8 sai lầm sẽ làm hỏng bất kỳ dự án nào
Quản lý dự án bắt nguồn từ một nền tảng vững chắc của việc lập kế hoạch, quản lý thời gian và tổ chức theo kiểu phong cách cũ nhưng tốt, nhưng rất nhiều điều có thể xảy ra sai lầm trên đường đi. Một nghiên cứu trên 10.640 dự án từ 200 công ty thuộc nhiều ngành khác nhau cho thấy chỉ 2,5% công ty hoàn thành 100% dự án của họ thành công.
Vậy tại sao nhiều dự án thất bại? Nhiều nhà quản lý dự án đã rơi vào cùng một bẫy mà nó cản trở thành công của họ. Dưới đây là một số lỗ hổng cần lưu ý khi quản lý các dự án của khách hàng.
1) Bạn không xác định đầy đủ trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm ngay từ đầu
Vào cuối cuộc họp dự án đầu tiên của bạn, mọi thành viên trong nhóm phải hiểu rõ ràng về hai điều sau:
- Chính xác thì họ cần đóng góp gì cho dự án với tư cách cá nhân.
- Sự đóng góp của cá nhân họ ảnh hưởng thế nào vào mục tiêu chung của dự án.
Là một người quản lý dự án, điều cuối cùng bạn muốn nghe từ một thành viên trong nhóm sau cuộc họp khởi động là “Tôi không biết bắt đầu từ đâu.” Mỗi người cần biết điều gì sẽ được mong đợi ở họ, và chính xác công việc họ làm với tư cách cá nhân sẽ đóng góp như thế nào để hoàn thành các mốc quan trọng của dự án. Bằng cách liên tục nhấn mạnh mỗi đóng góp có ý nghĩa và quan trọng như thế nào đối với thành công, các nhà quản lý dự án có thể giữ cho các thành viên trong nhóm tham gia đầy đủ và hiệu quả.
Đọc thêm: Phần mềm quản trị công việc tổng thể giúp doanh nghiệp bứt phá
2) Bạn bị sa lầy vào các chi tiết và mất tầm nhìn của viễn cảnh lớn
Khi bạn thấy mình bị mắc kẹt trong một nhiệm vụ và có vẻ như nó đang lãng phí rất nhiều thời gian, hãy tự hỏi bản thân một vài câu hỏi:
- Nhiệm vụ này có phù hợp với các án không?mục tiêu chính của dự
- Tôi có thể giải thích rõ ràng mục đích lớn hơn của nhiệm vụ này với nhóm của mình không?
Nếu câu trả lời cho một trong hai câu hỏi này là “không”, thì đã đến lúc lùi lại một bước và đánh giá lại công việc bạn đang làm có phù hợp với các mục tiêu tổng thể của dự án hay không. Mỗi thành phần của dự án phải phù hợp với một kết quả cuối cùng có thể đo lường được. Nếu bạn không biết lý do rõ ràng đằng sau một nhiệm vụ cụ thể, nó không xứng đáng với thời gian và nguồn lực quý báu của bạn. Bạn cần phải tìm ra lý do (hoặc nếu) nhiệm vụ quan trọng bằng cách kiểm tra với nhóm của bạn hoặc từ bỏ nó để chuyển sang làm việc khác hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Bí quyết quản lý dự án và giám sát chi tiết chỉ bằng chiếc smartphone!
3) Bạn chọn một người quản lý dự án không phù hợp
Mô tả vai trò của người quản lý dự án thường có xu hướng mơ hồ và rải rác các từ thông dụng – “phải là người chơi trong nhóm”, “phải hướng đến kết quả”, “phải có thành tích đã được chứng minh.” Nhưng chính xác làm thế nào danh sách dài và tẻ nhạt các kỹ năng cơ bản này phù hợp với những gì nhóm của bạn thực sự đang cố gắng hoàn thành?
Quản lý dự án không phải là một vai trò phù hợp với tất cả mọi người – một người từng là người quản lý dự án thành công trong một dự án trước đó không nhất thiết là người phù hợp tuyệt đối cho một dự án khác. Các nhóm nên ngồi xuống trong giai đoạn đầu tiên của quá trình lập kế hoạch và viết ra danh sách các kỹ năng, thuộc tính mà họ nghĩ sẽ phù hợp với dự án duy nhất hiện có. Điều này sẽ giúp bạn xác định một người quản lý có thể hiểu những thách thức, điểm mạnh và mục tiêu của bạn.
Đọc thêm: 7 xu hướng Nhân sự cần theo dõi trong năm 2021
4) Bạn không chia nhỏ dự án thành các thành phần có thể quản lý được
Nếu ai đó yêu cầu bạn nướng một chiếc bánh 15 tầng phức tạp mà không có công thức, bạn sẽ gặp một số vấn đề khi bắt đầu và quản lý tiến độ của mình. Để thành công, bạn cần ai đó đưa cho bạn một cuốn sách nấu ăn nêu rõ từng phần của quá trình – nếu không, mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn.
Điều tương tự cũng xảy ra đối với việc quản lý dự án thành công. Nếu bạn chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng của một dự án, bạn rất dễ bị choáng ngợp và bắt đầu chùn chân. Một người quản lý dự án giỏi cần trình bày dự án theo các bước và các điểm kiểm soát để đảm bảo các thành viên trong nhóm luôn đi đúng hướng. Các mốc quan trọng có thể đạt được, thực tế sẽ giúp phân đoạn một nhiệm vụ khó khăn thành các phần có thể quản lý được và được giải quyết hàng ngày. Bao gồm tất cả các bước này khi chúng đã được khách hàng phê duyệt trong một công cụ quản lý dự án giúp dễ dàng cộng tác và luôn cập nhật tiến độ.
Đọc thêm: 7 tips giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc!
5) Bạn không thiết lập một khuôn khổ giao tiếp rõ ràng
Lên kế hoạch cho một cuộc họp hàng tháng để thảo luận về tiến độ của một dự án là rất tuyệt vời, nhưng điều gì sẽ xảy ra giữa những lời mời theo lịch đó? Nhóm của bạn cần một cách để chia sẻ thông tin và cập nhật cho mọi người về công việc của họ; nếu không, bạn có nguy cơ các thành viên đi chệch hướng và mất dấu mốc quan trọng.
Để giữ mọi người trên cùng một địa điểm, hãy phát triển một hệ thống liên lạc được xác định rõ ràng tại thời điểm cuộc họp của bạn bắt đầu. Cân nhắc tạo lịch chia sẻ chỉ dành cho thời hạn của dự án hoặc một tài liệu được chia sẻ nơi các thành viên trong nhóm có thể đăng thông tin cập nhật. Nếu tại bất kỳ thời điểm nào trong một dự án mà bạn không chắc chắn về những gì các thành viên trong nhóm của mình đang làm việc, thì đã đến lúc để kiểm tra. Chia sẻ nhiều quá mức là tốt hơn so với chia sẻ dưới mức.
Đọc thêm: 10 bí quyết quản trị doanh nghiệp của người Nhật không thể không ngẫm
6) Bạn tập trung quá nhiều vào những chi tiết tiêu cực và bỏ qua những mặt tích cực
Các nhà nghiên cứu từ Đại học Michigan phát hiện ra rằng các nhóm làm việc hiệu quả hơn và thành công hơn khi họ được đặc trưng bởi văn hóa làm việc tích cực. Một thực tế đơn giản là mọi người có động lực hơn khi họ cảm thấy được đánh giá cao và tôn trọng, nhưng nhiều dự án thất bại vì các nhà lãnh đạo tập trung quá nhiều vào những thất bại. Sự tiêu cực và sợ thất bại cuối cùng ít động lực hơn là sự khích lệ tích cực, đặc biệt là khi đối mặt với một dự án đang gặp khó khăn. Một nhóm thực sự quan tâm đến sự hạnh phúc và thành công của mỗi thành viên sẽ được trang bị nhiều hơn để thoát khỏi các vấn đề và vượt qua những trở ngại trong thời gian dài.
Một nền văn hóa tích cực có thể bắt đầu bằng những bước nhỏ từ sự lãnh đạo: Gặp gỡ riêng từng thành viên trong nhóm và đưa ra một số lời khen ngợi xứng đáng cho những thành công của họ. Thường xuyên còn hơn không, ban quản lý chỉ tập trung vào những điều mà các thành viên trong nhóm cần thay đổi, thay vì kêu gọi sự chú ý đến những điều về từng thành viên trong nhóm vốn đã tuyệt vời. Bài tập củng cố đơn giản này có thể có tác động đáng kể đến tinh thần của cả nhóm và nó sẽ dẫn đến một dự án hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Bí kíp lưu trữ tài liệu vĩnh viễn không sợ mất chỉ cần làm một lần!
7) Bạn không cập nhật cho đúng các bên liên quan về tiến độ và trở ngại
Dự án của bạn chắc chắn có một danh sách dài các bên liên quan và mỗi bên bị tác động bởi dự án theo một cách riêng. Có thể là một thách thức để biết chính xác ai cần được cập nhật, những gì họ cần biết và thời điểm cần cập nhật.
1Office khuyên bạn nên sử dụng biểu đồ sau để ưu tiên các bên liên quan trong dự án của bạn theo quyền lực và mức độ quan tâm của họ.
Các bên liên quan có quyền lực và mức độ quan tâm cao nên là ưu tiên hàng đầu của bạn; cập nhật chúng thường xuyên và minh bạch nhất có thể. Nếu một bên liên quan có lãi suất và quyền lực thấp, hãy chỉ cập nhật cho họ về các mốc quan trọng – rất có thể họ sẽ khó chịu nếu bạn gửi cho họ các bản cập nhật thường xuyên.
Đọc thêm: 10 lý do khiến công ty không thể tuyển dụng người tài
8) Bạn chống lại sự thay đổi
Hãy coi dự án của bạn như một thứ sống động – không phải là một chương trình nghị sự tĩnh lặng. Điều quan trọng là phải luôn thích nghi và linh hoạt khi có điều gì đó không diễn ra đúng như kế hoạch và điều chỉnh chiến lược của bạn cho phù hợp. Một người quản lý dự án mạnh mẽ sẽ không chống lại thông tin mới hoặc dữ liệu có thể thay đổi tiến trình của dự án để tốt hơn. Hãy dành thời gian để đánh giá những thành công và thất bại của bạn, và xem những gì bạn có thể cải thiện trong tương lai.
Điều này đang được nói, bạn nên tránh những thay đổi lớn khiến bạn rời xa mục đích cốt lõi của dự án. Nhóm của bạn đã được tập hợp với một mục tiêu khác biệt trong tâm trí; đảm bảo rằng bạn đang đặt ra những kỳ vọng chắc chắn với các bên liên quan về phạm vi của dự án.
Xem thêm:
9 sai lầm trong văn hóa doanh nghiệp có thể “ăn mòn” công ty từ bên trong
Sai lầm quản lý công việc; 5 điều CEO cần “phòng tránh” ngay!
10 bí quyết quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp không thể thiếu!
