Operation là gì? Toàn bộ thông tin về bộ phận Operation

Trong doanh nghiệp, bộ phận Operation là đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và đảm bảo rằng các hoạt động sản xuất và kinh doanh đạt được mục tiêu đề ra. Vậy thực chất Operation là gì? Để hiểu rõ hơn về vai trò và chức năng của bộ phận này, bạn hãy cùng 1Office khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

Operation là gì?

Operation là bộ phận vận hành, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động liên quan đến sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Bộ phận Operation đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây là nơi xây dựng các kế hoạch, chiến lược và định hướng phát triển kinh doanh, cả ngắn hạn lẫn dài hạn. Việc triển khai các hoạt động kinh doanh không chỉ là nguồn thu mà còn là nguồn lợi nhuận chính của doanh nghiệp. Nếu không có các hoạt động này, doanh nghiệp sẽ không thể tồn tại và phát triển.

Bộ phận Operation có nhiệm vụ quản lý các hoạt động nội bộ, đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động ở mức tốt nhất. Dù doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, sản xuất hay cung cấp dịch vụ, việc quan tâm đến các hoạt động vận hành là điều bắt buộc. Các hoạt động cụ thể sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Bộ phận Operation có nhiệm vụ gì?

Bộ phận này giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy nhiệm vụ của họ mang tính chuyên môn cao. Dưới đây là một số hoạt động chính của bộ phận Operations:

Lập kế hoạch kinh doanh

Bộ phận Operation chịu trách nhiệm lập các kế hoạch hàng năm, cũng như kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho doanh nghiệp. Các kế hoạch này cần được xây dựng một cách chi tiết và đầy đủ, đảm bảo phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

Thực hiện kế hoạch kinh doanh

Bên cạnh việc lập kế hoạch kinh doanh, bộ phận Operation cũng đảm nhận việc tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt. Họ còn có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát quá trình thực hiện kế hoạch, đồng thời đánh giá kết quả của các kế hoạch đó.

Triển khai chiến lược tiếp thị, tìm kiếm và phát triển thị trường

Để đảm bảo kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp, bộ phận Operation phải đẩy mạnh các hoạt động tiếp thị, tìm kiếm thị trường và phát triển sản phẩm mới. Những hoạt động này không chỉ giúp đảm bảo hiệu quả kinh doanh mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng và phát triển quy mô.

Xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên trong doanh nghiệp

Để phát triển bền vững, một doanh nghiệp cần chú trọng vào việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực. Vì vậy, bộ phận Operation cần đề xuất và xây dựng các kế hoạch đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong công ty.

Ngoài nhiệm vụ chính này, đội ngũ vận hành còn phải thực hiện các nhiệm vụ theo chỉ đạo của cấp trên, khiến khối lượng công việc của họ thường nhiều hơn so với các phòng ban khác. Mặc dù công việc của bộ phận Operation khá đa dạng và nhiều, hiệu quả và chất lượng công việc luôn được đảm bảo tối ưu.

Những vị trí công việc trong bộ phận Operation

Operation Executive

Operation Executive là một phần quan trọng trong bộ phận Operation của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động sản xuất và kinh doanh, đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ quy trình, quy định của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của một Operation Executive bao gồm:

• Quản lý, giám sát quá trình sắp xếp, dỡ và đóng hàng hóa trong kho.
• Giám sát và điều chỉnh quy trình sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm lỗi và tối ưu hóa quy trình.
• Giải quyết các vấn đề và sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất bằng cách cung cấp dịch vụ, tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục.
• Giải quyết chứng từ để đảm bảo hàng hóa được giao đến khách hàng đúng thời hạn như đã thỏa thuận.
• Đánh giá, tổng kết và thực hiện báo cáo tình hình hoạt động với cấp trên.

Product Operation Executive

Product Operation Executive chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động liên quan đến sản phẩm, từ khởi tạo, triển khai cho đến quản lý vòng đời sản phẩm. Các nhiệm vụ cơ bản của một Product Operation Executive bao gồm:

• Lên kế hoạch, điều phối và giám sát công việc, đảm bảo các hoạt động của các phòng ban thuộc khối sản phẩm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
• Xử lý các vấn đề và sự cố vận hành từ các bộ phận thuộc khối sản phẩm.
• Phối hợp với các bên liên quan để cải tiến quy trình và quy định làm việc của bộ phận thuộc khối sản phẩm.
• Theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của các phòng ban thuộc khối sản phẩm.
• Phối hợp với các bên liên quan để giải quyết các tình huống phát sinh chi phí nằm ngoài ngân sách dự trù và kế hoạch đã đề ra.

E-commerce Operations Executive

E-commerce Operations Executive chuyên phụ trách quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của công ty. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Xây dựng và vận hành cửa hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada,…
• Xử lý các vấn đề liên quan đến sàn thương mại điện tử cho công ty.
• Quản lý hàng tồn kho, giá sản phẩm và cập nhật kịp thời.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng trên các sàn thương mại điện tử của công ty.
• Thảo luận và đề xuất các chương trình ưu đãi, khuyến mại trên sàn thương mại điện tử, triển khai khi được quản lý phê duyệt, đảm bảo mục tiêu kinh doanh.
• Tổng hợp và thống kê số liệu bán hàng, báo cáo lên quản lý cấp trên theo quý, tuần và tháng.

Operation Manager

Operation Manager chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của tổ chức. Các công việc cụ thể của Operation Manager bao gồm:

• Quản lý và phân bổ nguồn lực như nhân sự, thiết bị, ngân sách,… một cách chặt chẽ và phù hợp với tình hình sản xuất và kinh doanh của công ty.
• Điều hành và giám sát quy trình sản xuất, cung ứng và quản lý hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn an toàn, bảo vệ môi trường và đạo đức kinh doanh.
• Báo cáo hoạt động và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược và lập kế hoạch cho tương lai của tổ chức.

Operation Support

Operation support đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và duy trì hoạt động của công ty. Các nhiệm vụ của Operation support bao gồm:

• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, giải đáp vấn đề cho nhân viên và khách hàng, xử lý sự cố, sửa lỗi và hướng dẫn sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
• Đảm bảo hệ thống và công nghệ của công ty luôn hoạt động ổn định và hiệu quả, theo dõi hiệu suất, bảo mật và đảm bảo hệ thống đáp ứng yêu cầu quy định.
• Giám sát hoạt động, quy trình và hệ thống để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đáng tin cậy, kiểm tra, phân tích dữ liệu và đưa ra báo cáo, đề xuất cải tiến hoặc thay đổi khi cần thiết.
• Thực hiện bảo trì và sửa chữa hệ thống và thiết bị khi cần thiết để duy trì hoạt động.
• Cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về việc sử dụng sản phẩm, dịch vụ, giải đá

Mức lương của bộ phận Operation

Tùy thuộc vào từng công ty, lĩnh vực và cấp bậc, mức lương của các vị trí công việc sẽ khác nhau. Cụ thể, vị trí Nhân viên vận hành nhận được mức lương từ 6 – 8 triệu đồng/tháng, và có thể lên đến 15 triệu đồng/tháng. Trong khi đó, Trưởng phòng vận hành có mức lương từ 15 – 25 triệu đồng/tháng, và có thể cao hơn, lên đến 30 – 50 triệu đồng/tháng.

Những yêu cầu đối với nhân viên Operation

Để hoàn thành tốt công việc được giao, nhân viên Operation cần đáp ứng các yêu cầu sau đây:

Bằng cấp

Bằng cấp là yếu tố đầu tiên mà doanh nghiệp xem xét khi bạn ứng tuyển vào bộ phận Operation. Yêu cầu về bằng cấp sẽ khác nhau tùy thuộc vào cấp bậc và vị trí công việc. Ví dụ, đối với vị trí nhân viên, nhà tuyển dụng thường chỉ yêu cầu bằng tốt nghiệp THPT. Tuy nhiên, đối với các vị trí quản lý hoặc trưởng phòng, bạn cần có bằng tốt nghiệp đại học ở các chuyên ngành liên quan.

Kinh nghiệm và trình độ chuyên môn

Đối với vị trí nhân viên vận hành, đa phần các nhà tuyển dụng không yêu cầu kinh nghiệm trước đó. Bạn sẽ được đào tạo kỹ năng vận hành đầy đủ và chi tiết trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn đã có sẵn hiểu biết cơ bản và kinh nghiệm vận hành, điều này sẽ giúp bạn ghi điểm hơn với nhà tuyển dụng.

Ngược lại, đối với vị trí quản lý, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có từ 3 – 5 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành và đã từng đảm nhận vai trò trưởng nhóm hoặc quản lý. Điều này là hợp lý vì ở cấp độ này, bạn không chỉ cần có chuyên môn vững mà còn cần kỹ năng quản lý và giải quyết vấn đề.

Các kỹ năng cần thiết

Để làm việc hiệu quả trong bộ phận Operation bạn cần có những kỹ năng cần thiết sau đây::

Kỹ năng giao tiếp

Dù cho bạn là nhân viên hay người quản lý, kỹ năng giao tiếp đều rất quan trọng. Giao tiếp tốt giúp bạn trao đổi công việc thuận lợi hơn, kết nối dễ dàng với đồng nghiệp và tự tin hơn trong công việc. Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp xuất sắc còn góp phần vào sự thành công trong sự nghiệp của bạn.

Kỹ năng làm việc nhóm

Trong công việc, bạn không thể làm việc chỉ một mình, bạn cần phải cộng tác với những người khác để đạt được kết quả như mong đợi. Làm việc nhóm teamwork không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn là cơ hội tuyệt vời để thể hiện năng lực của mình.

Kỹ năng lập kế hoạch

Công việc của bộ phận vận hành thường rất nhiều, vì vậy việc lập kế hoạch công việc chi tiết là rất quan trọng để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Lên kế hoạch cẩn thận giúp bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nhỏ nào và làm việc hiệu quả hơn.

Đối với vị trí quản lý, kỹ năng lập kế hoạch càng trở nên quan trọng. Vai trò này yêu cầu bạn phải hoạch định chiến lược và xây dựng các kế hoạch làm việc chi tiết để đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Giải quyết vấn đề

Quá trình hoạt động của doanh nghiệp thường phát sinh nhiều vấn đề khác nhau. Do đó, trách nhiệm của người làm công việc vận hành là phải xử lý dứt điểm và hiệu quả các vấn đề đó.

Khả năng chịu áp lực công việc

Lượng công việc của phòng Operation thường rất lớn, và đôi khi bạn có thể không có đủ thời gian nghỉ ngơi. Vì vậy, hãy rèn luyện kỹ năng chịu áp lực cao để có thể theo đuổi nghề lâu dài và duy trì hiệu quả công việc.

Khám phá bộ phận Operation trong các lĩnh vực khác nhau

Operation trong doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ

Mục tiêu của doanh nghiệp bán lẻ là dự trữ đầy đủ các mặt hàng cần thiết để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vì vậy, nhiệm vụ của bộ phận Operation trong lĩnh vực bán lẻ là quản lý hàng tồn kho một cách tối ưu. Hàng tồn kho không chỉ có thể mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có thể ảnh hưởng xấu đến các hoạt động kinh doanh khác nếu không được quản lý hiệu quả.

Để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, bạn nên xem xét các dữ liệu bán hàng từ những đợt trước đó, xác định mặt hàng nào bán chạy và mặt hàng nào ít được ưa chuộng. Đồng thời, thương lượng giá thành tốt hơn và điều chỉnh các điều khoản mua hàng với nhà cung cấp có thể giúp tăng sinh lợi nhuận cho công ty.

Operation trong nhà hàng hoặc doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm

Trong lĩnh vực nhà hàng, việc tồn kho thường xảy ra nhiều hơn so với bán lẻ vì thực phẩm là mặt hàng dễ hư hỏng và khó bảo quản. Bộ phận Operation trong nhà hàng có nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho, thu mua và chuẩn bị thực phẩm, cũng như quản lý nhân sự.

Ngoài các nhiệm vụ này, phòng Operation còn phải thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng và tìm cách nâng cao trải nghiệm của khách hàng để đạt được kết quả kinh doanh tối ưu.

Operation trong doanh nghiệp kinh doanh sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất, việc đổi mới sản phẩm và cải tiến hiệu quả sản xuất là rất quan trọng. Bộ phận Operation đảm nhận nhiệm vụ phát triển ý tưởng để cải thiện quy trình sản xuất. Họ phải đánh giá hiệu quả công việc và tìm ra cách tối ưu hóa việc mua sắm, sử dụng, sản xuất, và vận chuyển hàng hóa.

Bộ phận Operation cần xem xét phương pháp sản xuất hiện tại qua các vấn đề như:

• Làm thế nào để sản xuất các đơn hàng lớn một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian?
• Có giải pháp nào để giải quyết các vấn đề phức tạp trong quá trình sản xuất không?
• Đâu là phương thức vận chuyển đơn giản và tiết kiệm chi phí nhất?
• Có thể thương lượng với nhà cung cấp để cải thiện hiệu quả mua hàng tốt hơn không?

Operation trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ

Trong doanh nghiệp dịch vụ, bộ phận Operation đảm nhận nhiệm vụ tương tác với khách hàng, xem xét quy trình và quản lý các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Công ty dịch vụ thường chia bộ phận Operation thành hai nhóm: một nhóm phụ trách khách hàng và một nhóm phụ trách vấn đề kinh doanh.

Phòng ban Operation cần giải quyết các vấn đề như:

• Khách hàng có gặp phải vấn đề hay rắc rối nào không?
• Làm thế nào để đảm bảo sự hài lòng của mọi khách hàng?

Operation trong doanh nghiệp công nghệ kỹ thuật số

Vấn đề quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp kỹ thuật số là quản lý nhân sự. Bộ phận Operation đảm nhận nhiệm vụ tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và tư vấn cho nhân viên. Bên cạnh đó, phòng Operation còn cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí liên quan đến nguồn nhân lực đồng thời đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao.

Hy vọng qua bài viết đã giúp bạn hiểu rõ Operation là gì và vai trò quan trọng của Operation trong doanh nghiệp. Để thành công trong nghề này, bạn cần tích lũy kiến thức chuyên môn cần thiết và rèn luyện nhiều kỹ năng quan trọng. Đừng quên theo dõi 1Office thường xuyên để cập nhật thêm thông tin hữu ích và mới nhất!