9 mẫu quản lý công việc bằng Excel đúng chuẩn [Tải miễn phí]

Excel là một công cụ theo dõi công việc miễn phí, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng cá nhân. Trong bài viết này, 1Office sẽ chia sẻ tới bạn Top 9 mẫu quản lý công việc bằng Excel hiệu quả và mới nhất 2024. Hãy cùng tham khảo ngay nhé!

1. Quản lý công việc bằng Excel là gì?

Quản lý công việc bằng Excel là phương pháp sử dụng phần mềm bảng tính để quản lý, ghi chú, sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc, nhiệm vụ hàng ngày. Công cụ Excel cung cấp các tính năng và công cụ linh hoạt giúp người dùng tạo và quản lý danh sách công việc một cách dễ dàng, hiệu quả.

Excel là một công cụ quản lý công việc hiệu quả với nhiều tính năng ưu việt, bao gồm:

• Theo dõi tiến độ công việc, dự án giúp người dùng nhận biết được các đầu việc cần hoàn thành, đang bị chậm trễ hoặc có nguy cơ bị trì hoãn.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý về thời gian, nhân lực, tài chính, … cho từng công việc đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
• Kiểm soát chi phí cho từng nhiệm vụ hoặc dự án, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng vượt chi phí hoặc lãng phí nguồn lực.
• Hỗ trợ việc xây dựng báo cáo đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc giúp nhà quản lý đưa ra cải tiến khi cần thiết.

2. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng Excel

Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel để theo dõi tiến độ đem lại nhiều lợi ích vô cùng quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò khi quản lý công việc bằng Excel:

Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Excel giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý và kiểm soát chi phí hiệu quả. tiết kiệm thời gian, công sức, tăng năng suất và hiệu quả công việc. Excel giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân bổ

Giảm thiểu tình trạng chồng chéo công việc: Bằng việc sắp xếp, theo dõi tiến độ công việc thường xuyên sẽ giúp nhân viên tránh tình trạng chồng chéo việc, quên việc, sót việc từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Tăng khả năng kiểm soát công việc: Sử dụng Excel để theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý và kiểm soát chi phí sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc một cách chặt chẽ, từ đó tránh những rủi ro không mong muốn.

Cải thiện giao tiếp và sự phối hợp giữa các thành viên: Excel giúp người dùng tạo các báo cáo công việc theo định dạng tùy chỉnh. Điều này giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin công việc, nâng cao hiệu quả giao tiếp và phối hợp giữa các thành viên trong đội nhóm.

Nhìn chung, quản lý công việc bảng Excel là một giải pháp hiệu quả giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả công việc. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc miễn phí, đơn giản và dễ thao tác thì Excel là một lựa chọn tuyệt vời.

3. Tham khảo 9 mẫu quản lý công việc bằng Excel

3.1. Bảng quản lý công việc bằng Excel

Mẫu quản lý công việc bằng Excel là một bảng tính đơn giản giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện. Mẫu này thường bao gồm các nội dung về tên công việc, thời gian bắt đầu – kết thúc, người thực hiện, trạng thái,…

Mẫu này có thể được sử dụng để quản lý các nhiệm vụ cá nhân hoặc công việc nhóm. Nó là một cách tốt để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn.

Tải miễn phí: Mẫu bảng quản lý công việc bằng Excel

3.2. Quản lý thời gian làm việc – Timeline

Timeline là một cách trực quan để theo dõi tiến độ của một dự án hoặc nhiệm vụ. Mẫu này thường được sử dụng để xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ. Nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án hoặc nhiệm vụ và xác định bất kỳ mốc quan trọng nào có thể bị trễ.

Tải miễn phí: Mẫu bảng quản lý thời gian làm việc Timeline

3.3. Sử dụng biểu đồ Gantt – Gantt Chart

Biểu đồ Gantt là một loại timeline đặc biệt được sử dụng để theo dõi tiến độ của các dự án. Bằng các đồ họa trực quan, mẫu bảng này được sử dụng để xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. Hoặc có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án và xác định bất kỳ hoạt động nào có thể bị trễ.

Tải miễn phí: Mẫu biểu đồ quản lý công việc Gantt Chart

3.4. Quản lý danh sách công việc – Todolist

Mẫu quản lý công việc Todolist được sử dụng để quản lý các nhiệm vụ cá nhân hoặc công việc của cá nhân hoặc đội nhóm. Todolist là cách tốt để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước tiên.

Tải miễn phí: Mẫu quản lý công việc Todolist

3.5. Quản lý theo dõi vấn đề – Issue Tracking

Mẫu theo dõi vấn đề bằng Excel được sử dụng để theo dõi các vấn đề phát sinh trong một dự án. Mẫu này thường bao gồm các cột sau: tên vấn đề, mô tả, thời gian phát sinh, trạng thái vấn đề,…

Mẫu bảng quản lý vấn đề Issue Tracking thường được sử dụng để theo dõi tiến độ của việc giải quyết các vấn đề và đảm bảo rằng tất cả các vấn đề đều được giải quyết kịp thời.

Tải miễn phí: Mẫu quản lý vấn đề bằng Excel

3.6. Mẫu theo dõi tiến độ dự án – Project Tracking

Đây là bảng Excel thường sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách đề ra. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều dự án, mẫu Project Tracking có thể không phù hợp mà cần sử dụng đến các công cụ hỗ trợ quản lý khác. Ví dụ như phần mềm quản lý dự án 1Office – bộ công cụ đa chiều phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp.

Tải miễn phí: Mẫu quản lý dự án bằng Excel

3.7. Mẫu quản lý KPI công việc – KPI Tracking

Mẫu quản lý công việc bằng KPI được sử dụng để theo dõi các chỉ số hiệu suất của một dự án hoặc công việc nhằm đảm bảo rằng dự án hoặc công việc đang theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu. Một mẫu KPI công việc thường bao gồm các nội dung sau:

• KPI: Tên của KPI
• Đơn vị đo lường: Đơn vị đo lường của KPI
• Mục tiêu: Mục tiêu của KPI
• Giá trị thực tế: Giá trị thực tế của KPI
• Chênh lệch: Chênh lệch giữa giá trị thực tế và mục tiêu

Tải miễn phí: Mẫu quản lý công việc bằng KPI

3.8. Checklist công việc dự án – Checklist

Checklist là một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, được nhà quản lý sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án.

Cụ thể mẫu bảng này giúp doanh nghiệp: theo dõi tiến độ của tất cả các nhiệm vụ trong một dự án, xác định các nhiệm vụ cần được ưu tiên hoàn thành. Đồng thời đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án đều được hoàn thành.

Tải miễn phí: Mẫu Checklist công việc dự án

3.9. Thẻ theo dõi tiến độ tuần – Weekly Timecard

Thẻ theo dõi tiến độ tuần là một mẫu được sử dụng để theo dõi thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ hoặc dự án khác nhau. Thẻ này thường bao gồm các cột sau:

• Ngày: Ngày trong tuần
• Nhiệm vụ: Tên của nhiệm vụ
• Thời gian: Thời gian bạn dành cho nhiệm vụ

Mẫu thẻ này có thể được sử dụng để theo dõi hiệu quả của bạn và đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Tải miễn phí: Mẫu bảng theo dõi tiến độ theo tuần

4. Lưu ý khi sử dụng Excel để quản lý công việc

Trong doanh nghiệp, khi sử dụng bảng tính Excel để quản lý công việc, nhà quản lý cần lưu ý một số điều sau:

• Chọn mẫu Excel phù hợp: Như đã đề cập ở phần trên, bạn cần chọn mẫu phù hợp với kích thước và quy mô của dự án hoặc công việc cũng như mục tiêu của bạn.
• Tùy chỉnh mẫu phù hợp: Bạn có thể tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của cá nhân và doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể thêm hoặc xóa các cột, hoặc thay đổi tên các cột.
• Nhập dữ liệu chính xác: Dữ liệu chính xác là yếu tố quan trọng để quản lý công việc hiệu quả. Bạn cần nhập dữ liệu chính xác và cập nhật dữ liệu thường xuyên.
• Áp dụng tối đa tính năng của Excel: Người dùng nên sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý để dễ dàng theo dõi, truy cập, đồng thời sử dụng màu sắc và biểu tượng để làm cho dữ liệu dễ nhìn hơn.
• Cập nhật và sao lưu dữ liệu: Bạn cần cập nhật dữ liệu thường xuyên để đảm bảo thông tin luôn chính xác, sao lưu dữ liệu định kỳ để đề phòng trường hợp mất dữ liệu.

5. Một số hạn chế khi quản lý công việc bằng Excel

Excel là một công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm cả quản lý công việc. Tuy nhiên, công cụ này cũng có nhiều hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi sử dụng. Excel có thể khó tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ nếu bạn cần theo dõi các thông tin không được bao gồm trong mẫu Excel tiêu chuẩn, người dùng cần phải tạo mẫu tùy chỉnh của riêng mình, gây tốn thời gian và công sức.

Ngoài ra, Excel có thể khó sử dụng đối với những người không có kinh nghiệm với công cụ này. Ví dụ nếu bạn cần tạo các công thức hoặc biểu đồ phức tạp, bạn có thể cần phải tìm hiểu cách sử dụng các tính năng này. Điều này có thể khiến việc quản lý công việc trở nên khó khăn hơn.

Một rủi ro khác khi quản lý công việc bằng Excel là khả năng bảo mật dữ liệu và an toàn thông tin. Trường hợp khi nhà quản lý chia sẻ bảng tính Excel với những người khác, họ có thể truy cập, sao chép, tải xuống dữ liệu, gây ra rủi ro bảo mật nghiêm trọng.

Vì vậy, nếu bạn đang quản lý một dự án hoặc công việc lớn và phức tạp, bạn có thể cân nhắc sử dụng một giải pháp quản lý công việc chuyên dụng. Các giải pháp này thường linh hoạt hơn, dễ sử dụng hơn và an toàn hơn Excel.

6. Giải pháp quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2024 (thay thế cho Excel)

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc hiệu quả hơn để thay thế cho những hạn chế của Excel, 1Office là một lựa chọn tuyệt vời. Phần mềm 1Office cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng, giúp bạn quản lý hiệu quả tất cả các khía cạnh của công việc của mình. Cụ thể như:

• Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý mọi loại công việc theo nhu cầu của người dùng
• Phân quyền rõ ràng, gán người thực hiện đảm bảo tính riêng tư cho từng dự án
• Sắp xếp luồng công việc ưu tiên và đồng bộ hoá lịch biểu vào công việc
• Tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp, nâng cao tốc độ chuyển đổi số
• Tính năng cảnh báo thông minh giúp người thực hiện tránh tình trạng quên, sót việc
• Trao đổi, trò chuyện giữa các cá nhân, phòng ban và truyền thông nội bộ
• Báo cáo thông minh, đa chiều, tùy biến, trực quan theo thời gian thực
• Số hóa và lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản trong doanh nghiệp
• Liên kết với phân hệ KPI, OKR hỗ trợ nhà quản lý trong việc đánh giá, ra quyết định

Phần mềm quản lý công việc 1Office là một giải pháp linh hoạt, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Nếu bạn quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc của 1Office. Hãy đăng ký ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận bản Demo miễn phí trải nghiệm các tính năng trên.

Nhận bản demo tính năng miễn phí

Trên đây là 9 mẫu quản lý công việc bằng Excel mà 1Office muốn chia sẻ tới Quý doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, doanh nghiệp đã có những sự lựa chọn phù hợp để quản lý công việc cho cá nhân và cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn 1:1 về Bộ giải pháp quản trị công việc của 1Office, hãy liên hệ miễn phí với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn