3 bài báo nội dung trên các ấn phẩm trực tuyến đầu ngành. 
• Kết quả chính 3: Tăng người đăng ký blog từ 3.000 lên 4.150. 
• Kết quả chính 4: Xuất bản 100 bài đăng blog mới trong Quý 3. 

Ví dụ về KPI

KPI giúp đo lường sự thành công của một tổ chức bằng việc xem xét các phép đo lường thành tích, kết quả làm việc của tổ chức, nhân viên với các dự án cụ thể và bộ phận khác nhau. Từ số liệu đó được sử dụng để đo lường sự thành công của công ty cũng như các sáng kiến của doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về KPI ở mỗi cấp độ này: 

Đối với cấp độ tổ chức: 

KPI thể hiện ở hiệu suất, doanh thu, dư luận, sự hài lòng của nhân viên, lợi thế cạnh tranh, sự đổi mới.

Đối với cá nhân

KPI đánh giá nhân viên ở hiệu suất, chuyên cần, đúng giờ, giao tiếp, cam kết.

Dự án cụ thể – tức là, tích hợp công cụ phần mềm mới

Nhân viên và thái độ quản lý, có tác động đến năng suất, hiệu quả ROI

Phòng Công nghệ

Đánh giá KPI dựa trên doanh thu định kỳ hàng tháng, tỉ lệ giữ chân khách hàng, thời gian giải quyết vấn đề cũng như các báo cáo cần thiết

Phòng nhân sự

Đối với phòng nhân sự, KPI thể hiện ở việc thu hút nhân tài, tỉ lệ tuyển dụng, giữ chân nhân viên cũng như sự hài lòng của nhân viên, đào tạo phát triển.

Xem thêm: 6+ biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các phòng ban đầy đủ, chi tiết nhất 2022

III- Quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR

Để chuyển đổi từ KPI sang OKR, bạn thực hiện theo các bước dưới đây

Bước 1: Đặt mục tiêu

Do 2 mục tiêu này khác nhau nên bạn không thể copy giống hệt từ KPI. Chính vì vậy, bạn cần phải xem xét kỹ các phương pháp KPI và đưa chúng vào các nhóm mục tiêu của mình. 

Bước 2: Tạo ra các kết quả từ KPI

Khi đã thiết lập xong mục tiêu, bạn có thể để KPI vào mô hình như là kết quả then chốt. Do đó bạn cần đảm bảo không có quá KPI cho một mục tiêu để tránh bị quá tải để dễ dàng triển khai và thực hiện.

Bước 3: Xác định kết quả then chốt cần đạt

Để đánh giá chính xác kết quả then chốt cần đạt, bạn nên áp dụng theo mô hình SMART để đánh giá các mục tiêu được thiết lập. Từ đó cho bạn biết được các kết quả then chốt, có tính đo lường, đạt được và có tính thời hạn.

Do đó, bạn cần trả lời các câu hỏi sau: 

• S (Specific) – Tính cụ thể: Những kết quả đó được xác định cụ thể có dễ hiểu với các thành viên không?
• M (Measurable) Có thể đo lường: Các mục tiêu đó có thể đo lường được mức độ thành công, thất bại không?
• A (Achievable) – Tính khả thi: Những kết quả này có thể đạt được trên thực tế không?
• R (Relevant) – Tính liên quan: Đánh giá mức độ phù hợp của các mục tiêu của bạn. Bạn có đủ nguồn lực và thời gian và mục tiêu đó có mang lại lợi nhuận cho công ty không?
• T (Time-bound) – Có thời hạn: Thời gian hoàn thành mục tiêu là bao lâu, bạn có thể thực hiện trong khoảng thời gian đã đặt ra không?

IV- 1Office – giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu hiệu quả

1Office là một phần mềm quản trị mục tiêu nằm trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp của 1Office giúp quản trị mục tiêu KPI/OKR toàn diện, hiệu quả phù hợp cho các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 hiện nay. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, phần mềm giúp bạn số hóa toàn bộ quy trình làm việc, quản lý tập trung trên một nền tảng. Nhờ đó giúp nhà quản lý phân bổ và theo dõi, đánh giá mục tiêu một cách dễ dàng