Các loại phụ cấp không đóng BHXH là những khoản hỗ trợ ngoài lương cơ bản như tiền ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại, hoặc các khoản trợ cấp phúc lợi. Đây là các khoản không dùng làm căn cứ đóng BHXH nếu đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật. Việc xác định sai các khoản này không chỉ gây thất thoát tài chính mà còn dẫn đến rủi ro bị xử phạt khi cơ quan chức năng thanh tra. Trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ cung cấp cho doanh nghiệp và người lao động danh mục chi tiết các khoản phụ cấp không đóng BHXH.

Phụ cấp lương là gì?

Phụ cấp lương là khoản tiền doanh nghiệp trả thêm ngoài mức lương theo công việc hoặc chức danh nhằm bù đắp điều kiện lao động, tính chất công việc hoặc điều kiện sinh hoạt mà tiền lương cơ bản chưa phản ánh đầy đủ. Khoản này phải được thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động hoặc các văn bản liên quan và là căn cứ quan trọng để xác định khoản nào phải hoặc không phải đóng BHXH.

Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, phụ cấp lương thường được phân thành 03 nhóm cơ bản để phục vụ việc quản lý và tính toán thuế, bảo hiểm:

  • Nhóm bù đắp điều kiện lao động: phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp khu vực.
  • Nhóm bù đắp tính chất công việc: phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, thu hút.
  • Nhóm hỗ trợ đời sống: tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở.

03 nhóm Phụ cấp lương cơ bản
03 nhóm Phụ cấp lương cơ bản

Ví dụ, theo Thông tư 11/2005/TT-BNV, phụ cấp khu vực được áp dụng theo 07 mức hệ số từ 0,1 đến 1,0 tùy điều kiện địa bàn làm việc.

Lưu ý: Không phải mọi khoản phụ cấp đều được miễn đóng BHXH. Một số khoản như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm hoặc phụ cấp độc hại vẫn được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân loại đúng từng khoản phụ cấp để tránh sai sót khi tính lương và quyết toán bảo hiểm.

Xem thêm:

Tiền lương tháng đóng BHXH gồm những khoản nào?

Tiền lương tháng đóng BHXH bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, các khoản phụ cấp lương và khoản bổ sung khác được xác định mức tiền cụ thể, chi trả thường xuyên theo hợp đồng lao động. Đây là căn cứ để tính mức đóng BHXH bắt buộc cho người lao động theo quy định hiện hành.

Theo Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH, tiền lương tháng đóng BHXH gồm:

  • Mức lương: Tính theo thời gian của công việc hoặc chức danh theo thang lương, bảng lương do người sử dụng lao động xây dựng.
  • Phụ cấp lương: Các khoản bù đắp yếu tố điều kiện lao động, tính chất công việc hoặc điều kiện sinh hoạt (như phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, thâm niên).
  • Các khoản bổ sung khác: Khoản tiền chi trả thường xuyên được xác định mức tiền cụ thể cùng với mức lương ghi trong hợp đồng lao động.

Ví dụ: Một chuyên viên kinh doanh có mức lương cơ bản 9.000.000 đồng, phụ cấp trách nhiệm cố định 2.000.000 đồng và tiền ăn giữa ca 730.000 đồng/tháng. Trong trường hợp này, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là 11.000.000 đồng, còn khoản tiền ăn giữa ca không thuộc căn cứ đóng BHXH theo quy định hiện hành.

Việc phân loại đúng từng khoản thu nhập giúp doanh nghiệp xây dựng bảng lương minh bạch, hạn chế nhầm lẫn giữa khoản phải đóng và không phải đóng BHXH. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc nhiều chính sách phụ cấp, sử dụng phần mềm quản lý tiền lương sẽ giúp tự động tính toán, giảm sai sót và hạn chế rủi ro bị truy thu khi cơ quan BHXH thanh tra. Khám phá giải pháp tự động hóa bảng lương trên 1Office HRM để phân loại các mục phụ cấp theo chuẩn pháp lý và giảm thiểu sai sót thủ công.

Danh mục chi tiết các loại phụ cấp không đóng BHXH gồm những khoản nào?

Các loại phụ cấp không đóng BHXH bao gồm những khoản hỗ trợ, trợ cấp và phúc lợi không mang bản chất tiền lương hoặc không được sử dụng làm căn cứ tính đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật. Theo Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH (được sửa đổi, bổ sung), các khoản này chỉ được áp dụng khi được quy định rõ trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của doanh nghiệp.

Danh mục chi tiết các loại phụ cấp không đóng BHXH
Danh mục chi tiết các loại phụ cấp không đóng BHXH

Nhóm các khoản hỗ trợ sinh hoạt (Tiền ăn giữa ca, điện thoại, xăng xe)

Nhóm này bao gồm các khoản doanh nghiệp hỗ trợ người lao động trong quá trình làm việc và sinh hoạt hằng ngày như ăn uống, đi lại, liên lạc hoặc chỗ ở. Nếu được quy định rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế nội bộ và không mang bản chất tiền lương, các khoản này không thuộc căn cứ đóng BHXH.

Danh sách hỗ trợ sinh hoạt bao gồm:

  • Tiền ăn giữa ca (ăn trưa, ăn ca)
  • Hỗ trợ xăng xe, đi lại
  • Hỗ trợ tiền điện thoại
  • Tiền hỗ trợ nhà ở

Lưu ý: Mức 730.000 đồng/tháng là giới hạn miễn thuế TNCN đối với tiền ăn giữa ca theo quy định hiện hành, không phải mức giới hạn để xác định căn cứ đóng BHXH.

Ví dụ: Doanh nghiệp quy định phụ cấp xăng xe 500.000 đồng/tháng và hỗ trợ điện thoại 300.000 đồng/tháng cho nhân viên kinh doanh. Nếu hai khoản này được hạch toán riêng với tiền lương và đáp ứng điều kiện theo quy định, toàn bộ 800.000 đồng sẽ không được tính vào tiền lương tháng đóng BHXH.

Nhóm các khoản trợ cấp phúc lợi (Tiền sinh nhật, kết hôn, hỗ trợ thân nhân qua đời)

Đây là các khoản chi mang tính chất chăm lo đời sống và phúc lợi cho người lao động, không phải khoản trả công cho quá trình làm việc nên không thuộc căn cứ đóng BHXH.

Các loại trợ cấp phổ biến bao gồm:

  • Tiền sinh nhật nhân viên
  • Tiền trợ cấp khi nhân viên kết hôn hoặc con kết hôn
  • Hỗ trợ khi thân nhân qua đời (tứ thân phụ mẫu, vợ/chồng, con)
  • Khoản trợ cấp khi người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

Ví dụ: Công ty chi trợ cấp kết hôn 2.000.000 đồng và tặng quà sinh nhật trị giá 500.000 đồng cho nhân viên A. Đây là các khoản phúc lợi của doanh nghiệp nên không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Nhóm các khoản hỗ trợ đời sống (Tiền nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ)

Nhóm hỗ trợ đời sống nhằm giảm bớt chi phí sinh hoạt cho người lao động, đặc biệt với lao động có con nhỏ hoặc hoàn cảnh đặc thù. Nếu được quy định rõ trong chính sách của doanh nghiệp, các khoản này không phải đóng BHXH.

Danh sách hỗ trợ bao gồm:

  • Tiền hỗ trợ giữ trẻ
  • Trợ cấp nuôi con nhỏ (áp dụng tùy quy chế doanh nghiệp)

Ví dụ: Doanh nghiệp hỗ trợ công nhân nữ có con dưới 6 tuổi 400.000 đồng/cháu/tháng để chi trả chi phí giữ trẻ. Khoản hỗ trợ này không làm tăng mức tiền lương đóng BHXH nhưng vẫn góp phần cải thiện phúc lợi cho người lao động.

Tham khảo:

Các khoản thưởng theo quy định của Bộ luật Lao động

Tiền thưởng theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 là khoản tiền doanh nghiệp chi trả dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Vì bản chất là thưởng hiệu quả lao động không thường xuyên, khoản này không phải là căn cứ để trích đóng bảo hiểm.

Các loại tiền thưởng miễn đóng BHXH bao gồm:

  • Tiền thưởng sáng kiến
  • Thưởng năm (thưởng Tết)
  • Thưởng các ngày lễ (Quốc khánh, Quốc tế lao động…)

Ví dụ: Vào dịp cuối năm, nhân viên B nhận được khoản thưởng lương tháng 13 tương đương 15.000.000 đồng. Doanh nghiệp chỉ cần chi trả trực tiếp cho nhân sự mà không phải trích 21,5% (phần doanh nghiệp đóng) để nộp bảo hiểm xã hội cho số tiền thưởng này.

Việc liệt kê đúng bản chất các khoản chi trong hợp đồng lao động là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu hóa danh mục các loại phụ cấp không đóng BHXH. Để đồng bộ danh mục này vào bảng lương mà không lo sai sót, doanh nghiệp nên ứng dụng các giải pháp tự động hóa giúp kiểm soát hồ sơ và tính toán chính xác theo thực tế chi trả.

So sánh các khoản phụ cấp không đóng BHXH và không đóng thuế TNCN

Không phải khoản phụ cấp không đóng BHXH nào cũng được miễn thuế TNCN. Hai chính sách này được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật khác nhau, vì vậy một khoản thu nhập có thể không phải đóng BHXH nhưng vẫn phải tính thuế TNCN, hoặc ngược lại. Doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời quy định về bảo hiểm và thuế để xây dựng chính sách tiền lương phù hợp, hạn chế rủi ro khi thanh tra hoặc quyết toán thuế.

Dưới đây là bảng tổng hợp một số khoản phụ cấp, trợ cấp phổ biến:

Khoản phụ cấp/trợ cấp Đóng BHXH Chịu thuế TNCN
Tiền ăn giữa ca Không đóng (Không giới hạn) Miễn thuế (Tối đa 730.000đ/tháng)
Tiền xăng xe, điện thoại Không đóng (nếu chi theo quy chế) Thông thường không tính thuế nếu là khoản khoán chi hợp lý theo quy định
Tiền thưởng lễ, tết Không đóng Có tính thuế TNCN
Phần tiền lương làm thêm giờ Không đóng phần chênh lệch Miễn thuế đối với phần thu nhập trả cao hơn theo quy định
Trợ cấp nuôi con nhỏ Không đóng Có tính thuế TNCN nếu không thuộc khoản được miễn theo quy định hiện hành

Ví dụ: Doanh nghiệp chi tiền ăn giữa ca 1.200.000 đồng/tháng cho người lao động. Khoản chi này không làm phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH. Tuy nhiên, khi tính thuế TNCN, chỉ 730.000 đồng/tháng được miễn thuế; 470.000 đồng còn lại sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định hiện hành.

Lưu ý: Mức miễn thuế TNCN và căn cứ đóng BHXH được quy định theo các văn bản pháp luật khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng một khoản được miễn đóng BHXH thì cũng đồng thời được miễn thuế TNCN. 

Việc phân biệt rõ hai nhóm quy định này giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách tiền lương và phúc lợi minh bạch, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình tính lương, kê khai thuế và quyết toán bảo hiểm. Đối với doanh nghiệp có nhiều loại phụ cấp hoặc chính sách chi trả phức tạp, việc sử dụng phần mềm quản lý bảng lương có thể hỗ trợ tự động phân loại các khoản thu nhập theo đúng quy định, giảm đáng kể rủi ro truy thu và xử phạt.

Tham khảo:

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi áp dụng các loại phụ cấp không đóng BHXH?

Việc một khoản phụ cấp không phải đóng BHXH không đồng nghĩa doanh nghiệp được tự do áp dụng theo ý muốn. Để được cơ quan BHXH chấp nhận, các khoản hỗ trợ phải có căn cứ pháp lý rõ ràng, được quy định trong hồ sơ lao động và phản ánh đúng bản chất của khoản chi. Nếu doanh nghiệp cố tình chuyển một phần tiền lương thành “phụ cấp” để giảm mức đóng BHXH, khoản chi đó có thể bị truy thu và bị xử phạt khi thanh tra.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc khi áp dụng các loại phụ cấp không đóng BHXH
Nguyên tắc khi áp dụng các loại phụ cấp không đóng BHXH

  • Xây dựng chính sách chi trả hợp lý: Các khoản hỗ trợ như xăng xe, điện thoại, nhà ở hoặc công tác phí cần phù hợp với tính chất công việc, vị trí và nhu cầu thực tế của người lao động.
  • Quy định rõ trong hồ sơ lao động: Mọi khoản phụ cấp, trợ cấp hoặc hỗ trợ nên được thể hiện trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế lương thưởng để làm căn cứ khi kiểm tra.
  • Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Bảng lương, phiếu chi, chứng từ thanh toán hoặc các hồ sơ liên quan cần được lưu giữ đầy đủ nhằm chứng minh khoản chi đã phát sinh trên thực tế.
  • Rà soát định kỳ chính sách tiền lương: Khi có thay đổi về quy định pháp luật hoặc cơ cấu thu nhập, doanh nghiệp nên cập nhật lại chính sách để đảm bảo việc phân loại các khoản đóng và không đóng BHXH luôn đúng quy định.

Ví dụ: Một nhân viên làm việc tại văn phòng nhưng lại được hưởng phụ cấp độc hại với mức cao trong thời gian dài mà không có căn cứ về điều kiện lao động hoặc hồ sơ chứng minh. Trong trường hợp này, cơ quan BHXH có thể xác định khoản chi không đúng bản chất, yêu cầu điều chỉnh căn cứ đóng BHXH và truy thu số tiền còn thiếu theo quy định.

Tự động hóa quy trình quản lý phụ cấp lương với 1Office HRM

Việc phân loại đúng các loại phụ cấp không đóng BHXH không chỉ phụ thuộc vào việc nắm rõ quy định pháp luật mà còn đòi hỏi doanh nghiệp quản lý đồng bộ dữ liệu nhân sự, hợp đồng lao động và bảng lương. Khi số lượng nhân sự hoặc chính sách phụ cấp ngày càng đa dạng, việc xử lý bằng Excel dễ dẫn đến nhầm lẫn giữa khoản phải đóng và không phải đóng BHXH, làm tăng rủi ro truy thu hoặc điều chỉnh khi cơ quan BHXH thanh tra.

Để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình này, 1Office HRM cung cấp các công cụ quản lý tiền lương và phụ cấp trên một nền tảng thống nhất: 

Giao diện phần mềm chấm công tính lương 1Office
Giao diện phần mềm chấm công tính lương 1Office

  • Thiết lập chính sách phụ cấp linh hoạt với No-code: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng các quy tắc tính phụ cấp theo từng vị trí, phòng ban hoặc điều kiện làm việc mà không cần lập trình. Hệ thống cho phép thiết lập nhiều điều kiện tính toán khác nhau, giúp phân loại rõ các khoản phụ cấp, hỗ trợ và phúc lợi theo chính sách của doanh nghiệp.
  • Đồng bộ dữ liệu chấm công và bảng lương: Dữ liệu từ chấm công, ca làm việc, KPI hoặc các tiêu chí khác được tự động đồng bộ vào bảng lương, hạn chế nhập liệu thủ công và giảm nguy cơ sai sót khi tính các khoản phụ cấp hoặc thu nhập làm căn cứ đóng BHXH.
  • AI hỗ trợ rà soát bảng lương: 1AI Salary hỗ trợ phát hiện các bất thường trong bảng lương, chẳng hạn khoản phụ cấp được thiết lập không đúng quy tắc, dữ liệu thiếu nhất quán hoặc chênh lệch so với chính sách đã ban hành. Điều này giúp bộ phận C&B chủ động kiểm tra trước khi chốt lương và thực hiện nghĩa vụ BHXH.
  • Quản lý tập trung hồ sơ lao động: Hợp đồng lao động, quyết định điều chỉnh lương và các chính sách phụ cấp được lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu khi cần kiểm tra hoặc giải trình với cơ quan quản lý.

Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp HR giải phóng khỏi các tác vụ thủ công mà còn tạo ra “lá chắn” pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp trong quản trị tiền lương và bảo hiểm. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc phân loại các khoản phụ cấp, quản lý bảng lương hoặc đảm bảo tuân thủ quy định về BHXH, 1Office HRM có thể hỗ trợ tự động hóa quy trình từ quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương đến theo dõi các khoản phụ cấp trên cùng một hệ thống.

[Case] Ahamove tối ưu quy trình quyết toán BHXH và giảm sai sót bảng lương với 1Office

Ahamove là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao hàng công nghệ với hơn 600 nhân sự văn phòng cùng mạng lưới đối tác tài xế trên toàn quốc. Với đặc thù có nhiều nhóm phụ cấp và chính sách thu nhập khác nhau, doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị tập trung để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhân sự và bảng lương.

Bài toán gặp phải:

Quy trình quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự và bảng lương chủ yếu được thực hiện qua hồ sơ giấy và Excel. Điều này khiến việc tổng hợp dữ liệu, xét duyệt nhiều cấp và kiểm soát các khoản phụ cấp mất nhiều thời gian, đồng thời làm tăng nguy cơ sai sót khi đối chiếu dữ liệu phục vụ quyết toán BHXH.

Giải pháp từ 1Office:

Ahamove đã triển khai phân hệ 1HRM để tự động hóa luồng phê duyệt và chuyển đổi số toàn bộ hồ sơ nhân sự. Hệ thống No-code cho phép Ahamove tùy chỉnh các quy trình xét duyệt đa cấp và quản lý chi tiết từng danh mục phụ cấp theo đúng quy định của pháp luật.

Kết quả đạt được:

  • Giảm 90% thao tác thủ công trong quá trình tổng hợp dữ liệu nhân sự.
  • Rút ngắn thời gian xét duyệt hợp đồng và bảng lương nhờ quy trình tự động.
  • Dữ liệu nhân sự, hợp đồng và phụ cấp được lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần phục vụ công tác quyết toán BHXH.

Câu hỏi thường gặp về các khoản phụ cấp không tính đóng BHXH

Phụ cấp độc hại có phải đóng BHXH không?

Có. Phụ cấp độc hại thuộc nhóm phụ cấp lương nên thường được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, nếu khoản này được chi dưới hình thức “bồi dưỡng bằng hiện vật” cho người lao động làm việc trong môi trường độc hại thì sẽ không tính đóng bảo hiểm.

Doanh nghiệp bị xử phạt như thế nào nếu kê khai sai các khoản phụ cấp đóng BHXH?

Doanh nghiệp có hành vi trốn đóng hoặc kê khai không đúng các khoản phụ cấp đóng bảo hiểm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Ngoài ra, doanh nghiệp buộc phải nộp đủ số tiền trốn đóng và tiền lãi chậm nộp theo quy định.

Khoản chi đóng BHXH có được khấu trừ khi tính thuế TNDN không?

Có. Khoản chi đóng BHXH bắt buộc cho người lao động được tính là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều kiện là doanh nghiệp phải có đầy đủ chứng từ thực chi và các khoản này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc quy chế lương.

Thỏa thuận phụ cấp có bắt buộc ghi vào hợp đồng lao động không?

Có. Mọi khoản phụ cấp lương và các hỗ trợ khác phải được ghi rõ mức tiền, thời điểm chi trả và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan bảo hiểm đối soát khi kiểm tra danh mục các loại phụ cấp không đóng bhxh.

Phụ cấp chuyên cần có tính đóng BHXH không?

Có. Phụ cấp chuyên cần là khoản bổ sung có tính chất xác định được mức tiền cụ thể và được chi trả thường xuyên hàng tháng theo kết quả làm việc. Do đó, theo quy định mới nhất, khoản này phải được cộng vào lương căn cứ để trích đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Có được gộp các loại phụ cấp vào lương cơ bản để đóng BHXH không?

Pháp luật không cấm việc gộp phụ cấp vào lương cơ bản để đóng bảo hiểm. Tuy nhiên, điều này sẽ làm tăng quỹ đóng bảo hiểm của cả doanh nghiệp và người lao động. Doanh nghiệp nên xây dựng cơ cấu tiền lương và phụ cấp phù hợp với bản chất khoản chi và quy định của pháp luật, thay vì chỉ nhằm giảm chi phí đóng BHXH.

Tạm kết

Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng về các loại phụ cấp không đóng BHXH, bao gồm danh mục các khoản phổ biến, cách phân biệt với tiền lương đóng BHXH, ranh giới giữa quy định BHXH và thuế TNCN, cũng như những lưu ý quan trọng khi xây dựng và quản lý chính sách phụ cấp trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ giúp doanh nghiệp và bộ phận C&B hiểu rõ hơn về cách áp dụng đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý và xây dựng hệ thống tiền lương minh bạch, nhất quán hơn trong thực tế vận hành.

Nếu còn bất cứ thông tin gì cần tư vấn và giải đáp, hãy liên hệ với chúng tôi để được chuyên viên tư vấn miễn phí.

Thông tin liên hệ:

  • Hotline: 083 483 8888
  • Website: https://1office.vn/

Ứng dụng kiến thức quản trị vào thực tiễn
cùng bộ giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office!
Đăng ký ngay icon
Zalo Hotline