Khung năng lực là gì? Cách xây dựng khung năng lực hiệu quả

Xây dựng khung năng lực là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với toàn bộ hoạt động nhân sự. Với bộ đánh giá năng lực, nhà quản lý có thể dễ dàng xây dựng chương trình đào tạo, tuyển dụng nhanh chóng cũng như xây dựng các chính sách đãi ngộ dành cho nhân sự. Vậy làm thế nào để xây dựng khung năng lực chuẩn và cách ứng dụng bộ đánh giá năng lực như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay ở nội dung dưới đây nhé.

1. Những sai lầm trong quá trình xây dựng khung năng lực doanh nghiệp

Khung năng lực là một hệ thống bao gồm các kiến thức, kỹ năng, thái độ, đặc điểm mà một nhân viên cần thực hiện. Dựa vào khung đánh giá năng lực, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quát về năng lực của của nhân sự đối với yêu cầu công việc được đặt ra.

Tuy nhiên, có rất nhiều tổ chức đã thất bại trong nỗ lực xây dựng một khuôn khổ để chủ động quản lý năng lực nhân sự.

Nguyên nhân chính dẫn đến thất bại là do các khung năng lực được phát triển và thực hiện mà không có mục đích kinh doanh rõ ràng. Không có mục đích kinh doanh, không có mục tiêu nào để làm cơ sở cho các quyết định thiết kế khi xây dựng khuôn khổ. Thiết kế kết quả thường có sai sót, phục vụ quá nhiều bản chính và bị ngừng sản xuất sau một hoặc hai năm sử dụng.

Thứ 2: Một lỗi phổ biến mà rất nhiều tổ chức thường gặp là nhầm lẫn giữa năng lực với nhiệm vụ. Các nhiệm vụ được định vị tốt hơn trong bản mô tả công việc. Các khung làm việc nhầm lẫn giữa nhiệm vụ với năng lực thường có từ bốn mươi đến năm mươi năng lực được mô tả. Bởi hiện nay mỗi mô tả công việc có xu hướng có từ hai mươi đến ba mươi năng lực được đánh giá ở một nhân viên.

Thứ 3: Thiếu sự cam kết, đồng hành của lãnh đạo. Có thể thấy, trong một doanh nghiệp thì lãnh đạo có vai trò là người tiên phong, là tấm gương giúp nhân viên của họ học hỏi và làm theo khung năng lực đã đề ra. Nếu lãnh đạo chỉ là người đưa ra bộ khung năng lực chuyên môn mà lại không nghiêm túc thực hiện, né tránh các buổi họp đánh giá thì chắc chắn sẽ không thể triển khai thành công.

Để xây dựng khung đánh giá năng lực thành công, không chỉ cần có sự quyết tâm của người lãnh đạo mà tất cả nhân viên cần phải tuân thủ các nguyên tắc đo lường năng lực nhằm đảm bảo sự công bằng, minh bạch.

2. Cấu trúc của mô hình khung năng lực 

Việc xây dựng cấu trúc khung năng lực giúp doanh nghiệp thiết lập một nền tảng tốt trong hoạt động quản lý nhân sự… Dưới đây là 4 cấu trúc của khung đánh giá năng lực phổ biến để mỗi nhân sự hoàn thành tốt công việc được giao và phát triển thêm những năng lực cần thiết.

• Năng lực theo vai trò (Role specific competencies): Bao gồm các năng lực phục vụ cho các vị trí cụ thể trong một tổ chức như: năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược.
• Năng lực cốt lõi (Core competencies): Là loại năng lực bao gồm các năng lực cần thiết cho các vị trí như: kỹ năng xử lý vấn đề, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng tin học…
• Năng lực chuyên môn (Technical competence): Bao gồm những kiến thức, kỹ năng chuyên môn nhằm đáp ứng cho một vị trí, lĩnh vực cụ thể, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công việc chuyên môn đã đề ra. Ví dụ: Kỹ năng lập trình, Kỹ năng bán hàng, Kỹ năng xử lý số liệu…
• Năng lực hành vi: Là các năng lực cụ thể của cá nhân được định nghĩa dưới dạng hành vi nhằm đảm bảo khả năng ứng dụng và mức độ thuần thục.

Có thể thấy, việc chia nhiều nhóm cấu trúc khung năng lực khác nhau sẽ giúp nhà quản lý xác định được các tiêu chí năng lực cần thiết, tránh sự chồng chéo và đánh giá được năng lực nhân sự một cách minh bạch, chính xác.

3. Ứng dụng của khung năng lực đối với hoạt động nhân sự

Khung năng lực là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mọi hoạt động nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá và đãi ngộ. Bằng cách xác định rõ những kỹ năng, kiến thức và thái độ cần có cho từng vị trí, khung năng lực giúp nhân viên phát triển phù hợp, nâng cao hiệu suất công việc, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhân sự chính xác và chiến lược.

3.1.  Ứng dụng khung năng lực trong tuyển dụng (lấy ví dụ)

Đối với hoạt động tuyển dụng, khung năng lực trở thành một tiêu chí định hướng giúp doanh nghiệp nhanh chóng lựa chọn được các ứng viên tiềm năng. Điều này sẽ giúp tổ chức chức không phải đầu tư các nguồn lực thiết yếu vào việc tuyển dụng những cá nhân thiếu kỹ năng phù hợp với công việc.

Ngoài ra, ứng dụng khung năng lực với hoạt động tuyển dụng còn giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên. Nhờ đó giúp HR dễ dàng phân biệt được đâu là ứng viên phù hợp và đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về công cụ hỗ trợ tuyển dụng giúp HR tìm kiếm được những ứng viên chất lượng, phù hợp nhất.

3.2. Ứng dụng khung năng lực trong đào tạo nhân sự

Dựa vào khung năng lực chuyên môn, nhà quản lý có thể xác định được nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo để phát triển đổi ngũ nhân sự. Để ứng dụng hiệu quả cho quy trình đào tạo nhân sự, doanh nghiệp cần phải nắm rõ được năng lực, kỹ năng của nhân sự để thực hiện đánh giá thường xuyên cho đội ngũ cán bộ và nhân viên.

Ví dụ: Đối với bộ phận kinh doanh, doanh nghiệp có thể đào tạo cho nhân viên một số kỹ năng quan trọng như: kỹ năng bán hàng, kỹ năng chốt đơn, kỹ năng thuyết phục.. để giúp họ nâng cao khả năng bán hàng.

3.3. Đánh giá và xây dựng chế độ đãi ngộ nhân viên 

Bên cạnh việc ứng dụng khung đánh giá năng lực trong tuyển dụng, đào tạo, khung năng lực chuyên môn còn đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá nhân sự, là cơ sở để trả lương, khen thưởng và thực hiện các chế độ đãi ngộ cho nhân viên cũng như các cấp quản lý trong doanh nghiệp.

Nhà quản lý có thể xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, đo lường kết quả làm việc của nhân sự. Nhờ đó giúp lãnh đạo sẽ có chính sách nhân sự để khen thưởng đúng người, đúng việc một cách minh bạch, chính xác.

Đọc thêm: MBTI là gì? Ứng dụng test trắc nhiệm tính cách để đánh giá nhân sự, ứng viên

4. 5 Bước xây dựng khung năng lực hiệu quả, dễ áp dụng cho doanh nghiệp

Để xây dựng khung năng lực hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo về các bước được chia sẻ bởi các chuyên gia có kinh nghiệm ở dưới đây:

Bước 1: Xác định mục đích

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục đích của việc xây dựng khung năng lực phục vụ mục đích gì. Ví dụ:

• Tuyển dụng nhân sự
• Đào tạo nhân sự
• Đánh giá nhân sự
• Xây dựng chế độ đãi ngộ cho nhân sự

Tùy vào loại hình khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra các loại năng lực khác nhau.

Bước 2: Chuẩn hóa công việc mỗi bộ phận

Việc chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ được nhiệm vụ, chức năng của mỗi vị trí. Bởi các năng lực sẽ liên quan trực tiếp đến thực hiện công việc và các hoạt động khác nhau, vì vậy cơ cấu tổ chức càng rõ ràng thì sẽ dễ dàng xác định được khung năng lực phù hợp, giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Bước 3: Xác định những năng lực cần có

Tiếp theo, chúng ta cần xác định các năng lực có thể cần đến. Để xác định những năng lực cần có, doanh nghiệp có thể tham khảo một số cách sau:

– Xây dựng bộ năng lực cần có

– Phân chia nhóm, theo cấp độ nghiệp vụ

– Tham khảo một số bộ năng lực được sử dụng phổ biến trên thế giới như bộ “42 năng lực theo Đại học Havard”, “Bộ năng lực do CIPD của Vương quốc Anh phát triển’,… sau đó bạn có thể điều chỉnh năng lực sao cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của mình.

Bước 4: Sắp xếp năng lực cho từng vị trí

Khi đã có được bộ năng lực đầy đủ với các cấp độ, bước tiếp theo chúng ta cần xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí ở doanh nghiệp. Để sắp xếp năng lực phù hợp với từng vị trí công việc, nhà quản lý có thể sử dụng nhiều cách khác nhau như: lập bảng khảo sát, thảo luận nội bộ để xin ý kiến của mọi người để xây dựng bộ năng lực chuẩn nhất.

Ví dụ: Đối với phòng Media cần sử dụng thành thạo các phần mềm dựng video, chỉnh sửa ảnh để phục vụ cho công việc.

Bước 5: Đánh giá 

Bước cuối cùng, chúng ta cần đưa các bộ năng lực đó vào sử dụng cũng như phát triển các công cụ đánh giá năng lực cho mỗi cá nhân, phòng ban. Tuy nhiên, đây là nhiệm vụ đòi hỏi người có chuyên môn cao, nên nếu doanh nghiệp không có đủ chuyên môn có thể thuê các chuyên gia hoặc các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để thực hiện bộ đánh giá năng lực.

5. Lợi ích và tầm quan trọng của khung năng lực

Khung năng lực là một công cụ chiến lược quan trọng, giúp doanh nghiệp phát triển nguồn nhân lực một cách hệ thống, minh bạch và bài bản. Không chỉ là tiêu chí đánh giá nhân viên, khung năng lực còn là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý và xây dựng lộ trình phát triển nhân sự dài hạn. Khi được triển khai đúng cách, nó giúp doanh nghiệp chủ động quản lý năng lực hiện tại, định hướng phát triển tương lai và duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Phát triển nhân sự chiến lược

Một trong những lợi ích lớn nhất của khung năng lực là giúp doanh nghiệp xác định rõ các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần có cho từng vị trí công việc. Điều này không chỉ giúp tuyển dụng đúng người cho đúng vị trí mà còn tạo cơ sở để lập lộ trình phát triển nhân sự phù hợp. Khung năng lực cho phép doanh nghiệp nhận diện nhân viên tiềm năng, từ đó xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng hoặc thăng tiến hợp lý.

Ví dụ thực tế: Một công ty công nghệ sử dụng khung năng lực để xác định những năng lực quan trọng như quản lý dự án, tư duy phân tích và kỹ năng kỹ thuật cho đội ngũ quản lý. Nhờ vậy, công ty có thể xây dựng lộ trình thăng tiến bài bản, đưa những nhân viên có năng lực vượt trội lên các vị trí lãnh đạo, đồng thời đảm bảo nhân sự luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu phát triển công ty.

Nâng cao năng suất và tối ưu hóa nguồn lực

Khung năng lực còn là công cụ nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa nguồn lực. Khi doanh nghiệp dựa vào năng lực để phân bổ công việc và đánh giá hiệu suất, họ sẽ đảm bảo người phù hợp làm việc phù hợp, giảm thiểu sai sót, lãng phí thời gian và tăng hiệu suất tổng thể.

Ví dụ thực tế: Bộ phận bán hàng của một doanh nghiệp xác định những nhân viên có thế mạnh về giao tiếp, thuyết phục và chăm sóc khách hàng. Nhờ vậy, công ty có thể phân công nhiệm vụ phù hợp, nâng cao doanh số và đồng thời giảm chi phí đào tạo không cần thiết cho những kỹ năng mà nhân viên đã thành thạo.

Lời khuyên khi triển khai khung năng lực

Để khai thác tối đa lợi ích của khung năng lực, doanh nghiệp nên:

• Bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng, liên kết khung năng lực với chiến lược và định hướng phát triển của công ty.

• Linh hoạt và cập nhật định kỳ, đảm bảo khung năng lực phù hợp với sự thay đổi của công việc, công nghệ và thị trường.

• Sử dụng phần mềm HRM hoặc công cụ số hóa để đo lường, đánh giá và theo dõi hiệu quả năng lực nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng.

• Truyền thông nội bộ rõ ràng, giúp nhân viên hiểu mục đích, áp dụng khung năng lực vào công việc và phát triển năng lực cá nhân.

Như vậy, khung năng lực không chỉ là một bộ tiêu chí đánh giá nhân viên mà còn là công cụ chiến lược để phát triển nhân sự, nâng cao năng suất và tối ưu hóa nguồn lực, góp phần giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu bền vững và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường. Khi được triển khai bài bản, khung năng lực trở thành một phần không thể thiếu trong quản trị nhân sự hiện đại, giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo hiệu quả công việc vừa phát triển con người theo hướng chiến lược.

6. Công cụ đánh giá năng lực chuyên nghiệp trong thời đại số – 1Office HRM

1Office hiện là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp hiệu quả tại Việt Nam và được hơn 5000 doanh nghiệp cùng hơn 450.000 người dùng lựa chọn. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, vượt trội, phần mềm đánh giá năng lực nhân sự giúp bạn quản trị tổng thể các nghiệp vụ của doanh nghiệp như: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý công việc… Trong đó, module HRM cung cấp bộ khung mô hình đánh giá nhân sự ASK giúp doanh nghiệp: