Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì? Chức năng, vai trò của quản lý nhân sự
Từ xưa đến nay, trong mọi hoạt động của doanh nghiệp thì nhân lực đóng vai trò quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của tổ chức đó. Tuy nhiên làm thế nào để thực hiện tốt các hoạt động quản lý nhân lực là một bài toán khó mà phần lớn các doanh nghiệp gặp phải. Vậy hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì và chức năng, vai trò của hệ thống quản lý nhân sự như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé.
Mục lục
1. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì?
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) đề cập đến một bộ phần mềm mà các tổ chức sử dụng để quản lý các chức năng nhân sự nội bộ. Từ việc tuyển dụng, quản lý chấm công – tính lương, phúc lợi, đào tạo nhân sự… Phần mềm giúp các chuyên gia nhân sự quản lý lực lượng lao động thông minh, tiện lợi. Từ đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân sự và giúp nhà quản lý có thời gian để tập trung các chiến lược cho nhân sự.
2. Lợi ích của HRMS đối với doanh nghiệp
Nhắc đến phần mềm quản lý nhân sự là chúng ta không thể không nhắc tới sự tiện lợi và khả năng tự động hóa giúp gia tăng hiệu suất và quản lý các nghiệp vụ nhân sự một cách nhanh chóng, hiệu quả. Do đó, trong thời đại công nghệ số thì việc áp dụng HRMS là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và mang đến nhiều lợi ích to lớn như:
2.1 Giữ chân những nhân viên giỏi nhất của bạn
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực giúp nhân viên gắn kết bằng cách cung cấp một cách để nhân viên tiếp tục học tập với các chương trình đào tạo và phát triển. Nhiều lựa chọn HRMS có tính năng e-learning với các khóa học mà nhân viên có thể hoàn thành theo tốc độ của riêng họ. Vì các cơ hội đào tạo và phát triển thường được xếp hạng cao hơn trong các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên so với lợi ích tiền tệ, nên việc cho phép nhân viên của bạn phát triển và học hỏi với công ty có khả năng giữ họ ở lại lâu hơn. Thêm vào đó, đào tạo tốt hơn có nghĩa là nhân viên có kỹ năng hơn – vì vậy đó là đôi bên cùng có lợi.
| Xem thêm: Cách xây dựng mô hình HR Department hiệu quả, tối ưu cho doanh nghiệp |
2.2 Tự động hóa các nhiệm vụ nhân sự lặp đi lặp lại
Nếu bạn luôn mất nhiều thời gian vào việc xử lý các công việc lặp đi lặp lại và công việc quản trị viên thông thường, chắc chắn bạn sẽ không có nhiều thời gian để tập trung vào các dự án chuyên sâu hơn như cải tiến cho môi trường làm việc của mình. Với HRMS có thể giúp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Từ đó giúp tự động hóa các loại tác vụ này sẽ giúp cải thiện độ chính xác của hồ sơ, ngăn chặn hồ sơ trùng lặp và dẫn đến ít lỗi hơn về tổng thể.
2.3 Đẩy nhanh quá trình tuyển dụng của bạn
Ngay bây giờ, đó là thị trường ứng viên và việc tuyển dụng cho doanh nghiệp của bạn có thể rất khó khăn. Không chỉ các chuyên gia nhân sự và quản lý tuyển dụng phải tạo danh sách việc làm, trả lời các câu hỏi và tìm kiếm các ứng viên phù hợp để phỏng vấn; Sau đó, họ phải phỏng vấn các ứng viên, xử lý thủ tục giấy tờ của họ và giám sát toàn bộ quá trình giới thiệu.
HRMS có thể giúp bạn tạo danh sách việc làm và tìm nguồn nhân tài hàng đầu bằng cách phân tích hồ sơ theo từ khóa và nó cũng có thể hỗ trợ bằng cách tự động hóa một số thủ tục giấy tờ để giúp bạn và nhóm của bạn tiếp cận dễ dàng hơn nếu nhân viên đó được thuê. Tính năng này được khuếch đại nếu bạn tích hợp HRMS của mình với hệ thống theo dõi người nộp đơn , hệ thống này thực sự có thể giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về phân tích nhân viên, giải quyết các nút thắt trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự và khám phá những người cần tuyển dụng trợ giúp trong công ty của bạ
2.4 Cải thiện hiệu suất của nhân viên
HRMS cho phép nhân viên theo dõi tiến trình của mình ngay trên hệ thống quản lý nguồn nhân lực dễ dàng. Nhà quản lý có thể phát triển các mục tiêu của mình và thực hiện các điều chỉnh và cải tiến đối với công việc của họ dựa trên dữ liệu này. Nhờ đó các nhà quản lý có thể truy cập vào hệ thống và đưa ra các đề xuất, phản hồi chính xác hơn và hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch mục tiêu. Điều này sẽ giúp nhân viên được công nhận thành tích của mình giữa cuộc họp và được khen thưởng những việc làm tốt – điều cần thiết để đạt được hiệu suất và năng suất tốt hơn.
2.5 Bảo mật dữ liệu của nhân viên và duy trì sự tuân thủ
Với rất nhiều luật lao động, quy định và mã số thuế đang được áp dụng, thật khó để luôn cập nhật mọi thứ. HRMS có nhiệm vụ theo dõi các quy định mới, luật thay đổi, quyền riêng tư dữ liệu và bất kỳ điều gì khác có thể ảnh hưởng đến sự tuân thủ của công ty bạn.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm đảm bảo rằng dữ liệu của nhân viên được bảo vệ và không bị lạm dụng. HRMS cũng giúp bảo vệ khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài bằng cách mã hóa dữ liệu mà nó lưu trữ, khiến người dùng trái phép không thể truy cập được.
2.6 Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm
Ngày nay, rất nhiều công ty đang “chuyển sang hoạt động xanh” để giúp giảm thiểu lãng phí, nhưng họ cũng có khả năng tiết kiệm tiền trong quá trình này. Giảm lượng giấy mà doanh nghiệp của bạn sử dụng có thể giúp ích rất nhiều trong việc cắt giảm chi phí cung cấp. Nhưng làm thế nào HRMS có thể giúp bạn sử dụng không cần giấy tờ?
- Việc ký và phê duyệt hợp đồng có thể được thực hiện ngay trong HRMS.
- Hồ sơ được duy trì an toàn bởi nhà cung cấp HRMS trên máy chủ của họ.
- Bảng lương có thể được gửi qua tiền gửi trực tiếp thay vì séc giấy.
Không cần giấy tờ với HRMS của bạn có thể giúp giảm bớt sự lộn xộn trong văn phòng và thậm chí có thể giúp loại bỏ việc lưu trữ cồng kềnh, để lại nhiều không gian hơn cho nhân viên.
Từ những lợi ích kể trên, có thể thấy rằng hệ thống quản lý nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng và là trợ thủ đắc lực không thể thiếu giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng nhân sự hiệu quả. Vậy HRMS có mấy chức năng chính? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ở nội dung dưới đây nhé.
3. Chức năng của HRMs
3.1 Thiết kế công việc và phân tích công việc
Một trong những chức năng quản trị nhân lực quan trọng nhất của HRM là thiết kế công việc và phân tích công việc. Thiết kế công việc liên quan đến quá trình mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm và hoạt động của công việc. Điều này có thể được thực hiện bằng cách mô tả các kỹ năng và đặc điểm tính cách của nhân viên làm việc hiệu quả nhất của bạn. Làm như vậy sẽ giúp bạn xác định loại ứng viên bạn muốn cho công việc. Bạn sẽ có thể xác định các yêu cầu tối thiểu chính của bạn đối với ứng viên để đủ điều kiện cho công việc.
3.2 Tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên
Tuyển dụng là một trong những nghệ thuật quản trị nhân sự mà nhà quản lý cần biết. HRM có chức năng giúp nhằm thu hút và giữ chân những nhân viên có năng lực và hiệu quả để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của công ty. Tất cả những điều này bắt đầu bằng việc tuyển dụng những nhân viên phù hợp trong danh sách ứng viên và những ứng viên ưu ái. HRM giúp tìm kiếm và xác định các ứng viên lý tưởng để phỏng vấn và lựa chọn. Các ứng viên sau đó sẽ phải trải qua một quá trình sàng lọc toàn diện để lọc ra những ứng viên phù hợp nhất từ nhóm ứng viên. Các ứng viên được sàng lọc sau đó sẽ được trải qua các vòng phỏng vấn khác nhau để kiểm tra và phân tích các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm làm việc của họ đối với vị trí công việc.
3.3 Đào tạo & phát triển nhân viên
Có thể thấy, HRM đóng một vai trò rất quan trọng trong việc chuẩn bị cho nhân viên những nhiệm vụ và trách nhiệm lớn hơn, dẫn đến sự phát triển toàn diện của nhân viên trong công việc. Và một tổ chức cung cấp nhiều cơ hội phát triển và tăng trưởng cho nhân viên của mình được coi là một tổ chức lành mạnh.
Vai trò của HR phải là đảm bảo rằng các nhân viên mới có được kiến thức và kỹ năng cụ thể của công ty để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả tổng thể và năng suất của lực lượng lao động, điều này cuối cùng mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn cho công ty. Suy cho cùng, sự thành công của của mô hình quản lý nhân sự sẽ phụ thuộc vào nhân viên được đào tạo tốt như thế nào cho công việc và cơ hội phát triển của họ.
3.4 Quản lý, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Hoạt động tiếp theo trong danh sách các chức năng nhân sự là quản lý hiệu quả hoạt động của nhân viên. Việc quản lý hiệu quả công việc đảm bảo rằng đầu ra của nhân viên đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Quản lý hiệu suất không chỉ tập trung vào hiệu suất của nhân viên. Nó cũng tập trung vào hiệu suất của nhóm, bộ phận và tổ chức nói chung. Việc đánh giá công việc nhân viên giúp nhân sự nắm bắt được năng lực của từng người và đưa ra phương hướng đào tạo phù hợp cho nhân sự.
3.5 Quản lý chấm công, tính lương chính xác
Thay vì phải mất nhiều thời gian cho việc ngồi tính toán công nhân viên bằng phương pháp thủ công thì với hệ thống quản lý nguồn nhân lực giúp giải quyết triệt để mọi vấn đề một cách dễ dàng. HRMs sẽ tự động đồng bộ dữ liệu chấm công trên hệ thống và tự động tính lượng nhanh chóng, tự động trừ vào những ngày nghỉ phép, đi muộn và tạm ứng phiếu lương cho nhân viên. Từ đó giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân sự trong việc chấm công, tính lương và có thời gian tập trung vào việc tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp.
|
4. Tiêu chí lựa chọn HRMS phù hợp cho doanh nghiệp
Tìm kiếm HRMS phù hợp phù hợp với bạn là một thách thức cũng như một nhiệm vụ quan trọng. Chính nền tảng HRMS mà bạn chọn sẽ định hình cách nhóm nhân sự của bạn cũng như toàn bộ hệ sinh thái nhân viên sẽ hoạt động như thế nào. Sau đây là một số điều cần lưu ý khi tìm HRMS phù hợp cho tổ chức của bạn:
- Tìm hiểu xem HRMS có giải quyết được các vấn đề chính xác mà bạn đang gặp phải hay không.
- Xác định xem nó có dễ dàng để tích hợp hay không.
- Hiểu chi phí và nếu nó phù hợp với ngân sách của bạn.
- Đảm bảo nếu HRMS sẽ đảm bảo sự hài lòng của nhân viên.
- Xác định mức độ dễ sử dụng và mức độ tùy chỉnh có thể.
- Tìm hiểu xem HRMS có đủ khả năng mở rộng hay không.
Xem ngay: Bảng giá phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất 2022 – Giải pháp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
5. Các loại HRMS phổ biến
Nên lựa chọn phần mềm HRMS nào đơn giản, dễ sử dụng là câu hỏi mà nhiều người vẫn đang thắc mắc. Hiện nay trên thị trường có 3 loại HRMS phổ biến được nhiều người lựa chọn
- Cloud: Là một phần của đám mây, hệ thống và dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của bên thứ ba. Điều này về cơ bản là tận dụng sức mạnh của Internet.
- On-Premise: Trong trường hợp này, hệ thống được cài đặt và thiết lập trên phần cứng và máy chủ của chính công ty. Tổ chức không lưu trữ hoặc sử dụng internet.
- Được lưu trữ trên máy chủ: Điều này tương tự như phương pháp triển khai tại chỗ với sự khác biệt duy nhất là công ty trả tiền cho máy chủ của bên thứ ba để lưu giữ dữ liệu của họ.
6. Một số câu hỏi thường gặp về phần mềm HRMS
Điều gì là quan trọng nhất đối với bạn khi lựa chọn một nhà cung cấp?
Điều này sẽ tiết lộ cho bạn mức độ chú ý mà bạn nên chú ý khi tham khảo. Nếu những gì họ theo đuổi là lựa chọn rẻ nhất và bạn đang theo đuổi lựa chọn tốt nhất, thì những gì bạn nghe được từ tài liệu tham khảo này sẽ có giá trị giới hạn.
Bạn có mô tả giải pháp là giá trị tốt không?
Một sản phẩm rẻ có thể có giá trị kém, trong khi một sản phẩm đắt tiền có thể thể hiện giá trị vượt trội. Vì vậy, thay vì hỏi thuần túy về giá cả, hãy tìm hiểu xem liệu đó có phải là một giải pháp giá trị tốt hay không.
Phần mềm mất bao lâu để thực hiện?
Các nhà cung cấp thường hứa rằng phần mềm sẽ được phân phối trong khoảng thời gian hoàn hảo nhất cho bạn. Hiếm khi điều này thực sự đạt được. Điều này sẽ cho bạn cảm nhận được hồ sơ theo dõi của nhà cung cấp về sự kịp thời và giữ lời hứa
7. 1Office – Hệ thống quản lý nguồn nhân lực toàn diện cho doanh nghiệp
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực HRM là một giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp quản lý mọi quy trình nhân sự từ: tuyển dụng, chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân sự… nhanh chóng, tiện lợi. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, phần mềm hrm giúp doanh nghiệp giải quyết mọi bài toán liên quan đến nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm:
– Cho phép tạo mới các đề xuất tuyển dụng nhanh chóng trên phần mềm, giúp nhân sự nhân thông báo và phê duyệt đơn chỉ với một cú click
– Cập nhật báo cáo giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả các kênh tuyển dụng, từ đó giúp nhà quản lý tập trung vào các kênh hiệu quả nhất
– Số hóa các thông tin, dữ liệu của nhân viên trên phần mềm, giúp nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và truy xuất thông tin trực tiếp trên phần mềm
– Theo dõi được thời gian chấm công của nhân sự, xem bảng lương trực tiếp trên phần mềm giúp nhân sự tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm
– Nắm bắt được tình hình làm việc của nhân sự, từ đó nhà quản lý nắm được bức tranh tổng thể về biến động nhân sự để đưa ra phương pháp tốt nhất
– Đánh giá năng lực nhân sự chính xác, công bằng thông qua các kỳ đánh giá năng lực
– Phần mềm chấm công nhân sự qua định vị GPS, chỉ cần cài đặt địa điểm chấm công là xong.
– Đồng bộ dữ liệu chấm công tự động, tiết kiệm tối đa thời gian tính công của nhân sự, kế toán có thể chuyển lương cho nhân viên 24/7 kể cả ngày Lễ, Tết.
Như vậy, nội dung trên đã giới thiệu đến người dùng về vai trò, chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực trong thời đại số. Có thể thấy trong việc áp dụng phần mềm HRMS là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp số hóa mọi quy trình quản lý nhân sự một cách nhanh chóng, dễ dàng. Và 1Office là một trong những công cụ quản lý nhân sự tốt nhất giúp tối ưu mọi quy trình, vấn đề liên quan đến quản lý nhân lực. Để được tư vấn và hỗ trợ về phần mềm HRM 1Office, bạn vui lòng để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
