9 Mẫu quản lý công việc bằng Excel kiểm soát KPI hiệu quả

Đừng để công việc tồn đọng chỉ vì thiếu một file Excel phù hợp! Nếu bạn đang cần một công cụ giúp phân chia đầu việc, theo dõi tiến độ, kiểm soát KPI – thì Top 9 mẫu quản lý công việc bằng Excel trong bài viết này sẽ là “trợ thủ” lý tưởng. Từ Gantt chart đến checklist, tất cả đều được 1Office chọn lọc chuẩn chỉnh, dễ áp dụng ngay. Cùng khám phá nhé!

1. Quản lý công việc bằng Excel là gì?

Quản lý công việc bằng Excel là phương pháp sử dụng phần mềm bảng tính để quản lý, ghi chú, sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc, nhiệm vụ hàng ngày. Công cụ Excel cung cấp các tính năng và công cụ linh hoạt giúp người dùng tạo và quản lý danh sách công việc một cách dễ dàng, hiệu quả.

Excel là một công cụ quản lý công việc hiệu quả với nhiều tính năng ưu việt, bao gồm:

• Theo dõi tiến độ công việc, dự án giúp người dùng nhận biết được các đầu việc cần hoàn thành, đang bị chậm trễ hoặc có nguy cơ bị trì hoãn.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý về thời gian, nhân lực, tài chính, … cho từng công việc đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
• Kiểm soát chi phí cho từng nhiệm vụ hoặc dự án, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng vượt chi phí hoặc lãng phí nguồn lực.
• Hỗ trợ việc xây dựng báo cáo đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc giúp nhà quản lý đưa ra cải tiến khi cần thiết.

2. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng Excel

Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc bằng Excel để theo dõi tiến độ đem lại nhiều lợi ích vô cùng quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò khi quản lý công việc bằng Excel:

Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Excel giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý và kiểm soát chi phí hiệu quả. tiết kiệm thời gian, công sức, tăng năng suất và hiệu quả công việc. Excel giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân bổ

Giảm thiểu tình trạng chồng chéo công việc: Bằng việc sắp xếp, theo dõi tiến độ công việc thường xuyên sẽ giúp nhân viên tránh tình trạng chồng chéo việc, quên việc, sót việc từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

Tăng khả năng kiểm soát công việc: Sử dụng Excel để theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nguồn lực hợp lý và kiểm soát chi phí sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc một cách chặt chẽ, từ đó tránh những rủi ro không mong muốn.

Cải thiện giao tiếp và sự phối hợp giữa các thành viên: Excel giúp người dùng tạo các báo cáo công việc theo định dạng tùy chỉnh. Điều này giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin công việc, nâng cao hiệu quả giao tiếp và phối hợp giữa các thành viên trong đội nhóm.

Nhìn chung, quản lý công việc bảng Excel là một giải pháp hiệu quả giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả công việc. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc miễn phí, đơn giản và dễ thao tác thì Excel là một lựa chọn tuyệt vời.

3. Tham khảo 9 mẫu quản lý công việc bằng Excel

3.1. Bảng quản lý công việc bằng Excel

Mẫu quản lý công việc bằng Excel là một bảng tính đơn giản giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện. Mẫu này thường bao gồm các nội dung về tên công việc, thời gian bắt đầu – kết thúc, người thực hiện, trạng thái,…

Mẫu này có thể được sử dụng để quản lý các nhiệm vụ cá nhân hoặc công việc nhóm. Nó là một cách tốt để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn.

Tải miễn phí: Mẫu bảng quản lý công việc bằng Excel

3.2. Quản lý thời gian làm việc – Timeline

Timeline là một cách trực quan để theo dõi tiến độ của một dự án hoặc nhiệm vụ. Mẫu này thường được sử dụng để xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ. Nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án hoặc nhiệm vụ và xác định bất kỳ mốc quan trọng nào có thể bị trễ.

Tải miễn phí: Mẫu bảng quản lý thời gian làm việc Timeline

3.3. Sử dụng biểu đồ Gantt – Gantt Chart

Biểu đồ Gantt là một loại timeline đặc biệt được sử dụng để theo dõi tiến độ của các dự án. Bằng các đồ họa trực quan, mẫu bảng này được sử dụng để xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. Hoặc có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án và xác định bất kỳ hoạt động nào có thể bị trễ.

Tải miễn phí: Mẫu biểu đồ quản lý công việc Gantt Chart

3.4. Quản lý danh sách công việc – Todolist

Mẫu quản lý công việc Todolist được sử dụng để quản lý các nhiệm vụ cá nhân hoặc công việc của cá nhân hoặc đội nhóm. Todolist là cách tốt để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ quan trọng nhất được hoàn thành trước tiên.

Tải miễn phí: Mẫu quản lý công việc Todolist

3.5. Quản lý theo dõi vấn đề – Issue Tracking

Mẫu theo dõi vấn đề bằng Excel được sử dụng để theo dõi các vấn đề phát sinh trong một dự án. Mẫu này thường bao gồm các cột sau: tên vấn đề, mô tả, thời gian phát sinh, trạng thái vấn đề,…

Mẫu bảng quản lý vấn đề Issue Tracking thường được sử dụng để theo dõi tiến độ của việc giải quyết các vấn đề và đảm bảo rằng tất cả các vấn đề đều được giải quyết kịp thời.

Tải miễn phí: Mẫu quản lý vấn đề bằng Excel

3.6. Mẫu theo dõi tiến độ dự án – Project Tracking

Đây là bảng Excel thường sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách đề ra. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều dự án, mẫu Project Tracking có thể không phù hợp mà cần sử dụng đến các công cụ hỗ trợ quản lý khác. Ví dụ như phần mềm quản lý dự án 1Office – bộ công cụ đa chiều phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp.

Tải miễn phí: Mẫu quản lý dự án bằng Excel

3.7. Mẫu quản lý KPI công việc – KPI Tracking

Mẫu quản lý công việc bằng KPI được sử dụng để theo dõi các chỉ số hiệu suất của một dự án hoặc công việc nhằm đảm bảo rằng dự án hoặc công việc đang theo đúng tiến độ và đạt được mục tiêu. Một mẫu KPI công việc thường bao gồm các nội dung sau:

• KPI: Tên của KPI
• Đơn vị đo lường: Đơn vị đo lường của KPI
• Mục tiêu: Mục tiêu của KPI
• Giá trị thực tế: Giá trị thực tế của KPI
• Chênh lệch: Chênh lệch giữa giá trị thực tế và mục tiêu

Tải miễn phí: Mẫu quản lý công việc bằng KPI

3.8. Checklist công việc dự án – Checklist

Checklist là một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, được nhà quản lý sử dụng để theo dõi tiến độ của một dự án.

Cụ thể mẫu bảng này giúp doanh nghiệp: theo dõi tiến độ của tất cả các nhiệm vụ trong một dự án, xác định các nhiệm vụ cần được ưu tiên hoàn thành. Đồng thời đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án đều được hoàn thành.

Tải miễn phí: Mẫu Checklist công việc dự án

3.9. Thẻ theo dõi tiến độ tuần – Weekly Timecard

Thẻ theo dõi tiến độ tuần là một mẫu được sử dụng để theo dõi thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ hoặc dự án khác nhau. Thẻ này thường bao gồm các cột sau:

• Ngày: Ngày trong tuần
• Nhiệm vụ: Tên của nhiệm vụ
• Thời gian: Thời gian bạn dành cho nhiệm vụ

Mẫu thẻ này có thể được sử dụng để theo dõi hiệu quả của bạn và đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Tải miễn phí: Mẫu bảng theo dõi tiến độ theo tuần

4. Lưu ý khi sử dụng Excel để quản lý công việc

Trong doanh nghiệp, khi sử dụng bảng tính Excel để quản lý công việc, nhà quản lý cần lưu ý một số điều sau:

• Chọn mẫu Excel phù hợp: Như đã đề cập ở phần trên, bạn cần chọn mẫu phù hợp với kích thước và quy mô của dự án hoặc công việc cũng như mục tiêu của bạn.
• Tùy chỉnh mẫu phù hợp: Bạn có thể tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu cụ thể của cá nhân và doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể thêm hoặc xóa các cột, hoặc thay đổi tên các cột.
• Nhập dữ liệu chính xác: Dữ liệu chính xác là yếu tố quan trọng để quản lý công việc hiệu quả. Bạn cần nhập dữ liệu chính xác và cập nhật dữ liệu thường xuyên.
• Áp dụng tối đa tính năng của Excel: Người dùng nên sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý để dễ dàng theo dõi, truy cập, đồng thời sử dụng màu sắc và biểu tượng để làm cho dữ liệu dễ nhìn hơn.
• Cập nhật và sao lưu dữ liệu: Bạn cần cập nhật dữ liệu thường xuyên để đảm bảo thông tin luôn chính xác, sao lưu dữ liệu định kỳ để đề phòng trường hợp mất dữ liệu.

5. Một số hạn chế khi quản lý công việc bằng Excel

Excel là một công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm cả quản lý công việc. Tuy nhiên, công cụ này cũng có nhiều hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi sử dụng. Excel có thể khó tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ nếu bạn cần theo dõi các thông tin không được bao gồm trong mẫu Excel tiêu chuẩn, người dùng cần phải tạo mẫu tùy chỉnh của riêng mình, gây tốn thời gian và công sức.

Ngoài ra, Excel có thể khó sử dụng đối với những người không có kinh nghiệm với công cụ này. Ví dụ nếu bạn cần tạo các công thức hoặc biểu đồ phức tạp, bạn có thể cần phải tìm hiểu cách sử dụng các tính năng này. Điều này có thể khiến việc quản lý công việc trở nên khó khăn hơn.

Một rủi ro khác khi quản lý công việc bằng Excel là khả năng bảo mật dữ liệu và an toàn thông tin. Trường hợp khi nhà quản lý chia sẻ bảng tính Excel với những người khác, họ có thể truy cập, sao chép, tải xuống dữ liệu, gây ra rủi ro bảo mật nghiêm trọng.

Vì vậy, nếu bạn đang quản lý một dự án hoặc công việc lớn và phức tạp, bạn có thể cân nhắc sử dụng một giải pháp quản lý công việc chuyên dụng. Các giải pháp này thường linh hoạt hơn, dễ sử dụng hơn và an toàn hơn Excel.

6. Những sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp quản lý công việc bằng Excel

Excel là công cụ quản lý công việc phổ biến vì chi phí thấp, dễ tiếp cận. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển với nhiều dự án và phòng ban, việc lạm dụng Excel thường dẫn đến hàng loạt sai lầm khiến quản trị trở nên rườm rà và kém hiệu quả.

1. File Excel phình to và thiếu chuẩn hóa dữ liệu: Doanh nghiệp thường nhập dữ liệu công việc theo cách “ai cũng có thể chỉnh sửa”, dẫn đến trùng lặp, sai sót và thiếu nhất quán. Hệ quả là báo cáo không chính xác, mất nhiều thời gian đối chiếu và làm sạch dữ liệu.

2. Quản lý nhiều file rời rạc, không có hệ thống tập trung: Thay vì một cơ sở dữ liệu chung, mỗi phòng ban lại dùng một file riêng. Điều này khiến việc tổng hợp tiến độ toàn doanh nghiệp trở nên khó khăn, dễ thất lạc thông tin và mất kiểm soát.

3. Thiếu phân quyền và kiểm soát truy cập: Excel cơ bản không hỗ trợ phân quyền chi tiết. Khi nhiều người cùng thao tác, nguy cơ xóa nhầm, ghi đè dữ liệu hoặc lộ thông tin nhạy cảm là rất lớn. Điều này gây rủi ro đặc biệt trong các dự án có yếu tố tài chính hoặc hợp đồng khách hàng.

4. Không tích hợp được với các hệ thống khác: Doanh nghiệp hiện đại thường cần liên kết dữ liệu công việc với CRM, ERP, HRM… nhưng Excel chỉ cho phép import/export thủ công. Điều này vừa mất thời gian vừa dễ gây sai lệch dữ liệu, cản trở khả năng ra quyết định kịp thời.

5. Khó theo dõi tiến độ và KPI theo thời gian thực: Excel không tự động gửi thông báo deadline, cảnh báo chậm tiến độ hay tạo báo cáo realtime. Doanh nghiệp chỉ phát hiện vấn đề khi tổng hợp số liệu thủ công, dẫn đến phản ứng chậm và lỡ cơ hội xử lý sớm.

6. Thiếu khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng: Ở quy mô nhỏ Excel còn dùng tốt, nhưng khi số lượng công việc và nhân sự tăng, hệ thống file trở nên nặng nề, dễ lỗi, mất kiểm soát. Đây là “điểm nghẽn” khiến nhiều doanh nghiệp phải cân nhắc chuyển sang phần mềm chuyên dụng.

Những sai lầm trên cho thấy Excel chỉ phù hợp để quản lý công việc ở mức cơ bản, trong khi doanh nghiệp muốn mở rộng và vận hành trơn tru cần có giải pháp chuyên biệt hơn. Việc nhận diện sớm những hạn chế này sẽ giúp nhà quản lý tránh phụ thuộc quá mức vào Excel và chủ động tìm hướng tối ưu.

7. So sánh Excel với công nghệ AI trong quản trị công việc

Excel là công cụ quản lý công việc quen thuộc, giúp doanh nghiệp theo dõi deadline, KPI và tiến độ dự án với chi phí thấp. Tuy nhiên, trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải xử lý khối lượng công việc lớn và dữ liệu phức tạp, Excel dần bộc lộ nhiều hạn chế. Công nghệ AI xuất hiện như một giải pháp thay thế hoặc bổ trợ, mang lại khả năng phân tích, dự báo và tự động hóa mà Excel truyền thống khó đáp ứng.

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở cách hai công cụ này xử lý dữ liệu. Excel chủ yếu dựa vào nhập liệu thủ công và công thức do con người xây dựng, trong khi AI sử dụng thuật toán học máy để tự động phát hiện quy luật, cảnh báo rủi ro và đưa ra gợi ý thông minh. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý công việc hiện tại mà còn dự đoán xu hướng tương lai.

Tiêu chí	Quản lý bằng Excel	Quản lý bằng công nghệ AI
Cách nhập liệu	Thủ công, phụ thuộc vào người dùng	Tự động thu thập từ nhiều nguồn, giảm thao tác
Theo dõi tiến độ	Cập nhật thủ công, dễ sai sót, thiếu realtime	Theo dõi realtime, cảnh báo trễ hạn, nhắc việc tự động
Phân tích dữ liệu	PivotTable, biểu đồ, cần kỹ năng nâng cao	Phân tích thông minh, học từ dữ liệu quá khứ, dự đoán kết quả
Khả năng mở rộng	Hạn chế khi số lượng công việc và nhân sự tăng	Linh hoạt mở rộng theo quy mô, xử lý dữ liệu lớn
Tích hợp hệ thống	Import/Export thủ công, khó liên kết CRM/ERP	Tích hợp đa nền tảng: CRM, ERP, HRM, Email, Chat…
Chi phí triển khai	Thấp, phù hợp doanh nghiệp nhỏ và vừa	Cao hơn ban đầu, nhưng tối ưu chi phí dài hạn
Giá trị mang lại	Quản lý cơ bản, tiết kiệm, dễ tiếp cận	Quản trị thông minh, giảm rủi ro, tăng năng suất

Excel vẫn là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ hoặc nhu cầu đơn giản. Nhưng khi doanh nghiệp tăng trưởng, cần báo cáo realtime, phân tích chuyên sâu và tự động hóa, công nghệ AI trở thành lựa chọn vượt trội, giúp quản trị công việc chính xác và chiến lược hơn.

8. Khi nào doanh nghiệp nên nâng cấp từ Excel lên phần mềm quản trị công việc?

Excel là công cụ quản lý công việc phổ biến nhờ chi phí thấp, dễ sử dụng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp ngày càng phát triển với nhiều nhân sự, dự án và dữ liệu phức tạp, Excel bắt đầu bộc lộ hạn chế. Không ít doanh nghiệp đã phải “trả giá” bằng sự chậm trễ, rủi ro sai sót trước khi quyết định chuyển sang phần mềm quản trị công việc chuyên dụng.

Các dấu hiệu doanh nghiệp cần nâng cấp:

• Khối lượng công việc và dự án tăng đột biến: Khi số lượng công việc vượt ngoài khả năng xử lý của một vài file Excel, việc theo dõi tiến độ trở nên chậm chạp, dễ trễ deadline. Đây là lúc doanh nghiệp cần phần mềm có khả năng quản lý đa dự án, phân luồng công việc rõ ràng.
• Nhiều phòng ban cùng tham gia nhưng thiếu sự đồng bộ: Excel không hỗ trợ phân quyền chi tiết, dẫn đến tình trạng ghi đè dữ liệu, thiếu minh bạch. Phần mềm quản trị công việc giải quyết vấn đề này bằng quyền truy cập theo vai trò và cập nhật realtime.
• Cần báo cáo nhanh và chính xác cho lãnh đạo: Với Excel, dữ liệu thường phải tổng hợp thủ công, dễ sai sót và tốn thời gian. Phần mềm quản trị cho phép xuất báo cáo tự động, hiển thị dashboard KPI tức thì, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.
• Doanh nghiệp cần tích hợp với hệ thống khác: Khi công việc phải liên kết với CRM, ERP, HRM hay các công cụ marketing, Excel gần như “bó tay”. Lúc này, phần mềm quản trị công việc với API và tích hợp sẵn sẽ là lựa chọn tối ưu.
• Tần suất sai sót và mất dữ liệu ngày càng nhiều: Excel không có log chi tiết ai chỉnh sửa, phiên bản nào được dùng, dễ gây thất lạc thông tin quan trọng. Phần mềm quản trị giúp lưu trữ an toàn, có khả năng truy vết, khôi phục dữ liệu.

Excel phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm ít thành viên. Nhưng một khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng về quy mô, dữ liệu, yêu cầu tích hợp và cần tính minh bạch, thì nâng cấp lên phần mềm quản trị công việc là bước đi tất yếu. Đây không chỉ là tối ưu hiệu suất, mà còn là nền tảng cho sự phát triển bền vững lâu dài.

9. 1Office – Giải pháp quản lý công việc tích hợp AI hiệu quả nhất 2025 (thay thế cho Excel)

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc hiệu quả hơn để thay thế cho những hạn chế của Excel, 1Office là một lựa chọn tuyệt vời. Phần mềm 1Office cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng, giúp bạn quản lý hiệu quả tất cả các khía cạnh của công việc của mình. Cụ thể như:

• Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý mọi loại công việc theo nhu cầu của người dùng
• Phân quyền rõ ràng, gán người thực hiện đảm bảo tính riêng tư cho từng dự án
• Sắp xếp luồng công việc ưu tiên và đồng bộ hoá lịch biểu vào công việc
• Tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp, nâng cao tốc độ chuyển đổi số
• Tính năng cảnh báo thông minh giúp người thực hiện tránh tình trạng quên, sót việc
• Trao đổi, trò chuyện giữa các cá nhân, phòng ban và truyền thông nội bộ
• Báo cáo thông minh, đa chiều, tùy biến, trực quan theo thời gian thực
• Số hóa và lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản trong doanh nghiệp
• Liên kết với phân hệ KPI, OKR hỗ trợ nhà quản lý trong việc đánh giá, ra quyết định

Phần mềm quản lý công việc 1Office là một giải pháp linh hoạt, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Nếu bạn quan tâm đến Phần mềm quản lý công việc của 1Office. Hãy đăng ký ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận bản Demo miễn phí trải nghiệm các tính năng trên.

Nhận bản demo tính năng miễn phí

Trên đây là 9 mẫu quản lý công việc bằng Excel mà 1Office muốn chia sẻ tới Quý doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết, doanh nghiệp đã có những sự lựa chọn phù hợp để quản lý công việc cho cá nhân và cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn 1:1 về Bộ giải pháp quản trị công việc của 1Office, hãy liên hệ miễn phí với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn