Quy trình đào tạo nhân sự và các bước xây dựng quy trình đào tạo chuẩn cho doanh nghiệp

Quá trình đào tạo nhân sự là một trong những thách thức lớn đối với mọi doanh nghiệp. Bởi quy trình đào tạo nhân sự là một quá trình liên tục phải được đặt theo nhu cầu thực tế của mỗi tổ chức, giúp nhân viên phát triển kiến thức, kỹ năng để phục vụ công việc hàng ngày. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình đào tạo chuẩn trong doanh nghiệp? Hãy cùng 1Office khám phá ngay nội dung bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé.

I- Tìm hiểu chung về quy trình đào tạo

1. Quy trình đào tạo là gì? 

Quy trình đào tạo bao gồm một loạt các bước cần được tuân theo một cách có hệ thống để có một chương trình đào tạo hiệu quả. Trong quá trình đào tạo bao gồm các hoạt động có hệ thống, được thực hiện để sửa đổi các kỹ năng, thái độ và hành vi của một nhân viên để thực hiện một công việc cụ thể.

2. Đối tượng nhân sự nào cần được đào tạo

Lựa chọn đúng đối tượng là nhiệm vụ quan trọng trước khi thực hiện chương trình đào tạo. Bởi những người được đào tạo là những người cần phải đạt một số tiêu chí nhất định, có nhân tố để phục vụ cho mục đích mà doanh nghiệp cần. Hoặc bạn có thể xem xét các tiêu chí vào việc nghiên cứu nhu cầu, động cơ đào tạo của người lao động và tác dụng của việc đào tạo, triển vọng nghề nghiệp của từng người.

Khi chọn người đào tạo thì cần đảm bảo đào tạo đúng người, đúng việc tức là đúng khả năng, nguyện vọng học tập của người đó… để tránh việc chọn nhầm đối tượng, gây tổn hại về thời gian, chi phí của doanh nghiệp.

3. Tầm quan trọng của đào tạo và phát triển nhân sự

Chương trình đào tạo nhân sự là một bước quan trọng để doanh nghiệp phát triển có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Khi thị trường đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt thì đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗi cá nhân cần phải thay đổi và học tập không ngừng. Dưới đây là một số lợi ích của việc đào tạo nhân sự:

• Khai thác tài nguyên tối ưu
• Phát triển các kỹ năng quản lý thời gian, lãnh đạo, quản lý nhóm
• Tăng hiệu suất, năng suất và động lực làm việc
• Cải thiện văn hóa tổ chức
• Tăng lợi nhuận tổ chức bằng cách tiếp thu những kỹ năng mới
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu khi chất lượng nhân viên càng được cải thiện

Xem thêm: Quy trình quản lý nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp

II- Các bước trong quy trình đào tạo là gì?

Tùy vào quy mô, cơ cấu của tổ chức mà doanh nghiệp có thể cần nhiều bước quy trình đào tạo khác nhau. Điều này sẽ phụ thuộc vào thực trạng và nhu cầu của từng tổ chức. Dưới đây là 5 bước cơ bản giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình đào tạo dễ dàng.

Bước 1: Đánh giá nhu cầu

Bước đầu trong quy trình đào tạo là cần đánh giá được nhu cầu đào tạo của nhân viên. Từ đó phân tích các yêu cầu lâu dài của tổ chức là gì và tổ chức mong đợi điều gì ở nhân viên. Chức năng của phòng nhân sự ở đây cần đánh giá tổng quan về hiệu suất thực tế của nhân viên và những tiêu chuẩn cần có để vượt qua thách thức đó. Qua đó, phòng nhân sự sẽ hiểu được nhu cầu của nhân sự để đưa ra được quy trình đào tạo phù hợp nhất.

Có 3 cách tiếp cận được nhiều người sử dụng hiện nay là:

• Phân tích tổ chức: nghĩa là mục tiêu của tổ chức được đặt ra cùng với kết quả cuối cùng mà một công ty muốn đạt được được xem xét trong bối cảnh của việc công ty sử dụng các nguồn lực của mình như thế nào để đạt được kết quả tương tự. 
• Phân tích khả năng thực hiện: Bất cứ một công việc nào cũng đòi hỏi sự kết hợp của nhiều hoạt động khác nhau. Đặc biệt phân tích hoạt động tập trung vào các nhu cầu, kỹ năng, kiến thức và thái độ để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
• Phân tích con người: Con người là yếu tố trọng tâm để thực hiện công việc. Qua đó biết được kết quả hoạt động của nhân viên có đạt yêu cầu và nhân sự có thể đạt được mục tiêu của tổ chức hay không.

Đọc ngay: “Công thức vàng” Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh X2 hiệu quả

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo

Khi đã xác định được mục tiêu của chương trình đào tạo, phòng HR cần đặt ra các mục tiêu để đào tạo phù hợp với doanh nghiệp. Dựa trên những lỗ hổng kiến thức, kỹ năng của nhân viên cùng với những mong muốn, đề xuất phát triển thêm một kỹ năng nhân sự cụ thể nào đó cần thiết trong tương lai.

Bước 3: Thiết kế một chương trình đào tạo

Khi đã xác định được đối tượng, mục tiêu đào tạo thì bước tiếp theo bạn cần lên kế hoạch đào tạo vào hoạt động. Do đó bạn cần có một môi trường thích hợp để tăng cơ hội học tập cho nhân sự. Hãy đảm bảo rằng chương trình đào tạo của bạn có sự tham gia của nhiều người và tạo một bầu không khí thoải mái nhất để thu hút mọi người.

Trước khi thiết kế chương trình đào tạo, bạn cần trả lời được những câu hỏi dưới đây:

• Ai sẽ là người đào tạo: Người đào tạo có vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt toàn bộ chương trình. Đó có thể là giám sát viên, giảng viên đại học, Nhà công nghiệp, nhân viên nhân sự, chuyên gia tư vấn, v.v.
• Ai cần được đào tạo: Tùy vào tình hình của tổ chức mà bạn có thể xem ai cần được đào tạo để phát triển chuyên môn, kỹ năng. Việc quyết định lựa chọn người đào tạo sẽ dựa trên thành tích, đề xuất của nhân sự hoặc nguyện vọng của nhân sự
• Phương pháp đào tạo: Trong quá trình đào tạo, giảng viên cần có đầy đủ thông tin của học viên cũng như hồ sơ của họ để chọn được phương pháp phù hợp nhất với yêu cầu của họ. Bên cạnh đó bạn cần lưu ý nội dung đào tạo nội bộ hoặc đào tạo phát triển năng lực cần được chuẩn bị bài bản, chi tiết và phù hợp với lĩnh vực của nhân viên.

Xây dựng và quản lý các khoá đào tạo nhân viên tập trung và chuyên nghiệp với

>> TOP 10 phần mềm quản lý đào tạo nhân viên hiệu quả nhất hiện nay

Bước 4: Thực hiện chương trình đào tạo

Sau khi đã thiết kế được chương trình đào tạo, HR cần thực hiện kế hoạch đào tạo bài bản để đảm bảo hiệu quả và mục tiêu đào tạo. Để đưa kế hoạch đào tạo chính thức vào hoạt động, bạn cần có một môi trường thích hợp để có lợi cho việc học tập. Tốt hơn hết là phương pháp tiếp cận có sự tham gia của người huấn luyện để thúc đẩy các trò chơi và tương tác tốt để thu hút, giữ chân nhân viên

Bước 5: Đánh giá và theo dõi

Bước cuối cùng, bạn cần đánh giá chất lượng đào tạo và kiểm tra xem các mục tiêu đã đạt hay chưa bằng cách lấy khảo sát từ những người tham gia chương trình đào tạo đó. Bạn có thể thực hiện bằng cách hỏi các giảng viên xem những người tham gia có đang áp dụng các kỹ năng đã học được trong chương trình học vào công việc hàng ngày hay không.

Xem thêm: Nghệ thuật quản lý nhân sự dành cho nhà lãnh đạo

III- Một số phương pháp đào tạo phổ biến

Hiện nay có nhiều phương pháp đào tạo mà nhà quản lý có thể lựa chọn để thực hiện hoặc kết hợp với các phương pháp khác. Với mỗi phương pháp sẽ mang lại cơ hội học tập và phát triển riêng cho từng cá nhân. Dưới đây là một số phương pháp đào tạo phổ biến mà bạn có thể áp dụng:

Mô hình Kirkpatrick

Mô hình Kirkpatrick – được phát triển bởi Donald Kirkpatrick vào năm 1955 để lấy bằng Tiến sĩ của ông. luận văn – là một trong những phương pháp được sử dụng phổ biến để đánh giá hiệu quả của các giải pháp học tập. Ngày nay, mô hình này được sử dụng để đánh giá quy trình đào tạo của doanh nghiệp dựa trên 4 cấp độ. Qua đó, nhà quản lý hay phòng HR có thể biết được hiệu quả của chương trình đào tạo nhân viên.

• Phản ứng: Ở cấp độ này, HR sẽ đi lường phản ứng của người học với những nội dung, kiến thức mà họ nhận được. Để kiểm tra chính xác, bạn có thể tạo một cuộc khảo sát sau khóa học đào tạo để nhân viên bày tỏ cảm nghĩ về khóa học mà họ nhận được, mức độ hài lòng ra sao, họ có thấy hữu ích không.
• Học hỏi: Cấp độ này thể hiện sự tiếp thu của nhân viên đối với khóa học. Cách đánh giá phổ biến nhất để đánh giá điều này là làm bài kiểm tra hoặc bài tập thực hành để xem được người đó đã nhận được những kỹ năng mới nào.
• Hành vi: Tiếp theo, HR hãy khám phá xem liệu những người tham gia có thực sự sử dụng những kỹ năng mới đó trong công việc hàng ngày của họ hay không, tức là khả năng vận dụng vào hành vi của họ. Cách phổ biến giúp bạn đo lường điều này là tiến hành kiểm tra, đánh giá từ người quản lý của những người tham gia.
• Kết quả: Ở cấp độ cuối cùng, bạn đo lường xem hành vi người dùng mang lại kết quả gì cho doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bạn đã được đào tạo về quản lý, liệu những người quản lý của bạn có tiến bộ hơn không? Hoặc họ có mang lại hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp hay không.

Huấn luyện / cố vấn

Đây là loại hình đào tạo 1-1 giúp tập trung vào việc thúc đẩy mối quan hệ làm việc giữa nhân viên và huấn luyện viên hoặc người cố vấn – là người giám sát hoặc nhân viên đáng tin cậy. Với phương pháp đào tạo này, giảng viên sẽ hỗ trợ học viên liên tục trong suốt quá trình đào tạo.

eLearning

eLearning bao gồm các khóa học trực tuyến, tài liệu kiểm tra và các tài liệu khác. eLearning cho phép các nhân viên tham gia các khóa học theo tốc độ của riêng họ. Ưu điểm của khóa học này giúp họ có thể học mọi lúc, mọi nơi và tiết kiệm chi phí. Có thể nói eLearning phù hợp với nhiều nhu cầu, phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau.

Hoạt động đào tạo nhóm

Đào tạo nhóm có thể hữu ích trong việc thảo luận, đào tạo thông qua sự hợp tác và xây dựng nhóm. Hình thức này cho phép nhân viên đào tạo cùng nhau trong một môi trường phù hợp với nhu cầu của họ. Bạn có thể nhờ người hướng dẫn, nhắc nhở hoặc các lời nhắc trực tuyến sẽ được người giám sát xem xét sau đó. Có thể thấy, đây là một phương pháp đào tạo hiệu quả giúp các cá nhân tiếp cận được nhiều dự án phức tạp.

Đào tạo do người hướng dẫn

Đây là hình thức đào tạo theo kiểu lớp học với một người hướng dẫn hoặc người huấn luyện trình bày tài liệu cho nhân viên. Với hình thức này, nhân viên có thể đặt ra các câu hỏi để hiểu sâu hơn về nội dung đang học, đặc biệt là những chủ đề yêu cầu kỹ thuật hoặc sự phức tạp. Từ đó, giảng viên có thể điều chỉnh cách giảng dạy sao cho phù hợp với trình độ, kinh nghiệm của từng người.

Có thể thấy, một quy trình đào tạo nhân viên có thành công hay không được quyết định bởi cách doanh nghiệp tổ chức, thiết kế chương trình đào tạo như thế nào. Khi bạn đã hiểu được về 5 bước trong quy trình đào tạo cũng như các phương pháp đào tạo thì bạn hãy tuân thủ và làm theo quy trình đào tạo đó để thu lại những kết quả tốt nhất.

Trong thời đại 4.0 hiện nay thì rất nhiều doanh nghiệp đã tìm đến phần mềm quản trị nhân sự HRM của 1Office để lập kế hoạch đào tạo, theo dõi việc tổ chức đào tạo cũng như đánh giá sau đào tạo hiệu quả. Có thể thấy, việc sử dụng phần mềm là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, công sức để nâng cao chất lượng đào tạo công ty.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ qua: 

Hotline: 083 483 8888

Fanpage 1Office:  https://www.facebook.com/1officevn

Youtube:  https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp