Tải miễn phí 5 mẫu biên bản bàn giao mặt bằng 2026

Tóm tắt nhanh

• 5 mẫu biên bản bàn giao mặt bằng Word: Gồm mẫu thi công xây dựng, cho thuê văn phòng, nhà ở/căn hộ, đất trống và thi công nội thất.
• Nội dung cần có chung cho các mẫu biên bản: Thông tin các bên, căn cứ bàn giao, diện tích, hiện trạng mặt bằng, tài sản đi kèm, trách nhiệm và chữ ký xác nhận.
• Quy trình lập biên bản: Xác minh thông tin, kiểm tra hiện trạng, kiểm kê tài sản, ghi nhận vấn đề tồn tại và ký xác nhận.
• Những lưu ý quan trọng khi lập và ký kết: Cần đối chiếu hợp đồng, kiểm tra thẩm quyền người ký và lưu hình ảnh hiện trạng để thuận tiện xử lý các vấn đề phát sinh.
• Chọn nhanh mẫu biên bản phù hợp với nhu cầu:

Giới thiệu

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng giúp các bên xác nhận thời điểm chuyển giao, hiện trạng tài sản và trách nhiệm liên quan khi thi công, thuê hoặc sử dụng mặt bằng.

Nếu thiếu thông tin về diện tích, thiết bị, tình trạng hư hỏng hoặc phạm vi bàn giao, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đối chiếu hồ sơ và giải quyết tranh chấp.

Bài viết tổng hợp 5 mẫu biên bản bàn giao mặt bằng chuẩn file Word miễn phí theo từng mục đích sử dụng, kèm hướng dẫn điền thông tin, ví dụ minh họa, checklist kiểm tra và những lưu ý pháp lý cần thiết.

1. Tải 5 mẫu biên bản bàn giao mặt bằng chuẩn file Word

Doanh nghiệp nên chọn mẫu biên bản bàn giao mặt bằng theo loại tài sản và mục đích bàn giao. Mỗi trường hợp có những thông tin cần kiểm tra riêng, từ hiện trạng công trường đến thiết bị văn phòng hoặc ranh giới đất.

1.1. Bảng chọn mẫu theo loại mặt bằng và mục đích bàn giao

Để lựa chọn nhanh biểu mẫu, doanh nghiệp có thể đối chiếu loại mặt bằng với những thông tin cần ghi nhận dưới đây:

Doanh nghiệp có thể tải file Word tương ứng, bổ sung thông tin và điều chỉnh các trường dữ liệu theo hồ sơ thực tế.

1.2. Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng thi công xây dựng

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng thi công xây dựng được sử dụng khi chủ đầu tư hoặc bên có trách nhiệm chuyển giao khu vực thi công cho nhà thầu. Biên bản giúp xác nhận phạm vi công việc và điều kiện mặt bằng tại thời điểm tiếp nhận.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO MẶT BẰNG THI CÔNG XÂY DỰNG – WORD

Trước khi tiếp nhận khu vực thi công, việc ghi nhận hiện trạng công trường, các vấn đề phát sinh và điều kiện triển khai thực tế giúp chủ đầu tư và nhà thầu có cơ sở đối chiếu trong quá trình thực hiện dự án.

1.3. Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng dùng để xác nhận việc bên thuê tiếp nhận diện tích làm việc, thiết bị và các tiện ích theo hợp đồng. Biên bản cần phản ánh đúng tình trạng văn phòng tại thời điểm bàn giao.

Những hạng mục cần kiểm tra gồm:

Với văn phòng được trang bị sẵn bàn ghế, điều hòa và thiết bị làm việc, việc xác nhận số lượng, tình trạng và trách nhiệm đối với từng thiết bị được chuyển giao giúp hai bên kiểm soát tài sản và hạn chế tranh cãi khi kết thúc thời gian thuê.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO MẶT BẰNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG – WORD

1.4. Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng nhà ở, căn hộ

Biên bản bàn giao nhà ở, căn hộ được lập khi bên có trách nhiệm bàn giao chuyển giao căn nhà hoặc căn hộ cho bên nhận theo hợp đồng. Nội dung cần làm rõ hiện trạng từng khu vực và tài sản được bàn giao kèm theo.

Các thông tin nên được kiểm tra gồm:

• Thông tin nhà ở: Địa chỉ, số căn hộ, tầng, diện tích và căn cứ bàn giao.
• Hiện trạng các khu vực: Phòng khách, phòng ngủ, nhà bếp, khu vệ sinh và ban công.
• Thiết bị, nội thất: Điều hòa, bình nóng lạnh, tủ bếp, đèn và những vật dụng bàn giao kèm.
• Hệ thống điện nước: Tình trạng vận hành, chỉ số đồng hồ và các vị trí cần kiểm tra.
• Chìa khóa, thẻ ra vào: Số lượng và loại phương tiện được bàn giao.
• Hư hỏng có sẵn: Mô tả cụ thể từng vị trí và hình ảnh đối chiếu.

Đối với căn hộ có nhiều nội thất đi kèm, việc lập danh mục tài sản kèm số lượng và hiện trạng tại thời điểm chuyển giao giúp bên giao và bên nhận thống nhất trách nhiệm quản lý, sử dụng và hoàn trả theo thỏa thuận.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ Ở, CĂN HỘ – WORD

1.5. Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng đất trống

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng đất trống phù hợp khi các bên cần xác nhận việc tiếp nhận một khu đất theo hợp đồng hoặc hồ sơ có liên quan. Nội dung trọng tâm là vị trí, diện tích, ranh giới và hiện trạng khu đất.

Doanh nghiệp cần ghi nhận:

• Vị trí khu đất: Địa chỉ, thông tin thửa đất và các dữ liệu nhận diện theo hồ sơ.
• Diện tích bàn giao: Diện tích theo tài liệu và kết quả kiểm tra thực tế.
• Ranh giới: Vị trí các cạnh, mốc giới và sơ đồ đính kèm.
• Hiện trạng: Cây cối, vật cản, công trình tạm, lối tiếp cận hoặc hạ tầng hiện hữu.
• Tài liệu kèm theo: Sơ đồ vị trí, ảnh hiện trạng và những giấy tờ liên quan.

Đối với giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, biên bản ghi nhận hiện trạng bàn giao cần được lập phù hợp với hồ sơ và thủ tục pháp lý tương ứng; bản thân biên bản không thay thế các thủ tục chuyển quyền hoặc giao đất theo quy định.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO MẶT BẰNG ĐẤT TRỐNG – WORD

1.6. Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng thi công nội thất

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng thi công nội thất được sử dụng khi bàn giao khu vực để lắp đặt, sửa chữa hoặc cải tạo nội thất văn phòng, nhà ở, cửa hàng và những công trình tương tự.

Đối với trường hợp này, cần ưu tiên ghi nhận hiện trạng trước thi công để xác định những hạng mục nhà thầu cần bảo vệ.

TẢI MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO MẶT BẰNG THI CÔNG NỘI THẤT – WORD

2. Biên bản bàn giao mặt bằng là gì?

Biên bản bàn giao mặt bằng là văn bản xác nhận tình trạng và phạm vi mặt bằng tại thời điểm chuyển giao giữa các bên. Văn bản được sử dụng trong hoạt động thi công, thuê văn phòng, bàn giao nhà ở, đất trống hoặc cải tạo công trình.

2.1. Khái niệm và mục đích sử dụng biên bản bàn giao mặt bằng

Biên bản bàn giao mặt bằng ghi nhận thông tin bên giao, bên nhận, thời gian, địa điểm, diện tích, hiện trạng và những trách nhiệm đã thống nhất khi bàn giao.

Tùy loại giao dịch, văn bản có thể phục vụ những mục đích sau:

• Xác nhận thời điểm tiếp nhận: Ghi rõ thời gian mặt bằng được chuyển giao để đối chiếu với hợp đồng và tiến độ thực hiện.
• Ghi nhận hiện trạng thực tế: Làm rõ tình trạng công trình, tài sản, thiết bị và hạng mục có sẵn.
• Xác định phạm vi sử dụng: Thể hiện diện tích, khu vực và những điều kiện bàn giao đã thống nhất.
• Làm rõ trách nhiệm: Ghi nhận các vấn đề chưa hoàn thiện, phương án sửa chữa và thời hạn xử lý.
• Lưu hồ sơ đối chiếu: Hỗ trợ kiểm tra khi có tranh chấp về hiện trạng, tài sản hoặc nghĩa vụ thực hiện.

2.2. Phân biệt biên bản bàn giao mặt bằng với biên bản hiện trạng và biên bản nghiệm thu

Ba loại biên bản thường được sử dụng trong hoạt động xây dựng và quản lý mặt bằng nhưng có mục đích khác nhau.

