10 bí quyết quản trị doanh nghiệp của người Nhật “không thể không ngẫm”

Quản trị doanh nghiệp là công việc khó khăn đòi hỏi người đứng đầu công ty phải biết cách điều hành hiệu quả. Nhật bản là đất nước được đánh giá cao về lối sống cũng như cách thức làm việc, hoạt động giao tiếp hằng ngày. Trong kinh doanh, bí quyết của các doanh nghiệp Nhật Bản thành công là họ biết rõ mình đang đi về đâu. Bạn hãy cùng 1Office tìm hiểu 10 bí quyết quản trị doanh nghiệp của người Nhật qua bài viết sau nhé!

I. Bí quyết quản trị doanh nghiệp của người Nhật

1. Liên tục cải tiến

Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà quản trị phải không ngừng cải thiện lề lối làm việc của nhân viên trong công ty. Đừng để doanh nghiệp của bạn dậm chân tại chỗ, hãy cải tiến mỗi ngày. Tiến bộ là một quá trình thăng tiến dần dần từ thấp lên cao. Nhà quản trị cần tạo ra một môi trường thuận lợi cho nhân viên của mình thực hiện những cải tiến công việc.

Đừng để doanh nghiệp của bạn dậm chân tại chỗ, hãy cải tiến mỗi ngày

Để khắc phục các rào cản khiến DN khó áp dụng công cụ cải tiến năng suất, theo các chuyên gia phân tích, về phía các cơ quan quản lý cần nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên gia tư vấn; cần khuyến khích, tạo điều kiện cho DN trong việc áp dụng các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng; đào tạo kiến thức về tiêu chuẩn, năng suất, chất lượng trong các trường đại học, cao đẳng, các trường dạy nghề; tăng cường hoạt động tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ DN xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; áp dụng các giải pháp cải tiến năng suất, chất lượng.

Bên cạnh đó, các DN cần chủ động tìm hiểu, nắm bắt các hệ thống quản lý, các công cụ cải tiến năng suất, đầu tư đổi mới khoa học kỹ thuật để nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất và qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh.

Xem thêm: Design Thinking – Tư duy giải pháp đột phá cho doanh nghiệp!

2. Tất cả mọi người đều có quyền phát biểu

Nhà quản lý cần đảm bảo sao cho tất cả các thành viên trong công ty đều cùng tham gia đóng góp ý kiến về các vấn đề của công ty ngay cả những vấn đề nhỏ. Điều này cũng nên áp dụng rộng rãi trong tất cả những cuộc họp và công tác hoạch định hàng năm.

Trong những cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì lắng nghe hiệu quả không chỉ giúp nhà lãnh đạo nhận được sự góp ý của các nhân viên và thực hiện các chương trình cải tiến chất lượng hơn, đây còn là cách giúp nhà lãnh đạo tạo dựng được sự gắn kết giữa các nhân viên với nhau và từ đó dễ dàng hướng nhân viên theo mục tiêu của doanh nghiệp.

3. Muốn quản trị doanh nghiệp giỏi hãy ngừng việc la mắng nhân viên

La mắng không phải cách giải quyết vấn đề tốt nhất trong mọi tình huống. Tại tập đoàn sản xuất xe hơi lớn thứ hai trên thế giới – Toyota, một quy tắc được đề ra là các nhà quản trị không được quát tháo và trừng phạt nhân viên dưới quyền khi có sai sót xảy ra. Thay vào đó, các lỗi lầm sẽ được báo cáo ngay để tìm ra nguyên nhân sâu xa nhằm sửa đổi phù hợp.

Muốn quản trị doanh nghiệp giỏi hãy ngừng việc la mắng nhân viên

Theo nghiên cứu gần đây của Tạp chí Kinh doanh Harvard, 54% nhân viên cảm thấy họ không thường xuyên nhận được sự tôn trọng từ ông chủ. Trách mắng nhân viên trước mặt khách hàng, không công nhận thành tích của họ hay không lắng nghe phản hồi của họ là một số biểu hiện của sự không tôn trọng.

Việc la mắng không những gây nên khoảng cách giữa nhân viên và quản lý mà còn ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc. Bất kể bạn cảm thấy thế nào, trước hết, hãy tôn trọng nhân viên bằng phép lịch sự cơ bản đã.

Xem thêm: Bài học kinh doanh “đắt giá” từ những CEO hàng đầu thế giới

 4. Luân chuyển những nhân viên giỏi – Bí quyết quản trị doanh nghiệp bạn cần biết

Hãng Honda có chính sách luân phiên huấn luyện nhân viên. Thông thường, những nhà quản trị đều có xu hướng muốn giữ những nhân viên giỏi nhất của mình không cho luân chuyển sang bộ phận khác, nhưng về lâu dài, chính sách luân chuyển nhân viên giỏi sẽ rất có lợi cho toàn thể công ty.

Hãy luân chuyển nhân viên để họ có thêm nhiều kinh nghiệm và kiến thức mới

Chúng ta biết rằng với bất kỳ người nào mà nếu cứ làm đi làm lại một việc qua năm này năm nọ, thì sau một thời gian, người đó sẽ trở nên quá quen thuộc với công việc, từ đó trở nên chủ quan và mất dần năng lực tìm tòi, sáng tạo. Vậy nếu không thay máu, không bơm máu mới vào, thì doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng giậm chân tại chỗ, hoặc tệ hơn là thụt lùi.

Xem thêm: Các xu hướng chuyển đổi số trong doanh nghiệp năm 2020-2021

5. Làm cho người khác hiểu công việc mình làm

Muốn làm được điều này, các nhà quản trị cần chú ý đến các kỹ năng huấn luyện và thuyết trình. Một ví dụ điển hình là các nhà quản trị tại tập đoàn điện tử Sony, Nhật Bản, luôn chú trọng việc giúp các nhân viên phát triển kỹ năng diễn giải và trình bày về công việc của mình trước tập thể để họ có được những sự cộng tác đầy đủ và hữu hiệu hơn.

Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng cần thiết, và nó phải được thực hiện liên tục theo thời gian

Giao tiếp hiệu quả là một kỹ năng cần thiết, và nó phải được thực hiện liên tục theo thời gian. Nếu bạn không mô hình hóa giao tiếp kịp thời và hiệu quả với nhân viên của mình, bạn sẽ không bao giờ nhận được sự tôn trọng từ họ.

Xem thêm: Câu chuyện chuyển đổi số từ các thương hiệu lớn trên Thế giới

6. Phối hợp giữa các bộ phận 

Theo khảo sát của Fierce Inc., 86% giám đốc điều hành và nhân viên được hỏi cho rằng: Nguyên nhân của hầu hết vấn đề và thất bại của nhóm là do sự thiếu cộng tác hoặc giao tiếp không hiệu quả. Các nhà quản lý đều hiểu được tầm quan trọng của cộng tác và làm việc nhóm trong doanh nghiệp, nhưng lại thúc đẩy cộng tác nhóm sai cách.

Masao Nemoto, cựu giám đốc điều hành tập đoàn Honda, đã khuyến cáo các nhà quản trị doanh nghiệp: “Một trong những chức năng quan trọng của người quản trị là thực hiện tốt sự phối hợp giữa bộ phận của mình với những bộ phận khác”.

Doanh nghiệp cần có sự phối hợp giữa các phòng ban

Doanh nghiệp là một tổ chức, một tập thể được hình thành từ nhiều cá nhân và tập thể nhỏ hơn. Vì vậy, sự liên kết trong một doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Các phòng ban, bộ phận thực hiện các chức năng và nhiệm vụ khác nhau trong công ty nhưng sự liên kết là tiên quyết và không thể thiếu được.

Xem thêm: 14 nguyên tắc vàng trong quản trị doanh nghiệp của Henri Fayol

7. Quan tâm đến nhân viên nhiều hơn chính là bí quyết quản trị doanh nghiệp giỏi

Một trong những yếu tố quyết định sự thành công của nhà quản lý chính là sự quan tâm và cách bày tỏ sự quan tâm đến nhân viên của mình.

Hãy nghĩ rộng ra hơn bảng lương tiêu chuẩn mỗi tháng và những gói lợi ích mà nhân viên nhận được. Hãy quan sát cách họ làm việc và xem liệu bạn có thể làm điều gì để giúp cải thiện môi trường làm việc của họ và giúp công sở trở thành nơi ấm cúng hơn, thoải mái hơn đối với mọi người.

Quan tâm đến nhân viên nhiều hơn chính là bí quyết quản trị doanh nghiệp giỏi

Đừng ngại cho mọi người thấy rằng sếp không chỉ là một cấp trên của nhân viên. Ngược lại, hãy để họ thấy rằng sếp quan tâm đến họ ra sao bằng cách trò chuyện cùng họ về những chủ đề bên ngoài công việc. Hỏi thăm những gì họ làm bên ngoài công sở. Thật sự lắng nghe nhân viên.

Nếu nhân viên có yêu cầu giúp đỡ điều gì, nhà quản trị nên cố gắng thực hiện theo yêu cầu ấy ngay khi có thể. Nói một cách khác, nếu các nhân viên cảm nhận rằng nhà quản trị cấp cao quan tâm và sẵn sàng giải quyết vấn đề của họ, thì họ sẽ tích cực hơn với việc thực thi nhiệm vụ được giao.

Như vậy, họ sẽ có thái độ nghiêm túc hơn đối với những mục tiêu chung mà nhà quản trị đề ra. Đây là một trong những bí quyết quan trọng trong quản lý nhân sự của người Nhật.

8. Đề cao sự tham gia của nhân viên trong quá trình đưa ra quyết định

Thực tế cho thấy, các nhân viên không chỉ gắn bó với công ty vì lý do tài chính. Có một số điều quan trọng hơn thúc đẩy họ, chẳng hạn như cảm giác tự hào về những gì họ làm và là người không thể thiếu trong sự thành công của đội nhóm.

Hãy đề cao sự tham gia của nhân viên trong quá trình đưa ra quyết định

Nhân viên giỏi là yếu tố quan trọng giúp một tổ chức vận hành trơn tru. Họ trung thành, đặt niềm tin vào bạn và có tài năng thực sự. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi rất nhiều lãnh đạo công ty gọi họ là “cộng sự” thay vì “nhân viên”. Nhân viên của bạn  cũng sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn khi họ góp tiếng nói trong một quyết định.

Tạo điều kiện thuận lợi để họ góp phần vào quá trình ra quyết định có thể đem lại cho tổ chức của bạn nhiều lợi ích. Một số công ty Nhật Bản khuyến khích sự hợp tác giữa người lao động và nhà quản trị bằng cách phân chia quyền lãnh đạo.

Xem thêm: Phần mềm quản trị công việc tổng thể giúp doanh nghiệp “bứt phá”

9. Diễn tập là dịp lý tưởng để huấn luyện các kỹ năng cần thiết

Tầm quan trọng của kỹ năng thuyết trình được đề cao trong rất nhiều lĩnh vực, từ kế toán đến kiến trúc sư, giáo viên đến kỹ sư, nhà khoa học cũng như nhân viên chứng khoán. Kể cả những ngành mang tính kỹ thuật chuyên sâu như kỹ sư dân dụng hay chế tạo máy, các nhà quản lý vẫn đặt kỹ năng giao tiếp cao hơn kiến thức chuyên môn khi tuyển dụng hay cất nhắc một ai đó.

Kỹ năng thuyết trình còn rất hữu ích trong quá trình làm việc sau này, có thể giúp bạn thăng tiến hay trụ lại nếu công ty có những đợt sa thải hàng loạt.

Trong thời gian giữ chức giám đốc điều hành tại Honda, Masao Nemoto luôn khuyến khích các nhà quản trị chú tâm đến việc diễn tập những buổi báo cáo và thuyết trình. Đó là những dịp rèn luyện kỹ năng thuyết trình – thuyết phục và khám phá những vấn đề mới hoặc những thiếu sót của vấn đề.

Xem thêm: Top 3 phần mềm quản lý công việc hiệu quả được tin dùng hiện nay

10. Đảm bảo việc làm và tạo bầu không khí tin cậy nhau

Các thành viên cần được khuyến khích để cảm thấy thoải mái, sẵn sàng chia sẻ ý kiến, ý tưởng, suy nghĩ và bộc lộ cảm xúc của mình với những người khác. Để khuyến khích sự cởi mở giao tiếp trong nhóm, cần thường xuyên tổ chức các buổi họp, gặp gỡ giữa các thành viên; khuyến khích mọi người mạnh dạn phát biểu ý kiến, cùng thảo luận, trao đổi để đi đến thống nhất, tránh áp đặt ý kiến hay chỉ trích các ý kiến khác biệt.

Hãy đảm bảo việc làm và tạo bầu không khí tin cậy nhau tại doanh nghiệp

Khi các thành viên thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau, lòng tin trong nhóm sẽ được nâng lên, mọi người sẽ sẵn sàng, thoải mái chia sẻ ý kiến, tích cực đóng góp sức lực vào việc thực hiện các mục tiêu hoạt động của nhóm.

Việc đảm bảo tạo ra bầu không khí làm việc trong sự tin tưởng sẽ khiến nhân viên cảm nhận được sự hài hòa, củng cố tinh thần tập thể và muốn gắn bó lâu dài với công ty hơn.

Đồng thời, điều này cũng góp phần làm ổn định lao động và giảm tối thiểu mức độ luân chuyển lao động. Chính sự ổn định lao động góp phần cải thiện mối quan hệ giữa công nhân và các cấp lãnh đạo. Đó chính là yếu tố cần thiết để tăng cường hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quản lý công việc và tiến độ dự án chỉ bằng 1 click trên phần mềm

II. Bí quyết quản trị doanh nghiệp hiệu quả dành cho các doanh nghiệp Việt

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, quản lý dự án, chiến dịch, từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

Với bộ công cụ Workplace, các bộ phận có thể dễ dàng tìm kiếm và sàng lộc thông tin. Người quản lý có thể dễ dàng tiếp cận theo dõi tiến độ của dự án mà không cần phải trực tiếp có mặt. Việc số hóa tất cả những hình ảnh, dữ liệu giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, thu hút nguồn khách hàng tiềm năng.

Bên cạnh đó, bộ công cụ HRM có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu. Việc chăm sóc, phân loại, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên khi tham gia tuyển dụng cũng được thực hiện chi tiết và có quy trình rõ ràng, minh bạch.

Điều này giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.

1Office – Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp

Hơn nữa, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tránh tình trạng kẻ xấu trục lợi gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp.

Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm 1Office. Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác quản lý doanh nghiệp, hãy đăng ký dùng thử để nhận tư vấn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Xem thêm:

Top 25+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất 2024

7 sai lầm CEO gặp phải trong quản trị doanh nghiệp và cách phòng tránh

Ra mắt nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office tại Bộ TT&TT