Trong hoạt động xây dựng, biên bản bàn giao xác nhận phạm vi và hiện trạng chuyển giao, còn hồ sơ kiểm tra và xác nhận kết quả hoàn thành công việc, hạng mục được sử dụng cho hoạt động nghiệm thu theo yêu cầu áp dụng.

Hai loại tài liệu cần được lập đúng mục đích để tránh nhầm lẫn trách nhiệm giữa các bên.

3. Biên bản bàn giao mặt bằng cần có những nội dung gì?

Một mẫu biên bản bàn giao mặt bằng đầy đủ cần làm rõ thông tin các bên, căn cứ bàn giao, phạm vi chuyển giao, hiện trạng và những trách nhiệm còn tồn tại. Doanh nghiệp có thể chia nội dung thành 5 nhóm để thuận tiện kiểm tra.

3.1. Thông tin các bên tham gia và căn cứ bàn giao

Phần đầu biên bản cần xác định rõ những người hoặc tổ chức thực hiện bàn giao. Thông tin này giúp làm rõ trách nhiệm và thẩm quyền xác nhận nội dung.

Các trường cần chuẩn bị gồm:

• Bên bàn giao: Tên tổ chức hoặc cá nhân, địa chỉ, người đại diện và chức vụ nếu có.
• Bên nhận bàn giao: Tên tổ chức hoặc cá nhân, thông tin liên hệ và người đại diện.
• Các bên liên quan: Đại diện quản lý dự án, giám sát hoặc người chứng kiến khi cần thiết.
• Căn cứ bàn giao: Hợp đồng, thỏa thuận, quyết định hoặc hồ sơ liên quan.

Đối với doanh nghiệp, nên ghi rõ thông tin người được giao trách nhiệm ký hoặc người đại diện theo ủy quyền.

Trường hợp người ký không phải đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần kiểm tra văn bản xác định phạm vi đại diện và quyền hạn được giao để bảo đảm việc ký xác nhận nằm trong thẩm quyền hợp lệ.

3.2. Thời gian, địa điểm và phạm vi mặt bằng bàn giao

Thời điểm và phạm vi bàn giao cần được ghi nhận cụ thể để hạn chế nhầm lẫn giữa diện tích đã tiếp nhận và diện tích dự kiến sử dụng.

Những thông tin quan trọng gồm:

Nếu chỉ bàn giao một phần, biên bản cần làm rõ khu vực đã hoàn tất và khu vực chưa đủ điều kiện bàn giao.

3.3. Hiện trạng mặt bằng, tài sản và trang thiết bị đi kèm

Hiện trạng mặt bằng cần được mô tả theo từng hạng mục và gắn với kết quả kiểm tra thực tế. Những thông tin chung chung như “đã bàn giao đầy đủ” có thể gây khó khăn khi đối chiếu về sau.

Dưới đây là những thông tin cần có trong biên bản bàn giao mặt bằng để đảm bảo quá trình nghiệm thu sau khi hoàn tất diễn ra thuận lợi và chính xác. :

• Kết cấu và bề mặt: Tường, trần, sàn, cửa, mái và những hạng mục cố định.
• Hệ thống kỹ thuật: Điện, nước, điều hòa, chiếu sáng, cấp thoát nước và các hệ thống liên quan.
• Tài sản bàn giao: Danh mục thiết bị, số lượng, tình trạng và vị trí sử dụng.
• Chỉ số sử dụng: Công tơ điện, nước và những thông số cần chốt tại thời điểm bàn giao.
• Hình ảnh hiện trạng: Ảnh toàn cảnh, ảnh chi tiết các vị trí hư hỏng hoặc sai lệch.

Đối với mặt bằng có nhiều tài sản, kết quả kiểm đếm số lượng và đánh giá tình trạng từng hạng mục cần được đối chiếu với danh mục bàn giao để phát hiện chênh lệch, thiếu hụt hoặc hư hỏng trước khi ký xác nhận.

3.4. Những vấn đề tồn tại và trách nhiệm khắc phục

Nếu mặt bằng chưa đáp ứng đầy đủ những điều kiện đã thỏa thuận, biên bản cần ghi rõ vấn đề và phương án xử lý.

Bảng ghi nhận nên gồm:

Với những hạng mục cần sửa chữa sau bàn giao, việc ghi rõ tình trạng hư hỏng, phương án xử lý và chi phí dự kiến trong hồ sơ đề xuất giúp bộ phận phụ trách có cơ sở xem xét, phê duyệt và tổ chức khắc phục.

3.5. Chữ ký xác nhận và tài liệu đính kèm

Trước khi ký, các bên cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin, đặc biệt là hiện trạng, phạm vi bàn giao và những trách nhiệm còn tồn tại.

Biên bản nên có:

• Chữ ký của bên giao và bên nhận theo thẩm quyền phù hợp.
• Xác nhận của các bên liên quan khi cần thiết.
• Số lượng bản biên bản được lập và cách phân phối bản lưu.
• Danh mục tài liệu đính kèm như ảnh hiện trạng, bản vẽ và bảng kê thiết bị.
• Thông tin về những nội dung chưa thống nhất, nếu có.

Các phụ lục cần được xác định rõ để tránh nhầm lẫn với tài liệu của lần bàn giao khác.

4. Hướng dẫn cách lập biên bản bàn giao mặt bằng chi tiết

Để lập biên bản bàn giao mặt bằng chính xác, doanh nghiệp cần đối chiếu hồ sơ với hiện trạng thực tế trước khi ký. 

Quy trình dưới đây gồm 5 bước, từ xác định thông tin các bên đến kiểm tra và hoàn tất tài liệu.

4.1. Bước 1: Xác định thông tin bên giao, bên nhận và căn cứ bàn giao

Trước tiên, người lập biên bản cần thu thập thông tin đầy đủ của các bên tham gia. Những dữ liệu này phải thống nhất với hợp đồng hoặc hồ sơ có liên quan.

Cần kiểm tra các nội dung:

• Tên bên giao và bên nhận: Ghi đúng tên tổ chức, cá nhân theo hồ sơ.
• Người đại diện: Xác định họ tên, chức vụ và căn cứ đại diện nếu có.
• Thông tin liên hệ: Địa chỉ, số điện thoại hoặc thông tin cần thiết khác.
• Căn cứ bàn giao: Ghi số hợp đồng, ngày ký và tài liệu làm cơ sở chuyển giao.

4.2. Bước 2: Ghi rõ vị trí, diện tích và hiện trạng mặt bằng

Sau khi xác định các bên, cần mô tả chính xác mặt bằng được bàn giao. Với những mặt bằng có nhiều tầng hoặc nhiều khu vực, cần nêu rõ phạm vi để tránh nhầm lẫn.

Thông tin nên bao gồm: 

• Địa chỉ
• Diện tích 
• Số tầng hoặc số phòng 
• Ranh giới 
• Tình trạng sử dụng thực tế.

Ví dụ cách ghi:

Bên A bàn giao cho Bên B khu vực văn phòng tại tầng 3, tòa nhà ABC, diện tích theo Hợp đồng số 01/HĐT. Phạm vi bàn giao được xác định theo sơ đồ mặt bằng đính kèm biên bản. Hai bên đã kiểm tra hiện trạng trần, sàn, tường, cửa và hệ thống kỹ thuật tại thời điểm bàn giao.

Nếu có chênh lệch diện tích hoặc một phần mặt bằng chưa đủ điều kiện sử dụng, cần ghi nhận cụ thể trước khi hoàn tất bước tiếp theo.

4.3. Bước 3: Kiểm kê tài sản, trang thiết bị và chỉ số điện nước

Đối với mặt bằng có tài sản đi kèm, hai bên cần lập bảng kiểm kê theo từng thiết bị. Mỗi dòng nên thể hiện tên tài sản, số lượng, tình trạng và ghi chú.

Ví dụ:

Với doanh nghiệp quản lý nhiều văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh, bảng tính theo dõi mã tài sản, số lượng, vị trí và tình trạng sử dụng hỗ trợ đối chiếu danh mục thiết bị giữa các lần bàn giao.

4.4. Bước 4: Ghi nhận hạng mục chưa hoàn thiện và cam kết xử lý

Sau khi kiểm tra, các bên cần thống nhất phương án xử lý đối với những hạng mục còn thiếu, hư hỏng hoặc chưa đáp ứng điều kiện bàn giao.

Mỗi vấn đề cần có thông tin về tình trạng thực tế, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.

Ví dụ cách ghi:

Tại thời điểm bàn giao, hệ thống chiếu sáng khu vực phòng họp còn 02 đèn không hoạt động. Bên A chịu trách nhiệm sửa chữa và hoàn tất trước ngày …/…/…. Hai bên sẽ kiểm tra và xác nhận kết quả sau khi khắc phục.

Với mặt bằng phục vụ dự án, doanh nghiệp có thể đưa các hạng mục này vào hệ thống quản lý tiến độ công việc để phân công người xử lý và cập nhật tình trạng thực hiện.

4.5. Bước 5: Kiểm tra nội dung, lập phụ lục và ký xác nhận

Trước khi ký biên bản, đại diện các bên cần đọc lại toàn bộ nội dung và đối chiếu với hiện trạng đã kiểm tra. Đặc biệt, cần xác nhận những công việc chưa hoàn tất và phạm vi trách nhiệm sau bàn giao.

Quy trình hoàn tất hồ sơ gồm:

• Kiểm tra thông tin các bên, ngày giờ và căn cứ bàn giao.
• Đối chiếu diện tích, hiện trạng và bảng kê tài sản.
• Bổ sung phụ lục hình ảnh, sơ đồ hoặc biên bản kiểm tra liên quan.
• Xác nhận những vấn đề tồn tại và thời hạn xử lý.
• Kiểm tra thẩm quyền ký và hoàn tất chữ ký xác nhận.
• Phân phối bản lưu cho các bên theo thỏa thuận.

Đối với hồ sơ cần phê duyệt qua nhiều bộ phận, doanh nghiệp có thể tham khảo cách thiết lập quy trình kiểm tra và phê duyệt để xác định rõ người thực hiện từng bước.

4.6. Ví dụ cách điền biên bản bàn giao mặt bằng hoàn chỉnh

Dưới đây là ví dụ minh họa cách điền biên bản khi doanh nghiệp nhận bàn giao mặt bằng văn phòng. 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO MẶT BẰNG VĂN PHÒNG

Số: 01/2026/BBBG

Hôm nay, ngày 20/10/2026, tại tầng 3, tòa nhà ABC, hai bên tiến hành bàn giao mặt bằng theo Hợp đồng thuê số 01/HĐT với nội dung sau:

I. Thành phần tham gia

1. Bên giao (Bên A)

• Tên đơn vị: Công ty TNHH ABC
• Người đại diện: Ông Nguyễn Văn A
• Chức vụ: Giám đốc

2. Bên nhận (Bên B)

• Tên đơn vị: Công ty TNHH XYZ
• Người đại diện: Bà Trần Thị B
• Chức vụ: Giám đốc

II. Nội dung bàn giao

Hai bên tiến hành kiểm tra và ghi nhận thông tin mặt bằng, tài sản, thiết bị bàn giao như sau:

III. Vấn đề tồn tại và trách nhiệm xử lý

Qua kiểm tra, hai bên ghi nhận 01 máy điều hòa chưa hoạt động.

Bên A chịu trách nhiệm kiểm tra và xử lý trước ngày 25/10/2026.

IV. Xác nhận bàn giao

Hai bên xác nhận đã kiểm tra mặt bằng, thống nhất các nội dung bàn giao và những vấn đề tồn tại nêu trên.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

5. Những lưu ý pháp lý khi ký biên bản bàn giao mặt bằng

Biên bản bàn giao mặt bằng được sử dụng để ghi nhận việc thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng và hiện trạng thực tế của tài sản. Khi ký, các bên cần kiểm tra thẩm quyền đại diện, nội dung thỏa thuận và các quy định liên quan đến loại mặt bằng được bàn giao.

Đối với quan hệ thuê tài sản, Bộ luật Dân sự 2015 Là căn cứ pháp lý quan trọng. Với hoạt động xây dựng, doanh nghiệp cần đối chiếu với Luật Xây dựng 2025  và Nghị định 207/2026/NĐ-CP  về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình, áp dụng từ ngày 01/07/2026.

5.1. Xác định đúng thẩm quyền của người ký biên bản

Người ký biên bản cần có thẩm quyền đại diện cho bên giao hoặc bên nhận theo quy định và thỏa thuận liên quan. Doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin người đại diện trước khi hoàn tất hồ sơ.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp ký.
• Người được ủy quyền ký trong phạm vi ủy quyền.
• Cá nhân trực tiếp tham gia giao dịch ký xác nhận.
• Đại diện dự án hoặc bộ phận chuyên môn ký theo phân công và thẩm quyền phù hợp.

Nếu người tham gia kiểm tra hiện trạng khác người có quyền ký xác nhận, cần làm rõ vai trò của từng người trong biên bản.

5.2. Đối chiếu biên bản với hợp đồng và hồ sơ liên quan

Biên bản bàn giao cần thống nhất với những nội dung đã được các bên thỏa thuận, đặc biệt là diện tích, thời hạn, tình trạng tài sản và trách nhiệm bàn giao.

Trước khi ký, doanh nghiệp nên đối chiếu:

Trường hợp chênh lệch làm thay đổi các điều khoản đã thỏa thuận, việc lập văn bản bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung hợp đồng cần được thực hiện phù hợp với thỏa thuận và quy định áp dụng, thay vì chỉ ghi nhận thay đổi trong biên bản bàn giao.

5.3. Ghi nhận trường hợp bàn giao một phần hoặc mặt bằng chưa hoàn thiện

Khi mặt bằng được bàn giao theo từng giai đoạn hoặc chưa hoàn thiện toàn bộ, biên bản cần xác định rõ phạm vi chuyển giao, hiện trạng thực tế và trách nhiệm của các bên để tránh tranh chấp phát sinh.

Các nội dung cần ghi nhận gồm:

• Phạm vi bàn giao: Xác định khu vực, diện tích, hạng mục đã bàn giao và phần chưa chuyển giao.
• Hiện trạng mặt bằng: Ghi rõ mức độ hoàn thiện, hư hỏng và các công việc còn tồn đọng.
• Điều kiện tiếp nhận: Làm rõ mặt bằng đã đủ điều kiện sử dụng hay cần tiếp tục thi công.
• Trách nhiệm các bên: Xác định bên phụ trách quản lý, bảo vệ, sửa chữa và hoàn thiện hạng mục.
• Thời hạn hoàn thành: Thống nhất tiến độ khắc phục tồn tại và thời điểm bàn giao tiếp theo.

Đối với dự án thi công theo giai đoạn, việc xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành giúp các bên đối chiếu tiến độ và hạng mục còn tồn đọng.

Lưu ý: Khối lượng công việc hoàn thành và phạm vi mặt bằng được bàn giao cần ghi nhận riêng để xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên.

5.4. Xác định trách nhiệm đối với hư hỏng và các hạng mục cần khắc phục

Khi phát hiện hư hỏng trong quá trình bàn giao mặt bằng, các bên cần ghi nhận đầy đủ hiện trạng và thống nhất trách nhiệm khắc phục để hạn chế tranh chấp phát sinh.

Biên bản cần thể hiện rõ:

• Tình trạng hư hỏng: Mô tả vị trí, mức độ ảnh hưởng và đính kèm hình ảnh làm căn cứ đối chiếu.
• Trách nhiệm xử lý: Xác định bên chịu trách nhiệm sửa chữa, thay thế hoặc khắc phục.
• Thời hạn hoàn thành: Ghi rõ thời điểm khắc phục và phương thức kiểm tra, xác nhận kết quả.

Ví dụ: Nếu cửa ra vào bị lệch bản lề, biên bản cần ghi nhận hiện trạng cửa, hình ảnh kiểm tra, bên phụ trách sửa chữa và thời hạn xử lý.

Khi phát hiện tài sản hư hỏng hoặc xảy ra sự cố bất thường, việc ghi nhận diễn biến, hiện trạng và ý kiến của những người liên quan giúp các bên có cơ sở xác minh nguyên nhân và xem xét trách nhiệm xử lý.

5.5. Lưu trữ biên bản, hình ảnh và tài liệu làm căn cứ đối chiếu

Sau khi ký, doanh nghiệp nên lưu biên bản cùng các tài liệu liên quan trong một bộ hồ sơ thống nhất. Điều này giúp dễ tra cứu khi cần kiểm tra hiện trạng, xác định trách nhiệm hoặc xử lý tranh chấp.

Hồ sơ nên bao gồm:

• Biên bản bàn giao đã ký.
• Hợp đồng và phụ lục liên quan.
• Bảng kê tài sản, thiết bị.
• Ảnh hiện trạng và sơ đồ mặt bằng.
• Các thỏa thuận sửa chữa, bổ sung hoặc xác nhận hoàn thành.
• Hồ sơ nghiệm thu liên quan nếu thuộc trường hợp phải thực hiện nghiệm thu.

Khi doanh nghiệp có nhiều dự án hoặc địa điểm hoạt động, việc quản lý tài liệu tập trung giúp các bộ phận thuận tiện tìm kiếm, phân quyền và đối chiếu hồ sơ.

6. Checklist kiểm tra trước, trong và sau khi bàn giao mặt bằng

Để quá trình bàn giao diễn ra đầy đủ và hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ, hiện trạng và trách nhiệm của các bên theo từng giai đoạn. Checklist dưới đây có thể áp dụng cho bàn giao văn phòng, nhà ở, mặt bằng thi công và điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.

6.1. Checklist kiểm tra trước khi bàn giao mặt bằng

Trước buổi bàn giao, các bên cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu và xác định rõ phạm vi mặt bằng sẽ chuyển giao. Những công việc cần kiểm tra gồm:

☐ Chuẩn bị hợp đồng, bản vẽ, phụ lục tài sản và các hồ sơ liên quan.

☐ Xác nhận thành phần tham gia và thẩm quyền ký biên bản.

☐ Xác định vị trí, diện tích và phạm vi mặt bằng cần bàn giao.

☐ Chuẩn bị biểu mẫu, bảng kiểm tra và phương tiện ghi nhận hiện trạng.

6.2. Checklist kiểm tra trong khi bàn giao mặt bằng 

Tại thời điểm bàn giao, bên giao và bên nhận cần cùng kiểm tra mặt bằng thực tế, đối chiếu với hồ sơ và ghi nhận những vấn đề phát sinh.

☐ Đối chiếu diện tích và hiện trạng mặt bằng với hợp đồng, bản vẽ.

☐ Kiểm tra tường, sàn, trần, cửa và hệ thống kỹ thuật.

☐ Kiểm kê tài sản, trang thiết bị, chìa khóa và chỉ số điện nước.

☐ Chụp ảnh những vị trí hư hỏng hoặc có chênh lệch so với hồ sơ.

☐ Ghi rõ hạng mục chưa hoàn thiện, bên chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý.

6.3. Checklist kiểm tra sau khi bàn giao mặt bằng 

Sau khi thống nhất hiện trạng, các bên cần hoàn tất thủ tục xác nhận và theo dõi những công việc còn tồn tại để bảo đảm thực hiện đúng thỏa thuận.

☐ Kiểm tra lại toàn bộ nội dung biên bản và phụ lục.

☐ Hoàn tất chữ ký xác nhận của các bên có thẩm quyền.

☐ Bàn giao các bản biên bản theo số lượng đã thống nhất.

☐ Lưu trữ biên bản, hợp đồng, hình ảnh hiện trạng và tài liệu liên quan.

☐ Theo dõi tiến độ xử lý và xác nhận kết quả hoàn thành những hạng mục còn tồn tại.

Đối với những hạng mục chưa hoàn tất, việc xác nhận đầu việc còn tồn đọng, thời hạn xử lý và trách nhiệm của người tiếp nhận giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ khắc phục, đặc biệt khi thay đổi nhân sự phụ trách dự án.

7. Số hóa và quản lý hồ sơ bàn giao mặt bằng với 1Office

Khi doanh nghiệp quản lý nhiều công trình, văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh, biên bản bàn giao thường nằm rải rác trên email, bảng tính và hồ sơ giấy.

Điều này khiến nhà quản lý mất thời gian tra cứu tài liệu, theo dõi các hạng mục chưa hoàn thiện và xác định trách nhiệm của từng bộ phận.

Với nền tảng 1Office, doanh nghiệp có thể số hóa hồ sơ, phân công công việc và theo dõi tiến độ bàn giao trên cùng một hệ thống.

Trong đó, 1WORK là phân hệ quản lý công việc và dự án trên 1Office, hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức quy trình bàn giao mặt bằng, phối hợp giữa các bộ phận và theo dõi những công việc phát sinh.

Các tính năng có thể ứng dụng gồm:

• Phân công công việc bàn giao: Giao nhiệm vụ kiểm tra mặt bằng, kiểm kê tài sản và chuẩn bị hồ sơ cho từng nhân viên hoặc bộ phận phụ trách.
• Theo dõi tiến độ: Thiết lập thời hạn, cập nhật trạng thái và kiểm soát các công việc chậm tiến độ.
• Quản lý hồ sơ tập trung: Đính kèm biên bản, ảnh hiện trạng, bảng kê thiết bị và các tài liệu liên quan vào công việc hoặc dự án.
• Phối hợp giữa các bộ phận: Hành chính, kỹ thuật và quản lý dự án có thể cập nhật kết quả xử lý theo trách nhiệm được phân công.
• Theo dõi công việc sau bàn giao: Quản lý những hạng mục cần sửa chữa, bổ sung và kiểm tra kết quả hoàn thành.

Nhờ đó, nhà quản lý có thể nắm được tiến độ bàn giao, xác định người phụ trách và theo dõi việc xử lý các hạng mục còn tồn tại.

Với tính năng ký số tích hợp trên 1Office, doanh nghiệp có thể ký tài liệu điện tử trực tiếp trên cùng nền tảng, mọi lúc, mọi nơi. Nhờ vậy, quá trình phê duyệt được rút ngắn, hạn chế gián đoạn và hỗ trợ bảo đảm tiến độ bàn giao mặt bằng.

Doanh nghiệp đang mất thời gian tổng hợp biên bản, kiểm tra hồ sơ và theo dõi cam kết sau bàn giao? Đăng ký demo 1Office để được tư vấn cách quản lý dự án, số hóa quy trình và hoàn thiện hồ sơ bàn giao tập trung.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

8. Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao mặt bằng

Khi lập và ký biên bản bàn giao, các bên thường quan tâm đến yêu cầu công chứng, đóng dấu, điều kiện bàn giao và giá trị sử dụng của văn bản. Dưới đây là những giải đáp cho các tình huống phổ biến.

8.1. Biên bản bàn giao mặt bằng có cần công chứng không?

Biên bản bàn giao mặt bằng thông thường không có yêu cầu công chứng chung áp dụng cho mọi trường hợp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xem xét bản chất giao dịch, hợp đồng và thủ tục pháp lý liên quan. Nếu giao dịch thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, cần thực hiện theo quy định tương ứng.

8.2. Biên bản bàn giao mặt bằng có bắt buộc đóng dấu công ty không?

Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định áp dụng, thỏa thuận giữa các bên và cơ chế sử dụng dấu của doanh nghiệp. Nội dung quan trọng là người ký phải có thẩm quyền phù hợp và các bên xác nhận đúng thông tin bàn giao.

Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định nội bộ và hồ sơ hợp đồng trước khi hoàn tất biên bản.

8.3. Có thể bàn giao mặt bằng khi chưa hoàn thiện toàn bộ hạng mục không?

Các bên có thể thỏa thuận bàn giao từng phần nếu phù hợp với hợp đồng, điều kiện an toàn và quy định áp dụng.

Trường hợp bên giao chịu trách nhiệm hoàn thiện các hạng mục còn tồn đọng, nội dung cam kết về công việc, thời hạn hoàn thành và phương thức xác nhận kết quả cần được thể hiện rõ trong biên bản hoặc văn bản kèm theo phù hợp để các bên có căn cứ theo dõi.

8.4. Biên bản bàn giao mặt bằng có thay thế hợp đồng thuê hoặc hồ sơ nghiệm thu không?

KHÔNG. Biên bản bàn giao chủ yếu ghi nhận việc chuyển giao và hiện trạng thực tế tại thời điểm bàn giao. Hợp đồng xác định quyền, nghĩa vụ và thỏa thuận giữa các bên.

Hồ sơ nghiệm thu được lập để kiểm tra và xác nhận kết quả công việc hoặc hạng mục theo yêu cầu. Do đó, biên bản bàn giao không mặc nhiên thay thế hai loại hồ sơ này.

8.5. Có thể sử dụng chung một mẫu biên bản cho mặt bằng thi công và mặt bằng cho thuê không?

CÓ THỂ. Doanh nghiệp có thể sử dụng cùng khung thông tin cơ bản như bên giao, bên nhận, thời gian, địa điểm và xác nhận.

Tuy nhiên, nội dung chi tiết cần điều chỉnh theo mục đích bàn giao. Mặt bằng thi công chú trọng phạm vi, mốc giới và điều kiện hiện trường; mặt bằng cho thuê cần kiểm tra hiện trạng, thiết bị và các điều kiện sử dụng.

9. Kết luận

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng giúp doanh nghiệp xác nhận chính xác phạm vi chuyển giao, hiện trạng tài sản và trách nhiệm giữa các bên. Tùy mục đích thi công, thuê văn phòng, bàn giao nhà ở, đất trống hoặc cải tạo nội thất, doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu phù hợp và kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi ký.

Đối với doanh nghiệp quản lý nhiều dự án, việc số hóa hồ sơ và theo dõi tiến độ trên 1Office cũng hỗ trợ kiểm soát công việc và thuận tiện đối chiếu khi phát sinh vấn đề.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng